范曉燕

內(nèi)江市市政工程管理處 四川內(nèi)江 641000

一、人事檔案管理的重要性

事業(yè)單位人事檔案管理工作是做好人事工作的先決條件，關(guān)系到每一個職工切身利益，因此，人事檔案管理的好壞決定了事業(yè)單位人力資源的開發(fā)和使用的效率，也對領(lǐng)導決策和人才使用發(fā)揮極大作用。

二、人事檔案管理的特點

人事檔案是上級組織、人事部門或本級組織、人事部門根據(jù)人事工作需要，集中保存起來的反映干部職工個人經(jīng)歷、德才情況、工作實績等方面內(nèi)容的資料。具體以下幾個特點，一是具有全面性和機密性。人事檔案記錄了每個人成長的歷史，包括干部履歷、考核、學歷、入黨入團、獎懲任免、工資等方面，基本反映出干部全貌，同時具有機密性。人事檔案內(nèi)容涉及個人功、過等全貌情況，有的是一些需要向組織匯報的隱秘信息，具有一定的機密性。二是具有現(xiàn)實性和真實性。人事檔案是組織、人事部門正確用人、薪資發(fā)放方面的一個重要依據(jù)，要求檔案資料的內(nèi)容必須完整齊全、個體材料必須客觀真實。三是具有動態(tài)性和流動性。人事檔案歸卷立檔后并不是一成不變的，隨著當事人的成長不斷需要補充完善新信息。并隨著人員的流動而流動，檔隨人走。

三、當前人事檔案管理工作中存在的不足

一是檔案管理工作有待加強。當前，我市個別事業(yè)單位的檔案管理工作，管理制度不健全不完善，缺少科學合理的檔案管理工作流程與標準，檔案管理工作時常處于邊緣化狀態(tài)。二是人事檔案管理人員不穩(wěn)定。個別事業(yè)單位領(lǐng)導不夠重視檔案管理工作，隨意安排人員從事管理工作，造成檔案管理脫節(jié)。三是人事檔案歸檔內(nèi)容不完整。人事檔案中的材料通常由本人填寫，由于量大而繁，若原組織人事部門審查不嚴，就會導致個別人事檔案出現(xiàn)內(nèi)容不實現(xiàn)象。四是檔案管理方式和設(shè)施落后。當前，部分事業(yè)單位仍然采取傳統(tǒng)的方法開展檔案管理工作。如一些相對重要的檔案信息在及時分類整理、分類裝訂與歸檔方面不到位，檔案管理工作信息化不夠，其檔案管理維持在基本保管、整理以及收集的狀態(tài)。同時檔案管理設(shè)施相對落后。有的事業(yè)單位的檔案管理室環(huán)境差，設(shè)備不全，硬件和軟件設(shè)施都更新不及時不到位，致使檔案管理工作的效率不高。

四、加強人事檔案管理的建議

（一）加強培訓與宣傳增強檔案意識

一是針對事業(yè)單位對人事檔案作用意識薄弱的現(xiàn)狀，我們檔案行政主管部門要會同相關(guān)職能部門切實加大有效的宣傳工作力度。普及檔案管理的相關(guān)知識，強化檔案管理法律意識，特別要提高單位負責人對檔案管理的重視程度，做到給予人財物支持。二是加強檔案工作人員的專業(yè)知識培訓。讓每一個檔案管理工作者成為行家里手，精通檔案管理業(yè)務(wù)流程，嚴格檔案管理操作規(guī)程。

（二）要建立完善檔案管理制度

要建立與完善切實可行的檔案管理制度，做到有法可依、有章可循。隨著檔案工作的發(fā)展，事業(yè)單位要及時修改完善檔案制度，并嚴格執(zhí)行，合理有效地利用開發(fā)檔案資源。同時，要加大檔案管理工作的資金投入，不斷提升人事檔案工作水平。

（三）嚴把進檔材料質(zhì)量關(guān)

檔案材料內(nèi)容著重收集、篩選、鑒定、整理職工的全方面材料，確保檔案材料的客觀真實。干部人事檔案管理工作者要堅持原則，認真審核，嚴格把關(guān)，確保檔案資料的進口關(guān)。

（四）加強檔案信息化管理

隨著信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，要把信息化技術(shù)融入到檔案工作管理中，以有效提高管理質(zhì)量和管理的工作效率。要加強檔案的分類分級管理，簡化繁雜的檔案管理程序，提高檢索率，隨時能提煉出可以利用的重要資源，提高檔案資源的利用效果。事業(yè)單位特別要加信息設(shè)備投入，采購必備的硬件與軟件，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)與計算機開展檔案管理，利用計算機與掃描儀做好文字與圖片檔案信息存檔工作，做到信息的準確傳遞和合理應(yīng)用。同時，要利用信息化加強對檔案的開發(fā)利用，有效提升檔案管理工作的服務(wù)水平。

五、結(jié)語

綜上所述，當前事業(yè)單位人事檔案管理工作，要建立完善一系列檔案管理制度，創(chuàng)新管理方法，培養(yǎng)管理人才，加快信息化建設(shè)和檔案設(shè)施的建設(shè)，不斷地優(yōu)化檔案管理工作，促進檔案資源的高效利用，不斷提升檔案管理水平和質(zhì)量。

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