馬致明　葉爾肯·加倫木漢　趙晴　阿卜杜熱伊木·圖爾蓀

摘 要：教務(wù)管理系統(tǒng)是高校必不可少的教學(xué)管理軟件，隨著需求的提升教務(wù)管理系統(tǒng)也在不斷地升級改造；因新舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的兼容性問題而存在的安全隱患，過渡期間一些高校同時有兩套教務(wù)管理系統(tǒng)在運(yùn)行，兩個系統(tǒng)中的成績?nèi)绾紊梢粡埻暾漠厴I(yè)生成績單就成了問題。利用VBA編程手段把從新舊系統(tǒng)中導(dǎo)出的Excel成績表自動生成每個學(xué)生按學(xué)期分布的畢業(yè)生成績單，大大減輕了教務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)。文中介紹了有關(guān)方法和技術(shù)，以對遇到相同或相近問題的讀者有所啟示。

關(guān)鍵詞：畢業(yè)生成績單；生成；軟件；教務(wù)管理系統(tǒng)；Excel VBA

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

1 引言（Introduction）

高校教務(wù)管理工作是高等教育中的一個極為重要的環(huán)節(jié)，是整個高校管理的核心和基礎(chǔ)[1]。隨著我國高等教育改革的不斷深化和學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，使得教學(xué)管理部門的任務(wù)也越來越重，面對種類繁多的數(shù)據(jù)和報表[2，3]，手工處理方式已經(jīng)很難跟上現(xiàn)代化管理的步伐[4]。因此，我國高校多年前就已采用教務(wù)管理系統(tǒng)開展教務(wù)管理工作，信息化和網(wǎng)絡(luò)化的管理模式使得管理手段更加先進(jìn)、科學(xué)和高效。教務(wù)管理系統(tǒng)的功能主要包括學(xué)籍管理、教學(xué)計劃管理、開課管理、智能排課管理、選課管理、考務(wù)管理、成績管理、教材管理、實(shí)驗(yàn)管理、畢業(yè)環(huán)節(jié)管理，以及教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控等方面，涉及對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)離校的全過程管理[5，6]。在這些管理功能中最為關(guān)鍵的是成績管理！學(xué)生能否畢業(yè)并獲得學(xué)位全得看成績，同時裝入檔案中的成績單既是學(xué)生大學(xué)期間分量最重的材料，也是用人單位最看重的一份檔案內(nèi)容。

目前，我國高校的教學(xué)管理制度主要有學(xué)年制、學(xué)年學(xué)分制和完全學(xué)分制這三種，有些高校因教學(xué)管理制度的變化需要對已有的教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行改造，還有一些高校因原有教務(wù)管理系統(tǒng)不能滿足教務(wù)管理的需要而要進(jìn)行升級改造。新的教務(wù)管理系統(tǒng)啟用后，因新舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的兼容性問題而隱藏著一些安全隱患，為了系統(tǒng)的安全性和數(shù)據(jù)的可靠性，過渡期間一些高校有兩套教務(wù)管理系統(tǒng)同時在運(yùn)行，新疆師范大學(xué)就是一例。

新疆師范大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)于2012年開始處于新舊過渡期，因系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫兼容性方面的原因，從舊系統(tǒng)導(dǎo)入新系統(tǒng)的學(xué)生成績出現(xiàn)了異常！出于對學(xué)生成績安全性和可靠性考慮，同一個學(xué)生的成績便出現(xiàn)在兩個不同的教務(wù)管理系統(tǒng)中：新系統(tǒng)啟用前的成績數(shù)據(jù)在舊系統(tǒng)中，新系統(tǒng)啟用后的成績數(shù)據(jù)在新系統(tǒng)中。這批學(xué)生畢業(yè)時存入到學(xué)生檔案中的成績單如何打印就成了問題，如果在兩個系統(tǒng)中分別打印的話，一個學(xué)生將有兩個成績單，這種“兩張皮”的成績單是極不正常的！如果讓教務(wù)管理者通過手工方式逐個學(xué)生地去粘貼數(shù)據(jù)，其工作量將極其龐大，而且出錯的概率也是極高的。

2 采取的對策（The strategy）

為了保持教務(wù)管理的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，同時也為了維護(hù)學(xué)校的形象，我們決定自己開發(fā)一款軟件，以便從兩個系統(tǒng)中導(dǎo)出的Excel格式的學(xué)生成績表為依據(jù)，自動生成每一個學(xué)生的一張完整的成績單。

經(jīng)過研究采用VBA編程手段是最為恰當(dāng)和高效的。VBA是Visual Basic for Application的簡稱，是Microsoft對Office進(jìn)行二次開發(fā)的工具，是VB程序設(shè)計語言的一個子集，VBA繼承了VB程序設(shè)計語言的主要功能，并支持對Office對象的引用和操作。利用VBA編程手段開發(fā)者可以在Office文檔中添加命令按鈕等控件作為用戶接口元素，通過這些控件Office文檔可以得到用戶的請求，并根據(jù)需求做出相應(yīng)的響應(yīng)[7]。在Excel中通過VBA編程手段可以訪問工作簿、工作表、單元格等Excel對象，還可以根據(jù)自己制定的模板工作表動態(tài)生成任意多個工作表。本軟件要生成的學(xué)生成績單的有關(guān)數(shù)據(jù)已經(jīng)在Excel工作表中，只要按照相應(yīng)的格式統(tǒng)一數(shù)據(jù)，設(shè)置好模板工作表，就可以借助VBA編程手段將Excel中的成績表按學(xué)生人數(shù)生成每一個學(xué)生的成績單，最后提交打印即可。

3 軟件相關(guān)信息的規(guī)劃（Relative software information planning）

3.1 成績工作表數(shù)據(jù)格式的設(shè)定

（1）字段的設(shè)定

成績工作表的首行為列標(biāo)題，共有96個。其中A列為“序號”，B列為“姓名”，C列為“學(xué)號”，D列到CN列為“課程名稱”（共89列，按學(xué)期順序排列，如果沒有那么多的課程，后面列標(biāo)題設(shè)為空白即可），CO列為學(xué)分績點(diǎn)之和，CP列為總學(xué)分，CQ列為平均學(xué)分績點(diǎn)數(shù)，CR列為排名。

（2）開課學(xué)期的設(shè)定

成績工作表的第二行為開課學(xué)期。在D列到CN列課程名稱的下面填寫開課學(xué)期的序號，有預(yù)科教育的班級共10個學(xué)期，序號值從1到10；沒有預(yù)科教育的班級共8個學(xué)期，序號值從1—8。

（3）課程學(xué)分的設(shè)定

成績工作表的第三行為課程學(xué)分。在第三行D列到CN列單元格中填寫對應(yīng)課程名稱的學(xué)分?jǐn)?shù)。

（4）學(xué)生成績的設(shè)定

成績工作表從第四行開始為學(xué)生的相關(guān)數(shù)據(jù)。其中，CO列的學(xué)分績點(diǎn)之和、CP列的總學(xué)分、CQ列的平均學(xué)分績點(diǎn)數(shù)和CR列的排名均由VBA代碼算出。

3.2 成績單模板工作表的設(shè)定

每個學(xué)生的成績單要生成一個格式相同的單獨(dú)的工作表，為此需要設(shè)定一個模板工作表，以填寫其中的固定信息和因人而異的成績信息等。

成績單模板工作表的數(shù)據(jù)區(qū)域設(shè)定在1到34行、A列-J列（共10列）。其中，第1行的10個單元格合并用來呈現(xiàn)成績單大標(biāo)題，如“新疆師范大學(xué)學(xué)生成績登記表”；第2行用來顯示“學(xué)院”“專業(yè)”“班級”“學(xué)號”和“姓名”這5項(xiàng)信息；第3行將左右相鄰的兩個單元格合用于顯示奇數(shù)學(xué)期名；第18行將左右相鄰的兩個單元格合用于顯示偶數(shù)學(xué)期名；第4行和第19行各顯示5個奇數(shù)學(xué)期和偶數(shù)學(xué)期的“課程名稱”和“成績”；每個學(xué)期的課程最多為13門，在第5—17和20—32行中填寫；第33行用來顯示“平均分”“平均學(xué)分績點(diǎn)數(shù)”“排名”“審核簽字（章）”和公章單位；第34行的I列填寫表格打印日期。設(shè)置格式使成績單中的所有信息剛好在一頁A4紙頁面內(nèi)，其中第1、2、33、34行均無表格線。具體格式可參見圖1中的成績單樣表。

4 軟件開發(fā)（Software development）

4.1 軟件結(jié)構(gòu)設(shè)計

本軟件的原始界面只有兩個Excel工作表，一個是成績工作表Sheet1，另一個是成績單模板工作表Sheet2，兩個工作表均按照前面的格式要求進(jìn)行設(shè)定。在成績工作表Sheet1中通過“控件工具箱”工具欄添加一個命令按鈕，并將其標(biāo)題改為“生成成績單”。單擊此按鈕后先獲取成績單表頭等基本信息，然后按學(xué)生人數(shù)在此工作簿中生成學(xué)生成績單，最后呈現(xiàn)生成結(jié)果及打印成績單的提示。

4.2 軟件算法設(shè)計

單擊Sheet1工作表中“生成成績單”按鈕后先彈出一個對話框窗體，用來獲取學(xué)院名稱、專業(yè)名稱、班級名稱以及是否排名等信息；然后統(tǒng)計出Sheet1工作表中的學(xué)生人數(shù)，之后計算出每個學(xué)生的學(xué)分績點(diǎn)之和、總學(xué)分、平均學(xué)分績點(diǎn)數(shù)和學(xué)生排名這4項(xiàng)重要數(shù)據(jù)，并存放到Sheet1中的相應(yīng)單元格；最后按學(xué)生人數(shù)自動生成相應(yīng)個數(shù)的學(xué)生成績單工作表，每個工作表的標(biāo)題是學(xué)生的序號，在生成每個學(xué)生成績單工作表的同時從成績工作表中提取相應(yīng)學(xué)生的數(shù)據(jù)并填寫在對應(yīng)成績單工作表中的相應(yīng)單元格中。

4.3 關(guān)鍵問題的處理方法

（1）列號的計算

在Excel VBA中用區(qū)域?qū)ο髞硪脝卧?，其方法是：Range（“單元格名稱”），其中單元格名稱由英語字母所組成的列號和阿拉伯?dāng)?shù)字所組成的行號構(gòu)成，如D5、BH4等。如前所述，課程名稱及對應(yīng)成績的列號的取值范圍是從D列到CN列，用循環(huán)控制的話列號L的取值范圍是4—92，算出L列所對應(yīng)的一個或兩個字母所組成的列號名稱就成為關(guān)鍵，為此我們用一個自定義函數(shù)過程FindCol來返回L列所對應(yīng)的列號名稱：

Function FindCol（L As Integer）As String

Select Case L

Case Is<=26

FindCol=Chr（64+L）

Case Is<=26*2

FindCol="A" &Chr（64+L-26）

Case Is<=26*3

FindCol="B" &Chr（64+L-26*2）

Case Is<=26*4

FindCol="C" &Chr（64+L-26*3）

End Select

End Function

（2）學(xué)生人數(shù)的統(tǒng)計

學(xué)生數(shù)據(jù)是在Sheet1工作表中的第4行開始的，B列存放的是學(xué)生姓名，只要學(xué)生姓名不空學(xué)生人數(shù)就增加1；若用H來統(tǒng)計學(xué)生人數(shù)，則代碼為：

Do Until IsEmpty（Sheet1.Range（"B"&H+4））

H=H+1

Loop

（3）課程門數(shù)的統(tǒng)計

課程名稱數(shù)據(jù)是在Sheet1工作表中的第1行第4列開始的，只要課程名稱不空課程門數(shù)就增加1；若用L來統(tǒng)計課程門數(shù)，則代碼為：

Do Until IsEmpty（Sheet1.Range（FindCol（4+L）&1））

L=L+1

Loop

（4）成績單工作表的自動生成和數(shù)據(jù)的填寫

每個學(xué)生的成績單是以工作表Sheet2為成績單模板生成的，若共有H個學(xué)生，則生成成績單工作表的核心代碼是：

For r=1 To H'控制每個學(xué)生

'生成成績單工作表

Sheets（"Sheet2"）.Select

Sheets（"Sheet2"）.Copy After：=Sheets（2）

Sheets（"Sheet2（2）"）.Select

Sheets（"Sheet2（2）"）.Name=r '將添加的工作表改名為學(xué)生的序號

'填寫成績單中的相關(guān)數(shù)據(jù)

Sheets（Trim（Str（r）））.Range（"G2"）=Sheet1.Range（"C"&r+2）'學(xué)號

Sheets（Trim（Str（r）））.Range（"I2"）=Sheet1.Range（"B"&r+2）'姓名

…… '限于篇幅其他代碼省去

Next r

5 軟件的應(yīng)用（Software application）

（1）軟件運(yùn)行效果圖

圖1是由軟件自動生成24個學(xué)生的成績單后的界面圖，其中“學(xué)生排名”根據(jù)需要可以選填，也可以只填寫前10名。

（2）成績單打印

學(xué)生成績單生成后，單擊工作表標(biāo)簽“1”，按住Shift鍵單擊最后一個工作表標(biāo)簽，然后單擊工具欄中的“打印”按鈕即可一次打印所有學(xué)生的成績單。本打印方法在成績單生成后也已通過消息框提示給用戶。

（3）軟件使用情況

使用本軟件時，教務(wù)管理人員只需要從兩個教務(wù)管理系統(tǒng)中將學(xué)生成績數(shù)據(jù)導(dǎo)出，然后按班級粘貼到本Excel工作簿中，單擊“生成成績單”按鈕，全部學(xué)生成績單就可立即生成并打印。由本軟件生成的成績單不僅比教務(wù)管理系統(tǒng)中直接打印出的成績單美觀，而且還增加了平均成績、平均學(xué)分績點(diǎn)數(shù)和班級排名等功能。

本軟件運(yùn)行穩(wěn)定可靠，實(shí)用價值高，已在新疆師范大學(xué)2013屆、2014屆、2015屆所有本科畢業(yè)生和2016屆畢業(yè)生中的2011級學(xué)生中使用，四屆上萬名學(xué)生的成績單全部由本系統(tǒng)生成并打印。難以想像如果沒有本軟件，打印出的畢業(yè)生的成績單將會是什么模樣！本軟件的開發(fā)和應(yīng)用為解決學(xué)校教務(wù)上遇到的困難和問題、提高教務(wù)管理的信息化水平發(fā)揮了重要的作用，也得到了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)管理人員的高度評價。

6 結(jié)論（Conclusion）

本文就新舊教務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的兼容性而產(chǎn)生的畢業(yè)生成績單生成問題進(jìn)行了敘述，并采取了相應(yīng)對策解決了有關(guān)的難題。但是我們也需要明確，在計算機(jī)技術(shù)與數(shù)據(jù)庫技術(shù)應(yīng)用大發(fā)展的時代，數(shù)據(jù)庫安全研究必須全方位、分層次、立體式進(jìn)行。孤立地、片面地、停滯地思路永遠(yuǎn)無法解決數(shù)據(jù)庫安全的問題，只有通過不斷地改進(jìn)和完善安全防范手段，才能提高數(shù)據(jù)的可靠性[8]，也才能給用戶更好的體驗(yàn)。

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作者簡介：

馬致明（1964-），男，碩士，教授.研究領(lǐng)域：計算機(jī)教育，軟件開發(fā).

葉爾肯·加倫木漢（1964-），男，學(xué)士，講師.研究領(lǐng)域：物理、數(shù)學(xué)教育.

趙 晴（1990-），男，碩士生.研究領(lǐng)域：計算機(jī)應(yīng)用技術(shù).

阿卜杜熱伊木·圖爾蓀（1993-），男，本科生.研究領(lǐng)域：計算機(jī)科學(xué)與技術(shù).