高湘陽

摘 要：隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展和改革，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷更新，電子信息化的普及與應(yīng)用，作為醫(yī)院人事工作管理中重要的環(huán)節(jié)之一的人事檔案管理也面臨了巨大的挑戰(zhàn)。促進(jìn)人事檔案管理的合理性和實(shí)效性，這也是醫(yī)院人事檔案管理走向現(xiàn)代化的唯一選擇。醫(yī)院人事檔案實(shí)現(xiàn)電子信息化管理可以大大的提高醫(yī)院管理的效率，使得人事檔案的管理更全面、真實(shí)以及更具時(shí)效性。所以人事檔案管理電子信息化的改革是必不可免的。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；電子信息化；管理

人事檔案是醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員、干部職工個(gè)人經(jīng)歷、履歷、能力的記錄，關(guān)系到每個(gè)人的晉升、晉級(jí)、享受相關(guān)待遇的證明記錄，相關(guān)社會(huì)關(guān)系的證明等諸多問題。人事檔案可以為醫(yī)院管理者提供全面的，高質(zhì)量的人力資源信息服務(wù)，對(duì)醫(yī)院的人力資源挖掘，管理和合理配置起到一定的作用。隨著科技的高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷更新，電子信息化的普及與應(yīng)用，傳統(tǒng)人事檔案的管理方式面臨了巨大的挑戰(zhàn)，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代醫(yī)療體制改革深入發(fā)展的需要。現(xiàn)代化的發(fā)展也使醫(yī)院的管理逐漸科學(xué)化和規(guī)范化。對(duì)此，醫(yī)院人事檔案的信息化管理應(yīng)當(dāng)全面步入正軌，使傳統(tǒng)的管理方式被完全代替，進(jìn)一步完善醫(yī)院人事檔案的信息化管理，促進(jìn)管理現(xiàn)代化。

1 醫(yī)院人事檔案的管理現(xiàn)狀

首先，很長時(shí)間以來，檔案管理工作因不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)收益，給醫(yī)院的管理者和檔案管理人員造成了該項(xiàng)工作可有可無的錯(cuò)誤觀念，導(dǎo)致其在人事管理中的重要作用不為大多數(shù)的人所意識(shí)到，出現(xiàn)該項(xiàng)工作的管理松懈、檔案時(shí)效性低的現(xiàn)象。

其次，由于對(duì)檔案管理工作的不夠重視，醫(yī)院在該崗位上的人員配備管理較為松懈，檔案管理人員素質(zhì)整體偏低，不具有嚴(yán)格的經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練的業(yè)務(wù)素質(zhì)，思想落后，不能夠與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)檔案管理工作的重要作用沒有很好的意識(shí)，管理人員存在較低的業(yè)務(wù)水平，使檔案管理工作的效率和質(zhì)量受到了嚴(yán)重的影響。

再次，由于在檔案管理中信息化管理還未完全實(shí)行，導(dǎo)致人事檔案管理工作不僅效率低，而且檔案的準(zhǔn)確性還得不到保證。人事檔案的歸檔大多由人工操作，用手工記錄的方法來對(duì)大量的紙質(zhì)文檔進(jìn)行登記，在檔案變更管理和檔案的出入庫記錄方面缺乏時(shí)效性的記錄，需要依靠人工手段對(duì)檔案進(jìn)行查找、編輯和分析，導(dǎo)致人事檔案的使用極為不便，在很大程度上影響了工作效率。因檔案資料如年度考核、晉升工資、學(xué)習(xí)進(jìn)修等 需要不斷更新或增加，就會(huì)出現(xiàn)許多材料需要一起歸檔的現(xiàn)象，這樣難免會(huì)有錯(cuò)誤的歸檔，此時(shí)就要重新整理上百卷的檔案，由此耗費(fèi)大量的人力、物力。如果沒有及時(shí)的歸檔人事檔案所涉及的大量材料，那么在查詢檔案信息的時(shí)候，檔案信息的可靠性就很低，同時(shí)在個(gè)人考查、家庭調(diào)查、工資核定等情況時(shí)，需要查閱個(gè)人檔案中的原始資料，多次核對(duì)原件，因此檔案損壞的情況就在所難免，從而影響了檔案的準(zhǔn)確性。

2 人事檔案管理電子信息化的優(yōu)勢(shì)

人事檔案電子信息化管理，與傳統(tǒng)的以紙張和人工為主信息管理手段相比，具有強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)，不僅提高了檔案信息的準(zhǔn)確度，還大大提高了檔案管理的工作效率和檔案信息的利用率。

計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快且信息存儲(chǔ)量大、計(jì)算精度高，通過快速查找、編輯等操作，可以及時(shí)提供出準(zhǔn)確、時(shí)效的人事資料及相關(guān)數(shù)據(jù)。用計(jì)算機(jī)錄入信息簡(jiǎn)便快讀，并且在查詢和統(tǒng)計(jì)資料時(shí)可以減少由于手工抄寫而導(dǎo)致的資料不準(zhǔn)確性，同時(shí)能夠減輕工作人員的勞動(dòng)量，省時(shí)省力，應(yīng)用快捷方便。人事檔案電子信息化后各部門在調(diào)用時(shí)減少了運(yùn)送的步驟，減少了紙質(zhì)檔案的使用率，可以有效的保證資料的完整性，同時(shí)電子信息化檔案在調(diào)閱時(shí)只需要使用U盤或硬盤，安全又方便，大大地提高了工作效率。信息化管理人事檔案材料，也使得因重復(fù)使用紙質(zhì)檔案堆原始資料產(chǎn)生的不可逆性損壞能夠很好地避免了，能夠完整準(zhǔn)確地保存各類原始數(shù)據(jù)和資料，使人事檔案的使用期更長久。

人事檔案信息化使得信息篩選方便快捷，提供全面、準(zhǔn)確、可靠的人事資料，在醫(yī)院的人員編制、調(diào)整等工作中產(chǎn)生積極的作用，不僅極大地提高了人員配備及相關(guān)工作的效率，而且還使得人事檔案的利用率明顯提高。人事檔案可以做到信息和資源的共享，有利于醫(yī)院各部門之間的聯(lián)系與合作，有效的提高醫(yī)院人事檔案管理的使用價(jià)值，使管理工作更好的進(jìn)行。在更改或添加新的人事檔案時(shí)，可以節(jié)約人工搜尋相應(yīng)檔案的時(shí)間，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行搜索既方便又快捷，保證了人事檔案的真實(shí)性與時(shí)效性。

3 人事檔案電子信息化管理策略

首先，重視人事檔案的電子信息化管理

人事檔案的電子信息化管理首先需要得到醫(yī)院人事工作者的重視，只有認(rèn)識(shí)到信息化管理的必要性和可靠性，工作人員才會(huì)積極的進(jìn)行改革。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行科學(xué)與系統(tǒng)的電子信息化培訓(xùn)，從理論、技術(shù)和業(yè)務(wù)等方面進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高管理人員的計(jì)算機(jī)能力與信息化意識(shí)。提高工作者的文字語言能力、綜合分析能力，培養(yǎng)好的信息錄入與填寫習(xí)慣，保證信息的完整與真實(shí)性，經(jīng)常對(duì)檔案進(jìn)行更新與補(bǔ)充，保證檔案的時(shí)效性[1]。人事檔案電子信息化后對(duì)工作人員的要求的提高，使得先進(jìn)人才與專業(yè)人才的引人就顯得非常重要。專業(yè)人才可以對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，使管理隨時(shí)緊跟科技的發(fā)展與社會(huì)的需要。

其次，建立醫(yī)院人事檔案的信息數(shù)據(jù)化

人事檔案的電子信息化的實(shí)現(xiàn)，首先需要把庫藏多年的紙質(zhì)文件的內(nèi)容輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)，這就要求醫(yī)院加大對(duì)信息化改革的投入，增加工作人員，加快對(duì)紙質(zhì)文件的掃描與輸入，并對(duì)資料進(jìn)行整理和分類，建立起一套由數(shù)據(jù)輸入、整理、更改、信息查詢及系統(tǒng)維護(hù)為一體的完整的檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了信息資源的網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)一體化，并且可以進(jìn)行信息的遠(yuǎn)程運(yùn)輸和區(qū)域化共享[2-4]。在完整的數(shù)據(jù)庫的幫助下，醫(yī)院各部門的管理工作可以更系統(tǒng)化、更方便、更有效率，減少了工作人員繁重的工作任務(wù)，為醫(yī)院節(jié)省了大量的人力物力。

再次，提高人事檔案信息化管理的安全意識(shí)

隨著電子信息化人事檔案管理的推廣，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，應(yīng)該提高檔案管理的安全意識(shí)，做好網(wǎng)絡(luò)防護(hù)，尤其是檔案信息資源共享中，那些價(jià)值大、保密性強(qiáng)的權(quán)威性信息，容易遭到“電腦黑客”的攻擊，時(shí)刻存在著安全保密問題。這就要求人事檔案管理人員要有高度的政治素質(zhì)，并熟知計(jì)算機(jī)知識(shí)，比如開機(jī)或打開重要文件時(shí)最好加密，及時(shí)更新軟件，防止系統(tǒng)的不兼容性或病毒的入侵。對(duì)已經(jīng)處理好的文件可以設(shè)置成只讀格式，避免人為故意的修改，確保信息的真實(shí)性。所有資料最好有多于兩份的電子備份，在保存時(shí)避免高溫、高濕、強(qiáng)磁場(chǎng)的環(huán)境，最好用塑料薄膜密閉起來，并由不同的人保存，確保檔案的安全性。

綜上所述，當(dāng)今社會(huì)的經(jīng)濟(jì)和發(fā)展離不開信息化技術(shù)手段，在人事檔案管理方面，數(shù)字化信息技術(shù)更是發(fā)揮著不可替代的關(guān)鍵作用。醫(yī)院人事檔案管理的電子信息化的實(shí)施，不僅可以減少檔案管理者沉重的工作負(fù)擔(dān)，有效的提高檔案的安全性與保密性，同時(shí)還使醫(yī)院的管理更具科學(xué)性、系統(tǒng)性、快速性與簡(jiǎn)單化，大大的提高了工作的效率與質(zhì)量，對(duì)現(xiàn)代化醫(yī)院的發(fā)展起到了推動(dòng)作用。

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