文/徐振業(yè)

對(duì)重大活動(dòng)檔案征集工作的幾點(diǎn)思考

文/徐振業(yè)

做好重大活動(dòng)檔案征集工作，確保重大活動(dòng)檔案的齊全完整，對(duì)于記載我國(guó)全面建成小康社會(huì)，真實(shí)維護(hù)歷史面貌具有重要意義。

一、重大活動(dòng)檔案征集工作存在的問(wèn)題

制度不健全，責(zé)任不落實(shí)，導(dǎo)致重大活動(dòng)檔案資料大多存放、散失在一些單位的非檔案部門(mén)和個(gè)人手中，不能及時(shí)歸檔和有效保護(hù)，給檔案利用工作造成了困難。

1.重大活動(dòng)檔案管理制度不健全。重大活動(dòng)檔案的歸檔范圍，收集、管理、保存、利用、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)工作環(huán)節(jié)，還沒(méi)有一套完整的規(guī)章制度可遵循，大多數(shù)單位基本參照文書(shū)檔案工作的辦法進(jìn)行管理，忽視了重大活動(dòng)檔案管理的特殊性與系統(tǒng)性要求，影響了重大活動(dòng)檔案的征集。

2.檔案部門(mén)對(duì)重大活動(dòng)參與力度不到位。檔案部門(mén)一般不能從重大活動(dòng)一開(kāi)始就介入，往往后期才參與，導(dǎo)致檔案部門(mén)不熟悉重大活動(dòng)的全過(guò)程，不能及時(shí)掌握相關(guān)檔案資料的形成情況，做不到心中有數(shù)。

二、做好重大活動(dòng)檔案征集工作的對(duì)策

1.認(rèn)識(shí)重大活動(dòng)檔案征集工作的重要性。重大活動(dòng)檔案是指在重大的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、體育、外事、宗教等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的歷史記錄。重大活動(dòng)檔案的及時(shí)收集、安全保管與有效利用，對(duì)于豐富檔案信息資源，真實(shí)地記錄歷史，維護(hù)歷史真實(shí)面貌，記載全面建設(shè)小康社會(huì)的成就，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要作用。重大活動(dòng)檔案是傳承文明、傳播知識(shí)的重要載體，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。

2.把握重大活動(dòng)檔案征集工作的規(guī)律性。一是臨時(shí)性。有些重大活動(dòng)的組織承辦機(jī)構(gòu)一般都是臨時(shí)成立的，包括領(lǐng)導(dǎo)的任命、部門(mén)的設(shè)立、工作人員的聘用。那么為了在有限的時(shí)間內(nèi)圓滿完成活動(dòng)的舉辦任務(wù)，大家的工作目標(biāo)和精力重點(diǎn)都會(huì)集中在一些事務(wù)性工作上，這就會(huì)在一定程度上忽略檔案工作。二是時(shí)效性。由于參與重大活動(dòng)的人員多為借調(diào)或臨時(shí)聘用的，活動(dòng)結(jié)束后，大部分工作人員會(huì)離開(kāi)，甚至部門(mén)會(huì)即刻撤銷，這從時(shí)間上加大了檔案收集工作的難度。三是規(guī)模性。重大活動(dòng)的工作內(nèi)容、涉及領(lǐng)域、參與人員等都有一定的規(guī)模，所形成的檔案數(shù)量較大、類別繁多、載體多樣。四是保密性。一般重大活動(dòng)的某些領(lǐng)域要保證新穎獨(dú)特的效果，有的甚至?xí)婕皺C(jī)密工作，這要求在一定時(shí)限內(nèi)限制掌握涉密內(nèi)容的部門(mén)和人員。就要處理好涉密檔案和檔案收集工作的矛盾。

3.強(qiáng)化重大活動(dòng)檔案征集工作的規(guī)范性。重大活動(dòng)檔案征集涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各方面，涉及活動(dòng)參與各部門(mén)，在大多數(shù)人不了解檔案工作的重要性、檔案意識(shí)不強(qiáng)的情況下，法制是檔案行政的有效保障?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》及其《實(shí)施辦法》是開(kāi)展重大活動(dòng)檔案采集的法規(guī)依據(jù)。對(duì)于移交部門(mén)人員來(lái)講，這些文件能起到引導(dǎo)和約束作用，在一定程度上也能增強(qiáng)檔案工作的重要性、權(quán)威性和專業(yè)性。要將采集重大活動(dòng)檔案作為依法行政的一項(xiàng)重要內(nèi)容。事先，向被征集單位發(fā)送征集函，告知征集事項(xiàng)、理由、時(shí)限；事中派人員主動(dòng)與被征集單位聯(lián)系、溝通，辦理重大活動(dòng)檔案移交登記等。檔案部門(mén)在征集檔案過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)檔案征集的實(shí)際情況，采取訂購(gòu)、購(gòu)買(mǎi)、征集、復(fù)制等多種多樣的方式進(jìn)行征集。通過(guò)加大資金投入，全力保障重大活動(dòng)檔案征集工作的順利開(kāi)展。此外，還要特別注重宣傳、監(jiān)督、檢查等工作，進(jìn)一步強(qiáng)化規(guī)章制度的執(zhí)行，從而為檔案收集工作提供有利保障。事后加強(qiáng)征集檔案資料的規(guī)范整理。

4.激發(fā)重大活動(dòng)檔案征集工作的主動(dòng)性。觀念創(chuàng)新是推進(jìn)事業(yè)發(fā)展的不竭動(dòng)力。重大活動(dòng)檔案征集工作要適應(yīng)新形勢(shì)，更新觀念，實(shí)現(xiàn)檔案征集工作觀念的“三個(gè)轉(zhuǎn)變”：一是由活動(dòng)結(jié)束后接管檔案向參與活動(dòng)采集檔案轉(zhuǎn)變，二是由歸檔管理檔案向服務(wù)利用檔案轉(zhuǎn)變，三是由坐等移交檔案向走出去采集檔案轉(zhuǎn)變。工作人員要增強(qiáng)采集重大活動(dòng)檔案的主動(dòng)性、責(zé)任心和使命感。同時(shí)，重大活動(dòng)檔案征集是檔案部門(mén)適應(yīng)新形勢(shì)的一項(xiàng)創(chuàng)新型工作，檔案征集部門(mén)立足自身、主動(dòng)作為是開(kāi)展征集工作的根本保證。要建立征集工作責(zé)任制、推行重大活動(dòng)主動(dòng)介入制、注重重要線索追蹤制等多項(xiàng)制度。激發(fā)檔案工作人員的積極性，派員參加重大活動(dòng)，主動(dòng)介入、了解信息，在網(wǎng)絡(luò)、新聞、報(bào)紙等媒體中挖掘重大活動(dòng)檔案信息，多渠道收集征集信息。

（作者單位：通榆縣檔案局）