文/錢艷艷

高校學生檔案數(shù)字化創(chuàng)新管理模式構建策略

文/錢艷艷

數(shù)字化時代的到來，對高校的檔案管理提出了更高的要求。當前，我國高校學生檔案數(shù)字化管理模式遠遠沒有跟上現(xiàn)代化社會網(wǎng)絡的發(fā)展步伐，其采取的仍是文本學生檔案和數(shù)字化檔案相結合的管理模式，很大程度上影響了檔案管理的工作質量及工作效率。高校檔案管理模式需要不斷發(fā)展與創(chuàng)新，需要導入先進的數(shù)字化信息系統(tǒng)，以推動高校檔案管理的現(xiàn)代化進程。

一、學生檔案信息管理數(shù)字化概述

所謂學生檔案信息管理數(shù)字化，是指通過計算機把在校學生的檔案信息進行加工處理，轉化為一系列的可度量的文字、數(shù)據(jù)及圖表等形式，并在此基礎上構建出一個科學化、規(guī)律化的模型，把上述文字、數(shù)據(jù)及圖表等形式全部轉化為二進制的網(wǎng)絡代碼，再傳輸至計算機內部進行統(tǒng)一的技術處理，最終實現(xiàn)計算機數(shù)字化。高校內應用學生檔案數(shù)字化管理模式，不僅可以提升檔案管理人員的工作質量與工作效率，同時也可以提高檔案的保密度。因此，構建高校學生檔案數(shù)字化管理模式具有重要的現(xiàn)實意義及價值。

二、高校學生檔案數(shù)字化創(chuàng)新管理模式

1.構建新型的文本書籍類檔案系統(tǒng)

引入客戶機/服務器系統(tǒng)，簡稱c／s系統(tǒng)，其實質是利用多媒體網(wǎng)絡把分散的各個計算機統(tǒng)一連接在一起，系統(tǒng)按照功能作用，將這些計算機劃分為服務器和客戶機C/S結構系統(tǒng)處理形式。近些年，此種模式得到了越來越廣泛的應用，其將系統(tǒng)內不同任務分派下發(fā)給不同的網(wǎng)絡計算機，將繁瑣復雜的計算應用及管理任務統(tǒng)一分配給服務器進行處理，由服務器逐一實現(xiàn)步驟化、簡便化的處理。比如，對于學生所登錄的用戶界面、數(shù)據(jù)庫等，系統(tǒng)會統(tǒng)一將這些內容劃分給多臺穩(wěn)定運行的機器，由此落實完成任務，以實現(xiàn)整體應用的目的。實質上，此種模式是一種軟件運行及組織方式，其必須依附于網(wǎng)絡系統(tǒng)才能得以存在。所以，c／s結構系統(tǒng)對網(wǎng)絡硬件并無嚴格的要求。

2.構建新型的儲存管理模式

學生檔案是展示高校工作實績的重要窗口，同時也是高校評估不可或缺的資料數(shù)據(jù)。高校的檔案管理人員要著重提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，不斷增強工作能力，在管理學生檔案的過程中，首先應樹立以人為本的思想觀念，以公正客觀的工作態(tài)度對待每一份學生檔案，以客觀事實為前提，保證學生檔案信息的真實性及可靠性；其次，在進行裝檔工作及備案材料時，對于學生的一些變動信息，應予以及時了解與收集，進而做好及時更改工作，實現(xiàn)檔案的實時動態(tài)化管理。再次，充分了解與掌握學校檔案信息利用的需求，最大化地發(fā)揮網(wǎng)絡信息技術的優(yōu)勢，依靠渠道一體化的支持環(huán)境，為用戶提供系統(tǒng)、詳實的資料與數(shù)據(jù)信息；最后，傳統(tǒng)的業(yè)務流程嚴重滯緩了檔案管理工作的發(fā)展步伐，因此，需對其進行優(yōu)化設計，通過數(shù)據(jù)庫儲存網(wǎng)絡技術，同時借助于各種軟件編程技術，對檔案數(shù)字化管理的工作流程進行深度優(yōu)化，以此推動高校各個部門充分發(fā)揮出職能效用。

3.構建新型的自動化管理模式

在信息化社會背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不適應高速發(fā)展的現(xiàn)代化技術。檔案工作的管理模式也應與時俱進，不斷創(chuàng)新，突破舊有模式的束縛。首先，提高高校檔案數(shù)據(jù)管理全自動化系統(tǒng)的構建工作水平，為了保證檔案管理計算機庫房機器的穩(wěn)定運行，在其內部應裝配溫濕度自動監(jiān)控調配系統(tǒng)，對庫房中空調、加濕機等設備進行自動化管理。一方面，以自動化的方式調節(jié)與控制檔案庫房溫濕度，延長檔案電子文件載體的壽命；另一方面，改變了傳統(tǒng)人工操作檔案庫房空調、除濕機等設備的做法，降低了人工干擾的潛在風險，同時還大大降低了年耗電量。

4.構建新型的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)應滿足以下條件：①基于C/S結構之上；②支持分布式處理方式；③聯(lián)機事務、處理數(shù)據(jù)是具有高度的安全性、可靠性；④可適應多種類型的硬件平臺及操作系統(tǒng)；⑤和其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)能夠形成連接并以此實現(xiàn)數(shù)據(jù)連接功能。當前，高校檔案部門所使用的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)多為Dbase,FoxBASE,FoxPro等編寫,如果要建立全面覆蓋學校各類信息集成的管理系統(tǒng)，這些程序的功能都不能滿足實際需要，并且其安全度也較低。因此，基于功能、安全及數(shù)據(jù)完整性方面的考慮，高校應選擇多種操作系統(tǒng)，多種硬件平臺的模式構建新型的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、在網(wǎng)絡環(huán)境下實現(xiàn)多用戶、多任務的高效運行，以適應大量的檔案資料的歸納、處理、存儲等工作。

（作者單位：廣西政法管理干部學院）