文/張艷平

事業(yè)單位檔案管理信息化探微

文/張艷平

在當今信息化時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適應新時代的要求，檔案管理信息化已成大勢所趨。本文擬從檔案管理信息化含義和優(yōu)勢著手，探討其發(fā)展的必然性和加快信息化進程的措施，力圖為檔案管理工作提供方法上的借鑒。

一、檔案管理信息化內(nèi)涵

1.檔案管理信息化概念。檔案管理信息化是指在檔案管理活動中以信息化建設(shè)為核心，在有關(guān)檔案管理機構(gòu)的統(tǒng)一組織下，將現(xiàn)代信息技術(shù)應用到檔案管理的整個過程，經(jīng)系統(tǒng)加工、傳輸后，通過檔案信息資源的數(shù)字化和管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，達到檔案信息資源的有效配置和資源共享。一言以蔽之，檔案管理信息化的實質(zhì)就是檔案管理模式從以實體保管為重點的傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代化、數(shù)字化檔案管理模式轉(zhuǎn)變。

2.檔案管理信息化的必然性。檔案管理信息化是保護傳統(tǒng)檔案的必然要求。信息資源的數(shù)字化可以降低保存檔案的難度，延長檔案原件的保管壽命；很多損壞的數(shù)據(jù)和原件也可以通過計算機恢復還原，并可以通過備份解決紙質(zhì)檔案脆裂受潮等難題；同時，還有利于快速檢索。檔案管理信息數(shù)字化可以大大節(jié)省存儲空間，優(yōu)化館藏，減少庫存壓力，使用大容量的光盤和硬盤可以減輕管理人員的工作量，提高工作效率。目前，各事業(yè)單位軟硬件條件已經(jīng)具備，為檔案管理信息化提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。另外，目前已經(jīng)建立了比較完善的法律法規(guī)和管理機制，這為信息化管理提供了制度保證。

二、檔案管理信息化的優(yōu)勢

1.存儲環(huán)境優(yōu)勢。傳統(tǒng)檔案主要依靠紙張記錄，這種檔案材質(zhì)不利于長久保存，很容易因為潮濕、蟲蛀、火災等受到損毀破壞。保存中，紙質(zhì)檔案對外界環(huán)境要求較為嚴格，即便如此，紙質(zhì)檔案的使用壽命還是很有限的。另外，傳統(tǒng)的檔案存儲工作量極大，程序繁瑣，占據(jù)空間較大。而將檔案存儲到電子光盤、磁盤或硬盤中，并將檔案備份，所占空間較小，對環(huán)境只要求防磁、防潮，與傳統(tǒng)檔案存儲環(huán)境相比優(yōu)勢明顯。

2.使用、查詢優(yōu)勢。傳統(tǒng)形式下，查詢檔案費時費力，借閱手續(xù)相對復雜繁瑣。在借閱過程中，因與灰塵接觸，檔案易受破壞，縮短了檔案的保存壽命。而通過掃描、轉(zhuǎn)化等技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案及音頻視頻原始資料轉(zhuǎn)化為電子檔案，可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下隨時隨地查閱、下載，并納入局域網(wǎng)建設(shè)中，在最短的時間內(nèi)翻閱檢索大量文獻檔案資料，方便快捷，可以節(jié)省大量的人力、物力、財力，而且不會破壞檔案的保存環(huán)境。

3.利于檔案資料的完整保存。檔案信息化管理體系最大的特點就是綜合性，與辦公系統(tǒng)結(jié)合，可以對單位的檔案信息歸集存檔，也可根據(jù)資料的不同特點分別保存，提高了資料保存的完整性。另外，檔案管理部門還可對檔案存儲數(shù)據(jù)庫進行分層分類管理，給各個部門科室分配一定的電子檔案存儲空間，交由各部門科室自行負責管理，從而進一步提高檔案資料的完整性。

三、加速檔案管理信息化進程的措施

1.統(tǒng)一管理標準，擴充檔案信息資源。為推動檔案信息化的協(xié)調(diào)發(fā)展，各個單位必須注重檔案信息化系統(tǒng)的可擴展性和靈活性，結(jié)合本單位人才信息需求和實際發(fā)展需要，制定檔案信息化管理的總體規(guī)劃。另外，在各個檔案管理機構(gòu)中，各種信息資源之間存在一定的邏輯關(guān)系，其在錄入計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)后，共同構(gòu)建起計算機檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，這直接關(guān)系到整個檔案信息數(shù)據(jù)庫的完整和安全。因此，制定規(guī)范統(tǒng)一的管理機制和標準成為必需，否則各單位標準混亂，根本無法實現(xiàn)資源的共享。各個單位可以建立一個實用的檔案信息網(wǎng)站，以網(wǎng)頁的形式給相關(guān)人員提供信息服務，實現(xiàn)網(wǎng)上查詢、瀏覽、下載等服務功能；將單位原有檔案信息入庫，保證檔案信息隨時可查可檢；與其他單位的網(wǎng)絡(luò)平臺和數(shù)據(jù)庫建立連接，擴充檔案信息資源。

2.配備統(tǒng)一、實用的軟硬件設(shè)備。良好的軟硬件配套建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的重要前提和保障。為了有效保存檔案資料，性能穩(wěn)定的、受外界影響不大的軟硬件設(shè)備是事業(yè)單位檔案管理部門所必備的。如果不配備統(tǒng)一的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，就會造成很多數(shù)據(jù)不兼容，字符無法識別，數(shù)據(jù)無法自動轉(zhuǎn)化，無法完成自動編碼和檢索，也不能自動存儲、下載、上傳、立卷、歸檔，無形中為檔案信息化進程設(shè)置了人為的障礙。只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、規(guī)格的計算機軟硬件設(shè)備，才能為檔案信息化提供物質(zhì)基礎(chǔ)。各事業(yè)單位最好選用市面上主流的標準化設(shè)備，保持與國內(nèi)外實力雄厚的軟、硬件公司的聯(lián)系，量身開發(fā)定制檔案管理操作系統(tǒng)，便于數(shù)據(jù)處理。

（作者單位：東遼縣婦幼保健計劃生育服務中心）