文/安偉紅

信息時代檔案管理現代化建設的思考

文/安偉紅

隨著科技的迅猛發(fā)展，信息時代檔案管理越來越多地以信息技術為依托，運用現代化的技術、手段和方法來管理檔案。這是檔案工作順應時代發(fā)展的必然結果。盡管我國檔案管理現代化建設取得了較大進步，但仍存在一些問題。檔案工作要真正做到為現代化建設服務，必須不斷加深對檔案管理的規(guī)律性認識，結合工作中遇到的問題加以研究和解決，從而提升檔案事業(yè)發(fā)展水平。

一、檔案管理現代化建設存在的問題

1.檔案管理現代化意識不強。檔案管理現代化意識薄弱，對加強檔案工作現代化認識不足，對檔案管理現代化建設的價值和作用不了解，認為無關緊要，仍然采用傳統(tǒng)工作方法，嚴重影響了檔案管理現代化進程。一些單位不夠重視檔案管理現代化，主要體現在檔案管理人員的培訓工作不到位，相關培訓跟不上檔案管理現代化對人員知識技能的要求，檔案管理人員難以利用現代化的檔案管理方法提高工作效率。

2.檔案標準化程度低。由于檔案管理體系存在分散管理等特點，檔案管理多是根據各部門經濟實力和技術條件選擇硬件設備。不少檔案系統(tǒng)應用軟件沒有遵循國際標準，存在功能單一、標準化水平低、數據不完整等問題，致使很多檔案無主題標引、共享性差。這種情況發(fā)展下去，會給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患，造成大量低水平重復建設，影響檔案管理現代化進程。

3.檔案管理現代化建設的人才不足。檔案管理現代化建設的前提是人才現代化。檔案學是一門綜合性學科。這就要求檔案工作者既是廣博知識的通才，又是精通檔案學的專才。從目前情況看，很多基層檔案管理人員受工作經驗以及專業(yè)知識的局限，無法解決在工作中遇到的新情況、新問題，檔案群體結構性的失衡成為制約檔案事業(yè)發(fā)展的一個重要因素。培訓跟不上檔案管理現代化對人員知識技能的要求，檔案管理人員難以有效利用現代化的檔案管理方法提高工作效率。

二、加強檔案管理現代化建設的對策

1.增強檔案管理現代化建設的意識。要更新觀念，檔案管理現代化首先要管理思想現代化。如果檔案管理人員沒有現代化意識，就會影響檔案管理現代化進程。沒有檔案管理觀念現代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，也不能稱其為檔案管理現代化。在檔案管理現代化進程中，檔案管理人員要樹立科學實踐觀，依靠先進的科技手段、前沿的管理方法，轉變觀念，牢固樹立科學管理的理念，建立與時代合拍的檔案意識，切實轉變過去檔案管理重管理輕利用等思想觀念，變被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉化為開放式服務，使檔案工作更好地適應經濟發(fā)展需要，使檔案管理從經驗管理向科學管理邁進。

2.加快檔案標準化建設。要實現檔案管理現代化，首先要實現檔案工作標準化，沒有標準化就沒有現代化管理。首先，檔案信息的共享與網絡的溝通，更依賴于統(tǒng)一的標準進行規(guī)范，如各種數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都要通過制定和建立各類檔案管理標準、形成檔案管理標準體系來實現。檔案工作標準化是建立最佳檔案工作秩序，促進檔案現代化理論研究和發(fā)展的重要手段。在檔案標準制定的過程中，必須汲取相關科學知識，豐富和發(fā)展檔案管理科學，確保檔案管理標準化建設各項工作有序進行。其次，要綜合考慮互聯(lián)網技術的廣泛運用、檔案儲存載體多樣化等情況，對現行的檔案整理、分類方法、著錄標準等規(guī)定及時更新，以適應現代化技術的發(fā)展需要。最后，要加快檔案管理通用軟件的研發(fā)和使用。各檔案管理單位可統(tǒng)一采購檔案管理系統(tǒng)軟件，統(tǒng)一信息數據輸入標準，統(tǒng)一設置管理系統(tǒng)參數，方便檔案信息數據共享和提高檔案利用效率。

3.積極培養(yǎng)現代化檔案管理人才。要加大檔案人員的培訓力度，盡快培養(yǎng)出既懂專業(yè)知識，又懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和高層次管理人才。努力培養(yǎng)網絡服務、網絡設計、網絡管理人才。抓好檔案管理人員在職培訓、進修，改善檔案管理人員的知識結構，提高整體業(yè)務水平。在檔案管理現代化進程中，檔案管理人員不僅應具備吃苦耐勞、甘于奉獻、全心全意為人民服務的優(yōu)良品質，還應具備做好現有工作所需的智力、知識結構及現代化管理能力。只有開展多層次、復合型、一專多能、一專多才的教育培訓，才能加快檔案管理現代化建設的步伐，促進檔案事業(yè)的健康快速發(fā)展。

（作者單位：通榆縣檔案局）