四平市檔案局

重點突破 全面推進開創(chuàng)檔案工作新局面

四平市檔案局

2017年，四平市檔案局從檔案基礎(chǔ)工作入手，以加快檔案信息化建設(shè)、發(fā)揮檔案資源作用、突出為經(jīng)濟建設(shè)和百姓民生服務(wù)成為檔案工作發(fā)展的主題，重點突破，全面推進，努力開創(chuàng)檔案工作新局面。

一、以數(shù)字檔案室為重點，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)新突破

根據(jù)電子政務(wù)、檔案工作發(fā)展的內(nèi)在要求，將數(shù)字檔案室建設(shè)與電子政務(wù)和各單位信息化建設(shè)緊密銜接，統(tǒng)籌考慮檔案資源、基礎(chǔ)工作、資金技術(shù)等因素，依據(jù)電子文件、電子檔案全程管理要求，全面推進數(shù)字檔案室建設(shè)。在數(shù)字檔案室建設(shè)工作中，我們要本著“統(tǒng)籌規(guī)劃、注重規(guī)范、資源為主、安全保密”的原則進行總體規(guī)劃、分步實施。

解放思想，勇于實踐、大膽創(chuàng)新。打破思想認識上的羈絆，破除那種只有在技術(shù)成熟、設(shè)施齊全、人力與資金充足等各方條件都俱備的情況下，才能開展工作的等待觀望思想。搶抓國家十三五規(guī)劃加快電子政務(wù)、電子文件管理的發(fā)展機遇期，以市直機關(guān)檔案室建設(shè)為突破口，以檔案資源的數(shù)字化為切入點，將國家的總體要求和標準，結(jié)合實際，制定四平市數(shù)字檔案室建設(shè)指導(dǎo)意見和評價標準，規(guī)范、加快數(shù)字檔案室建設(shè)步伐。

立足實際，分類指導(dǎo)，分步實施。從實際出發(fā)，分層次確定檔案室建設(shè)的重點。對于有條件、基礎(chǔ)好的檔案室，要按照數(shù)字檔案室建設(shè)評價標準和技術(shù)要求，建設(shè)高標準的數(shù)字檔案室。同時，樹立數(shù)字檔案室建設(shè)的典型，以起到引領(lǐng)示范作用。對于條件一般、檔案管理基礎(chǔ)較好的檔案室，以數(shù)字檔案資源建設(shè)為重點，以實用、安全為前提，開展數(shù)字檔案的管理和利用，達到數(shù)字檔案資源建設(shè)的標準規(guī)范。對于管理基礎(chǔ)薄弱的檔案室，則從強化基礎(chǔ)工作入手，加強領(lǐng)導(dǎo)，規(guī)范工作，以實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化為工作重點，分階段分步驟地進行，邊發(fā)展、邊規(guī)范、邊總結(jié)、邊提高。

強化培訓，把握標準，確保質(zhì)量。加強對檔案人員業(yè)務(wù)知識與技能的培訓，緊貼工作實際，注意增強培訓的實效性。以實務(wù)操為內(nèi)容，開展業(yè)務(wù)培訓和指導(dǎo)，讓參訓人員理解和掌握數(shù)字檔案室建設(shè)的內(nèi)容要求和評價標準。在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，嚴格執(zhí)行國家有關(guān)文件歸檔、檔案數(shù)字化加工、電子檔案管理等技術(shù)規(guī)范和業(yè)務(wù)標準，規(guī)范開展數(shù)字檔案的管理與利用，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、安全可讀、便于共享，以保證數(shù)字檔案室建設(shè)質(zhì)量。

二、以社區(qū)檔案為重點，實現(xiàn)檔案服務(wù)民生新突破

全面加強社區(qū)檔案工作，科學規(guī)范社區(qū)檔案管理，是城市管理和社區(qū)發(fā)展的需要，也是實現(xiàn)檔案服務(wù)機制創(chuàng)新的需要。

圍繞社區(qū)工作特點，不斷豐富社區(qū)建檔內(nèi)容。一是突出特色。將記載社區(qū)活動，具有社區(qū)特色的資料作為建檔和服務(wù)民生的重點。建立社區(qū)舉辦的各類大型文化體育、救助慰問、志愿者活動等重大活動的社區(qū)照片檔案；突出建立為群眾服務(wù)涉及民生的檔案，加強計生衛(wèi)生、綜合治理等專項工作檔案資料的收集整理，使檔案在處理社會保障、司法調(diào)解、下崗職工和特困居民再就業(yè)等方面發(fā)揮作用；二是突出熱點。把人民群眾關(guān)心的熱點問題作為建檔和服務(wù)民生的重點。建立社區(qū)社保檔案，并實現(xiàn)檔案動態(tài)管理，方便群眾查詢，也方便信息的復(fù)核、匯總。三是突出服務(wù)。在建檔過程中，把方便利用和查詢放在首位，編制檔案紙質(zhì)目錄和電子目錄，實現(xiàn)計算機檢索。在有條件的社區(qū)建立起居民人口檔案數(shù)據(jù)庫，在服務(wù)民生工作中讓“小檔案”發(fā)揮“大作用”。

要立足社區(qū)實際，提升社區(qū)檔案工作水平。一是加大檔案工作宣傳力度，以《檔案法》頒布30周年為契機，組織和開展好“6·9”國際檔案日主題宣傳活動。通過社區(qū)電子屏、小區(qū)宣傳欄、板報等形式，宣傳社區(qū)建檔的重要意義與作用和規(guī)范檔案管理的意義，增強社區(qū)群眾的檔案意識，營造出良好的社區(qū)檔案工作氛圍和輿論環(huán)境。二是加強培訓力度，舉辦社區(qū)檔案專題培訓。通過理論和實踐相結(jié)合的業(yè)務(wù)培訓方式使社區(qū)檔案員熟練掌握檔案工作技能，提升社區(qū)檔案管理人員能力。三是樹立典型，選擇條件成熟的社區(qū)開展示范檔案室建設(shè)，并適時地召開社區(qū)檔案工作現(xiàn)場會等形式推廣好的社區(qū)檔案管理經(jīng)驗，推進社區(qū)檔案建設(shè)的全覆蓋。使社區(qū)檔案工作向管理的規(guī)范化，治理的法制化，利用的信息化方向邁進。

三、以開發(fā)區(qū)檔案為重點，實現(xiàn)檔案服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)新突破

經(jīng)濟開發(fā)區(qū)是帶動地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展的重要基地和載體，是區(qū)域經(jīng)濟的增長極。檔案工作是開發(fā)區(qū)建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，抓好開發(fā)區(qū)檔案工作，發(fā)揮好開發(fā)區(qū)檔案作用，是檔案為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)的重要方面。

切實規(guī)范對開發(fā)區(qū)檔案工作管理。一是加強開發(fā)區(qū)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。通過多種形式，提高開發(fā)區(qū)做好檔案工作重要性和緊迫性的認識，增強依法管檔意識，推動開發(fā)區(qū)管委會切實履行和加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立檔案綜合管理機構(gòu)，配備專兼職檔案人員，解決必需的庫房和保管設(shè)備，確保檔案工作與開發(fā)區(qū)建設(shè)同步發(fā)展。二是強化開發(fā)區(qū)檔案管理職能。認真貫徹落實《檔案法》、《吉林省檔案條例》等國家、省、市有關(guān)檔案管理的規(guī)定，建立和落實檔案工作責任制，依據(jù)檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，明晰本單位本部門檔案管理職責體系，加快建立健全檔案管理各項規(guī)章制度，規(guī)范開發(fā)區(qū)內(nèi)檔案工作行為，認真做好開發(fā)區(qū)檔案的收集、整理，保管、利用等工作，規(guī)范和提高檔案管理水平。三是加大開發(fā)區(qū)檔案資源建設(shè)。加強對開發(fā)區(qū)建設(shè)和管理形成的各類檔案資料的管理工作，明確歸檔范圍，實行各種門類、載體檔案的集中統(tǒng)一管理；落實歸檔制度，認真做好具有保存價值的文件材料的歸檔整理，注重對開發(fā)區(qū)內(nèi)重大活動、重大事件、重點建設(shè)項目等具有開發(fā)區(qū)特色的各種門類和載體文件材料的收集、歸檔與開發(fā)利用等工作。圍繞檔案資源數(shù)字化、管理現(xiàn)代化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的要求，加強檔案信息服務(wù)平臺建設(shè)，加快整合各類檔案信息資源，不斷豐富和利用開發(fā)區(qū)檔案信息資源。

切實加強對開發(fā)區(qū)檔案工作的指導(dǎo)。一是履行監(jiān)督職責，加強監(jiān)督檢查區(qū)范圍內(nèi)檔案法律法規(guī)實施和檔案規(guī)章制度落實情況?？茖W制定開發(fā)區(qū)檔案工作考核評價標準。二是發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，按照國家和行業(yè)有關(guān)標準，幫助開發(fā)區(qū)制定檔案分類大綱和歸檔范圍，建立健全檔案工作制度，規(guī)范開發(fā)區(qū)檔案室建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化和科學化。三是增強服務(wù)意識，加強對園區(qū)內(nèi)重點企業(yè)、重點建設(shè)項目檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，依據(jù)《企業(yè)檔案管理辦法》《重大建設(shè)項目檔案管理辦法》等，規(guī)范企業(yè)、項目建設(shè)檔案工作，為開發(fā)區(qū)建設(shè)和企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。四是立足行業(yè)發(fā)展，積極組織開展各類檔案教育培訓活動，幫助提高開發(fā)區(qū)檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平，以適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。

四、以檔案基礎(chǔ)工作為重點，實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理新突破

檔案作為重要的信息資源，在社會治理、經(jīng)濟建設(shè)、人民生活中越來越發(fā)揮著不可替代的重要作用。檔案基礎(chǔ)工作是提高檔案管理水平，提升檔案服務(wù)能力的前提，直接影響著檔案資源作用的發(fā)揮。夯實檔案基礎(chǔ)工作是實現(xiàn)檔案科學化、規(guī)范化管理的必然要求。

加強館庫建設(shè)，確保實體安全。加快推進全市檔案館舍建設(shè)，把館舍建設(shè)列入工作重點，積極爭取黨委政府的重視和支持，爭取資金，最大限度的改善檔案保管條件。以列入國家中西部地區(qū)縣級綜合檔案館建設(shè)規(guī)劃的縣（市）、區(qū)檔案館為重點，抓緊做好建設(shè)準備工作，盡快落實項目規(guī)劃與建設(shè)。力爭到“十三五”末期60%以上綜合檔案館達到國家二級以上水平。嚴格落實檔案管理安全責任制，切實加強對檔案保管保護等規(guī)章制度的落實，定期對各種保管設(shè)施設(shè)備、消防運行控制情況進行檢查。將檔案安全管理納入檔案工作考核內(nèi)容，不斷增強各機關(guān)、團體、企事業(yè)單位檔案安全防范意識和責任意識。

抓好歸檔工作，強化業(yè)務(wù)規(guī)范。貫徹落實好國家新修訂的《歸檔文件整理規(guī)則》，提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員業(yè)務(wù)能力，加強基層檔案人員的培訓力度。完善電子文件與紙質(zhì)文件同步配套歸檔標準，將歸檔工作納入機關(guān)檔案工作績效考核內(nèi)容，確保各類文件材料及時歸檔。

做好收集工作，豐富檔案資源。要認真貫徹落實國家檔案局9號令，按照國家檔案館接收檔案進館范圍的規(guī)定要求，合理確定接收范圍，依法接收到期檔案，確保進館檔案質(zhì)量。加強民生檔案的收集，提高館藏民生檔案比重。加大對反映時代特征和地方特色的歷史檔案、圖書資料，報刊，特殊載體檔案的征集力度。做好重大事件、重要會議、重要人物等資料的收集歸檔工作。

創(chuàng)新利用方式，擴大檔案宣傳。充分運用檔案數(shù)字化成果，提升管理模式和利用方式的現(xiàn)代化水平，進一步完善檔案檢索管理系統(tǒng)，提高檔案利用的查全率、查準率，提高工作效率。創(chuàng)新接待查檔的方法，運用現(xiàn)代信息技術(shù)，變被動服務(wù)為主動服務(wù)、提前預(yù)約、上門服務(wù)，提供便捷高效地服務(wù)。做好檔案利用統(tǒng)計分析，根據(jù)利用需求的熱點，編制專題檢索工具。注重積累和宣傳檔案利用效果實例，加大檔案法規(guī)和檔案知識的宣傳，多渠道宣傳檔案的作用。