鐘萬梅

（海南醫(yī)學(xué)院檔案館 ?？?571199）

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淺議機(jī)構(gòu)志的編纂

鐘萬梅

（海南醫(yī)學(xué)院檔案館 ?？?571199）

機(jī)構(gòu)志能客觀地記錄機(jī)構(gòu)在一定時(shí)間段內(nèi)各方面的現(xiàn)狀和歷史發(fā)展?fàn)顩r，有“資政、存史、教育”的作用。機(jī)構(gòu)志的編纂首先要確立指導(dǎo)思想和組織結(jié)構(gòu)，其次進(jìn)行體例選擇和篇目設(shè)置，并據(jù)此開展資料的搜集、整理與選用工作，最后再進(jìn)行文字撰寫形成志稿。在機(jī)構(gòu)志的各編纂環(huán)節(jié)中，要遵循相應(yīng)的原則和方法。

專業(yè)志 機(jī)構(gòu)志 志書編纂 流程與方法

志是中華民族的優(yōu)秀文化傳統(tǒng)。根據(jù)所記錄對象的不同，可分為方志和專業(yè)志。方志，或稱地方志，是以行政區(qū)劃為范圍，“記載一定地區(qū)自然和社會各個(gè)方面的歷史與現(xiàn)狀的綜合性著述”[1]。專業(yè)志，簡稱專志，或稱分志，是“記載地方某一項(xiàng)事業(yè)或?qū)ｍ?xiàng)事物歷史和現(xiàn)狀的志書”[2]，如行業(yè)志、山志、水志、機(jī)構(gòu)志等。根據(jù)專志的定義，可把機(jī)構(gòu)志定義為對某機(jī)構(gòu)各方面的歷史和現(xiàn)狀進(jìn)行記述的志書，如企業(yè)志、高校志等。所謂機(jī)構(gòu)，根據(jù)《組織機(jī)構(gòu)代碼管理辦法》，是指組織機(jī)構(gòu)，即“依法設(shè)立的機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位，社會團(tuán)體以及其他組織機(jī)構(gòu)”[3]。方志的編修延續(xù)了幾千年，在社會主義新時(shí)期更是盛行，各種專業(yè)志的編修也方興未艾，為我國保存了豐富的資料。

機(jī)構(gòu)志能客觀地記錄機(jī)構(gòu)在一定時(shí)間段內(nèi)各方面的現(xiàn)狀和歷史發(fā)展?fàn)顩r，有“資政、存史、教育”的作用。它能對機(jī)構(gòu)的資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的保存，為以后的業(yè)務(wù)參考提供資料支持。機(jī)構(gòu)志也是機(jī)構(gòu)進(jìn)行宣傳教育的生動(dòng)教材。鑒于機(jī)構(gòu)志的這些作用，很多機(jī)構(gòu)都開展志書的編纂工作。機(jī)構(gòu)志的編纂經(jīng)常由機(jī)構(gòu)的檔案部門承擔(dān)，是檔案編研工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

志書的編纂流程主要有組織確立、體例篇目設(shè)置、資料搜集與整理、志書的文字撰寫等環(huán)節(jié)，本文從這些環(huán)節(jié)探討機(jī)構(gòu)志的編纂方法。

一、機(jī)構(gòu)志的指導(dǎo)思想和組織結(jié)構(gòu)

1.指導(dǎo)思想。志書編纂之始，應(yīng)確立志書編纂的指導(dǎo)思想?！爸笇?dǎo)思想是志書的靈魂。用什么樣的思想指導(dǎo)新方志的編纂，關(guān)系到要編纂一部什么樣的地方志以及為誰服務(wù)的根本問題?！盵2]80在機(jī)構(gòu)志編纂的指導(dǎo)思想上，要堅(jiān)持辯證唯物主義和歷史唯物主義，以歷史的唯物的觀點(diǎn)貫穿始終。

2.組織結(jié)構(gòu)。機(jī)構(gòu)志的編纂是一項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)，需要作為主體的人去實(shí)施。因此，在編纂工作正式開始之前，確立機(jī)構(gòu)志編纂的組織結(jié)構(gòu)就顯得尤為重要。筆者認(rèn)為，機(jī)構(gòu)志的組織結(jié)構(gòu)一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：一是成立機(jī)構(gòu)志編纂工作領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組組長由該機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，領(lǐng)導(dǎo)小組成員由該機(jī)構(gòu)相關(guān)的各部門領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，負(fù)責(zé)為志書的編纂提供整體上的組織保障。二是成立志書編纂小組，負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)志的資料收集和編寫等具體編纂工作，由有志書編纂的專業(yè)知識和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的人員組成。如果本機(jī)構(gòu)沒有，如條件允許，可對外聘請專業(yè)人員，提高志書的編纂質(zhì)量。三是設(shè)立機(jī)構(gòu)志資料小組，由該機(jī)構(gòu)各部門提供資料的人員組成，主要職責(zé)為根據(jù)編纂小組的要求提供本部門的資料。四是成立機(jī)構(gòu)志編纂顧問組，特聘該機(jī)構(gòu)的歷任老領(lǐng)導(dǎo)、老專家、老同志參加，主要功能是提供該機(jī)構(gòu)有關(guān)的歷史發(fā)展情況，解答一些歷史問題。

二、機(jī)構(gòu)志體例選擇及篇目設(shè)置

志書的體例，就是表現(xiàn)志書“內(nèi)容的特有的形式，它包括三個(gè)方面，一是體裁（方志一般采用述、記、志、傳、圖、表、錄、索引等體裁）；二是篇目結(jié)構(gòu)；三是文字表現(xiàn)形式”[4]。體例在志書的編纂中起著重要的作用，它規(guī)定了志書的組織架構(gòu)，如同建筑的藍(lán)圖，工程的設(shè)計(jì)。

在體裁上，機(jī)構(gòu)志可以綜合運(yùn)用述、記、志、傳、圖、表、錄、索引等各種形式來表現(xiàn)。述是概述。記是大事記。志是志書的主體內(nèi)容，即“按照事物的性質(zhì)分門別類設(shè)立，事以類從，類為一志，詳細(xì)記述一地某項(xiàng)事業(yè)的興衰起伏的發(fā)展過程及現(xiàn)狀”[4]25。傳是人物傳，志書的立傳原則是“生不立傳”，機(jī)構(gòu)志應(yīng)對該機(jī)構(gòu)逝世的重要人物立傳，對于健在的重要人物則可以采用簡歷的形式。圖是各種地圖、照片和各種影印件等，機(jī)構(gòu)志可以設(shè)卷首照片，選用一些重大重要事件的照片，在各個(gè)篇章中，可大量運(yùn)用各種圖。表是各種統(tǒng)計(jì)圖、表格。錄是附錄。

機(jī)構(gòu)志在體裁上可采用一種創(chuàng)新的形式——專記。專記是當(dāng)代地方志編修中人們?yōu)榱送怀龅胤教厣r(shí)代特色、專業(yè)特色在篇目上的創(chuàng)新嘗試，它的主要特點(diǎn)是打破了以往傳統(tǒng)方志篇目設(shè)計(jì)的“事以類分、類為一志”的做法，而是采取“類以事分，特色事務(wù)為志”的做法。這樣在“特色編”中記載的事物只以其是否為機(jī)構(gòu)在歷史與今天的發(fā)展中的特色為標(biāo)準(zhǔn)，而不去考慮“特色編”記載的幾項(xiàng)事物的所屬類別。設(shè)置“特色編”可以濃墨重彩、全面深入地突出反映機(jī)構(gòu)在歷史與當(dāng)代發(fā)展中的特色內(nèi)容。

篇目結(jié)構(gòu)設(shè)置的主要內(nèi)容，是設(shè)計(jì)志書篇、章、節(jié)的結(jié)構(gòu)，規(guī)定了志書的框架和結(jié)構(gòu)，志書的內(nèi)容就在這個(gè)框架里面分門別類進(jìn)行充實(shí)。一個(gè)好的篇目結(jié)構(gòu)，能客觀而清晰地反映志書記述的對象，讓人樂于閱讀。《關(guān)于地方志編纂工作的規(guī)定》規(guī)定，“地方志的篇目設(shè)置，應(yīng)結(jié)合科學(xué)分類和社會分工實(shí)際，突出時(shí)代特點(diǎn)和地方特色，做到門類合理，歸屬得當(dāng)，層次分明，排列有序”[5]。機(jī)構(gòu)志在設(shè)置篇目結(jié)構(gòu)時(shí)，應(yīng)對機(jī)構(gòu)進(jìn)行深入的調(diào)研，全面地了解本機(jī)構(gòu)的部門結(jié)構(gòu)、職能性質(zhì)、業(yè)務(wù)范圍及機(jī)構(gòu)的歷史與現(xiàn)狀，從而科學(xué)、合理地設(shè)置志書的篇目。篇目設(shè)置首先要遵循分類的邏輯，避免重復(fù)，層次分明，結(jié)構(gòu)合理，能對機(jī)構(gòu)的各方面情況進(jìn)行全面的記述。其次，應(yīng)充分體現(xiàn)機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)特色，有些機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)具有較強(qiáng)的專業(yè)性，因此在篇目的設(shè)置上應(yīng)充分地考慮這種特色，可使比重較大的業(yè)務(wù)篇章單獨(dú)成篇；特色事情作為專記單獨(dú)設(shè)篇。第三，應(yīng)認(rèn)識到篇目的設(shè)置是一個(gè)不斷完善的過程，有時(shí)要經(jīng)歷很多次的修改，甚至要到志書修改審定完成才能最終定稿。因?yàn)槿说恼J(rèn)識有一個(gè)逐步深化的過程，不可能一步到位。隨著資料工作的開展，根據(jù)新資料的掌握情況，可能會對篇目設(shè)置進(jìn)行一定的調(diào)整。

三、機(jī)構(gòu)志的資料收集整理工作

志書的體例篇目確定后，就進(jìn)入了資料工作的階段。資料工作是志書編纂過程中的一個(gè)重要基礎(chǔ)工作。志書是一種資料性著作，其每一章節(jié)的撰寫都要依據(jù)準(zhǔn)確可靠的資料。如果不經(jīng)過資料工作這個(gè)階段，沒有大量翔實(shí)的可靠資料，志書的撰寫就成了無本之木，志書也就不可能編纂成。正因?yàn)檫@種資料性，志書具有“資治、教化、存史”的功能。在志書質(zhì)量的評價(jià)上，志書所擁有資料的重要度和價(jià)值度如何，是評價(jià)一部志書質(zhì)量的關(guān)鍵。資料工作主要包括資料的搜集、整理和選用。

1.機(jī)構(gòu)志的資料搜集。志書資料搜集要做到“廣征博采，全面搜集”。做好機(jī)構(gòu)志的資料搜集工作，可以從以下幾個(gè)方面著手：（1）全面搜集。既要搜集本機(jī)構(gòu)內(nèi)部的資料，也要搜集本機(jī)構(gòu)外部的資料；既要搜集文獻(xiàn)資料，也要搜集口碑、實(shí)物資料。內(nèi)部可從機(jī)構(gòu)檔案館（室）、機(jī)構(gòu)上級單位檔案館（室）、職工自己保存的資料等處著手，外部可從圖書館、相關(guān)的報(bào)刊、有關(guān)網(wǎng)站等處著手，總之，要全面地分析資料可能的存儲地，有計(jì)劃地搜集。在資料的類型方面，既要搜集文字材料，還要深入收集各類照片資料。在志書的收集整理過程中，如發(fā)現(xiàn)有的資料不夠全面、豐滿，可走訪機(jī)構(gòu)的歷屆領(lǐng)導(dǎo)及老專家、老同志等，收集第一手的口述資料。（2）合理安排，有序分工。編纂小組可把各個(gè)篇章的內(nèi)容“分”出去，由各個(gè)業(yè)務(wù)及職能部門搜集整理涉及本部門的資料。編纂小組集中精力搜集大事記、管理體制沿革等綜合性的資料，并對各業(yè)務(wù)部門提交的資料進(jìn)行進(jìn)一步的整理審核。之所以采用這種“放權(quán)”的形式，是因?yàn)樵谟嘘P(guān)業(yè)務(wù)方面，相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門對該業(yè)務(wù)及相關(guān)情況的了解和資料的掌握情況會比編纂小組更好。

2.機(jī)構(gòu)志資料的整理。編纂一部志書所需的資料數(shù)量巨大，因此必須運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行整理，使之條理化、系統(tǒng)化和科學(xué)化。志書資料整理一般有如下幾種方法：建立資料卡、編輯資料匯編、編纂資料長編、編寫專題資料。在進(jìn)行機(jī)構(gòu)志資料的整理時(shí)，可以視具體情況采用合適的方法，一般比較常用的是編纂資料長編，即編纂小組依據(jù)志書的結(jié)構(gòu)順序把搜集到的所有資料匯成資料長編。

3.機(jī)構(gòu)志資料的鑒別和選用。在資料的搜集階段，為了盡可能多地搜集相關(guān)的資料，由于各種原因，我們所搜集到的資料并不一定符合事實(shí)。如有些資料來源于網(wǎng)站、各部門所保存的工作資料，這些資料相比于檔案館（室）所藏的資料可靠性有待驗(yàn)證；有的部門可能會出于應(yīng)付式地完成任務(wù)而不對自己所提供的數(shù)據(jù)進(jìn)行考證。因此，這些資料不能直接入志，這就要求機(jī)構(gòu)志的編纂小組嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，對每一份資料進(jìn)行考訂。考訂的主要目的是辨別所搜集、整理的資料的真?zhèn)握`，只有真實(shí)準(zhǔn)確的資料和數(shù)據(jù)才能入志。根據(jù)吳奈夫[2]182的觀點(diǎn)，考訂的方法主要有：（1）書證。將同一問題的不同文獻(xiàn)資料進(jìn)行對照比較，求得準(zhǔn)確的或接近準(zhǔn)確的結(jié)論。（2）人證。用多人的口碑資料來補(bǔ)充和驗(yàn)證文獻(xiàn)資料。（3）物證。以實(shí)物資料驗(yàn)證文獻(xiàn)資料。編纂小組進(jìn)行實(shí)地考察，搜集物證，用來訂正有爭議、有疑問的文獻(xiàn)資料。（4）理證。運(yùn)用邏輯推理的方法，判斷資料的真?zhèn)握嚒?/p>

機(jī)構(gòu)志資料的選用就是在資料經(jīng)過搜集、整理和考訂之后，選擇哪些資料入志。機(jī)構(gòu)志資料的選用應(yīng)遵循志書資料選用的原則與要求，即選擇符合體例篇目的資料，選擇典型資料、動(dòng)態(tài)資料和特點(diǎn)資料。在資料選用的環(huán)節(jié)上，有時(shí)會發(fā)現(xiàn)有些資料缺乏，因此需要再補(bǔ)充搜集材料。

四、機(jī)構(gòu)志的撰寫

經(jīng)歷了資料工作階段，選擇了豐富、可靠的資料之后，接下來的工作便是依據(jù)占有的資料進(jìn)行志書內(nèi)容的撰寫，志書內(nèi)容的撰寫是志書編纂成文的最后步驟，也是一個(gè)重要步驟。

1.要“豎寫”?！皺M排豎寫”是志書編纂采用的基本方法。所謂“橫排”是指志書在篇目結(jié)構(gòu)上應(yīng)類目齊全、分類合理，完整地展現(xiàn)記述對象；而“豎寫”，是要詳細(xì)記述某項(xiàng)事物興衰起伏的發(fā)展過程。因此，在機(jī)構(gòu)志的撰寫過程中，要特別注意志體的“豎寫”方法?，F(xiàn)舉一例分析。

“一、校風(fēng)、校訓(xùn)

近年來，學(xué)校采取切實(shí)可行的舉措，不斷加強(qiáng)校風(fēng)建設(shè)。教風(fēng)建設(shè)提倡學(xué)高為師，德高為范，嚴(yán)謹(jǐn)治學(xué)，從嚴(yán)執(zhí)教，教書育人，為人師表；學(xué)風(fēng)建設(shè)要求以人為本，珍視生命，嚴(yán)謹(jǐn)學(xué)習(xí)，一絲不茍；機(jī)關(guān)作風(fēng)建設(shè)強(qiáng)調(diào)誠實(shí)守信，愛崗敬業(yè)，積極主動(dòng)服務(wù)教學(xué)、科研第一線，不斷提高執(zhí)行力度和水準(zhǔn)；醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)提出以病人為中心，以病人滿意為服務(wù)宗旨。形成了愛崗敬業(yè)、遵紀(jì)守法、求真務(wù)實(shí)、自強(qiáng)不息、開拓創(chuàng)新、文明禮貌的良好校風(fēng)。

2005年，在廣泛征求意見的基礎(chǔ)上，提煉‘厚德、嚴(yán)謹(jǐn)、博學(xué)、和諧’為海南醫(yī)學(xué)院校訓(xùn)?！盵6]

本例是《海南醫(yī)學(xué)院校志（1998—2007年）》中的一段內(nèi)容，記錄了該校的校風(fēng)、校訓(xùn)。它不只記載校風(fēng)、校訓(xùn)的具體內(nèi)容是什么，而且闡明了校風(fēng)、校訓(xùn)的形成過程：“近年來，學(xué)校采取切實(shí)可行的舉措，不斷加強(qiáng)校風(fēng)建設(shè)”、“2005年，在廣泛征求意見的基礎(chǔ)上”提煉校訓(xùn)。如此，便詳細(xì)記述了該校校風(fēng)、校訓(xùn)的發(fā)展過程，符合志體的撰寫要求。

2.應(yīng)采用適合志書的語言風(fēng)格。在撰寫機(jī)構(gòu)志時(shí)，要采用嚴(yán)謹(jǐn)、樸實(shí)、簡潔、規(guī)范的語言。所謂“嚴(yán)謹(jǐn)”，就是要用語準(zhǔn)確客觀，講究真憑實(shí)據(jù)，不憑空臆造；條理清楚，層次分明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)。所謂“樸實(shí)”，就是不用華麗辭藻，不說虛話、套話和大話。所謂“簡潔”，就是文簡意豐，不用多余的詞句，不用各類語氣詞。所謂“規(guī)范”，就是用語要符合現(xiàn)代漢語標(biāo)準(zhǔn)化的要求，不使用“文白”混雜的語言，不用不規(guī)范的簡稱，不用網(wǎng)絡(luò)流行語言，不用地方方言。以上是撰寫志書用語的基本要求，在此原則的基礎(chǔ)上，應(yīng)盡量行文流暢，提升讀者的閱讀體驗(yàn)。

[1]曹子西，朱明德.中國現(xiàn)代方志學(xué)[M].北京：方志出版社,2005.

[2]吳奈夫.新方志編纂學(xué)[M].南京：江蘇科學(xué)技術(shù)出版社，1991.

[3]國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局令2014年第158號《國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局關(guān)于修改〈組織機(jī)構(gòu)代碼管理辦法〉的決定》，第三條。

[4]沈松平.新方志編纂學(xué)[M].杭州：浙江大學(xué)出版社，2014.

[5]中國地方志指導(dǎo)小組頒發(fā)《關(guān)于地方志編纂工作的規(guī)定》的通知，中指組發(fā)（1998）01號，1998年2月10日，《關(guān)于地方志編纂工作的規(guī)定》第14條

[6]所選例子來自《海南醫(yī)學(xué)院校志（1998-2007年）》第1-2頁，內(nèi)部編研資料，獲取地址：http：//www.hainmc.edu.cn/webapps/dag/ zhuanxiang/20110524/6769.htm l

★作者鐘萬梅為海南醫(yī)學(xué)院檔案館館員，中國人民大學(xué)檔案學(xué)2016級博士研究生，研究方向?yàn)闄n案學(xué)。

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2016-10-29

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.03.15