劉彥麗

（武夷學院 檔案室，福建 武夷山 354300）

基于管理軟件的檔案信息服務

劉彥麗

（武夷學院 檔案室，福建 武夷山 354300）

檔案信息服務是集檔案文獻、信息咨詢、信息網絡為一體的服務體系，是檔案管理工作研究和實踐的核心內容，其方式隨著社會的進步和科技的發(fā)展也隨之發(fā)生改變。檔案管理系統(tǒng)運用數據庫等技術手段，進行檔案目錄數據的自動化管理，是檔案信息“輸入—處理—輸出”的過程，以符合檔案形成規(guī)律和檔案工作標準規(guī)范為基準，以信息服務為根本，將檔案信息主動呈現給利用者，實現以實體服務為重心向以信息服務為重心的轉變。

檔案信息；管理軟件；信息服務

從某種意義上說，檔案信息服務是檔案管理工作研究和實踐的核心內容。檔案管理軟件的運用使檔案管理手段邁上了新的臺階，也使檔案軟件管理下的信息服務質量面臨新的機遇和挑戰(zhàn)。在檔案系統(tǒng)管理軟件的支持下，以檔案信息為中心，充分考慮檔案用戶的要求，了解檔案信息服務的源流，分析檔案信息服務的質量，解決系統(tǒng)管理下檔案信息服務存在的問題，使信息服務貼近檔案利用者的使用要求，為用戶提供優(yōu)質服務，推動檔案信息服務的發(fā)展進程。

一、檔案信息服務的源流

檔案管理工作隨著社會的進步和科技的發(fā)展，形成了不同的發(fā)展階段，檔案信息服務的方式也隨之發(fā)生改變。在檔案實體的管理階段，注重的是檔案的整理與保存，利用服務處于“你查我調”的狀態(tài)；檔案信息管理階段，以檔案內容的開發(fā)和利用為信息服務的重點，解決檔案信息的傳播與共享；檔案信息資源的管理，將檔案信息看作信息資源的一部分，注重檔案信息內容和支持工具管理，最大限度地滿足了利用者對檔案信息的需求；利用計算機技術建立數據庫，集成檔案實體信息資源，將檔案承載的信息存儲、定位，建立檔案信息資源數據庫，向檔案用戶提供準確、豐富的檔案信息；通過計算機將檔案信息與用戶聯系起來，建立檔案信息的網絡服務，形成了推送服務（即：信息源將信息主動推送給利用者信息）和拉取服務，（即：利用者主動從信息源中拉取信息）的推拉服務模式，“推”與“拉”的有機結合，呈現“先推后拉，先拉后推，推中有拉，拉中有推”的服務思維。

檔案是檔案信息服務賴以存在與發(fā)展的物質基礎[1]。檔案資源的豐富性和檔案信息的真實性，是檔案信息服務的必要條件，憑借原始記錄性使檔案優(yōu)于其他各種文獻資料，檔案原載體的形式賦予檔案無法替代的憑證作用。檔案信息服務是集檔案文獻、信息咨詢、信息網絡為一體的服務體系，構建以計算機為媒介、網絡技術為依托的檔案信息服務平臺，在網絡管理的基礎上支持檔案用戶對信息的利用服務，將網絡管理的理念與信息服務的要求融入檔案信息服務平臺的建設之中，實現資源的整合與信息服務的高效實施。

二、檔案軟件管理下的檔案信息服務

（一）檔案信息管理軟件

運用檔案管理軟件，借助計算機進行檔案信息的管理與服務，在檔案部門已基本實現，檔案管理系統(tǒng)是一個將檔案信息整合在一起的系統(tǒng)，檔案信息作為數據存入計算機，利用數據庫管理系統(tǒng)進行處理、整理、分類、存貯、檢索、統(tǒng)計后，輸出所需信息，實現計算機對檔案的自動化管理。目前，選用商業(yè)性的通用檔案管理軟件較多，而且以建立檔案目錄數據庫為主。通過人工錄入方式，將著錄、標引信息，如：文件編號、題名、責任者等反映檔案各種特征的規(guī)范檔案目錄數據依照一定的存儲格式存入計算機，形成由計算機管理與檢索的目錄數據體系。檔案管理系統(tǒng)運用數據庫等技術手段，進行檔案目錄數據的采集、排序、檢索、統(tǒng)計等自動化管理，實現檔案利用的科學化管理，在檔案信息服務方面滿足多種類、多途徑的檢索要求，以滿足利用者的需求。

（二）運用檔案管理軟件提供檔案信息服務

檔案信息服務圍繞檔案信息的內容、形式以及檔案加工信息等方面進行。福建省檔案部門從20世紀90年代開始應用計算機管理檔案，1999年之后，統(tǒng)一開發(fā)、推廣使用的科怡檔案管理軟件（普及版），是檔案目錄數據庫，主要是檔案信息的外在特征，諸如文件編號、題名、責任者、形成日期等外在形式提供利用，依靠計算機的邏輯運算能力和處理數據的功能，進行檔案目錄數據庫的智能化檢索，迅速、準確、完整、多渠道對存儲檔案目錄信息進行檢索。至于檔案信息內容的利用要通過檔號 （系統(tǒng)檔號顯示：全宗號—年度—分類號—保管期限—件號）顯示檔案實體所在位置，準確無誤地調用檔案原件，也就是說，檔案信息內容的利用服務仍然回歸到檔案實體原件。通過檔案管理系統(tǒng)軟件，檢索所需檔案信息的外在形式特征，爾后，又回歸到檔案實體的利用服務。檔案管理軟件的運用是檔案信息“輸入—處理—輸出”的過程，只有保證輸入檔案數據和特征信息的完整準確，才能確保管理系統(tǒng)輸出高質量的檔案信息。

三、檔案信息服務存在的問題

（一）檔案信息服務的固化思維

檔案管理軟件按照輸入檔案信息的不同特征，將檔案數據按規(guī)定的格式系統(tǒng)化、條理化，根據檔案用戶的需求，編制出多種不同的檔案目錄，檢索速度快、質量高，有著手工檢索無法比擬的優(yōu)勢。久而久之，提供服務的方式就會按照已有的道路“耐心”前行，按固有的思路行事，形成一種固化的思維方式，憑借已有的經驗，照搬以前的方式方法，重復著“復制、粘貼”的操作過程，缺少對需求情況的分析。在用戶提出檔案信息的需求時，檢索工作因循多于創(chuàng)新，難以擴展思路，缺乏挖掘潛在檔案信息與變通的能力，使檔案信息推拉式的服務模式出現“拉”多于“推”，甚至是只“拉”無“推”的現象。

（二）檔案數據和特征信息的完整程度影響檢索質量

數據輸入是檔案管理軟件工作程序極為重要的基礎環(huán)節(jié)，輸入原始檔案數據的完整性和準確性，直接影響檔案檢索的查準率和查全率。在實際工作中，由于檔案數據和特征信息的完整程度而影響檔案檢索質量的情況比比皆是。顯而易見，在檔案管理系統(tǒng)數據輸入時，檔案工作人員比人工管理檔案付出更多的努力，進行更加細致的工作。檔案信息特征的存在形式有外在的，也有潛在的，還有兩者兼有的，檔案信息的輸入是對檔案的內容和形式特征進行分析、研究、選擇和歸納的過程，而具體操作人員又存在知識水平、個人能力、邏輯思維、總結歸納等方面的差異，使得檔案數據輸入的完整程度有所不同，也就不同程度地影響了檔案檢索的查準率和查全率。以歸檔文件：“關于XXX等五位同志任職的通知”為例，有外在的信息特征，也有潛在的信息內容，在錄入時不但注重文件題名的特征信息，還要體現其他四位同志的潛在信息，盡顯完整性。用戶需要時，以“姓名”作為檢索詞匯，其準確性可大幅提高。

（三）目錄數據庫和數字文本沒有建立技術上的聯系

檔案管理軟件，經過人工著錄、標引后建立的反映檔案內容和形式等各種特征的檔案目錄數據庫，是由計算機管理和檢索的目錄數據體系。檔案全文數據庫是采用多媒體技術、漢字掃描識別技術、壓縮技術等數字化手段，將傳統(tǒng)載體形式檔案的文本內容信息轉換成二進制數字編碼，建立計算機環(huán)境下可利用和信息共享的檔案數據庫，以數字化的電子圖像和電子文件的文字識別獲得檔案信息，它可以存儲在計算機以外的介質（如：光盤），也可以進行網絡存儲（如：電子郵箱），與檔案管理系統(tǒng)的目錄數據庫呈現分離式格局，兩者沒有建立技術上的聯系。

四、檔案信息服務的趨勢走向

（一）打破固化思維，打造創(chuàng)新服務境界

固化的思維會堵塞思路，影響創(chuàng)新。思維決定出路，改革需要挑戰(zhàn)固化思維。以現有的思維模式提出有別于常規(guī)思路的見解為導向，利用現有的檔案管理系統(tǒng)，在特有環(huán)境中，本著理想化需要或為滿足檔案用戶需求，而改進或創(chuàng)造新的方法、路徑，打造檔案信息創(chuàng)新服務的境界。檔案信息化服務直接來源于利用者的需求，檔案用戶需要檔案信息，檔案管理要滿足用戶需求，一切信息服務根基于需求。因此，運用檔案管理系統(tǒng)提供檔案信息服務在“需求”上做文章。檔案利用者對需求信息有著不同的關注點，將這些關注點轉化為檢索行動的注視點是檔案工作應有的素質要求。當用戶對所需要的檔案信息的關注點與檔案目錄數據庫的信息吻合的時候，檢索沒有難度而且很容易滿足需求。通常情況下，用戶對需要的檔案信息的關注點與檔案目錄數據庫的信息存在偏差，檢索過程要沖破固化思維的禁錮，多加思考，從不同的角度迎合利用者對檔案的需求。文件的檢索可以有題名、關鍵詞、文號、分類號、文種、保管期限、時間年度等不同渠道，檔案工作者提供利用時，形成一種“贈送”思維，為檔案用戶推薦不同的檢索渠道。檔案信息管理系統(tǒng)虛擬平臺中有相似的檔案信息，在檔案數據完整、準確的前提下，檔案用戶可以抓住需求信息的根本。

（二）提高檔案信息服務的質量

檔案信息服務的條件是信息資源、管理設施、服務方法。將“檔案信息資源”“檔案管理設施”“檔案服務方式”等因素的綜合效用，用于衡量檔案信息服務質量，也就是檔案用戶對檔案信息利用的滿意度。這里所說的滿意度是指利用者在某一特定環(huán)境下愿意并且能夠利用檔案的信息量，利用者總是為滿足各種需求而利用檔案信息。這種需求的實現，以檔案信息服務有應對能力為前提，然而，檔案信息服務的應對能力有限，存在服務約束，檔案信息的利用者必須在這種服務約束下，在信息資源、管理設施、服務方式的組合中進行選擇，使其效用最大化，也就是使利用者對檔案信息的需求得到最大程度的滿足。

隨著時代的發(fā)展，檔案信息資源結構由盲目追求數量向著優(yōu)化館藏結構的方向發(fā)展，由單一的紙質檔案向著磁帶、磁盤、光盤等多元化載體形式的方向邁進；檔案信息服務設施體現了信息服務能力，在計算機廣泛利用的今天，掃描儀、數碼相機的運用，是對傳統(tǒng)介質的檔案進行數字化加工的必備的硬件設施；檔案信息服務的方法和手段，也由檔案文獻服務、檔案管理系統(tǒng)檢索服務，發(fā)展到網絡管理下檔案信息服務，這些要素的變革影響檔案信息服務、用戶滿意度以及這些要素之間的相關程度。將該模型用于檔案信息服務質量領域，以服務各要素為變量，使其成為檔案用戶的函數，以此衡量用戶的滿意程度。

（三）正確處理檔案信息資源共享與安全保護的關系

檔案信息的內容關系到一些機關、企事業(yè)組織及個人的秘密和隱私，人類進入信息時代，檔案信息安全成為計算機環(huán)境下檔案管理的重要內容，特別是計算機網絡的應用，使得檔案信息在傳輸加工過程中存在安全隱患，檔案信息在接收、移交等傳送過程中可能出現數據流失或遭受破壞的情況。因此說，檔案管理軟件不但直接涉及到檔案信息管理的規(guī)范化、標準化，還應注意到一些資源的共享和涉密文件的安全[2]。檔案的管理部門作為信息處理的主體，是實現檔案信息資源共享不受侵害的主體，在檔案信息提供利用過程中，強化安全意識，把握檔案信息資源共享與安全的尺度，確保檔案信息的安全。

檔案信息查詢是信息資源共享的主要體現。網絡版的檔案管理軟件，是網絡用戶環(huán)境下通過系統(tǒng)管理權限的設定，進行檔案數據傳輸，實現檔案信息資源的共享。運用管理軟件建立檔案目錄數據庫和檔案內容數據庫，但不能任意開放、上網發(fā)布，必須經過嚴格的審查和鑒定后，方可傳輸、存儲和利用。同時，將各種載體的檔案信息進行數字化，制作圖片、動畫、聲像等多媒體數據庫，通過網絡進行發(fā)布和利用，實現檔案信息的共享。

（四）強化檔案系統(tǒng)軟件的開發(fā)質量監(jiān)控

檔案軟件管理系統(tǒng)的高效和穩(wěn)定運行是檔案信息服務的關鍵。隨著信息化建設的不斷發(fā)展，檔案管理軟件的開發(fā)日漸改進。檔案管理系統(tǒng)，提供完整的解決方案，構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，形成現代化信息管理網絡，逐步將業(yè)務管理模式轉換為服務化管理模式，以服務模型為業(yè)務管理基礎，建立在以服務為模型的系統(tǒng)平臺之上[3]。然而，由于軟件開發(fā)人員沒有具體從事檔案管理工作的經歷，他們有技術力量但缺乏檔案工作經驗，而檔案管理部門又存在軟件開發(fā)的弱勢，致使檔案管理軟件在使用過程中總是有一些不盡人意的地方，總有一種渴望的意念。在未來很長一段時間里，由具有軟件開發(fā)經驗的計算機信息專業(yè)人員和實踐經驗的檔案管理人員對檔案管理軟件的共同研發(fā)，對其過程進行全面的質量監(jiān)控，不失為提高檔案管理軟件質量的有效途徑。

檔案信息化服務是信息社會對檔案工作的必然要求。檔案管理軟件以符合檔案形成規(guī)律和檔案工作標準規(guī)范為基準，以信息服務為根本，將檔案信息主動呈現給利用者，利用者從這些信息源中獲取所需的信息，實現以實體服務為重心向以信息服務為重心的轉變，加速實現檔案管理現代化的進程。

[1]張燕.裂變與融合：檔案信息服務的兩大趨勢[J].檔案管理，2001（6）：4-5.

[2]裔紅艷.檔案信息化軟件質量控制方法研究 [J].辦公室業(yè)務，2013（23）:256.

[3]江帆，董爽.檔案管理系統(tǒng)[J].蘭臺世界，2015（S2）：32.

（責任編輯：蘇娟娟）

Archival Service based on Management Software

LIU Yanli

(Achives office,WuyiUniversity,Wuyishan,Fujian 354300)

Archival service is based on documents and archives,information consultation,information network,which is the core of archivesmanagement research and practice,which changeswith the development of society and the progress of the science and technology.Archivesmanagement system uses database technology,the automatic management of the data archive catalogue,archives information input and output to conform to the rules and standards so that a shift from paper-oriented service to information-oriented service can be realized.

archival information;management software;information service

G270.7

：A

：1674－2109(2017)05－0067－04

2016-07-07

劉彥麗（1961-），女，漢族，研究館員，主要從事高校檔案管理研究。