葉麗群

（廈門海洋職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廈門 361012）

科學(xué)管理

高校文書檔案收集工作問題探析

葉麗群

（廈門海洋職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廈門 361012）

公文處理不規(guī)范、收文材料收集不及時、內(nèi)容不完整齊全及歸檔材料缺乏有機連續(xù)性是高校文書檔案收集工作中存在的主要問題。文中提出了可以采用熟練掌握公文處理環(huán)節(jié)、切實加強檔案意識，利用系統(tǒng)及時收集材料、主動提供檔案服務(wù)，增強工作責(zé)任心、深入了解業(yè)務(wù)動態(tài)，熟練掌握歸檔范圍、積極參加檔案專業(yè)培訓(xùn)等措施，以加強文書檔案的收集工作。

高校文書檔案 收集 問題 原因 解決

現(xiàn)代科技的日新月異對人們的生活和工作產(chǎn)生了廣泛影響，它改變了許多行業(yè)的生命周期，加快了各行各業(yè)的工作進程，對于檔案工作來說，也是如此。在實際的工作中，因科學(xué)技術(shù)的改變，檔案的形成周期變短了，更新加快了，人們對檔案的利用服務(wù)要求也在不斷提高。而要提供高效的檔案利用服務(wù)，就要有高質(zhì)量的檔案整理和管理作為保障。而檔案的收集工作是檔案整理和管理的前提和基礎(chǔ)，是做好文書檔案工作的根本保證。因此，加強文書檔案的收集工作，對提升高校文書檔案管理水平，從而對高校存史資政、服務(wù)師生具有重要的意義。本人僅以一名高校綜合檔案室的檔案管理員的身份，通過工作實踐和經(jīng)驗，對高校文書檔案收集工作中出現(xiàn)的問題和原因進行分析，并提出解決的方案。

一、文書檔案收集工作中存在的問題

1.公文處理不規(guī)范。高校的文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，兩者是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)[1]94－196。實際工作中文書工作人員在公文處理過程中只考慮文書的辦理和使用情況，沒有考慮文書作為日后的檔案在生成過程中需要注意的一些問題。如有公文格式不規(guī)范，發(fā)文會簽單填寫不完整、字體不統(tǒng)一，日期和發(fā)文編號漏寫、錯寫，沒有附件或附件不全等情況。

2.收文材料收集不及時。收文是文書工作的另一大重要內(nèi)容。實際工作中，往往對收文的收集不夠及時。主要體現(xiàn)在上級單位發(fā)來的收文很大一部分是要求上報本單位的相關(guān)資料或報表數(shù)據(jù)等內(nèi)容，本單位根據(jù)要求在規(guī)定時間內(nèi)進行了上報，但由于一般情況下檔案部門的大量工作是在第二年正式進行的，對當(dāng)時辦理完畢的上報材料沒有采取及時歸到檔案部門的做法，等到第二年要求歸檔時經(jīng)常會碰到一些上報材料已經(jīng)無處可找。

3.內(nèi)容不完整齊全。材料內(nèi)容的不完整齊全主要體現(xiàn)在四個方面：一是單位發(fā)文的請示文的批復(fù)不完整；二是歸檔的內(nèi)容只歸體現(xiàn)在本單位保管期限表中的常規(guī)工作材料，職能部門開拓的新業(yè)務(wù)產(chǎn)生的相關(guān)材料常常沒有歸檔，而這部分內(nèi)容對以后的工作通常更具有重要參考作用；三是還沒有網(wǎng)絡(luò)歸檔的意識，對網(wǎng)絡(luò)上出現(xiàn)的與本單位相關(guān)的具有保存價值的相關(guān)批復(fù)、通知、報道等沒有下載歸檔；四是一些歸檔材料沒有加蓋部門印章，大大減弱了這類材料的效力，更談不上檔案作為憑證參考的作用。

4.歸檔材料缺乏有機連續(xù)性。存在歸檔材料缺乏連續(xù)性現(xiàn)象。一些常規(guī)的材料，如教職工花名冊、年度考核表、數(shù)據(jù)報表等，由于歸檔人員的更替及對業(yè)務(wù)的不夠熟悉等問題，出現(xiàn)了多年未歸的情況。一件事物的系列報道材料，出現(xiàn)“有頭無尾”或“有尾無頭”現(xiàn)象。事件的經(jīng)過和結(jié)果之間缺乏有機聯(lián)系，出現(xiàn)了在日常的查閱利用中，要用的材料未歸全，已歸的材料因缺乏某些年份的素材而利用價值不高的結(jié)果。

以上所列的都是平時的工作中遇到的具體問題，這些問題的存在勢必影響到文書收集的規(guī)范、及時、完整、齊全和有機聯(lián)系，從而影響到以后文書檔案的質(zhì)量。

二、高校文書檔案收集工作問題產(chǎn)生的原因

高校檔案收集工作之所以會產(chǎn)生這些問題，有好幾方面的原因。既有客觀原因，也有主觀原因。由于高校檔案的主要功能是在對材料收集和整理的基礎(chǔ)上，為廣大教職員工提供查詢、借閱服務(wù)的，其工作范圍主要是在高校內(nèi)部進行的活動，它扮演的是輔助服務(wù)的角色，無論是從長期還是短期來看，都未能產(chǎn)生直接可見的經(jīng)濟效益，其工作性質(zhì)決定了它不可能成為行政管理核心部門，而學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)注的工作非常多，可以說不太可能將關(guān)注焦點放到檔案工作上。檔案工作在高校行政工作中逐漸被邊緣化，這是檔案收集工作開展不暢的根源所在。其次，各部門的檔案員基本上都是行政人員兼職的，檔案只是其中占比較小的工作，他們手上還有其他大量的工作。而專職檔案管理員更是長期配備不足，在工作量較大的現(xiàn)實面前，個人無法做到所有工作內(nèi)容都能顧及。最后，檔案管理工作的專業(yè)性和實踐性較強，需要定期進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別是信息時代技術(shù)進步帶來的周期變短、更新加快，在能提高工作效率的情況下，更是需要檔案工作者與時俱進，定期參加繼續(xù)教育與培訓(xùn)。但由于現(xiàn)實中多種因素的影響，高校的檔案管理員，特別是兼職檔案員參加檔案的繼續(xù)教育和培訓(xùn)還遠遠不夠，有的兼職檔案員幾乎沒有參加過專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致他們對檔案業(yè)務(wù)不了解、檔案的規(guī)章制度不清楚，歸檔意識不強烈，最終導(dǎo)致收集工作開展不暢。

三、加強高校文書檔案收集工作的對策

1.熟練掌握公文處理環(huán)節(jié)，切實加強檔案意識。文書人員要熟練掌握公文處理的環(huán)節(jié)以及提高檔案意識。文書工作人員要熟悉《國家行政機關(guān)公文處理辦法》及建立健全本校關(guān)于公文處理的相關(guān)規(guī)定，要對本校公文的種類、格式、發(fā)文辦理和行文程序及收文辦理等基本知識熟記于心，然后在此基礎(chǔ)上，對辦理完畢的公文進行逐一檢查，檢查的內(nèi)容包括文件標(biāo)題與內(nèi)容是否一致，發(fā)文日期、發(fā)文號、發(fā)文會簽單是否簽寫完整，有附件的文件附件是否齊全，文件有無印章等。這些檢查內(nèi)容雖說是很細小的問題，但如果這些環(huán)節(jié)沒有做好，對日后成為檔案的這些文件，其作為檔案的憑證作用就會失去效力。文書人員要時時謹(jǐn)記辦理完畢的公文就是日后的檔案，要按檔案的要求對待。而檔案人員在收集材料時，除了做好交接記錄外，要認真核對以上內(nèi)容是否處理完畢，只有處理完畢的材料才能收集歸檔。文書人員和檔案人員要相互配合，心中一定要有“檔案”意識，只有處理好公文的細節(jié)問題，收集的文件質(zhì)量才有保證。

2.利用系統(tǒng)及時收集材料，主動提供檔案服務(wù)。隨著數(shù)字校園建設(shè)的推廣，國內(nèi)許多高校已采用辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）進行辦公信息的收集與處理、流動與共享，基本實現(xiàn)了數(shù)字化辦公[2]28－31。學(xué)校的收文通過辦公系統(tǒng)的流轉(zhuǎn)，不僅安全、可靠、方便，而且可以大大加快工作進度。因此，文書工作人員要充分利用本校辦公系統(tǒng)的功能來提高歸檔效率。通過OA系統(tǒng)帳戶權(quán)限的設(shè)置，文書工作人員可以隨時查閱辦理情況。對于上級要求上報的內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)的批示、由哪個部門主辦，辦理的情況如何都可以在系統(tǒng)中查看。文書工作人員通過跟蹤辦理情況，對那些辦理完畢的事項，可及時向主辦部門收集材料，改變過去要等到第二年再統(tǒng)一收集材料的習(xí)慣，這樣不僅可以對材料進行及時清理，化繁為簡，更是大大減少了材料丟失的情況。同時，檔案工作人員要定期向文書工作人員收集材料，及時整理、統(tǒng)計，適時開展編研。檔案工作者要充分利用編制好的專題，特別是一些統(tǒng)計數(shù)據(jù)等，主動提供給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門使用。這樣不但可以宣傳檔案的重要性，而且可以加強領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門人員對檔案工作的重視。

3.增強工作責(zé)任心，深入了解業(yè)務(wù)動態(tài)。檔案工作者要切實加強工作的責(zé)任心。為了檔案的完整及今后的有效利用，要對所有請示及相關(guān)的報告進行核查，主要核查是否有批復(fù)和落實處理意見。針對有批復(fù)文件的，在歸檔時要將請示與批復(fù)整理在一起；對于沒有正式批復(fù)但有處理意見的，比如向上級申請經(jīng)費，經(jīng)費直接轉(zhuǎn)賬給財務(wù)部門的，要在請示文件中備注情況，并在備注處加蓋擬辦部門公章；對于沒有批復(fù)的，要在請示文中說明情況，以利于今后的查閱。在信息技術(shù)高度發(fā)達的今天，我們有多種渠道可以了解部門業(yè)務(wù)動態(tài)，如學(xué)校的辦公系統(tǒng)、官網(wǎng)、官方微信、微博及相關(guān)教育平臺等。通過這些渠道，在職能部門開展新業(yè)務(wù)之初，檔案工作者可以主動與相關(guān)部門檔案員溝通交流，充分發(fā)揮好各部門檔案員在檔案收集工作中的橋梁樞紐作用。這就要求檔案工作者在平時的工作中要盡可能去了解并熟悉各部門的主要業(yè)務(wù)和功能，關(guān)注其開展的工作，最好能熟悉其工作流程。在與學(xué)校業(yè)務(wù)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)查閱中，有學(xué)校相關(guān)內(nèi)容的材料，一定要養(yǎng)成下載保存的習(xí)慣，盡可能收集到更加完整、齊全的材料。

4.熟練掌握歸檔范圍，積極參加檔案專業(yè)培訓(xùn)。檔案材料能否收集齊全、完整、準(zhǔn)確，移交工作起著主導(dǎo)作用[3]267－268。檔案材料進行交接，可以依據(jù)本單位制定的各部門歸檔范圍及保管期限表的內(nèi)容進行逐一核對，其中特別注意的是對主要職能部門的材料進行重點檢查。對檔案工作者來說，要熟悉掌握各部門常規(guī)的歸檔材料，只有這樣才能對出現(xiàn)多年未歸的材料了如指掌，才有可能去落實清楚及備注說明；其次，檔案工作者要學(xué)會總結(jié)材料規(guī)律，準(zhǔn)確把握材料內(nèi)部的有機聯(lián)系。而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷進步帶來檔案的周期變短，更新加快的情況，也對我們檔案工作者的專業(yè)水平、計算機操作能力和綜合素質(zhì)提出了更高的要求。我們要及時改變工作理念，加快工作步伐，能在平時處理完畢的事情，盡量做到日日清。而對于學(xué)校提供的繼續(xù)教育培訓(xùn)機會，檔案工作人員要積極參與，才能熟練掌握檔案業(yè)務(wù)，從而能在檔案收集工作中，化“被動”為“主動”，收集到符合客觀事實、邏輯連續(xù)強、系統(tǒng)實用的檔案材料。

材料收集工作是檔案的基礎(chǔ)性工作，它關(guān)系到檔案后期的一系列環(huán)節(jié)，繼而影響檔案的整體質(zhì)量。它要求文書和檔案人員要有良好的職業(yè)道德，高度的工作責(zé)任感、認真的工作態(tài)度和過硬的專業(yè)知識，尤其要學(xué)會運用先進的科技手段來提高工作效率及掌握檔案管理的相關(guān)技能。高校檔案員在收集工作中要堅持以本單位的業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的材料為主，工作中要做到及時收集、科學(xué)分類，規(guī)范整理，以保持事件的歷史原貌為前提，保持事物之間的有機連續(xù)為基礎(chǔ)，以便能為日后的查閱利用提供參考和憑證作用。

[1]周毅.淺談高校文書檔案、學(xué)生檔案的管理和利用[J].常州工學(xué)院學(xué)報，2007（2）.

[2]李月娥，周曉林，賈玲，李真，陸江.數(shù)字校園背景下高校文書檔案在線歸檔模式與實踐探索[J].檔案建設(shè)，2016（4）.

[3]李萍.淺議高校文書檔案工作的規(guī)范化管理[J].情報雜志，2009（6）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.09.19

葉麗群，廈門海洋職業(yè)技術(shù)學(xué)院館員，研究方向為檔案管理。

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2017-1-10