劉鴻臣

（遼寧省臨床檢驗(yàn)中心 沈陽(yáng) 110016）

研究探索

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案編纂的傳播與推廣

劉鴻臣

（遼寧省臨床檢驗(yàn)中心 沈陽(yáng) 110016）

根據(jù)中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)信息中心（CNNIC）發(fā)布的《第39次中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》最新統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，截至2016年12月，中國(guó)網(wǎng)民7.31億，互聯(lián)網(wǎng)普及率53.2%，網(wǎng)絡(luò)已成為我國(guó)居民獲得信息資源的重要途徑。本文以網(wǎng)絡(luò)為大背景，對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案編纂工作及檔案編纂成果傳播情況進(jìn)行分析，指出當(dāng)今檔案編纂材料應(yīng)積極為社會(huì)、人民所利用，充分發(fā)揮其作用，不斷拓展傳播途徑，擴(kuò)大傳播范圍，使檔案編纂成果得到進(jìn)一步推廣。

網(wǎng)絡(luò) 檔案編纂 傳播推廣 手段

在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)顯得日益重要，各行各業(yè)都受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)浪潮的強(qiáng)烈沖擊。在這種大背景下，檔案編纂工作也不例外，同樣受到了較大的影響。傳統(tǒng)的檔案編纂工作也在悄悄地發(fā)生著變化，而這種變化是必然的，檔案編纂工作必將向著網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展?？梢哉f網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案編纂工作是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展與檔案編纂工作相結(jié)合的產(chǎn)物。

我國(guó)檔案編纂歷史悠久，檔案編纂工作源遠(yuǎn)流長(zhǎng)?！拔覈?guó)檔案編纂實(shí)踐活動(dòng)起源于原始社會(huì)末期，《左傳》記載有三墳、五典、八索、九丘之書。春秋末，孔子編訂‘六經(jīng)’開創(chuàng)了私人編纂檔案的先河?！盵1]經(jīng)過2500多年的發(fā)展和近代國(guó)際檔案編纂領(lǐng)域的影響，我國(guó)已經(jīng)擁有一套相當(dāng)完備的檔案編纂理論和實(shí)踐體系。

檔案編纂工作在檔案工作中有著重要的位置，是提高檔案室服務(wù)質(zhì)量的重要手段之一。編纂能夠解決檔案文件數(shù)量繁多、保存分散與用戶集中、專題利用之間的矛盾。通過檔案編纂來完善檔案基礎(chǔ)工作，從而更好地向社會(huì)提供利用，增強(qiáng)社會(huì)的檔案意識(shí)，宣傳檔案編纂的成果。在檔案工作人員與利用者之間建立起一種溝通的途徑，打開了信息資源的寶庫(kù)，為用戶提供高質(zhì)量、高時(shí)效的利用和服務(wù)。

一般來說，編纂過程就是指將某一部分相關(guān)檔案的信息經(jīng)過編纂者的勞動(dòng)轉(zhuǎn)化成檔案文獻(xiàn)出版物的過程。有人這樣定義檔案編纂：“檔案文獻(xiàn)編纂就是編纂者按照一定的題目要求，對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、篩選、審核、加工、整序、評(píng)介，以檔案文獻(xiàn)出版物的形式向社會(huì)用戶提供檔案文獻(xiàn)信息的工作?！盵2]其實(shí)，向用戶提供利用不一定僅局限于檔案編纂出版物，傳統(tǒng)的方法還有制作內(nèi)部參考等。而如今網(wǎng)絡(luò)也正成為用戶利用檔案編纂出版物的重要途徑之一，而且地位日益突出，作用日益明顯。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案編纂傳播推廣的優(yōu)勢(shì)

檔案文獻(xiàn)編纂作為以傳播檔案文獻(xiàn)為目的的工作就必須體現(xiàn)這種傳播的功能。傳統(tǒng)的出版發(fā)行無法保證發(fā)行數(shù)量與發(fā)行范圍充足與廣泛，這包括資金與宣傳力度的影響。另外，像內(nèi)部參考這類的編纂形式因其發(fā)行范圍的關(guān)系又不能保證檔案編纂成果的廣泛傳播與利用，這類傳統(tǒng)的方法具有很大的局限性。而利用網(wǎng)絡(luò)形式傳播則不會(huì)受到以上因素的影響，而且還具有很多其他的優(yōu)勢(shì)。

1.檔案編纂成果的表現(xiàn)形式。傳統(tǒng)檔案編纂與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案編纂在表現(xiàn)形式上存在著較大差異，傳統(tǒng)檔案編纂一般分檔案編纂公開出版物和內(nèi)部參考，其載體均為紙制書本，是固定、不可變更的；而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下其載體有了根本性的變化，它以數(shù)字信息的形式存儲(chǔ)且可以自由地轉(zhuǎn)移傳送，而內(nèi)容卻沒有改變，使其更加靈活、方便，更利于檔案編纂的傳播與推廣。

2.檔案編纂成果的成本。傳統(tǒng)檔案編纂模式往往要耗費(fèi)巨大的財(cái)力，這就使得很多檔案機(jī)構(gòu)無法承擔(dān)檔案編纂出版物的高額費(fèi)用，也是一般檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部參考較多而出版物較少的重要原因。這種現(xiàn)象造成的直接后果是檔案編纂成果的傳播范圍明顯縮水，使其不能得到廣泛的傳播與應(yīng)用，這樣檔案編纂工作也就失去了它應(yīng)有的存在意義。在這一點(diǎn)上，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案編纂就占盡了優(yōu)勢(shì)，它的成本甚至比內(nèi)部參考物還要低得多，不需要很大的投入?yún)s可得到成倍的宣傳效果。

3.對(duì)檔案原件的保護(hù)。孤本檔案的利用難免使其磨損嚴(yán)重，影響到檔案的完好保存，甚至縮短其壽命。傳統(tǒng)檔案編纂工作可以在一定程度上避免這種現(xiàn)象的發(fā)生，但在編纂過程中不可避免地要對(duì)這些孤本檔案經(jīng)常翻閱并造成一定損害。不過對(duì)于網(wǎng)絡(luò)來說這可能根本算不上問題，因?yàn)閿?shù)字化后對(duì)檔案編纂成果進(jìn)行網(wǎng)上利用根本不涉及對(duì)檔案原件的影響，從根本上解決了檔案因磨損而影響其壽命的問題，使更多人能夠接觸到這些珍貴檔案的編纂成果。

4.突破時(shí)間與空間的限制。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案編纂傳播可以突破時(shí)間、空間以及范圍的限制。在傳統(tǒng)的檔案編纂工作中，需要這些編纂信息的人們中，只有一部分人能最后接觸到這些他們所需要的檔案編纂材料。而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，人們可以隨時(shí)隨地對(duì)檔案編纂成果進(jìn)行訪問，并且避免了平時(shí)按照檔案館、室復(fù)雜的規(guī)定程序和開館時(shí)間、地域等問題的困擾，隨時(shí)隨地提供利用。再者，在傳統(tǒng)環(huán)境下同一種檔案編纂材料的發(fā)行量是有一定限定的且上限較小，同一份材料同一時(shí)間利用者的數(shù)量被限定在一個(gè)很小的范圍內(nèi)。而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案編纂材料在同一時(shí)間可以被許多人同時(shí)利用，同時(shí)關(guān)注、同時(shí)研究。因此，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案編纂材料的傳播突破了時(shí)間與空間的限制，使檔案上的信息能被需要它的人們普遍地獲得，使檔案編纂信息得以廣泛地傳播與利用。

5.新技術(shù)吸引更多的利用者。利用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，各種多媒體信息將成為檔案編纂的新亮點(diǎn)。它將聲像檔案、圖片檔案、文字檔案等整合起來，以更加豐富多彩的編纂形式呈現(xiàn)給讀者，從而突破傳統(tǒng)單一的紙制檔案編纂表現(xiàn)形式，提高了檔案信息傳播的生動(dòng)性、形象性，使編纂成果更具有吸引力、感染力?？梢詽M足人們對(duì)檔案信息更多的個(gè)性化要求，滿足利用者的特殊需要，從而吸引更多的利用者，使檔案編纂成果得到進(jìn)一步傳播。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下促進(jìn)檔案編纂成果廣泛傳播和推廣的手段

這種新興的檔案編纂方法的傳播要依附于網(wǎng)絡(luò)，以檔案網(wǎng)站作為檔案工作者對(duì)外交流合作和互動(dòng)的工具和平臺(tái)。在互聯(lián)網(wǎng)上，每天都有大大小小的網(wǎng)站如雨后春筍般涌現(xiàn)出來，要想讓檔案網(wǎng)站為人知曉并訪問，就要有一定的方法。檔案編纂工作的最終目的是為了利用，所以其傳播的廣泛性就顯得非常重要。為了使檔案編纂成果得到廣泛利用，就要提高檔案網(wǎng)站的瀏覽率。我認(rèn)為有以下幾種方法比較有效。

1.在搜索引擎網(wǎng)站注冊(cè)。在搜索引擎網(wǎng)站注冊(cè)是檔案網(wǎng)站在線推廣的各種方式中最重要的一種。因?yàn)樗阉饕娴木W(wǎng)絡(luò)搜索作用已經(jīng)成為通向互聯(lián)網(wǎng)的必經(jīng)之路，利用搜索引擎是上網(wǎng)用戶獲取他們不熟悉的網(wǎng)站或內(nèi)容最常用的方法。因此，在百度、谷歌、搜狗等有影響力的搜索引擎注冊(cè)可以提高檔案網(wǎng)站被訪問的機(jī)會(huì)，從而擴(kuò)大檔案網(wǎng)站的影響力，提高檔案編纂成果的利用率。

2.經(jīng)常更新網(wǎng)站內(nèi)容。檔案網(wǎng)站上的內(nèi)容要經(jīng)常更新，能給用戶帶來新鮮感。這就要求不斷將新的檔案編纂成果及時(shí)發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)上，也是對(duì)檔案編纂工作的一種促進(jìn)。根據(jù)用戶的需要開展編纂工作，從而使檔案編纂成果更廣泛地傳播。

3.和其他網(wǎng)站建立友情鏈接。鏈接是因特網(wǎng)在信息組織上的本質(zhì)優(yōu)勢(shì)和功能。因特網(wǎng)之所以成為網(wǎng)狀，就在于它利用超文本鏈接把各個(gè)站點(diǎn)關(guān)聯(lián)在一起。在某種程度上，網(wǎng)站鏈接相對(duì)于搜索引擎注冊(cè)來說，能夠更迅速、有效地吸引訪問者，并擴(kuò)大影響力。在利用網(wǎng)站鏈接方式推廣檔案網(wǎng)站時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選擇那些檔案網(wǎng)站及與檔案網(wǎng)站相關(guān)的站點(diǎn)，如博物館網(wǎng)站、文化館網(wǎng)站、圖書館網(wǎng)站等，從而進(jìn)一步提高檔案網(wǎng)站的利用率。

4.在網(wǎng)頁(yè)開辟檔案編纂論壇。檔案學(xué)者和利用者可以通過這個(gè)網(wǎng)絡(luò)窗口，就檔案編纂工作中的問題進(jìn)行討論，對(duì)利用者的需求進(jìn)行收集，與利用者建立聯(lián)系渠道，利用者也可以隨時(shí)發(fā)表意見或提出建議。借助于網(wǎng)絡(luò)，檔案編纂工作從傳統(tǒng)的半封閉系統(tǒng)轉(zhuǎn)變?yōu)槿娴拈_放系統(tǒng)。編者可以避免選題的盲目性，利用者也能獲得前所未有的主動(dòng)性。利用網(wǎng)絡(luò)，檔案編纂工作成為一個(gè)全面的開放的系統(tǒng)。在開放系統(tǒng)中原來相對(duì)獨(dú)立的編者和利用者兩個(gè)系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)可以較好地結(jié)合在一起。利用者將不再只是被動(dòng)地接受，編者也可避免工作的盲目性，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，利用者獲得了主動(dòng)權(quán)。這樣檔案館可以及時(shí)吸取各種合理化建議，可以更有針對(duì)性地進(jìn)行編纂。交流的方式更具體、直接、形象、易于理解，從而不斷改進(jìn)和完善檔案編纂成果，提高業(yè)務(wù)水平，吸引更多的利用者。在論壇設(shè)立討論區(qū)、答疑區(qū)等版塊，使之成為聚攏檔案工作者和利用者學(xué)習(xí)交流的良好平臺(tái)。

5.建立專業(yè)的移動(dòng)終端APP平臺(tái)。隨著智能總管設(shè)備的普及，例如智能手機(jī)、平板電腦等一批新興科技產(chǎn)品成為人們生活中不可缺少的一部分，也是日常學(xué)習(xí)和閱讀的重要窗口。通過建立檔案專業(yè)的APP平臺(tái)，對(duì)檔案編纂內(nèi)容進(jìn)行推廣，擴(kuò)大受眾面的同時(shí)與用戶建立穩(wěn)固的聯(lián)系，提高平臺(tái)用戶的粘性程度，更利于用戶的反饋和相互的溝通，通過用戶查考利用頻率等大數(shù)據(jù)信息對(duì)用戶需求進(jìn)行更真實(shí)的分析，從而調(diào)整檔案編纂工作的方向，進(jìn)一步促進(jìn)檔案編纂工作的發(fā)展。

總而言之，檔案編纂的最終目的是為了向用戶提供利用，使檔案編纂成果得到廣泛的傳播?？梢?，擴(kuò)大檔案編纂成果的傳播范圍是檔案編纂工作的重中之重，也是日后發(fā)展的方向。而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案編纂工作恰恰在這方面有著較大的優(yōu)勢(shì)。

網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)的發(fā)展及在檔案編纂中的應(yīng)用，使檔案編纂工作形式趨于多樣化，進(jìn)而使檔案編纂工作效率提高，工作強(qiáng)度降低，信息傳輸速度加快，使檔案編纂工作的社會(huì)服務(wù)效能得到大大提高。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案編纂工作在傳播檔案信息方面具有獨(dú)特的功能，它是檔案部門擴(kuò)大對(duì)外宣傳、提高社會(huì)檔案意識(shí)的重要手段，是檔案部門文化建設(shè)的重要組成部分。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案編纂工作中的廣泛應(yīng)用，我們有理由相信網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案編纂工作將成為檔案編纂新的工作重心和工作亮點(diǎn)。

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10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.09.15

劉鴻臣，遼寧省臨床檢驗(yàn)中心行政綜合辦公室館員。

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2017-03-01