鄧斐 上海汽車集團(tuán)股份有限公司培訓(xùn)中心
新員工職場(chǎng)禮儀課程內(nèi)容的選擇
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本文根據(jù)新員工職場(chǎng)禮儀培訓(xùn)的特點(diǎn),提出職場(chǎng)禮儀課程的內(nèi)容,重點(diǎn)應(yīng)該更多的著眼于職場(chǎng)日常工作中一些細(xì)節(jié)問(wèn)題的規(guī)范和處理方法,以幫助剛畢業(yè)的大學(xué)生和研究生迅速進(jìn)入職業(yè)工作狀態(tài)。
新員工 培訓(xùn) 職場(chǎng)禮儀
首先,我們來(lái)回顧一下禮儀的定義:禮儀是人們約定俗成的行為準(zhǔn)則和說(shuō)話辦事的種種規(guī)范。職場(chǎng)禮儀,當(dāng)然就是職場(chǎng)上需要遵循的準(zhǔn)則和規(guī)范。職場(chǎng)禮儀是新員工培訓(xùn)中,選課頻率非常高的課程,可以看出公司人力資源部門還是非常重視這一主題的培訓(xùn)的。
目前很多的新員工職場(chǎng)禮儀課程的內(nèi)容,重點(diǎn)主要還是在職場(chǎng)的服飾,發(fā)型,妝容,表情及身體姿勢(shì)等內(nèi)容的講解和操練上。這些內(nèi)容毫無(wú)疑問(wèn)是非常重要的,因?yàn)榘柌乇憩F(xiàn)定律告訴我們,人的第一印象55%來(lái)自于這些身體語(yǔ)言。只是這些內(nèi)容,對(duì)于已經(jīng)通過(guò)層層的面試,最終被錄取而進(jìn)入到公司工作的新員工們來(lái)說(shuō),都已經(jīng)掌握得比較好了。否則這些員工根本沒(méi)有機(jī)會(huì)被錄取。
那么,只有4個(gè)課時(shí),半天的新員工職場(chǎng)禮儀,課程的重點(diǎn)應(yīng)該培訓(xùn)那些內(nèi)容呢?我認(rèn)為,對(duì)于新進(jìn)入職場(chǎng)的大學(xué)生、研究生來(lái)說(shuō),重點(diǎn)應(yīng)該放在職場(chǎng)典型場(chǎng)合的禮儀規(guī)范的培訓(xùn)上,讓他們能在初進(jìn)入職場(chǎng)是,就能以比較規(guī)范的方式,處理工作中的細(xì)節(jié)問(wèn)題。在這樣一種思想之下,我認(rèn)為選取了以下幾個(gè)方面的內(nèi)容比較符合新進(jìn)公司的大學(xué)生研究生們的需求:
1.辦公室禮儀:辦公室是一個(gè)小的生態(tài)系統(tǒng),員工上班時(shí)間的大多數(shù)都在這里度過(guò)。這里有很多細(xì)節(jié),需要對(duì)新員工們進(jìn)行提示:如何打招呼;如何稱呼領(lǐng)導(dǎo)和老同事們;如何使用辦公設(shè)備和辦公相關(guān)的文件資料;辦公室閑聊的話題選擇和禁忌,辦公室電話禮儀等。這些細(xì)節(jié)如何處理,對(duì)于職場(chǎng)新人來(lái)說(shuō),還是具有一定的挑戰(zhàn)性的。比如打招呼:上下班時(shí),都應(yīng)該和領(lǐng)導(dǎo)及周圍的同事打招呼,這是最基本的禮貌。雖然是很小的事情,但是現(xiàn)在很多新進(jìn)員工做得并不到位。所以培訓(xùn)中可以指導(dǎo)他們進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)模擬演練。如何稱呼領(lǐng)導(dǎo)和同事?這也是很多新員工來(lái)問(wèn)的問(wèn)題。在培訓(xùn)中可以告訴學(xué)員,一般有職務(wù)的,可以稱呼“姓+職務(wù)”,沒(méi)有職務(wù)的,公司年資較自己長(zhǎng)的,就稱呼老師。合資或者獨(dú)資的企業(yè),一般都叫英文名字。如何辦公室聊天,聊天主題的選擇就很重要,既要能活躍氣氛,增進(jìn)同事間感情,同時(shí)又不會(huì)引起誤解和猜疑,并避開一些禁忌的話題。所以培訓(xùn)中是可以引導(dǎo)大家來(lái)討論的。辦公室如何使用電話,這個(gè)看似無(wú)聊的提問(wèn),其實(shí)很有必要來(lái)提醒一下。其實(shí)你去辦公室走走,就會(huì)發(fā)現(xiàn)很多人,包括很多老員工,喜歡用免提打電話。這是非常的不合適的做法。首先,辦公室有很多同事在工作,你免提的電話聲會(huì)打擾到別人。而且因?yàn)槊馓幔慊貜?fù)電話的聲音也會(huì)提高很多。這對(duì)其他的同辦公室的人,是不禮貌的。再者,每個(gè)人都應(yīng)該各司其職,你電話免提,讓別人一起被動(dòng)參與你的工作,也是非常不合適。免提一般只適用于電話會(huì)議,需要在場(chǎng)的人都能聽到并參與進(jìn)來(lái)時(shí)才使用。所以一般要用免提的話,參會(huì)者會(huì)找一間專門的辦公室去開會(huì)。這樣會(huì)議的內(nèi)容也保持在小范圍的人員了解。
2.會(huì)議禮儀(主要講解會(huì)議的籌備,會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后的細(xì)節(jié),如會(huì)議的費(fèi)用預(yù)算,會(huì)議場(chǎng)地的預(yù)訂和布置,會(huì)議必需的設(shè)施的購(gòu)買、借用或租賃,會(huì)務(wù)人員的安排,會(huì)務(wù)接待、餐飲和食宿;會(huì)前意見的收集;會(huì)議通知的撰寫、分發(fā);席位卡的打印,座位的安排;會(huì)議內(nèi)容的記錄;會(huì)后成果的發(fā)布和執(zhí)行等)。這些看似都是小細(xì)節(jié),但是對(duì)于沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)的職場(chǎng)菜鳥來(lái)說(shuō),往往非常困擾。培訓(xùn)時(shí)可以進(jìn)行一些詳細(xì)的解說(shuō),并可以現(xiàn)場(chǎng)演練,比如讓大家來(lái)安排一下主席臺(tái)上領(lǐng)導(dǎo)們坐的位子,席位卡按照什么規(guī)則擺放,會(huì)務(wù)準(zhǔn)備清單該如何列等等。
3.工作文件禮儀(郵件、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議PPT等公司內(nèi)部常用文件的禮儀)。來(lái)說(shuō)說(shuō)郵件,寫作過(guò)程中有很多需要注意的細(xì)節(jié),如:To:一般只發(fā)給直接相關(guān)的人,越少越好。不要把不相關(guān)的人都囊括進(jìn)來(lái),造成別人的困擾。CC:如果是跨部門溝通和協(xié)調(diào),就應(yīng)該發(fā)給相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)和人員,讓相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)知曉這件事情。如果跟公司的總體規(guī)劃有關(guān),還應(yīng)該CC給公司的高層領(lǐng)導(dǎo)。但是原則同樣是“越少越好”。郵件的主題應(yīng)該如何寫,郵件內(nèi)容怎么安排。甚至郵件末尾的落款也很有講究。這些如果在培訓(xùn)時(shí)給學(xué)員們進(jìn)行一些講解,相信大多數(shù)學(xué)員都能馬上掌握要領(lǐng),并能讓他們?cè)诠ぷ髦辛⒓纯梢詫W(xué)以致用的。這個(gè)內(nèi)容在很多高層給新員工介紹經(jīng)驗(yàn)時(shí)都有提到過(guò)??梢娺@一內(nèi)容的重要性。
4.請(qǐng)示匯報(bào)禮儀。這是新員工做得特別頻繁的一件事情或者說(shuō)是動(dòng)作。請(qǐng)示匯報(bào)需要注意很多的細(xì)節(jié),如請(qǐng)示匯報(bào)前的準(zhǔn)備:請(qǐng)示匯報(bào)的主題,內(nèi)容大綱,請(qǐng)示匯報(bào)時(shí)間的預(yù)約,相關(guān)文件資料的準(zhǔn)備;請(qǐng)示匯報(bào)要準(zhǔn)時(shí)到,不能太早,更不能遲到;請(qǐng)示匯報(bào)中時(shí)間的把控,話題如何聚焦;請(qǐng)示匯報(bào)過(guò)程中如何對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)的意見;請(qǐng)示匯報(bào)完如何在適當(dāng)時(shí)間離開。離開也是一個(gè)很需要技巧處理的細(xì)節(jié):當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)談興正濃時(shí),即使時(shí)間已到,也不要匆忙離開,而是應(yīng)該在領(lǐng)導(dǎo)發(fā)表完高見后,示意你,事已談完后,再跟領(lǐng)導(dǎo)告別并離開。反之,有時(shí)盡管預(yù)約時(shí)間還沒(méi)有用完,但是領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)表示了結(jié)束談話的信號(hào),那也應(yīng)該盡快離開,沒(méi)有解決的問(wèn)題可以預(yù)約領(lǐng)導(dǎo)的下一次時(shí)間。
以上很多內(nèi)容,單獨(dú)拉出來(lái),都可以是一天完整的培訓(xùn)課程。之所以在這里給新員工們提示,就是為他們指引一個(gè)做事的基本方法,讓他們先會(huì)做,避免在剛開始工作時(shí)無(wú)所適從的窘境,從而盡快進(jìn)入工作狀態(tài),樹立起工作的自信心。當(dāng)然,要將這些細(xì)節(jié)做得更好,更完善,還需要各位新員工努力工作,根據(jù)每個(gè)人在工作中碰到的不同的問(wèn)題,有針對(duì)性地參加后續(xù)的一些進(jìn)階課程。而且他們工作過(guò)一段時(shí)間后,對(duì)以上一些主題和內(nèi)容有進(jìn)一步了解的強(qiáng)烈愿望,那么后續(xù)課程的培訓(xùn)效果也會(huì)非常的好。
由于篇幅所限,本文僅就部分內(nèi)容稍加展開說(shuō)明。具體在課程進(jìn)行中都會(huì)給予細(xì)節(jié)的指導(dǎo)。