黃歡 廣西賀州交通投資集團(tuán)有限公司

淺談新時(shí)期如何做好國(guó)企辦公室行政管理工作

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隨著經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展正式進(jìn)入經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型關(guān)鍵時(shí)期，我國(guó)國(guó)有企業(yè)面臨的生存與發(fā)展壓力進(jìn)一步提升，基于此，本文就新時(shí)期國(guó)企辦公室行政管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并圍繞簡(jiǎn)化辦公流程、完善管理制度、加強(qiáng)文檔管理水平三方面策略展開了詳細(xì)論述，希望由此能夠?yàn)橄嚓P(guān)從業(yè)人員帶來一定啟發(fā)。

國(guó)企 辦公室行政管理 文檔管理

前言：辦公室屬于國(guó)有企業(yè)的全面辦事結(jié)構(gòu)，辦公室所承擔(dān)的宏觀管理職能、微觀服務(wù)任務(wù)正是對(duì)“全面”兩個(gè)字最好的闡釋，可以說辦公室本身屬于國(guó)有企業(yè)承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐，而為了能夠最大化辦公室效用發(fā)揮，正是本文就新時(shí)期如何做好國(guó)企辦公室行政管理工作展開具體研究的原因所在。

一、新時(shí)期國(guó)企辦公室行政管理現(xiàn)狀

在筆者的實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，新時(shí)期國(guó)企辦公室行政管理現(xiàn)狀整體上看不容樂觀，行政管理效率低下、部分管理人員素質(zhì)低下、文檔管理工作存在不足等現(xiàn)狀也較為直觀證實(shí)了筆者的認(rèn)知。

（一）行政管理效率低下。在中國(guó)特色社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制日漸完善的今天，國(guó)企在經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展中占據(jù)的重要位置可謂有目共睹，但在筆者的實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，我國(guó)當(dāng)下很多國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理存在著效率低下的問題，這一問題就直接影響著國(guó)有企業(yè)的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展的實(shí)現(xiàn)。通過深入分析筆者發(fā)現(xiàn)，行政管理效率低下問題的出現(xiàn)主要是由于很多國(guó)有企業(yè)存在著辦公室工作流程復(fù)雜化、忽視規(guī)章制度開展工作的現(xiàn)狀，崗位職責(zé)不明確、形式主義嚴(yán)重、官僚之風(fēng)盛行等具體問題自然很容易大量涌現(xiàn)，國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作效率低下問題因此出現(xiàn)也就不足為奇[1]。

（二）部分管理人員素質(zhì)低下。國(guó)有企業(yè)行政管理工作本身對(duì)管理人員素質(zhì)存在著較高要求，這種要求主要體現(xiàn)在理論學(xué)習(xí)與政治學(xué)習(xí)兩方面，但在筆者的實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，我國(guó)當(dāng)下國(guó)有企業(yè)行政管理工作存在著部分管理人員素質(zhì)低下的現(xiàn)狀，為人民服務(wù)的國(guó)企辦公室行政管理工作出發(fā)點(diǎn)也往往因此被忽略，由此引發(fā)的工作積極性不高、工作過程懈怠情況嚴(yán)重、實(shí)際業(yè)務(wù)操作能力低下的行政管理工作現(xiàn)狀，還將直接影響國(guó)有企業(yè)的形象。

（三）文檔管理工作存在不足。雖然越來越多的國(guó)有企業(yè)開始落實(shí)無紙化辦公，但紙質(zhì)文檔在很多國(guó)有企業(yè)仍舊發(fā)揮著重要作用，許多重要的工作內(nèi)容與文件往往會(huì)通過紙質(zhì)文檔下達(dá)，但在筆者的實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，很多國(guó)有企業(yè)在紙質(zhì)文檔管理方面存在著較大的；紕漏，較大的任務(wù)量往往會(huì)導(dǎo)致文檔資料管理的混亂，而由于很多國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理人員仍舊存在著檔案員工作最為輕松的認(rèn)知，這一問題的嚴(yán)重性還將實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步提升[2]。

二、提升國(guó)企辦公室行政管理工作水平的策略

簡(jiǎn)單了解國(guó)企辦公室行政管理工作后，筆者就將在下文中就提升國(guó)企辦公室行政管理工作水平的策略展開深入分析，這一分析將主要圍繞簡(jiǎn)化辦公流程、完善管理制度、加強(qiáng)檔案管理水平等三方面展開。

（一）簡(jiǎn)化辦公流程。為了設(shè)法扭轉(zhuǎn)行政管理效率低下這一新時(shí)期國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作現(xiàn)狀，辦公流程的簡(jiǎn)化必須真正實(shí)現(xiàn)落實(shí)。在筆者的實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，我國(guó)當(dāng)下國(guó)有企業(yè)所涉及的業(yè)務(wù)類型往往較為繁雜，這就對(duì)辦公室行政管理工作提出了較高挑戰(zhàn)，工程繁瑣、費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作現(xiàn)狀也正是因此才得以出現(xiàn)，而如果國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理能夠同崗位職責(zé)的明確實(shí)現(xiàn)辦公流程的簡(jiǎn)化，辦公室行政管理的效率就將大大提升，辦公室行政管理也將由此為更多人提供服務(wù)，而通過辦公室業(yè)務(wù)的明確劃分，以往常見的各部門推卸責(zé)任問題也將由此實(shí)現(xiàn)根除。

（二）完善管理制度。管理制度在國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作中發(fā)揮著較為重要的作用，該制度在行政管理人員素質(zhì)的保證與提升上有著較為優(yōu)秀的表現(xiàn)。對(duì)于當(dāng)下國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理人員的選拔來說，公務(wù)員選拔是其具體形式，多層筆試與面試保證了行政管理人員的較高理論知識(shí)，較高的考試政治分?jǐn)?shù)占比也保證了行政管理人員較高的政治素養(yǎng)，但與此同時(shí)行政管理人員實(shí)際操作能力較差的現(xiàn)狀卻不得不引起重視。在管理制度的具體完善中，崗位職責(zé)制度的建立屬于其中的核心，只有這樣國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理人員才能夠不斷提升自身實(shí)際工作能力。

（三）加強(qiáng)文檔管理水平。上文中筆者提到了我國(guó)當(dāng)下很多國(guó)有企業(yè)紙質(zhì)文檔管理工作存在的不足，而為了能夠設(shè)法根除這一不足，國(guó)有企業(yè)就必須實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔與電子文檔的并行管理，這樣信息化管理系統(tǒng)就能夠?yàn)檗k公室行政管理工作提供更有力支持，紙質(zhì)文檔也仍舊能夠通過自身優(yōu)勢(shì)為行政管理人員提供服務(wù)。在基于紙質(zhì)文檔與電子文檔并行管理的檔案管理水平加強(qiáng)中，重要電子文檔紙質(zhì)化、正視電子文檔管理難點(diǎn)、電子文檔與紙質(zhì)文檔并存管理都是行政管理人員可以采取的具體措施。

（1）重要電子文檔紙質(zhì)化主要是為了解決電子文檔所不具備的原始記錄性缺乏問題，而由此實(shí)現(xiàn)的紙質(zhì)化就能夠大大提升文檔內(nèi)容價(jià)值，文檔管理也將由此更好服務(wù)于國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作。

（2）電子文檔管理難點(diǎn)包括存儲(chǔ)條件、使用技術(shù)條件、網(wǎng)絡(luò)安全等多方面內(nèi)容，這些內(nèi)容本身對(duì)于國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理提出了較高要求，而為了保證電子文檔最大化自身效用發(fā)揮，電子文檔管理的主頁美觀、界面友好、檢索方便、數(shù)據(jù)安全、資源共享也必須得以實(shí)現(xiàn)。

（3）電子文檔與紙質(zhì)文檔并存管理需要實(shí)現(xiàn)永久保存電子文檔紙質(zhì)化，存在共享需求的電子文檔電子化。

三、結(jié)論

綜上所述，辦公室行政管理工作在新時(shí)期國(guó)有企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著較為重要的作用。而在此基礎(chǔ)上，本文基于行政管理效率低下、部分管理人員素質(zhì)低下、文檔管理工作存在不足三方面國(guó)企辦公室行政管理工作現(xiàn)狀提出的策略，也在一定程度上提升了本文研究實(shí)踐價(jià)值。因此，在國(guó)企辦公室行政管理工作的開展中，可以在一定程度上參考本文內(nèi)容。

[1]楊金美.談新時(shí)期如何做好國(guó)企辦公室行政管理工作[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2017,12：167.

[2]朱家璐.淺談新時(shí)期高等院校二級(jí)學(xué)院行政辦公室管理工作特點(diǎn)與改革思路[J].科技視界,2016,25：230+290.

黃歡（1977.2-），女，廣西賀州人，大專學(xué)歷，政工員，國(guó)企辦公室行政管理工作。