文/張兆紅

數(shù)字時(shí)代高職院校檔案信息資源組織方式研究

文/張兆紅

檔案數(shù)字化信息資源建設(shè)是高職院校檔案工作的重要內(nèi)容，也是高職院校檔案工作的重要目標(biāo)。隨著數(shù)字、多媒體、網(wǎng)絡(luò)、云計(jì)算以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，為高職院校檔案信息資源建設(shè)和管理提供了可靠的技術(shù)保障，有力地推動(dòng)了高職院校檔案數(shù)字化信息資源共享和發(fā)展。數(shù)字時(shí)代背景下，積極構(gòu)建現(xiàn)代高職檔案管理模式，適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展需要，實(shí)現(xiàn)高職院校檔案信息資源科學(xué)管理和高效共享，為高職院校自身發(fā)展提供信息支撐和智力支持。

一、高職院校檔案信息資源、組織及方式概述

（一）高職院校檔案信息資源

高職院校檔案信息資源是信息資源的重要組成部分，既包括高職院校各類檔案原件、復(fù)制件，也包括基于檔案信息開發(fā)的高職院校檔案目錄、高職院校檔案文獻(xiàn)匯編、高職院校檔案綜合參考資料等等。廣義上的高職院校檔案信息資源是指基于高職院?；顒?dòng)積累起來(lái)的以高職院校檔案信息為核心的各類檔案信息活動(dòng)要素的集成，包括檔案信息本身，也包括高職院校檔案信息管理設(shè)施、組織、人員等等相關(guān)資源。狹義上的高職院校檔案信息資源應(yīng)該僅指高職院校的檔案信息內(nèi)容本身。

（二）高職院校檔案信息資源組織

高職院校檔案信息資源組織模式是指通過適當(dāng)方式將處于無(wú)序狀態(tài)的高職院校特定檔案信息資源，根據(jù)高職院校檔案處理原則和方法，使其有序化、系統(tǒng)化的過程。數(shù)字化時(shí)代的高職院校檔案信息資源組織模式是利用數(shù)字技術(shù)、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、人工職能等為手段，將高職院校檔案信息資源有機(jī)組織起來(lái)，再通過對(duì)檔案信息資源內(nèi)容的加工和組織，可以為人們提供多種檢索手段和檢索途徑，滿足信息社會(huì)利用檔案信息資源的現(xiàn)實(shí)需要，極大地提高了高職院校檔案信息資源的開發(fā)和利用水平，為高職院校教學(xué)和管理提供支持。

（三）數(shù)字時(shí)代高職院校檔案信息資源組織方式

傳統(tǒng)高職檔案院校檔案信息資源的組織方式主要是對(duì)文本信息的組織，突出表現(xiàn)為手工編制目錄、索引、文獻(xiàn)、匯編及綜述等形式，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以及數(shù)字技術(shù)等應(yīng)用，將傳統(tǒng)主要以文本信息的組織推向以文本信息和大量圖形、聲音、影響等多媒體信息同時(shí)并存的局面，信息組織的對(duì)象呈現(xiàn)多元化，檔案文獻(xiàn)的信息描述從單純的文獻(xiàn)管理特征的描述向知識(shí)單元、信息單元等深入推進(jìn)。具體來(lái)說(shuō)主要有：一是自由文本方式（Free text）。數(shù)字時(shí)代，高職院校的檔案信息資源是大多以數(shù)據(jù)庫(kù)形式存在，自由文本方式能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)非結(jié)構(gòu)化的文本信息進(jìn)行有效地組織和處理，并能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)全文數(shù)據(jù)庫(kù)的組織。自由文本方式組織高職院校的檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了電子計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行檔案信息的組織和處理效果，用自然語(yǔ)言就能夠做到深入揭示高職院校檔案文獻(xiàn)的知識(shí)單元，并依照檔案全文的自然狀況設(shè)置靈活的檢索點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檢索的便捷化、智能化，文本信息表達(dá)不再固定，能夠完整展現(xiàn)一次文獻(xiàn)全貌。二是主頁(yè)方式（Homepage）。在數(shù)字時(shí)代，通過網(wǎng)絡(luò)媒體技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)類似檔案全宗的方式組織高職院校的檔案信息。主頁(yè)方式，是指將高職院校、師生或項(xiàng)目（重要事件）等各種信息資源組織起來(lái)進(jìn)行全面綜述，其資源的豐簡(jiǎn)程度取決于高職院校檔案資源的存有量，以及高職院校的網(wǎng)上信息組織能力，多以一級(jí)網(wǎng)頁(yè)為主，即高職院校只有單一的檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)結(jié)點(diǎn)，用戶點(diǎn)擊該結(jié)點(diǎn)即可進(jìn)入到相應(yīng)主頁(yè)。三是超媒體方式（Hypermedia）。高職院校的檔案既有學(xué)生的學(xué)籍檔案，還要大量實(shí)習(xí)檔案，載體豐富多樣。數(shù)字時(shí)代，不僅可以對(duì)高職院校檔案用超文本方式組織檔案信息，還可以將其同多媒體數(shù)字技術(shù)結(jié)合，構(gòu)成了超媒體方式。超媒體方式實(shí)現(xiàn)了把文字、表格、圖像、聲音以及動(dòng)畫等多媒體信息以一種超文本的形態(tài)編輯在一起，師生或其他用戶通過高度聯(lián)結(jié)的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)自由瀏覽和查詢。四是聯(lián)機(jī)編目方式。數(shù)字化時(shí)代，通過相應(yīng)技術(shù)和渠道實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享，將高職院校入網(wǎng)的檔案館、檔案室根據(jù)統(tǒng)一的規(guī)則要求和格式進(jìn)行編目，形成相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行適時(shí)的傳送和交換，從而在邏輯上形成目錄庫(kù)，用戶通過網(wǎng)絡(luò)即可實(shí)現(xiàn)資料查詢和文獻(xiàn)檢索。該模式避免了重復(fù)勞動(dòng)，提高了高職院校檔案編目工作效率和質(zhì)量，也有利于館、室間的合作和交流。

二、高職院校檔案信息資源組織方式制約因素分析

數(shù)字化時(shí)代對(duì)于高職院校檔案信息資源的整合和組織方式的拓展提出了新的要求，除了上述四種方式外，還要求加入“百度”“谷歌”等搜索引擎；實(shí)行網(wǎng)絡(luò)實(shí)名，輸入實(shí)習(xí)企業(yè)名稱、學(xué)生姓名即可檢索相關(guān)公開信息；提供網(wǎng)站地圖和構(gòu)建檔案網(wǎng)站指引等方式和內(nèi)容。但是現(xiàn)實(shí)中也有一些因素制約了這些方式的應(yīng)用和推廣。

（一）認(rèn)識(shí)不足，缺少完善規(guī)劃

高職院校重教學(xué)、重就業(yè)，輕檔案管理的現(xiàn)象還不同程度存在，面對(duì)數(shù)字時(shí)代院校自身對(duì)檔案資源組織方式探索的主動(dòng)性、緊迫性認(rèn)識(shí)不足，許多高職院校還沒有從主觀上真正認(rèn)識(shí)到數(shù)字時(shí)代來(lái)臨對(duì)于高職院校檔案管理帶來(lái)的巨大變革。沒有對(duì)檔案信息資源的組織模式進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃和組織，檔案部門大多還是習(xí)慣于舊有的管理模式，缺少前瞻性和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，數(shù)字檔案信息建設(shè)緩慢，檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)缺少統(tǒng)一等。

（二）投入不足，缺少相應(yīng)保障

高職院校財(cái)力有限，將更多的經(jīng)費(fèi)應(yīng)用于教學(xué)和學(xué)生的就業(yè)指導(dǎo)方面，對(duì)于檔案工作的投入有限，對(duì)數(shù)字化先進(jìn)檔案設(shè)施器材的投入不夠。例如，掃描儀陳舊，分辨率不高，無(wú)法對(duì)學(xué)生超大紙質(zhì)檔案掃描，刻錄機(jī)、文檔一體化管理系統(tǒng)配備不到位等。此外，高職院校數(shù)字化檔案管理的專業(yè)人才匱乏，尤其是熟悉高職院校檔案特點(diǎn)，學(xué)會(huì)應(yīng)用數(shù)字時(shí)代檔案信息組織方式的人員稀少，制約了檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化工作的開展。

（三）制度陳舊，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范欠缺

數(shù)字時(shí)代對(duì)于高職院校檔案管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化要求更高，檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范作為現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源組織方式的外在保障。目前，高職院校的檔案管理雖然也建立了一些規(guī)章制度，例如《XX職業(yè)學(xué)院檔案管理辦法》《XX職業(yè)學(xué)院檔案實(shí)體分類方案》《XX職業(yè)學(xué)院檔案保密制度》等等，對(duì)于以檔案室為中心的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，對(duì)不同門類、不同載體（尤其是信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)）的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的氛圍并未形成。對(duì)于日常教學(xué)和管理中形成的電子文件的真實(shí)性、有效性控制，檔案信息管理系統(tǒng)的通用性、檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等缺失，制約了高職院校檔案數(shù)字化步伐。

三、數(shù)字時(shí)代高職院校檔案信息資源組織方式實(shí)施路徑

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，做好科學(xué)規(guī)劃

加強(qiáng)有關(guān)高職院校檔案管理方面法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)高職院校檔案工作人員的檔案意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、信息意識(shí)，始終堅(jiān)持以法制為保障，以科學(xué)規(guī)劃為引領(lǐng)，高點(diǎn)謀劃和部署高職院校檔案工作。首先是要重點(diǎn)學(xué)習(xí)、宣傳新修訂的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（2008年）、《關(guān)于加快推進(jìn)職業(yè)教育信息化發(fā)展的意見》（2012年）、《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》（2016年）、《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》（2014年）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工技術(shù)規(guī)范》（2005年）等一系列文件的學(xué)習(xí)。其次是要結(jié)合高職院校自身實(shí)際，綜合制定數(shù)字化檔案資源信息共享工作的意義、目標(biāo)、原則、任務(wù)和建設(shè)規(guī)范，提升高職院校檔案信息資源共享水平。最后，是成立高職院校檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，把檔案工作納入到院發(fā)展的整體規(guī)劃中部署、落實(shí)，做好日常工作貫徹的監(jiān)督檢查，切實(shí)推動(dòng)高職院校檔案數(shù)字化工作落到實(shí)處，提升檔案數(shù)字化水平。

（二）加大投入，提升保障水平

加大高職院校檔案基礎(chǔ)工作的投入力度，改善高職院校檔案數(shù)字化軟硬件條件。首先是設(shè)立專項(xiàng)資金，加強(qiáng)檔案硬件設(shè)施的更新?lián)Q代，例如，添置高速掃描儀、高分辨率數(shù)碼相機(jī)、刻錄一體機(jī)，建造專門的檔案館（室），為檔案數(shù)字化管理提供專門工作場(chǎng)所。做好檔案應(yīng)用軟件配套工作，根據(jù)院校數(shù)字化檔案管理需要，及時(shí)安裝文檔一體化管理系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案館（室）系統(tǒng)等，改善檔案網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等檔案數(shù)字化保障水平。其次是加快檔案信息資源建設(shè)。以檔案數(shù)據(jù)庫(kù)為平臺(tái)，加快高職院?？萍紮n案、照片、圖紙、聲像等檔案的數(shù)字化建設(shè)工作，整合檔案數(shù)據(jù)資源，建立門類齊全的多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，為廣大師生員工和其他群體利益提供便利。最后是注重高素質(zhì)、復(fù)合型人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。檔案工作人員是高職院校檔案現(xiàn)代化建設(shè)的主體和核心，一方面，要加強(qiáng)在職檔案人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)、數(shù)字化專業(yè)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，提升檔案人員的信息素養(yǎng)。另一方面，要加大人才的引進(jìn)力度，積極招聘既掌握檔案專業(yè)知識(shí)又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，為高職院校檔案信息資源的開發(fā)提供人才保障和智力支持。

（三）完善制度，健全規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息高效利用的基礎(chǔ)，數(shù)字時(shí)代高職院校檔案信息資源組織方式的實(shí)現(xiàn)和推進(jìn)也離不開健全的制度保障。首先是要建立以高職院校檔案（館）室為中心的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，加快形成學(xué)生檔案、教學(xué)科研檔案等門類齊全、覆蓋各個(gè)載體的檔案統(tǒng)一管理模式。其次是加強(qiáng)高職院校檔案數(shù)字化有效管控和數(shù)據(jù)流管理。出臺(tái)紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，明確規(guī)定紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)程、分辨率、儲(chǔ)存格式以及儲(chǔ)存載體等，細(xì)化現(xiàn)行電子檔案管理規(guī)范、高職院校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)等等，使檔案信息從收集、管理、存儲(chǔ)、編研、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循，每件入檔的數(shù)字檔案都嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通，數(shù)字化資源信息共享。

數(shù)字化時(shí)代的檔案信息資源組織方式的出路在于關(guān)聯(lián)，發(fā)揮好數(shù)字化時(shí)代下的高職院校檔案信息資源的最大化社會(huì)效益，就是要做好檔案信息資源的邏輯關(guān)聯(lián)，要結(jié)合高職院校的發(fā)展遠(yuǎn)景，做好數(shù)字化檔案發(fā)展規(guī)劃；加大數(shù)字化投入力度，為高職院校檔案信息資源開發(fā)提供保障；健全規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為高職院校檔案信息資源組織工作提供支持和保障。

（作者單位：湖南高速鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院）