燕 麗

青海省檔案局

1 公文處理及檔案管理銜接的重要意義

在公文管理中，檔案通常是公文在一定條件下的轉(zhuǎn)化形態(tài)。在檔案管理及公文處理的接續(xù)環(huán)節(jié)，不僅是進(jìn)行“來料加工”即可，還需要借助公文處理，加強檔案管理及公文處理間的銜接，以有效提升檔案管理的水平，為單位工作提供便利，讓檔案更好地服務(wù)于實際工作，最終促進(jìn)政府職能的轉(zhuǎn)變，提高行政工作效率與管理水平。

2 公文處理與檔案管理銜接方面存在的主要問題

檔案的前身就是公文，是由公文轉(zhuǎn)化而來的。因此，公文在制發(fā)階段就要考慮到公文的質(zhì)量，要盡量做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。在公文處理和檔案管理上實行的是分塊管理，從管理科學(xué)來看，這樣比較科學(xué)有效。但也有不足之處，那就是拉大了公文處理工作和檔案管理工作的距離，文秘人員對檔案管理意識淡薄，檔案管理者對公文處理也很少考慮。這樣就使得公文處理和檔案管理在銜接中出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。主要有以下問題：

2.1 公文用紙不達(dá)標(biāo)

國家規(guī)定要用每平方米達(dá)到60～80克的膠版紙或者復(fù)印紙，型號為國際通用的A4 型。但我國目前的公文用紙不注意克數(shù)，紙張質(zhì)量差、耐折度低。在裝訂時，不按規(guī)定裝訂，漏頁、錯頁現(xiàn)象時有發(fā)生，影響了公文和檔案的質(zhì)量。

2.2 公文印發(fā)時有漏項

公文在印發(fā)時應(yīng)力求全面完整，但在實際工作中，由于文秘人員的疏忽，公文上常有缺少主題詞、缺少抄送單位、沒有標(biāo)明印發(fā)單位和印發(fā)日期的公文。

2.3 公文附件不符合要求

由于一些文秘人員的疏忽，常常出現(xiàn)公文正文和附件的標(biāo)示不一致，名稱和序號不一致，單獨裝訂的附件沒有注明正文名稱和排列序號，嚴(yán)重影響了文件歸檔和立卷。

2.4 公文文種使用混亂

一些公文將“通知”“通告”“請示”“報告”混用、錯用的情況也時有發(fā)生。一方面給公文受理機關(guān)帶來不便，影響公文效率；另一方面也給檔案管理帶來不便。

2.5 公文缺少原稿

公文原稿收集是公文處理的一個重要環(huán)節(jié)，有些公文在流通環(huán)節(jié)中很規(guī)范，但到了歸檔時，公文只有定稿，缺少原稿。還有的公文是傳真原稿，沒有復(fù)印就當(dāng)作檔案存檔，短期內(nèi)就出現(xiàn)字跡模糊現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了案卷質(zhì)量。

2.6 公文上出現(xiàn)圓珠筆、鉛筆等字跡

一些容易褪色的筆跡不應(yīng)該在公文上運用，像圓珠筆、鉛筆都不符合公文處理的要求。還有一些墨水和紙張，時間一長就容易出現(xiàn)字跡模糊、紙張變形的現(xiàn)象，也不適合用在公文處理上，這樣都會給檔案管理帶來影響。

3 公文處理與檔案管理工作有效銜接的對策

3.1 公文處理規(guī)范化

公文是具有規(guī)范格式的文書，在日常工作中，要樹立公文規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化的指導(dǎo)思想，維護公文的權(quán)威，確保公文的嚴(yán)肅性，這樣才能達(dá)到檔案管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。要達(dá)到這個目標(biāo)，就要從公文用紙、裝訂等細(xì)節(jié)開始，嚴(yán)格按照國家規(guī)范的行文規(guī)則、行文關(guān)系、公文種類及格式標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。公文的標(biāo)準(zhǔn)格式內(nèi)容主要有：公文版頭排列及字體、字號，文號，標(biāo)題排布的注意事項，正文具體格式及一些稱謂表述方式，落款及印章的使用，主題詞的用法，抄報、報送要注意的問題等，在版記、附件上也要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行，這不僅能夠端正文秘工作人員的工作態(tài)度，也能夠避免重復(fù)勞動，給檔案管理工作帶來便利。在公文文種的選擇上也要按照《黨政機關(guān)公文處理工作條例》要求擬題，避免出現(xiàn)一些文種混用的現(xiàn)象，給公文處理和檔案管理帶來不便。對于原件的保護，要從檔案管理的工作實質(zhì)上考慮，設(shè)立這個部門，就是為了以后在人事變動方面能夠有跡可循、有證可查，所以對于公文處理，應(yīng)將原件、改正稿和定稿都要保存好，讓這些作為歷史見證。當(dāng)然為了保護這些資料，就要從紙張、筆跡這些細(xì)節(jié)出發(fā)，不能因一時之便誤了大事。

3.2 強化“全過程管理”工作

1)要樹立質(zhì)量管理意識。不論文秘工作，還是檔案工作，每個環(huán)節(jié)的每個工作人員都要確立質(zhì)量第一觀念，明確認(rèn)識各自的崗位質(zhì)量責(zé)任，這是“全過程管理”的前提。2)要嚴(yán)格遵循《檔案法》、《格式》和《辦法》等法規(guī)。這是“全過程管理”的根本法，公文處理的基本原則、公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文法管理要求及公文歸檔工作均在這些根本法中作了明確規(guī)定，全體檔案工作人員和文秘人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)，熟練掌握，在精通的基礎(chǔ)上模范執(zhí)行。3)要理順管理體制，完善組織機構(gòu)，建立優(yōu)秀的工作隊伍。這是“全過程管理”的基礎(chǔ)。此外，還必須建立一支過硬的、相對穩(wěn)定的工作隊伍。文秘工作和檔案工作都具有較強的專業(yè)性和技術(shù)性，不能設(shè)想一個人員素質(zhì)小高、更換頻繁的工作隊伍能創(chuàng)造出優(yōu)秀的工作業(yè)績。

3.3 強化“文書部門立卷”工作

“文書部門立卷”是《檔案法》早已明確的一個基本制度?！掇k法》也規(guī)定公文辦理完畢后，由文書部門或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，及時整理(立卷)、歸檔。公文立卷歸檔是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，卻是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為二者真正意義上的銜接點。各單位辦理完畢的文件材料，應(yīng)由文秘人員集中統(tǒng)一保管，根據(jù)立卷的原則和方法，在檔案工作人員的指導(dǎo)和幫助下，編寫案卷類目，將其及時對號入座，使文件的立卷工作日?；?。

結(jié)語

在公文管理工作中，公文及檔案的管理工作是緊密相連、相互依存的銜接工作，兩者間實施一體化模式已成為發(fā)展趨勢，加強兩者間的銜接工作，可有效提升公文處理的效率，提升檔案管理能力，從而促進(jìn)行政單位服務(wù)管理水平的提高。

[1]宋平.公文處理與檔案管理銜接問題研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014(24)：8.

[2]崔小紅.公文處理與檔案管理在銜接中存在的問題及對策分析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2013(16)：114.

[3]高衛(wèi).公文處理與檔案管理在銜接中存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012(19)：135.