屈明英，張良簫

（遼寧警察學院 黨政辦公室， 遼寧 大連 116036）

公安院校電子文件歸檔管理工作中存在問題及對策

屈明英，張良簫

（遼寧警察學院 黨政辦公室， 遼寧 大連 116036）

伴隨著信息技術的快速發(fā)展和廣泛應用，公安院校逐步形成了信息化、網絡化的電子校務環(huán)境，電子文件的歸檔管理已成為公安院校檔案管理的一項重要工作。近幾年來，公安院校對電子文件的歸檔管理工作加大了力度，并取得了一定的成效，但依然有很多問題沒有解決。為此，本文首先介紹了電子文件的概念、特點及重要性，進而指出了當前公安院校電子文件歸檔與管理工作中存在的實際問題，最后經過分析論證提出了解決公安院校電子文件歸檔與管理工作中出現(xiàn)種種問題的相關對策。

電子文件；歸檔；管理

伴隨現(xiàn)代科學技術的迅猛發(fā)展，信息技術和網絡技術在公安院校學校管理中的廣泛應用，電子文件歸檔管理已經成為公安院校管理的一項重要的工作，公安院校檔案數(shù)字化管理工作的順利運行對公安院校的建設指導和支撐有著非常重要的意義。本文結合公安院校工作中存在的實際問題，分別從三大部分對此進行了闡述，第一部分介紹了電子文件的概念、特點及其重要性；第二部分指出了現(xiàn)階段公安院校電子文件歸檔管理工作中出現(xiàn)的種種問題；第三部分提出了為加強公安院校電子文件歸檔管理工作的相關對策建議，以期為相關工作的開展提供借鑒和指導。

一、電子文件的概念、特點及其重要性

（一）電子文件的概念

在我國國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，電子文件概念如下：“在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”。

從廣義的角度來看，電子文件是與傳統(tǒng)的文件相對應的，指的是由機構、組織或個人形成的與工作相關的所有電子記錄。而從狹義的角度來分析，電子文件是與公務活動相關的，主要由政府、公共機構等部門形成的電子化文件，它的形成、審核、流轉等相關程序都有明確的規(guī)范要求，內容更加真實、完整、有效。

我們公安院校的電子文件主要指的是廣義的電子文件，它是公安院校的教學部門、學生管理部門、黨政部門、后勤部門、科研部門等各個部門的工作中所形成的具有歸檔保存必要的各類電子文件，主要分為行政類、黨群類、教學類、科研類、基建類、聲像類、會計類等多個種類，保存期限分為短期、長期和永久。

（二）公安院校電子文件的特點

第一，存儲特殊性。公安院校電子文件的內容存儲具有一定的特殊性，它由計算機生成并進行處理，以二進制數(shù)字代碼進行記錄和表示，運用0和1兩種數(shù)碼組合來記錄信息內容，這些內容存儲在計算機的存儲器當中，通過計算機系統(tǒng)的運算與轉換，形成可識別的內容并通過網絡進行傳輸。

第二，信息易變性。公安院校電子文件的內容是一個易變的、動態(tài)的信息，與紙質文件的固態(tài)性是完全不同的。電子文件主要是存儲在電子計算機內部，因此對于存儲的電子計算機安全穩(wěn)定性具有非常高的要求，而又由于系統(tǒng)的更新?lián)Q代，電腦黑客等種種原因，都容易使電子文件內容發(fā)生改變甚至丟失。

第三，形式多樣性。公安院校電子文件通過信息壓縮技術和移動光盤的存儲功能使得信息的存儲能力能以大幅度提升，電子文件存儲形式很多，包括文字、圖像、視頻、音頻等等，通過運用信息技術的加工處理，形成了多種多樣的類型文件，極大程度豐富了用戶對于電子文件的選擇使用。

（三）電子文件歸檔管理的原則

1.遵循基礎原理

電子文件同紙質文件一樣，都是文件的一種外在表現(xiàn)形式，因此，電子文件的歸檔管理也要遵循紙質文件的基礎原理，從歸檔前期的內容審閱，部門分類到保存期限的確定，都要遵從紙質文件的歸檔原則。但同時我們也要注意到電子文件具有存儲易變、形式多樣等特殊性特點，以保證電子文件歸檔管理的順利完成。

2.保證真實有效

電子文件的真實性指的是電子文件經過各種傳輸、遷移、歸檔整理后，其內容、結構等各種信息都保持不變，與最初的原始狀態(tài)保持一致。

電子文件的真實性與它運行的環(huán)境有很大的關系，由于電子文件可以輕松地更換載體，這就使得其文件內容面臨篡改和刪除的危險，并且不留一絲痕跡。同時，存儲著電子文件的計算機會隨著信息技術的發(fā)展而不斷升級和更新，在這個過程中,電子文件都很大可能被損壞甚至不幸丟失，這都給保證電子文件的真實性帶來了工作難度。

為此，電子文件在歸檔整理時，要時刻注意其生成、發(fā)送和接受的信息是否完全相同，確保電子文件在處理、歸檔等環(huán)節(jié)過程中仍能保持信息真實有效。

3.確保文件完整

電子文件的完整性是電子文件價值的有利保障，也是檔案工作的一項重要內容。電子文件的完整性包括文件數(shù)量的完整，文件背景信息的完整以及輔助主文件的相關文件的完整等內容。

電子文件的特殊性，使其完整性也面臨著諸多挑戰(zhàn)，例如，電子文件的流動性比較大，丟失的可能性很高；電子文件的信息結構比較復雜，很容易遭到破壞；電子文件的重視程度不夠，很多材料收集不完整等等。為此，我們要積極建立健全電子文件歸檔整理的規(guī)章制度，切實保證電子文件完整性。

4.保障文件可讀

電子文件可讀性是保證文件價值的最根本基礎條件，電子文件經過傳輸、遷移等處理后，依然使其內容完整真實可讀。由于電子文件對存儲載體的依賴程度非常高，為此，電子文件的歸檔整理過程中，要著重加大技術保證措施，檔案部門要及時對電子文件存儲載體進行檢驗，使其在保證內容真實有效完整的基礎上，對存儲環(huán)境兼容有效，保證電子文件歸檔整理工作的順利開展。

（四）公安院校電子文件的重要性

伴隨著科技的快速發(fā)展，公安院校的辦公自動化、網絡化、信息化趨勢日漸完善，很多辦公文件都向著無紙化趨勢發(fā)展，電子文件便應用而生。電子文件是在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。它具有存儲特殊性、信息易變性、形式多樣性等多個特點。

公安院校的檔案資料記錄著院校發(fā)展的歷程，改革的舉措以及科研的成果等等，是公安院校開展各項工作的前提和基礎。在當今信息技術飛速發(fā)展的時代下，電子文件資料應用而生并且數(shù)量和類型都在不斷增加和豐富。公安院校的電子文件與紙質文件相比較而言，不僅參考價值相同，而且資源還可以共享利用，不再受時間和距離的影響，同時電子文件的保存也對空間要求不高。總之，電子文件已經是當今公安院校信息化建設的基本組成部分。

二、公安院校電子文件歸檔管理工作中存在的主要問題

公安院校的電子文件歸檔管理工作固然重要，但是在實際工作中，一些公安院校的電子文件歸檔管理中仍然普遍還存在不少問題，比較有代表性的問題如下：

（一）管理意識不強

與傳統(tǒng)紙質文件的歸檔管理相比較，電子文件的歸檔管理工作是一項非常細致并且難度系數(shù)很大的工作。在公安院校各個部門的工作中，無論是教學部門、科研部門、教輔部門還是黨政管理部門、后勤部門、學生管理部門等等，都長期形成并且積累了許許多多的電子文件。然而，由于相關工作人員的文件管理意識不強，加上受到傳統(tǒng)的歸檔觀念的影響，尤其他們對檔案信息化建設的重視程度不夠高等原因，很多部門往往誤認為電子文件不是文件，缺乏對電子文件的重視，導致了電子文件歸檔管理工作無法有效控制安排，使得大量的電子文件常常分撒的存儲于各個計算機內部，造成了非?；靵y的局面。而伴隨著時間的推移，存儲電子文件的計算機設備會不斷的淘汰更新，這些分散的電子文件就很有可能會丟失，這將給公安院校的檔案資料造成難以彌補的損失。

（二）專業(yè)人才缺乏

電子文件是科技信息時代的產物，其形成、處理等過程都是在以計算機等電子設備為載體的前提下來運行完成的，因此，相比較紙質文件的歸檔管理工作，電子文件的管理保存難度系數(shù)更大，它要求檔案管理人員不僅要有豐富的檔案管理經驗，而且還要能夠熟練的掌握計算機應用技能，電子文件管理工作對檔案管理人員的綜合素質要求很高。然而，目前公安院校的檔案管理人員還不能夠完全的適應這種新形勢的挑戰(zhàn)，許多檔案管理人員缺乏相關業(yè)務知識的學習培訓，難以順利完成電子檔案的歸檔整理工作，面對電子文件歸檔管理中出現(xiàn)的種種問題，無法及時而準確的解決。

（三）規(guī)章制度模糊

公安院校的電子檔案管理工作具有非常重要的意義，它已經是當今公安院校信息化建設的基本組成部分。明確的規(guī)章制度可以使得電子文件歸檔整理工作的各個關節(jié)各個步驟都有條不紊的進行。為了保證這項技術性要求很高的工作的順利進行，各項相關規(guī)章制度的建立運行是必不可少的。目前，雖然一部分公安院校已經意識到電子文件歸檔管理的重要性，但是在具體電子文件的歸檔整理工作中，卻沒有制定出切實可行、針對性強的電子文件歸檔管理工作規(guī)章制度。事實上，也正是由于一系列規(guī)章制度的模糊不清，致使電子文件歸檔管理工作無法順利開展進行。

三、加強公安院校電子文件歸檔管理工作的對策建議

公安院校電子文件歸檔管理工作作為提升公安院校管理水平的一項系統(tǒng)工程，可以從如下幾個方面予以開展。

（一）加強管理意識

電子文件是信息時代下的新生事物，它同紙質文件一樣，都是公安院校檔案資料的重要組成部分，對院校的建設發(fā)展起著至關重要的作用。因此，公安院校要高度重視電子文件的歸檔管理工作的重要性，改變重紙質文件、輕電子文件的傳統(tǒng)思想，并且要不斷完善電子文件的歸檔整理工作。

檔案管理人員要積極宣傳電子文件的重要性，使院校領導、各個部門包括全體工作人員都充分意識到電子文件是公安院校信息化資源的重要組成部分，是公安院校信息化建設的重要組成部分，做好電子文件的歸檔整理工作，對院校的發(fā)展意義重大。無論是教學部門、科研部門，還是黨政管理部門、后勤管理部門等等部門，電子文件都是非常重要的依據(jù)和憑證。與此同時，在高度強化電子文件重要性的基礎下，還要將電子文件的歸檔整理納入學校發(fā)展規(guī)劃和年度計劃的重要內容之一，通過長期規(guī)劃和年度考核等予以規(guī)范監(jiān)督，以保證電子文件歸檔整理工作如期順利完成。

（二）注重人才培養(yǎng)

電子文件的歸檔整理工作，是一項技術性很高的管理工作。要順利開展電子文件的歸檔整理，需要一支專業(yè)的隊伍來完成這項工作。對人員素質而言，不僅要求檔案管理人員具有檔案專業(yè)知識，豐富的檔案歸檔經驗，同時還要求相關人員具有熟練的計算機應用能力，例如計算機軟件技術、通訊網絡技術、設備維護技術等等。然而在實際工作中，這種既擁有豐富的檔案專業(yè)知識和豐富的檔案歸檔經驗，又具有熟練的計算機應用能力的專業(yè)人才寥寥無幾。

為此，公安院校檔案管理部門要積極培養(yǎng)、引進各級各類專業(yè)人才，強化檔案專業(yè)人員隊伍結構和素質。對人員結構而言，引進和培養(yǎng)是加強人才隊伍建設的兩個必備方面。一方面要加大人才引進，如文秘人員、數(shù)據(jù)錄入人員、信息系統(tǒng)維護人員等等。積極引進檔案管理經驗豐富的檔案管理人員，在此基礎上，完善兼職檔案員制度，充分發(fā)揮各個部門兼職檔案員的作用，形成一支機構合理、技術專業(yè)的檔案管理團隊，從而大大提升歸檔整理的工作效率。另一方面，要及時地對專兼職檔案管理人員進行學習培訓，采取集體授課、業(yè)余自學等多種形式，使得檔案管理人員的綜合能力得以提升，以應對日常檔案整理工作的新挑戰(zhàn)。

（三）完善規(guī)章制度

伴隨著公安院校辦公自動化工作的不斷推進，電子文件也積累的越來越多。與紙質文件的內容及形式的固態(tài)不變這一特點相比，電子文件由于其本身特點，其內容極易因為儲存載體的變化而發(fā)生改變、丟失并且不留任何痕跡。為此，為保存好電子文件內容，更好的完成歸檔整理工作，在加大計算機技術措施的基礎上，建立并完善相應的規(guī)章制度也是十分必要的。事實證明，完善電子檔案歸檔管理的規(guī)章制度，為電子檔案的歸檔整理工作順利進行提供有力保障，是迫在眉睫的。

制定電子文件歸檔管理工作的規(guī)章制度，要深刻意識到信息技術對于電子文件檔案歸檔管理無論是在本質上還是形式上都產生了重要影響，要充分考慮到以下幾個方面的影響，即電子文件保存的軟件支持、電子文件與紙質文件的統(tǒng)一管理、電子文件的真實有效性、網絡建設等等多方面內容。

為此，公安院校要依據(jù)國家檔案管理的相關標準以及電子文件存儲特殊性、信息易變性、形式多樣性的特點，并結合自身的實際情況，制定出切實可行的一系列規(guī)章制度，例如文檔的利用制度、文件的保密制度、電子文件的備份制度、歸檔整理制度、網絡安全管理制度、網絡利用者身份確認制度等等，以確保保證電子文件歸檔管理工作的順利進行。

需要特別注意的是，建立科學的電子文件歸檔整理的規(guī)章制度，要依據(jù)國家檔案歸檔表的要求，并考慮到電子文件的類型和特點，充分結合自身院校的實際情況，按照科學有序的原則，針對不同內容的電子文件進行歸檔整理，并時刻注意加強電子文件存儲載體的保護，以保證其真實有效完整，形成包括電子文件的形成、整理、鑒定、歸檔、利用、保護等內容的科學的管理規(guī)章與制度。

伴隨著現(xiàn)代信息技術在公安院校的廣泛應用，公安院校逐步形成了現(xiàn)代化、信息化、網絡化的電子校務環(huán)境，電子文件歸檔管理已成為公安院校檔案管理的一項重要工作。為了加強院校電子文件的歸檔與管理工作，我們要進一步強化管理意識、加強人才培養(yǎng)、健全規(guī)章制度，使得公安院校電子文件的歸檔與管理工作得以順利開展進行，為公安教育事業(yè)的發(fā)展提供強有力的支撐。

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（責任編輯：李連梅）

On Problems and Countermeasures in Filing and Management of Electronic Documents in Police Colleges

QU Ming-ying, ZHANG Liang-xiao
(Party and Administration Office, Liaoning Police College, Dalian Liaoning 116036, China)

Along with the rapid development and wide application of information technology, police colleges gradually form the inform atization and networking of electronic school affairs environment, and the filing and management of electronic documents has become the important work of archives management in police colleges. In the last few years, the police colleges have paid more and more attention to the filing management of electronic documents and ha ve achieved some success, bu t there are still m any problems to be sol ved. At first, th is paper introduces the concept, the characteristic and the importance of electronic documents, and points out the practical problems existing in the current police colleges’ electronic documents filing and management work, finally through the analysis puts forward re levant measures to solve all kinds of problem s appearing in police colleges electronic documents filing and management work.

electronic documents; filing; management; problems; countermeasures

D631.15

A

2096-0727(2017)01 -0124-05

2016-05-30

屈明英（1966-），女，湖北襄陽人，研究館員，本科。

張良簫（1984-），女，遼寧盤錦人，助理研究員，碩士。