徐 燕 吳 婧

國(guó)網(wǎng)湖北送變電工程有限公司

淺談提高企業(yè)檔案管理歸檔率的措施方法

徐 燕 吳 婧

國(guó)網(wǎng)湖北送變電工程有限公司

企業(yè)檔案是企業(yè)活動(dòng)中形成的作為原始記錄保存起來(lái)以備查閱的信息材料，是企業(yè)檔案管理的重要組成部分，對(duì)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展有著重要的作用。那么如何保持企業(yè)檔案的完整性與準(zhǔn)確性，就涉及檔案管理歸檔率的問(wèn)題，本文試圖通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案管理歸檔率存在問(wèn)題以及解決的措施方法進(jìn)行分析，以期達(dá)到提高企業(yè)檔案管理水平的效果。

提高；企業(yè)；檔案管理；歸檔率；措施方法

1、企業(yè)檔案管理歸檔率中存在的問(wèn)題

1.1 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視

檔案意識(shí)也就是人們對(duì)檔案和檔案管理工作這一客觀事物的反映和認(rèn)識(shí)程度。一個(gè)企業(yè)檔案管理工作做得好與壞，與人們擁有的檔案意識(shí)有很大關(guān)系，它直接影響到檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)。俗話說(shuō)，萬(wàn)事開(kāi)頭難，檔案管理工作也面臨著這個(gè)問(wèn)題。如果第一步的檔案收集工作做不好，就會(huì)直接影響到檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。事實(shí)上這第一道工序卻因?yàn)楦鱾€(gè)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)的淡薄，導(dǎo)致企業(yè)歸檔不及時(shí)、不準(zhǔn)確、不完整。同時(shí)，我們還發(fā)現(xiàn)，各部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作也不夠重視。在我們的日常管理工作中就有一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)日后有查考價(jià)值的圖紙、資料，要么據(jù)為己有，要么隨意亂放，造成了資料的損壞和丟失。過(guò)后一旦出現(xiàn)了問(wèn)題，就只得“現(xiàn)打鑼鼓，現(xiàn)開(kāi)張”。這樣既浪費(fèi)時(shí)間、延誤工期，又對(duì)人力、物力、財(cái)力造成了浪費(fèi)。所以，各部門領(lǐng)導(dǎo)是否對(duì)檔案管理工作足夠重視，將直接關(guān)系到技術(shù)資料的形成、積累、整理和歸檔，決定著歸檔資料的質(zhì)量。

1.2 各類工程技術(shù)人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，歸檔率效率低

我們企業(yè)的各類專業(yè)工程技術(shù)人員是企業(yè)科研、生產(chǎn)、建設(shè)的直接參與者，他們對(duì)每一階段的工程進(jìn)展以及所產(chǎn)生的文件資料都了如指掌。以我公司為例，把科技材料據(jù)為己有的人有；不愿把關(guān)鍵部分、核心資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的歸檔的人有；辦完一件事什么資料也不留下的人有；沒(méi)有把一些珍貴的資料作為形成檔案的內(nèi)容的人有。這些技術(shù)人員只顧眼前，不夠今后，更有私心者將檔案資料留作他用。這種現(xiàn)象的發(fā)生，也反映出我們的工程技術(shù)人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，不能按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，影響到了企業(yè)檔案資料的歸檔率。

1.3 檔案管理工作人員的素質(zhì)有待加強(qiáng)

檔案管理人員的素質(zhì)問(wèn)題也是影響到企業(yè)檔案管理歸檔工作的一個(gè)因素。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性都比較高的工作，對(duì)檔案管理人員的要求也是比較嚴(yán)格的，但是目前大多數(shù)企業(yè)的檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低，加之領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視，檔案知識(shí)的更新緩慢，人員的培訓(xùn)交流不夠，致使檔案管理工作人員知識(shí)遲滯，一定程度上已經(jīng)不適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的要求。在日常管理中他們也不能及時(shí)催促工程技術(shù)人員進(jìn)行資料歸檔，對(duì)歸檔回來(lái)的資料也缺乏系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力進(jìn)行分析歸納，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)停滯不前的局面。

2、提高企業(yè)檔案管理歸檔率措施方法

2.1 加強(qiáng)以法治檔，增強(qiáng)技術(shù)人員和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)

《中華人民共和國(guó)檔案法》的頒布實(shí)施為促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供了法律保證，也是新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的行為準(zhǔn)則。要做好檔案管理工作，就需要大力宣傳貫徹《檔案法》，在企業(yè)內(nèi)部開(kāi)展不同層次的宣傳，讓人人學(xué)法、懂法、用法，尤其是要向各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行宣傳，促進(jìn)他們學(xué)習(xí)，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的指導(dǎo)，真正把檔案管理工作納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，制定一些規(guī)章制度，做到有法可依，有章可循，把檔案工作列入崗位責(zé)任制中，并作為主要項(xiàng)目進(jìn)行年終考核，對(duì)歸檔過(guò)程中一些技術(shù)人員不及時(shí)整理歸檔的情況進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，對(duì)將企業(yè)核心機(jī)密資料占為己有的人員進(jìn)行依法處理，對(duì)資料歸檔工作中做得較好的同志進(jìn)行表?yè)P(yáng)，切實(shí)提高檔案資料的歸檔率。其次還要定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，真正使領(lǐng)導(dǎo)們提高檔案意識(shí)，積極支持檔案管理部門進(jìn)行各種有益的改革創(chuàng)新，把企業(yè)的檔案管理工作做得更好。

2.2 加強(qiáng)檔案從業(yè)人員檔案知識(shí)繼續(xù)教育，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

新形勢(shì)下，新的任務(wù)要求檔案從業(yè)者不但要有較高的政治素質(zhì)，而且還必須有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。面對(duì)當(dāng)前檔案種類繁多，檔案管理載體多樣化，形成檔案的渠道也在發(fā)生著變化，就要求我們要不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)和相關(guān)學(xué)科知識(shí)。同時(shí)各部門領(lǐng)導(dǎo)也必須重視檔案管理從業(yè)人員的繼續(xù)教育工作，加大對(duì)他們的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，定期安排他們和同行業(yè)人員進(jìn)行交流，從中不斷汲取新的知識(shí)，學(xué)會(huì)新的技能，博采眾長(zhǎng)。在接收技術(shù)人員歸檔材料時(shí)，要運(yùn)用自身所學(xué)的專業(yè)知識(shí)分析所歸檔的材料是否全面準(zhǔn)確，是否缺失損毀，把好檔案管理的入門關(guān)，提高歸檔材料的質(zhì)量。及時(shí)對(duì)完結(jié)的工程項(xiàng)目催要?dú)w檔材料，以免因時(shí)間過(guò)長(zhǎng)資料丟失，切實(shí)負(fù)起檔案管理的責(zé)任。

2.3 強(qiáng)化檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)水平

企業(yè)檔案管理要想提高歸檔率，單靠檔案部門唱獨(dú)角戲是不行的。它需要各部門的緊密配合，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用，穩(wěn)定檔案管理人員隊(duì)伍，加強(qiáng)對(duì)他們的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，定期舉辦檔案知識(shí)培訓(xùn)班，對(duì)專職檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)要密切同各部門檔案員、文書(shū)人員聯(lián)系，相互幫助相互配合，決不能采取坐、等、靠的收集方法，對(duì)他們要進(jìn)行材料收集、分類、歸檔等工作的指導(dǎo)，讓他們提供線索或者代為收集，保證檔案的歸檔率。

總而言之，企業(yè)運(yùn)行最關(guān)注經(jīng)濟(jì)效益，往往對(duì)檔案管理重視程度不夠高加上還有旗下眾多的分公司、項(xiàng)目部且分散在不同地點(diǎn)檔案種類繁多六員流動(dòng)性大檔案歸檔率常常不高進(jìn)而對(duì)企業(yè)的正常有序運(yùn)行帶來(lái)了負(fù)面影響。各類檔案的及時(shí)歸檔完整歸檔，既是規(guī)范檔案管理的要求池是提高經(jīng)營(yíng)效率的必要保證，筆者就如何提高企業(yè)檔案管理歸檔率，結(jié)合實(shí)踐作初步的思考與探討。

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