王芳

摘 要：檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中自己接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，商品條碼是實(shí)現(xiàn)商業(yè)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，是商品進(jìn)入超級(jí)市場(chǎng)、POS掃描商店的入場(chǎng)券。近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)，我國(guó)的條形碼系統(tǒng)成員數(shù)量急劇增長(zhǎng)，電子商務(wù)的發(fā)展對(duì)系統(tǒng)成員產(chǎn)品信息共享的要求也越來(lái)越高，對(duì)系統(tǒng)成員商品條碼檔案管理工作提出了更高的要求，如何進(jìn)行更為有效的管理以及將系統(tǒng)成員檔案的價(jià)值得到充分的發(fā)揮是目前工作中面臨的主要任務(wù)，相關(guān)管理部門(mén)也將這一問(wèn)題當(dāng)做了重點(diǎn)任務(wù)來(lái)抓。本文針對(duì)系統(tǒng)成員檔案管理的問(wèn)題展開(kāi)進(jìn)一步的探討，希望在今后的工作中能夠有效地發(fā)揮其價(jià)值。

關(guān)鍵詞：商品條碼；管理；檔案

商品條碼是由一組規(guī)則排列、尺寸和顏色有一定規(guī)定的條、空及對(duì)應(yīng)數(shù)字構(gòu)成的特殊符號(hào)，是表示一定信息的商品標(biāo)識(shí)。它是一種利用光電掃描閱讀設(shè)備給計(jì)算機(jī)輸入數(shù)據(jù)的特殊代碼，以便于機(jī)器讀出的形式傳輸信息，是實(shí)現(xiàn)商業(yè)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，現(xiàn)已廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)制造和流通、電子商務(wù)等領(lǐng)域。隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加快移動(dòng)終端技術(shù)的發(fā)展，商品條碼在現(xiàn)代化商業(yè)中的作用越來(lái)越受到重視，商品條碼系統(tǒng)中成員數(shù)量井噴式發(fā)展，在這一過(guò)程中產(chǎn)生了大量的業(yè)務(wù)檔案，而商品條碼編碼所要求的唯一性、永久性原則要求我們需要對(duì)各系統(tǒng)成員的歷次業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行有效的管理，本文將針對(duì)如何對(duì)商品條碼系統(tǒng)成員的檔案管理問(wèn)題進(jìn)行闡述，以便為商品條碼及系統(tǒng)成員的產(chǎn)品管理提供原始依據(jù)，保障條碼市場(chǎng)有效運(yùn)營(yíng)。

1 加強(qiáng)商品條碼系統(tǒng)成員檔案管理的必要性

商品條碼系統(tǒng)成員檔案是在商品條碼注冊(cè)、續(xù)展、變更等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，它包括申領(lǐng)單位提交的各類材料的原件、復(fù)印件等各種原始文件。在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域，檔案是工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、工程建設(shè)、科學(xué)研究的信息基礎(chǔ)，對(duì)維持經(jīng)濟(jì)運(yùn)行、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益有著具足輕重的作用。自1988年我國(guó)成立中國(guó)物品編碼中心以來(lái)，我國(guó)的商品條碼工作已有近30年的歷史，大大推進(jìn)了我國(guó)電子商務(wù)和商品流通領(lǐng)域信息化的發(fā)展。在申請(qǐng)商品條碼系統(tǒng)成員資格時(shí)，企業(yè)必須提供所需的申請(qǐng)材料到所在地的編碼分支機(jī)構(gòu)辦理廠商識(shí)別代碼注冊(cè)手續(xù)，由國(guó)家物品編碼中心審核后賦碼，此后還要定期續(xù)展，有必要的還要辦理變更、合并等相應(yīng)手續(xù)，最近幾年來(lái)，國(guó)家中心又將系統(tǒng)成員的產(chǎn)品信息備案作為工作的重點(diǎn)，要求系統(tǒng)成員填報(bào)本企業(yè)所有產(chǎn)品信息，致使在日常業(yè)務(wù)中形成的原始文件越來(lái)越多，鑒于大多系統(tǒng)成員由于管理制度不完善或人員素質(zhì)不高，對(duì)本公司的登記或產(chǎn)品狀況管理混亂，常常需要查詢相關(guān)的企業(yè)登記信息或產(chǎn)品信息，給我們加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理提出了需求，另一方面，我們需要更好地掌握系統(tǒng)成員的歷史沿革，確保碼段的合理規(guī)范分配和條碼市場(chǎng)的合規(guī)運(yùn)營(yíng)，檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是社會(huì)信息資源構(gòu)成的一個(gè)重要組成部分，信息儲(chǔ)量大，具有廣泛的實(shí)用性。只有深刻認(rèn)識(shí)到商品條碼系統(tǒng)成員檔案管理的重要性，才能保證商品條碼成員檔案發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。但從目前的情況看，商品條碼系統(tǒng)成員業(yè)務(wù)檔案管理工作尚處于初期階段，并未形成全國(guó)統(tǒng)一的管理體制和體系，為了更好地為商品條碼系統(tǒng)成員的管理提供更可靠的原始依據(jù)，所以，近幾年來(lái)國(guó)家物品編碼中心一直強(qiáng)調(diào)要加強(qiáng)系統(tǒng)成員業(yè)務(wù)檔案管理工作。

2 做好商品條碼系統(tǒng)成員檔案管理的建議

鑒于商品條碼成員業(yè)務(wù)的飛速發(fā)展和系統(tǒng)成員檔案管理工作的現(xiàn)狀以及開(kāi)發(fā)利用的前景，商品條碼系統(tǒng)成員檔案的管理問(wèn)題成為目前需要解決的重點(diǎn)問(wèn)題之一。筆者針對(duì)現(xiàn)有情況提出了幾點(diǎn)建議，希望在今后的工作中，可以不斷完善檔案的管理流程，使之得到更好的發(fā)展。

2.1 采用有效手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的妥善保管

在日常工作中形成的大量的紙質(zhì)檔文件具有較強(qiáng)的憑證價(jià)值，雖然商品條碼基本信息檔案管理相對(duì)于綜合檔案管理而言，在鑒定、歸檔立卷、整理等各方面都比較簡(jiǎn)單，但如果沒(méi)有明確的管理制度為指導(dǎo)，很容易造成管理上的混亂。所以首先應(yīng)當(dāng)確定檔案管理工作流程，對(duì)歸檔范圍、立卷方法、利用和銷毀程序都要根據(jù)實(shí)際需要做出明確的規(guī)定，制定和完善收集--整理-立卷-移交等各環(huán)節(jié)的規(guī)范和制度。按照商品條碼工作規(guī)范，系統(tǒng)成員基本信息檔案包括基本信息登記表、批準(zhǔn)證書(shū)、相關(guān)單位的證明文件及其他一些必須文件，這些都是應(yīng)該收集的原始資料，應(yīng)認(rèn)真按照歸檔要求收集審核歸檔整理，為避免檔原始文件丟失盡量爭(zhēng)取在業(yè)務(wù)辦理完成后一周內(nèi)接收歸檔。應(yīng)按照系統(tǒng)成員的存續(xù)時(shí)間科學(xué)地確定保管期限，建議對(duì)于已經(jīng)注銷的系統(tǒng)成員的商品條碼檔案也應(yīng)長(zhǎng)期保存。

按照商品條碼的編碼規(guī)則，一般情況下國(guó)家物品編碼中心給每個(gè)系統(tǒng)成員分配一個(gè)廠商識(shí)別代碼，系統(tǒng)成員再自行分配產(chǎn)品代碼，因此應(yīng)按照存續(xù)狀態(tài)（現(xiàn)存或注銷）——注冊(cè)年度進(jìn)行分類，將每家系統(tǒng)成員作為立檔單位，按照廠商識(shí)別代碼編號(hào)和排序，將注冊(cè)、續(xù)展、變更、補(bǔ)證、膠片訂單等檔案文件按時(shí)間順序進(jìn)行排放，這種檔案管理方式是當(dāng)前比較推崇的，也是一種科學(xué)化的手段，不僅可以保證各系統(tǒng)成員商品條碼基本信息檔案的獨(dú)立性、完整性、客觀地反映每個(gè)系統(tǒng)成員的歷史面貌，而且有利于將新產(chǎn)生的檔案文件歸檔和卷內(nèi)文件的查詢利用。

2.2 利用現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)成員檔案的電子化網(wǎng)絡(luò)化管理

人們對(duì)檔案的利用需求是多方面的，依靠傳統(tǒng)的手工檢索方式已不能滿足社會(huì)的需要，而數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)信息量的資源進(jìn)行信息化管理已經(jīng)非常成熟，開(kāi)發(fā)利用專用管理軟件、建設(shè)對(duì)外互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)放管理平臺(tái)已經(jīng)是緊迫需要。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用產(chǎn)生了巨大的影響，電子文件歸檔、電子檔案管理以及電子技術(shù)處理，對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用提出了新的要求。用對(duì)于商品條碼系統(tǒng)成員來(lái)說(shuō)，成員檔案原件即是信息資源，應(yīng)將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子掃描歸檔入電子數(shù)據(jù)庫(kù)，使用電子設(shè)備對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索、編研、統(tǒng)計(jì)，全面實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，以大大提高工作效率和檔案信息開(kāi)發(fā)效益，推進(jìn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化管理和檔案信息共享。

實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)成員檔案的電子化網(wǎng)絡(luò)化管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，包括紙質(zhì)申報(bào)材料的電子化、索引數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建、文件存儲(chǔ)系統(tǒng)的建立，電子檔案的調(diào)閱應(yīng)用等，不僅需要攝像頭、數(shù)碼相機(jī)、高速掃描儀、電腦、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器等各種硬件設(shè)施，更需要相應(yīng)的軟件技術(shù)作支持。不僅要實(shí)現(xiàn)電子檔案的采集、傳輸、存儲(chǔ)、管理、質(zhì)量審核、應(yīng)用等系統(tǒng)功能，更需要安全加密、容災(zāi)處理等功能，不僅要保護(hù)電子檔案信息的安全，還要保護(hù)檔案信息存儲(chǔ)載體和系統(tǒng)設(shè)備的安全。在信息采集方面也有特殊的要求，比如在建立機(jī)讀目錄時(shí)要采集廠商識(shí)別代碼、檔案分類、建檔時(shí)間、錄檔時(shí)間等信息，開(kāi)發(fā)快捷的檢索方式。當(dāng)然，電子檔案建立是基礎(chǔ)，應(yīng)用才是服務(wù)于社會(huì)的重點(diǎn)。電子檔案管理系統(tǒng)建成后，通過(guò)廠商識(shí)別代碼、企業(yè)名稱等對(duì)電子檔案進(jìn)行模糊檢索，并根據(jù)檢索得到的電子檔案題錄信息調(diào)閱電子檔案全文，還可根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行打印操作。另外，還應(yīng)積極開(kāi)發(fā)受理或網(wǎng)上業(yè)務(wù)辦理時(shí)同步采集電子檔案，實(shí)現(xiàn)即時(shí)歸檔，大大提高檔案工作效率。

結(jié)束語(yǔ)

檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，就是應(yīng)社會(huì)需求，將檔案信息資源最大化地發(fā)掘出來(lái)，以起到擴(kuò)大社會(huì)化大生產(chǎn)的目的，從而創(chuàng)造社會(huì)效益及經(jīng)濟(jì)效益。我們應(yīng)轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

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