孫玲

摘要：人力資源和社會保障局承擔著為老百姓服務一生、記錄一生、保障一生的重要職責。新時代下的人社局檔案管理在一定程度上需要吸收時代發(fā)展優(yōu)勢，積極的對傳統(tǒng)檔案管理模式進行改良，提升檔案管理效率，豐富檔案管理功能，讓檔案管理與運用更為便捷性，為此，本文希望拋磚引玉能對人社局檔案信息化建設與管理工作提供一定的借鑒作用。

關(guān)鍵詞：信息化；人力資源社會保障；檔案管理；人社局

1 引言

檔案是企事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容之一，是重要歷史憑證。人力資源和社會保障局（以下簡稱人社局）相關(guān)的檔案管理工作對于我國人力資源統(tǒng)籌運用管理以及勞動力喪失后生活保障起到一定輔助作用，其管理水平的高低直接關(guān)系到相關(guān)工作開展的便捷與有效性。近年來，隨著檔案事業(yè)飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)熱潮席卷全球，黨的十八大報告把信息化擺在了更加突出的位置，并明確把“信息化水平大幅提升”納入全面建設小康社會目標之一。為此，加快檔案信息化建設與管理，是人社局發(fā)展的必然趨勢，有助于提高檔案管理效率，以適應日益發(fā)展的人力資源和社會保障事業(yè)的需求。

2 現(xiàn)狀及存在主要問題

2.1 檔案信息化建設的內(nèi)容

檔案信息化的內(nèi)容有兩方面：一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化；二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經(jīng)濟、文化等方面的信息進行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設的目標就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進檔案本身信息進入社會交流系統(tǒng)，在社會中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務于社會。當然這兩個方面的目標并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進的。因為檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。

2.2 存在的不足

近年來，鄒平縣人社局堅持以人為本，科學發(fā)展，緊緊圍繞全縣經(jīng)濟社會發(fā)展大局，始終保持良好的發(fā)展態(tài)勢。目前人社局的各類檔案主要包含：業(yè)務檔案、人事檔案、文書檔案、財務檔案，其中業(yè)務檔案部分涉及社保、醫(yī)保等眾多業(yè)務內(nèi)容。我國幾十年來一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，將檔案按照卷數(shù)整理，具有一定的科學性，但是也存在許多問題，隨著檔案數(shù)量逐漸增多，巨大的工作量導致檔案管理工作極易出錯。且各部分內(nèi)容分散管理，信息化的水平也參差不齊，部分內(nèi)容的管理還存在Excel表格半手工管理方式，大量的實體紙質(zhì)檔案的存放因為沒有統(tǒng)一集中的庫房而分散在四處，給檔案的集中管理和利用均帶來了很大的不便。

以社保業(yè)務為例，近年來社保經(jīng)辦業(yè)務量快速增長，業(yè)務檔案以及人事檔案與日俱增。社保業(yè)務的覆蓋范圍不斷擴大，經(jīng)辦管理效率也越來越引起關(guān)注，傳統(tǒng)性紙質(zhì)檔案管理已無法從根本上解決參保者要求簡化手續(xù)、便捷服務的訴求。

3 促進檔案信息化建設的幾點建議

3.1 樹立檔案信息意識，提升檔案人員素質(zhì)

首先，在進行檔案信息化建設的過程中，需要從業(yè)人員對檔案信息化具有一定的意識，并對信息化建設的內(nèi)容進行充分的了解，這樣才能使信息化建設工作順利的展開。在檔案信息化建設中，工作人員是其中的主力，必須要突破那種僅僅作為檔案“收集員”、“保管員”的狹隘觀念，主動為人社局領(lǐng)導正確決策提供可靠依據(jù)，為業(yè)務發(fā)展、科研提供依據(jù)，為人社局的精神文明建設和發(fā)展建設服務。

其次，要提升檔案人員的素質(zhì)，檔案人員要具有一定的責任感，并且掌握相關(guān)的專業(yè)技能，這樣才可以保證信息化與管理工作相結(jié)合，加快檔案信息化的進程。

①加強知識修養(yǎng)。檔案管理人員首先必須具備豐富的專業(yè)基礎(chǔ)知識和較為廣泛的社會科學與自然科學知識，可充分利用各級組織的檔案法規(guī)培訓、繼續(xù)教育、網(wǎng)絡教育和個人自學等手段進行檔案業(yè)務知識的學習，也要自覺地、全面地加強知識修養(yǎng)，拓寬知識面，學習新技術(shù)和相關(guān)領(lǐng)域的知識，開闊視野。

②加強技能修養(yǎng)。檔案人員要注重自我完善，熟練地掌握計算機理論知識和操作技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。同時，還必須具備較強的信息獲取能力，引導利用者獲得更多的檔案信息，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務。

③加強政治修養(yǎng)。檔案管理工作是一項復雜且細致的工作，從檔案的收集到科學整理、安全保管、價值鑒定、登記統(tǒng)計、提供利用等，都需要文書檔案管理人員付出艱辛的勞動，是一項既平凡又單調(diào)、乏味、枯燥的工作。要做好檔案工作，文檔人員就必須具備忠于職守、任勞任怨、無私奉獻的品德修養(yǎng)和過硬的政治素質(zhì)。

3.2 提高檔案信息化水平技術(shù)

①設施的配備。硬件設備是檔案信息化建設中所需要的物質(zhì)基礎(chǔ)，設備的選用上應以信息建設的需要為主，通過先進的系統(tǒng)及軟件的使用，幫助檔案信息化建設更快的完成，同時建立與完善檔案管理平臺，使其可以在檔案的收集、整理、應用上起到應有的作用。

建立全局統(tǒng)一的檔案管理模式。統(tǒng)一管理和指導全局檔案管理業(yè)務、建立統(tǒng)一、標準的檔案管理服務中心，實現(xiàn)資源設備、檔案資源的集中統(tǒng)一管理。

②以社保檔案為重點建立檔案數(shù)字化管理平臺。實現(xiàn)對全局檔案統(tǒng)一標準、分類、裝訂、上架、保管。利用信息技術(shù)，進行檔案信息化建設，配置檔案信息化設備，開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案電子化掃描和管理。在將原有的檔案材料進行數(shù)字化與信息化處理時，要先制定規(guī)范的錄入方式與錄入標準，使文件的電子化轉(zhuǎn)變有相應的統(tǒng)一格式。這樣可以有效的提高檔案信息化的工作效率，實現(xiàn)電子檔案與業(yè)務系統(tǒng)對接，整合和優(yōu)化檔案業(yè)務處理模式，實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。

③對上網(wǎng)信息進行密級界定。從安全角度來說，優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設置，如訪問授權(quán)、用戶安全級別、密碼設置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全。查閱人的身份還需要網(wǎng)上進行驗證，這樣才可以針對查閱人身份的不同信息對其公開不同的檔案內(nèi)容，使檔案的安全性得以保障。

3.3 提高檔案信息管理水平

信息化技術(shù)介入到檔案管理工作當中來以后，檔案管理工作水平有了明顯的提高，同時信息化檔案管理已成為檔案管理工作的趨勢，計算機、磁性介質(zhì)、打印及掃描裝置及先進的管理軟件系統(tǒng)等都為檔案的信息化建設做出了重大的貢獻。

要充分的重視檔案管理先進性，積極的做好對應數(shù)字化檔案管理建設，運用先進的信息技術(shù)對檔案管理工作做對應的管理效果提升。加強信息化系統(tǒng)建設，同時要注意信息化建設的安全性、功能多樣性、操作便捷性。聘請專業(yè)的系統(tǒng)建設機構(gòu)依據(jù)實際檔案使用與管理中所涉及的具體情況，做好檔案管理系統(tǒng)建設的合理性、科學性。在此條件上也保留一定程度的紙質(zhì)檔案管理，讓檔案管理操作處于雙重形式并行的狀態(tài)，逐步向檔案信息化管理的過渡。

在目前而言，由于技術(shù)與制度的局限性，當前全面實行數(shù)字化檔案管理仍舊存在一定局限性，因此可以將檔案管理工作進行初步的數(shù)字化管理，充分利用現(xiàn)有數(shù)字化檔案管理實用性功能做有效開發(fā)，有效的促進檔案管理超越時空局限的查閱、運用、統(tǒng)計與分析工作，提升相關(guān)工作的便捷性與高效性。

4 結(jié)束語

總之，信息化建設下的人社局檔案管理系統(tǒng)可以大大提高工作效率，人社局的檔案管理和利用工作是一項龐大而系統(tǒng)的工程，不僅需要文書檔案管理員的努力，也需要人社局領(lǐng)導的高度重視、加大投入，更需要檔案管理人員加強自身修養(yǎng)、提升管理水平，需要人社局各科室的能力配合，共同為人社局發(fā)展建設、領(lǐng)導決策、教學科研等工作提供基礎(chǔ)保障。

參考文獻：

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