夏啟芝

責(zé)任心是職業(yè)精神的核心元素。檔案工作默默無(wú)聞，帶來(lái)的是長(zhǎng)遠(yuǎn)的效益，有時(shí)工作是看不見(jiàn)，摸不著，因此，責(zé)任心是做好檔案工作的首要前提。我在十堰市中醫(yī)院創(chuàng)建省級(jí)先進(jìn)檔案室、國(guó)家二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)檔案室、AAA級(jí)檔案室的過(guò)程中，深刻領(lǐng)悟到，只有在檔案工作中抱有高度的責(zé)任心，擁有良好的職業(yè)素養(yǎng)才能真正做好檔案工作。

心懷責(zé)任，才能做好檔案的收集工作

做好檔案工作的第一步是檔案資料的收集工作，沒(méi)有檔案資料，檔案管理是無(wú)水之源、無(wú)本之木。因此，一個(gè)單位的檔案資料收集是否完整，檔案管理工作人員發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，直接反映出檔案工作人員的責(zé)任心問(wèn)題。責(zé)任心表現(xiàn)在對(duì)檔案工作的熱愛(ài)上，要樹立干一行、愛(ài)一行的事業(yè)心，認(rèn)真做好本職崗位工作，崗位沒(méi)有高低貴賤之分，只有工作成效好壞之分，任何工作做好了，都會(huì)出成果，都會(huì)促進(jìn)個(gè)人成長(zhǎng)和事業(yè)進(jìn)步。同時(shí)，只有工作出成效，才能得到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，才會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)更加關(guān)注和支持檔案工作。責(zé)任心體現(xiàn)在檔案的資料收集上，就是要時(shí)時(shí)刻刻關(guān)注檔案收集這件事兒。我們除了發(fā)揮專職檔案人員作用外，每個(gè)科室還配備了兼職檔案員，保證各科室檔案資料的及時(shí)歸檔。將科室的檔案管理納入綜合目標(biāo)管理，提高科室人員參與檔案管理的積極性與責(zé)任心。在科室人員的調(diào)動(dòng)與交接時(shí)，注重交接過(guò)程中檔案資料的收集，避免人員交接產(chǎn)生資料的遺失和管理漏洞。在收集檔案資料的過(guò)程中，避免就重避輕，嚴(yán)格按照檔案的歸檔范圍歸檔。在檔案的資料收集中，尤其要注重平時(shí)的收集，以免臨時(shí)抱佛腳，時(shí)間長(zhǎng)了資料遺失。我們的做法是凡是到辦公室蓋章的文件和材料必須留存一份；凡是醫(yī)院辦文、辦會(huì)、辦事過(guò)程中產(chǎn)生的文字材料必須當(dāng)時(shí)歸檔；凡是重大活動(dòng)檢查結(jié)束時(shí)，總結(jié)匯編資料必須歸檔案室；凡是設(shè)備開箱驗(yàn)收、基建竣工驗(yàn)收、科研課題鑒定等重大活動(dòng)，檔案人員必須同步參加。要注重科技檔案的收集，比如設(shè)備檔案、基建檔案、藥品檔案等，這些檔案資料有的是跨年度，因此要做好資料的跟蹤管理。責(zé)任心表現(xiàn)在檔案的歸檔鑒定上，就是檔案管理人員要堅(jiān)持客觀性、嚴(yán)肅性、主觀能動(dòng)性，該存檔的一定存檔，不能根據(jù)自己的個(gè)人感覺(jué)對(duì)材料破舊的不想歸檔、對(duì)利用價(jià)值判斷有誤的不歸檔、對(duì)整理有難度的不歸檔，這些都是不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。這樣僥幸心理，雖然在短時(shí)間內(nèi)體現(xiàn)不出來(lái)，但是對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，是極其不利的，這都是責(zé)任心的表現(xiàn)。

忠于責(zé)任，才能做好檔案的整理工作

檔案的整理工作反映了一個(gè)單位規(guī)范化管理水平。檔案整理工作環(huán)節(jié)多、細(xì)節(jié)繁瑣，一份文件從使用到歸檔往往要在檔案人員手上過(guò)很多遍。忠于責(zé)任，就是在檔案整理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)中，始終嚴(yán)格按照有關(guān)的檔案整理制度去做。在整理上年度的檔案時(shí)，首先要總體回顧一下上年度的重大活動(dòng)、重大事件、工作亮點(diǎn)，做到心中有數(shù)，統(tǒng)領(lǐng)檔案整理過(guò)程，而不是“就湯下面”，應(yīng)付了事，糊里糊涂整理檔案。在整理檔案時(shí)還要做到勤動(dòng)手、勤登記，發(fā)現(xiàn)一份資料不完整要登記、有需要補(bǔ)充完善的要登記，有需要科室提供的要登記，有需要進(jìn)一步歸納整理的要登記，有暫被別人借閱的要登記，然后按照登記情況逐條落實(shí)，補(bǔ)充完善，這樣既保證了檔案的完整性，又提高工作效率。要嚴(yán)格按照檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)整理檔案，尤其要分清文書檔案、實(shí)物檔案、電子檔案、照片檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案等不同整理的方法，不能囫圇吞棗，眉毛胡子一把抓。包括分類、立卷、標(biāo)號(hào)、書寫、索引、錄入等都要符合不同類型標(biāo)準(zhǔn)，如電子檔案需要雙份備存，照片說(shuō)明要素要齊全，圖紙疊放要整齊，實(shí)物檔案要有規(guī)范說(shuō)明、病歷檔案室如何編號(hào)索引，醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案、專業(yè)技術(shù)檔案是如何分類管理等等，都要注重每一個(gè)細(xì)節(jié)。忠于責(zé)任還要?jiǎng)?chuàng)新工作思路，反映出自己?jiǎn)挝粰n案管理工作的特色和亮點(diǎn)。為了反映我們中醫(yī)院的中醫(yī)藥特色，我們結(jié)合院慶活動(dòng)，建立了實(shí)物檔案陳列室，有聲像，有解說(shuō)，有圖片展示，有實(shí)物陳列，生動(dòng)而真實(shí)地反映了醫(yī)院的發(fā)展歷程。陳列室還補(bǔ)充了職工撰寫的字畫及獎(jiǎng)牌獎(jiǎng)杯。特別是針對(duì)行業(yè)特點(diǎn)，在實(shí)物檔案中單獨(dú)設(shè)立了醫(yī)院名醫(yī)成果展、醫(yī)院文化建設(shè)成果展、醫(yī)院發(fā)展建設(shè)成果展，成為醫(yī)院實(shí)物檔案陳列的特色。醫(yī)院紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案、電子檔案成為醫(yī)院一部活的歷史。

擔(dān)當(dāng)責(zé)任，才能做好檔案的利用工作

檔案是要通過(guò)開發(fā)和利用來(lái)發(fā)揮效益的。擔(dān)當(dāng)責(zé)任，就是要我們檔案管理人員主動(dòng)去承擔(dān)檔案的開發(fā)、利用工作。保持高度的責(zé)任感、使命感，不是一時(shí)的新鮮感，而是持之以恒挖掘、利用開發(fā)檔案。檔案編研工作要充分考慮單位性質(zhì)和特點(diǎn)，選題科學(xué)，既要符合當(dāng)前的發(fā)展實(shí)際，又具有前瞻性，最好選擇成熟的主題、單位成系統(tǒng)的工作來(lái)開展編研。檔案編研除了常規(guī)的發(fā)文、簡(jiǎn)報(bào)、院報(bào)、專題創(chuàng)建匯編成冊(cè)，撰寫全宗介紹、組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、干部任免、業(yè)務(wù)發(fā)展簡(jiǎn)介、科研成果簡(jiǎn)介、基本建設(shè)簡(jiǎn)介、數(shù)據(jù)匯編等，還要根據(jù)行業(yè)特色，編寫高水平的編研材料。如我們醫(yī)院在編研工作中發(fā)揮員工積極性，對(duì)編研出版專著的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)和加分，員工先后編研了《跨越》、《院志》、《百花與中藥》、《名醫(yī)傳》、《文化手冊(cè)》、《劉吉善文化中醫(yī)論集》、《趙和平臨床經(jīng)驗(yàn)集》、《常見(jiàn)肝病中醫(yī)特色診治與護(hù)理研究》、《實(shí)用神志病手冊(cè)》、《常見(jiàn)風(fēng)濕病中醫(yī)特色診治》、《實(shí)用中醫(yī)?？谱o(hù)理健康指導(dǎo)》等多部編研成果，既反映了中醫(yī)藥特色文化，又總結(jié)了工作經(jīng)驗(yàn)，成為醫(yī)院編研文化的亮點(diǎn)。擔(dān)當(dāng)責(zé)任，還表現(xiàn)在熱心主動(dòng)的提供檔案利用服務(wù)上，我們經(jīng)常深入科室了解業(yè)務(wù)開展情況，如學(xué)術(shù)活動(dòng)、文化活動(dòng)、創(chuàng)建活動(dòng)，為活動(dòng)提供參考的文字材料，有價(jià)值的藍(lán)本。如我們醫(yī)院近幾年基本建設(shè)任務(wù)多，檔案室為項(xiàng)目建設(shè)提供了大量詳實(shí)的原始資料，為土地爭(zhēng)取、手續(xù)辦理起到了積極服務(wù)作用，受到一致好評(píng)。尤其是在員工專業(yè)技術(shù)職稱晉升上，檔案室為他們提供大量的原始文件、資料、憑證，受到員工好評(píng)。

（作者單位：湖北省十堰市中醫(yī)院）