杜文+范柯

由于公文格式不同，電子政務(wù)相關(guān)系統(tǒng)的開發(fā)時間和廠商也不同，因此OA系統(tǒng)與電子公文交換系統(tǒng)的集成往往成為電子公文在跨地域跨部門單位間實現(xiàn)共享工作的難點。以黃河水利委員會委機關(guān)及附屬單位為例，設(shè)計實施了分布式部署的電子公文自動交換服務(wù)方案。提高了OA系統(tǒng)與電子公文交換系統(tǒng)間公文上傳與下發(fā)的效率，提高了政府部門電子政務(wù)信息自動化的水平。

【關(guān)鍵詞】OA系統(tǒng) 電子公文 公文交換

1 概述

在政府的日常工作中，經(jīng)常需要辦理和制發(fā)文件，這些文件按照特定的體式、經(jīng)過一定的處理程序形成和使用的書面材料，稱之為公務(wù)文件。

目前，世界上各國政府都在積極進行電子政府的建設(shè)，公文經(jīng)過信息化系統(tǒng)處理后形成的文件被稱之為電子公文。

傳統(tǒng)公文處理流程依靠人為推動運轉(zhuǎn)，整個流程受人為因素影響很大，同時也存在較大的隨意性，在公文處理的質(zhì)量與時間上無法實現(xiàn)總體把控。同時，傳統(tǒng)紙質(zhì)公文在信息流轉(zhuǎn)與共享上受到很大的限制。隨著單位辦公對運用辦公自動化技術(shù)解決公文辦公的要求越來越高，OA系統(tǒng)目前被廣泛運用于解決電子化辦公的要求。

OA系統(tǒng)在公文流轉(zhuǎn)中的應(yīng)用，可以實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)的自動化，每個環(huán)節(jié)都可以在OA系統(tǒng)中進行，甚至可以根據(jù)OA系統(tǒng)設(shè)定的公文流轉(zhuǎn)自動化推進，工作人員可以直接在公文上，完成公文的辦公流程，保證公文的實效性，同時工作人員可以實時跟蹤公文狀態(tài)，比通過智能提醒方式進行提醒催辦，調(diào)高辦公效率。

OA系統(tǒng)不但可以規(guī)范公文處理流程，同時對公文的各個細節(jié)也實行規(guī)范化管理，比如規(guī)范公文版式：標(biāo)題、正文、文種等。特別重要的是，OA系統(tǒng)自身還可以實現(xiàn)電子公文全企業(yè)內(nèi)的共享。

然而，在實際工作中，不同單位和部門往往采用了不同公司開發(fā)的OA系統(tǒng)，同時由于單位涉密工作的需要，在實現(xiàn)跨地域跨部門單位間公文交互的問題往往不是通過原有單位OA系統(tǒng)的改造來實現(xiàn)。因此，具有統(tǒng)一安全性規(guī)劃，并且和原單位OA系統(tǒng)分離的電子公文交換系統(tǒng)應(yīng)運而生。

通常常用的做法是在原有的OA系統(tǒng)中進行擬文、辦文、定稿等公文流轉(zhuǎn)的過程，定稿后的電子公文轉(zhuǎn)換成版式文件，進入到電子公文交換系統(tǒng)中，經(jīng)過蓋章、簽發(fā)、發(fā)送后，將電子公文發(fā)送到相應(yīng)接收單位。接收單位的電子公文交換系統(tǒng)收到公文后，將電子公文打印、脫密后轉(zhuǎn)入到本單位OA系統(tǒng)中，進行收文登記和進一步處理。

由于OA系統(tǒng)和電子公文交換系統(tǒng)作為獨立的系統(tǒng)，經(jīng)常由不同的建設(shè)施工單位進行建設(shè)，并且不同OA系統(tǒng)內(nèi)部使用的公文內(nèi)容與格式也不盡相同，因此，如何將不同的OA系統(tǒng)與電子公文交換系統(tǒng)進行集成往往成為電子公文在跨地域跨部門單位間共享工作的重點和難點。

2 問題背景

在電子政務(wù)水利信息化的工作方面，目前，黃河水利委員會實現(xiàn)了公文運轉(zhuǎn)電子化管理，可以對電子公文在收文辦理、發(fā)文辦理的登記、審核、擬辦、運轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)進行管理，實現(xiàn)了公文查詢、存儲和流轉(zhuǎn)管理的電子化。

黃委綜合辦公系統(tǒng)是黃河水利委員會機關(guān)各級單位在日常辦公中使用的公文收發(fā)，起草、流轉(zhuǎn)和處理的綜合性自動化辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)了電子公文在黃河水利委員會委機關(guān)各部門間的流轉(zhuǎn)與辦理，做到了無紙化辦公，提高了辦公效率。

然而，部分黃河水利委員會附屬單位也獨立建設(shè)有各自內(nèi)部的OA系統(tǒng)。目前，這些單位和黃委委機關(guān)間公文的交換是通過黃委電子公文交換系統(tǒng)完成的。

黃委委機關(guān)和部分擁有OA系統(tǒng)的委屬單位在跨部門間發(fā)送公文時，首先需要利用各自O(shè)A系統(tǒng)起草并生產(chǎn)相應(yīng)的待交換公文文件，然后在黃委電子公文交換系統(tǒng)中將OA系統(tǒng)或手工成文后的各種格式（如DOC/S2/S92等）的電子公文文件，利用方正Apabi Maker轉(zhuǎn)換為電子公文標(biāo)準格式CEB類文件。之后，利用電子公文交換系統(tǒng)進行上傳、簽發(fā)、加密、蓋章和發(fā)送。收到公文的單位，利用電子公文交換系統(tǒng)進行簽收、打印和脫密，這些跨部門的外單位公文目前還不能夠自動進入各自單位的OA系統(tǒng)中進行自動化的流轉(zhuǎn)處理。

為了提高公文在單位間流轉(zhuǎn)的效率，有必要通過信息化集成技術(shù)，分別由黃委各類OA系統(tǒng)建設(shè)管理單位實施建設(shè)與黃委電子公文交換系統(tǒng)進的功能性集成工作。從而可以實現(xiàn)：

（1）公文從OA系統(tǒng)到的黃委電子公文交換系統(tǒng)的操作上傳；

（2）OA系統(tǒng)對黃委電子公文交換系統(tǒng)中待辦公文的自動接收。

3 解決方案

具體來說，可以開發(fā)電子公文自動交換服務(wù)完成電子公文在黃委電子公文交換系統(tǒng)和黃委各級單位OA系統(tǒng)自動交換電子公文的功能，從而實現(xiàn)OA系統(tǒng)與電子公文交換系統(tǒng)的集成。圖1介紹了電子公文自動交換服務(wù)具體的功能組成：

電子公文在黃委各級單位OA系統(tǒng)和黃委電子公文交換系統(tǒng)間進行交換時，分為公文上傳到電子公文交換系統(tǒng)的過程和公文從電子公文交換系統(tǒng)中接收的過程。

首先，在公文上傳到電子公文交換系統(tǒng)的過程中，依照黃委電子公文交換系統(tǒng)的標(biāo)準要求，電子公文自動交換服務(wù)可以將OA系統(tǒng)中的公文自動組裝成為XML文件。組裝完成后，電子公文自動交換服務(wù)將XML文件通過基于http協(xié)議的傳輸過程發(fā)送到黃委電子公文交換系統(tǒng)中。公文發(fā)送完成的過程中，電子公文自動交換服務(wù)可以記錄公文的發(fā)送事件和發(fā)送成功與否的日志。在公文從電子公文交換系統(tǒng)中接收的過程中，電子公文自動交換服務(wù)依照各OA系統(tǒng)的電子公文格式，將收到的XML文件進行解析。在公文接收和解析的過程中，電子公文自動交換服務(wù)可以記錄公文的下載以及解析事件日志。表1概括出了電子公文自動交換服務(wù)的功能點。

在部署的過程中，黃委機關(guān)與各級委屬單位電子公文自動化交換服務(wù)采用分布式的應(yīng)用部署架構(gòu)方式。圖2描述了利用電子公文自動化交換服務(wù)集成OA系統(tǒng)與電子公文交換系統(tǒng)的整體系統(tǒng)集成部署架構(gòu)。

如圖2所示，黃委委機關(guān)OA系統(tǒng)，山東局OA系統(tǒng)，河南局OA系統(tǒng)，水文局OA系統(tǒng)和其他委屬單位已建或待建OA系統(tǒng)分別通過分布式部署的電子公文自動化交換服務(wù)與已建的黃委電子公文交換系統(tǒng)進行電子公文的交換。

具體來說，各單位已有或待建的OA系統(tǒng)首先需要按照黃委電子公文交換系統(tǒng)規(guī)定的電子公文交換格式，通過各單位自行開發(fā)的電子公文自動交換服務(wù)對電子公文進行格式編輯處理，然后通過電子公文自動交換服務(wù)提交到黃委電子公文交換系統(tǒng)中進行分發(fā)。

電子公文交換系統(tǒng)收到公文后，可以通過各單位自行開發(fā)的電子公文自動交換服務(wù)將電子公文直接下發(fā)到各單位的OA系統(tǒng)中。

4 實施結(jié)果

目前，實現(xiàn)黃委委機關(guān)綜合辦公系統(tǒng)與黃委電子公文交換系統(tǒng)的自動化交換服務(wù)已經(jīng)開發(fā)部署完成。通過運行結(jié)果來看，該服務(wù)實現(xiàn)了：

（1）公文從黃委委機關(guān)綜合辦公系統(tǒng)到的黃委電子公文交換系統(tǒng)的操作上傳；

（2）OA黃委委機關(guān)綜合辦公系統(tǒng)對黃委電子公文交換系統(tǒng)中待辦公文的自動接收。

圖3展示了黃委委機關(guān)綜合辦公系統(tǒng)與黃委電子公文交換系統(tǒng)的自動化交換服務(wù)部署實施后，黃委委機關(guān)綜合辦公系統(tǒng)通過自動化交換服務(wù)向黃委電子公文交換系統(tǒng)上傳下發(fā)公文的統(tǒng)計情況。

5 結(jié)束語

開發(fā)的電子公文自動交換服務(wù)實現(xiàn)了OA系統(tǒng)與電子公文交換系統(tǒng)的集成工作，提高了OA系統(tǒng)與電子公文交換系統(tǒng)間公文上傳與下發(fā)的效率，避免了大量的人工拷貝工作。在OA系統(tǒng)中對發(fā)送公文選擇后，通過點擊發(fā)送按鈕，可以實現(xiàn)公文的格式標(biāo)準化轉(zhuǎn)換（按照電子公文交換系統(tǒng)的規(guī)定標(biāo)準）以及向電子公文交換系統(tǒng)的自動上傳。同時，服務(wù)部署后，在電子公文交換系統(tǒng)中通過選擇下發(fā)單位和公文文件，可以自動的將公文下發(fā)到相關(guān)單位的OA系統(tǒng)中。

自黃委委機關(guān)綜合辦公系統(tǒng)與黃委電子公文交換系統(tǒng)的自動化交換服務(wù)部署實施三個月以來，大大縮短了黃委機關(guān)部門向委屬單位下發(fā)公文的處理時間和黃委機關(guān)部門通過電子公文交換系統(tǒng)接受委屬單位文件的時間，節(jié)約了人力成本。

參考文獻

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作者單位

黃河水利委員會信息中心 河南省鄭州市 450004