●郭 娜

（中央音樂學(xué)院，北京，100031）

音樂圖書館作為音樂文獻(xiàn)收藏的專業(yè)機(jī)構(gòu)，通常收藏保存一些具有原始性、唯一性的音樂歷史檔案文獻(xiàn)或反映學(xué)者、音樂家、表演藝術(shù)家藝術(shù)成就的檔案資料，比如中央音樂學(xué)院圖書館收藏的古琴專題檔案文獻(xiàn)、中國近現(xiàn)代作曲家作品手稿、田野錄音資料及音樂檔案類資料等等。因此，音樂圖書館承擔(dān)日常工作之余還要做好音樂檔案類文獻(xiàn)的整理、揭示、保存、利用等工作。這就需要對(duì)音樂檔案管理的基本觀念、知識(shí)和方法有所了解，同時(shí)制定相應(yīng)的規(guī)則流程。

鑒于兼具現(xiàn)代和國際化意義的音樂檔案管理工作在中國內(nèi)陸地區(qū)還缺乏認(rèn)識(shí)上的高度和操作上的經(jīng)驗(yàn)，中央音樂學(xué)院圖書館曾舉辦了“音樂檔案教育工作坊”，邀請(qǐng)了美國國會(huì)圖書館、美國民俗中心檔案館的資深專家葉娜博士以及臺(tái)灣師范大學(xué)音樂數(shù)位典藏中心主任黃均人博士等專家，就音樂檔案的相關(guān)工作內(nèi)容進(jìn)行講解。通過學(xué)習(xí)了解掌握了一些有關(guān)音樂檔案文獻(xiàn)的保存方法，并在實(shí)際工作中加以運(yùn)用。在此想與其他音樂圖書館同仁分享有關(guān)音樂檔案的相關(guān)知識(shí)，提供一些可借鑒的知識(shí)和方法，以便在今后的工作中能夠更科學(xué)有效地處理音樂檔案文獻(xiàn)。

一、有關(guān)音樂檔案的界定與分類

有關(guān)音樂檔案的界定標(biāo)準(zhǔn)具有獨(dú)特性，即一份資料是否值得收藏取決于它是否具有獨(dú)特的價(jià)值。原始資料往往具有獨(dú)特的價(jià)值，因此它成為檔案中的最重要的組成部分之一。然而，檔案不以其是否具有原始性來判斷是否具有保存價(jià)值，一份具有獨(dú)特價(jià)值的非原始資料仍然具有收藏價(jià)值。此外，檔案一般都以未出版的資料為主，例如，音樂會(huì)節(jié)目單，其區(qū)別于廣泛傳播的出版物，這是它獨(dú)特價(jià)值的體現(xiàn)。然而，并非所有的檔案都只限于未出版的資料，有時(shí)已出版的資料也夾雜在檔案中。這是由于，檔案還有一個(gè)重要的界定標(biāo)準(zhǔn)，即關(guān)聯(lián)性。也就是說，如果一個(gè)出版物與其他檔案資料在事件上具有關(guān)聯(lián)性，那么，這個(gè)出版物便具有收藏的價(jià)值。

有關(guān)音樂檔案的類型，本文以美國民俗中心檔案館的館藏為例，列舉了六種基本的檔案類型，其根據(jù)重要性、儲(chǔ)藏條件以及使用方式等依次排列為：紙質(zhì)材料（paper materials）、錄音資料（sound recordings）、圖形圖像資料（graphic images）、動(dòng)態(tài)影像資料（moving images）、手工制品（artifacts）以及電子媒體資料（Electronic media）。這六類檔案的每一類都可以進(jìn)一步細(xì)分為多種次級(jí)類型。比如：紙質(zhì)材料可以分為未出版的資料與已出版的資料，前者主要涉及手稿（manuscript），后者則可以分為書籍（books）和短期刊物（ephemera）。其中，短期刊物又主要包括剪報(bào)（newspaper clippings）、通訊（newsletter）,以及宣傳冊(cè)（brochures）等。當(dāng)然，紙質(zhì)材料除了可以根據(jù)是否已出版來分類以外，還可以根據(jù)其用途和功能細(xì)分，比如：有些紙質(zhì)材料來源于田野工作記錄（field note），有些則來自錄音資料的說明（audio logs），等等。此外，除了有形的依據(jù)，檔案資料還可以根據(jù)其主題內(nèi)容的不同進(jìn)行分類。其他各類檔案也都可以依據(jù)館藏檔案的狀況細(xì)分為更多的類型?？傊?，檔案的分類方式是多樣的，通常一份檔案資料可以同時(shí)符合幾種不同的分類方式的要求，因此，符合邏輯、層次分明地對(duì)檔案進(jìn)行分類，將為保存和使用檔案提供極大的便利。

二、有關(guān)音樂檔案保存的必要性

音樂檔案保存的必要性實(shí)際上涉及到檔案管理工作的根本問題。在保存一份檔案之前，首先要回答的一個(gè)問題是“為什么保存”，然后再?zèng)Q定“保存什么”，“保存哪一個(gè)”，“保存在哪里”，“誰來決定”，“為誰而保存”等問題，最后才涉及到“如何來保存”的問題。因此，在進(jìn)行檔案收集之前明確收集和保存的目的至關(guān)重要，它決定著接下來一系列環(huán)節(jié)的展開。通過對(duì)檔案進(jìn)行分類、處理、說明，將其展現(xiàn)出來，才能實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。因此，檔案保存的最終的目的是為了展現(xiàn)!

三、有關(guān)音樂檔案取得的策略與原則

在明確了音樂檔案保存的最終目的之后，一個(gè)檔案機(jī)構(gòu)需要在此基礎(chǔ)上明確該機(jī)構(gòu)在檔案保存方面的使命所在，并且通過分析現(xiàn)有的人力、物力、財(cái)力條件，制定出一個(gè)可行的目標(biāo)，確定保存哪些資料，以及采用哪些方法和行動(dòng)來實(shí)施，最終調(diào)動(dòng)一切資源來實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。本文以UCLA的民族音樂學(xué)檔案館（UCLAEA）為例說明。其中，UCLA民族音樂學(xué)檔案館通過積極而高效地與校內(nèi)各部門合作，及時(shí)收集資料的措施，以及調(diào)集有限的網(wǎng)絡(luò)資源與校外相關(guān)個(gè)人與單位合作，以實(shí)現(xiàn)資源共享、信息交互的做法，值得國內(nèi)音樂圖書館借鑒。

與此同時(shí)，證實(shí)檔案來源的重要性也是不可或缺的。檔案機(jī)構(gòu)所保存的每一份檔案都應(yīng)該有具體的出處，包括其所涉及的時(shí)間、地點(diǎn)、人物，以及事件發(fā)生的來龍去脈等信息。對(duì)于來歷不明、信息缺失，同時(shí)又無證可考的資料，需慎重考慮是否對(duì)其進(jìn)行保存。

盡管每個(gè)檔案機(jī)構(gòu)在藏品范圍方面都有自己的原則，然而，任何既定的原則都不是絕對(duì)的，它具有一定的伸縮性，在具體操作時(shí)還要因具體情況而做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

值得重視的是在取得檔案時(shí)一般會(huì)涉及到一些權(quán)益事項(xiàng)，需要盡早明確和約定。這主要關(guān)系到資料捐贈(zèng)人（包括資料所有者和收集整理者）與檔案機(jī)構(gòu)各方的權(quán)利和義務(wù)。協(xié)議的主要原則是，一方面需要保障檔案機(jī)構(gòu)保存和展現(xiàn)資料的權(quán)益；另一方面則要確保資料所有者以及收集整理者擁有資料的權(quán)益不受破壞。如第三方有意使用被保存的檔案，仍需征得資料所有者（有時(shí)還有收集整理者）的許可。

四、音樂檔案保存的方法

(一) 對(duì)照清單清點(diǎn)資料

拿到資料時(shí)，首先要根據(jù)移交人提供的清單點(diǎn)清資料。同時(shí)，要對(duì)移交人和接收人的姓名和身份及交接資料發(fā)生的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行記錄。隨時(shí)記錄檔案處理的每個(gè)動(dòng)作是音樂檔案保存工作中的重要工作方法之一，需要貫穿于音樂檔案處理的始末。

(二) 對(duì)資料的現(xiàn)狀進(jìn)行“診斷”

在取得資料后需盡快對(duì)整個(gè)資料的現(xiàn)狀進(jìn)行檢測(cè)和分析，判斷其是否需要馬上進(jìn)行脫酸處理。有的資料酸性程度已經(jīng)很高，需要馬上被移入脫酸耗材的保護(hù)中；有些資料狀況較好，可以稍后進(jìn)行處理。但不論資料目前的狀況如何，從長遠(yuǎn)來看，對(duì)其進(jìn)行脫酸保護(hù)都是最為妥當(dāng)?shù)姆绞健Ｔ趯?duì)資料進(jìn)行脫酸防護(hù)之前，一個(gè)很重要的處理原則是，盡量減少對(duì)資料的直接接觸。

一般來講，在音樂檔案處理過程中最好佩戴手套，因?yàn)槭稚蠒?huì)有油脂，可能會(huì)對(duì)檔案資料造成損害。然而，佩戴手套帶來的弊端是，手指的觸覺因此而變得不夠靈敏，有可能會(huì)帶來掉頁等意想不到的隱患。因此，兩種方式各有利弊。如果要用手處理的話，一定要勤洗手，并保持手的干燥；如果佩戴手套的話，純棉手套是最好的選擇。

(三) 對(duì)資料進(jìn)行編號(hào)

音樂檔案處理過程中的一個(gè)重要的環(huán)節(jié)是編號(hào)。編號(hào)是否直觀而準(zhǔn)確，決定著檔案檢索的有效性程度。

一頁紙就是一份檔案，就有一個(gè)編號(hào)。一部完整的書稿因此會(huì)產(chǎn)生成百上千個(gè)編號(hào)。一般，編號(hào)中將體現(xiàn)如下信息：典藏號(hào)/物件號(hào)/存放位置。所謂典藏號(hào)，主要是指某一套音樂檔案集的名稱代碼，及某一份音樂檔案在這套檔案集中的序號(hào)；所謂物件號(hào)，是指這份檔案所屬的載體形式，以及它在這套檔案集相同載體形式的檔案中的序號(hào)；所謂存放位置，是指該檔案具體儲(chǔ)存的地點(diǎn)代碼。

編號(hào)設(shè)定的主要原則是清晰、直觀、準(zhǔn)確，同時(shí)盡量與國際上使用較多的編號(hào)方式相一致，或者，至少能夠制定一份國際編號(hào)相互對(duì)照的表格作為輔助。有關(guān)國際上比較通行的載體編號(hào)代碼，其中音樂類檔案常用到的包括：MS（manuscript，手稿）、EP（ephemera，短期刊物）、SR（sound recordings，錄音資料）、GR（graphic materials，圖形圖像資料）、PH（photographs，照片）、MV（moving images，動(dòng)態(tài)影像資料）、AR（artifacts，手工制品）、EM（Electronic media，電子媒體資料）、CF（computer files，電腦文件）等。

在編號(hào)的處理過程中，紙質(zhì)文件的處理尤為重要。在對(duì)紙質(zhì)文件編號(hào)之前，先要小心移除不必要的物件，如訂書針、回形針、橡皮筋、膠帶、緞帶等。因?yàn)檫@些物件都是容易造成文件損壞的因素。而且，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)時(shí)一般不直接寫在原件上，如不得不出此下策時(shí)，則用2號(hào)鉛筆輕輕標(biāo)記。此外，編號(hào)一般要反映資料的年份信息，而對(duì)于寫作年份不明的手稿，可以通過分析推斷出大概的時(shí)段，但需在推斷的年份后標(biāo)以問號(hào)。

(四) 對(duì)資料進(jìn)行數(shù)字化備份

在對(duì)音樂檔案資料進(jìn)行編號(hào)之后，要做的第一件事是對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理，獲得備份。一方面，這是檔案保存的需要；另一方面，數(shù)字化的檔案便于今后的展示和通過互聯(lián)網(wǎng)共享。當(dāng)然，當(dāng)檔案原件得到數(shù)字化備份之后，并不是說原件就可以隨便放置了，相反，原件與數(shù)字化檔案都應(yīng)該妥善保存。另外，數(shù)字化的檔案最好進(jìn)行異地備份，以防不測(cè)發(fā)生。

有關(guān)如何對(duì)檔案文件進(jìn)行數(shù)字化處理的方法，由于這里涉及一些技術(shù)上的細(xì)節(jié)，需在操作時(shí)予以例示，這里暫不贅述。

(五) 用專用檔案保存耗材對(duì)資料進(jìn)行分類存放

在對(duì)音樂檔案文件進(jìn)行過數(shù)字化處理之后，就可以進(jìn)入存放的環(huán)節(jié)了。對(duì)資料的長期保存是處理音樂檔案的最高目標(biāo)。那么，為了能夠達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，對(duì)檔案保存耗材的選擇至關(guān)重要。脫酸類耗材在這方面是最佳選擇。常用的脫酸耗材主要有各種規(guī)格的脫酸紙、脫酸塑膠膜，以及脫酸盒。這些材料由于規(guī)格與尺寸各異，用途也各不相同。因此，在存放檔案之前需要對(duì)檔案的尺寸進(jìn)行測(cè)量，以決定購買和使用何種規(guī)格尺寸的耗材放置檔案。根據(jù)葉娜博士的說明，一般來說，直接保護(hù)檔案資料的耗材需至少大于資料一寸。由于資料的尺寸不一，有大有小，一般應(yīng)以較大的尺寸為準(zhǔn)，統(tǒng)一訂購。這樣一方面節(jié)省成本，另一方面有利于擺放整齊。然而，在實(shí)際操作中也要因各尺寸資料數(shù)量的比例，以及擺放空間等情況來決定，以免造成不必要的財(cái)力和空間的浪費(fèi)。

(六) 檔案研究貫穿始末

音樂檔案工作者需要仔細(xì)研究所接手的每一份檔案資料，不但對(duì)其來源的來龍去脈調(diào)查得一清二楚，而且對(duì)檔案涉及的人物、事件等也都有一定的考察。這對(duì)于檔案的展現(xiàn)以及學(xué)者們以此為基礎(chǔ)的研究，都具有重要的意義。

(七) 制作檢索指南

音樂檔案處理的最后一個(gè)步驟，同時(shí)也是非常關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，是撰寫檢索指南。檔案處理前期所做的所有工作都將集中在檢索指南中得到體現(xiàn)，檢索指南要盡可能明確、直觀、詳盡地對(duì)檔案進(jìn)行說明。

五、編號(hào)規(guī)則原則及案例

據(jù)考察，各音樂藝術(shù)院校圖書館檔案館在編號(hào)方面沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但均以清晰、直觀、符合邏輯和易于查找為原則。根據(jù)以上內(nèi)容以中央音樂學(xué)院圖書館為例針對(duì)藝術(shù)檔案特藏制定了相應(yīng)的編號(hào)規(guī)則。

(一) 檔案編號(hào)中可包含的信息

學(xué)院代碼/年份/年度檔案批次/姓名拼音（姓氏大寫，名字拼音首字母小寫）/載體形式代碼+序號(hào)/次級(jí)載體形式代碼+序號(hào)/存儲(chǔ)位置（機(jī)構(gòu)代碼-架號(hào)）

例如：CCOM/2015/01/ZHOUgr/MS01/T01/ML-001

CCOM對(duì)應(yīng)中央音樂學(xué)院

2015對(duì)應(yīng)收藏時(shí)間2015年

01對(duì)應(yīng)收藏批次/件數(shù)

ZHOUgr對(duì)應(yīng)姓名：周廣仁

Ms01對(duì)應(yīng)手稿第一件

T01對(duì)應(yīng)抄本或手稿影音件

ML-001對(duì)應(yīng)架位號(hào)

(二) 有關(guān)載體形式代碼的說明

MS（manuscript，手稿），其中除了包括藝術(shù)家親筆書寫的樂譜和文字以外，還包括經(jīng)過謄抄的手稿，即T（transcripts，抄本），其在編號(hào)時(shí)可作為MS的下一級(jí)。

EP（ephemera，短期刊物），主要包含剪報(bào)C（clipping s），在編號(hào)時(shí)可作為短期刊物的下一級(jí)。

PH（photographs，照片），照片中除了包含照片原件以外，可能還會(huì)包含照片底片N（negative）、照片的復(fù)本C（copy），以及數(shù)碼照片DP（digital photographs）。上述這些形式可以作為PH的下一級(jí)編號(hào)。

GR（graphic materials，圖形圖像資料），這里可以包含所有涉及圖畫、圖片、圖表等視覺形象的材料，包括藝術(shù)家的繪畫作品DR（drawing）、在學(xué)校及工作單位的報(bào)告和履歷表DOC（documens）、獎(jiǎng)狀CERT（certificates）、節(jié)目單CP（concert programmes）、海報(bào)P（posters），以及比賽章程COMPET（competitions）等。這些形式類別都可以作為GR的下一級(jí)代碼。

SR（sound recordings，錄音資料），其中可能會(huì)包含已出版CD的說明L(logs)、節(jié)目?jī)?cè)PB(programme books)，以及光盤封套DJ（disk jacket），可與錄音資料放置于一處，編號(hào)按SR的下一級(jí)編。

MV（moving images，動(dòng)態(tài)影像資料），情況同錄音資料。

EM（Electronic media，電子媒體資料）

CF（computer files，電腦文件），大概包含電腦文件原件（以磁盤形式保存），以及文件的紙質(zhì)打印本PF（printed files），其可以作為CF的下級(jí)編號(hào)。

AR（artifacts，手工制品），主要指立體的物件，如獎(jiǎng)牌M（medals）、獎(jiǎng)杯C（cups）、樂器IN（instruments）等。這些類型代碼可以作為AR的下級(jí)編號(hào)。

（備注：上述各載體如分開放置，便不存在排序問題；如果在一起放置，可按照代碼的首字母順序排列。）

由于國內(nèi)目前有關(guān)音樂檔案文獻(xiàn)的工作尚處于起步階段，音樂檔案文獻(xiàn)的保存方法在國內(nèi)各機(jī)構(gòu)尚不統(tǒng)一，需要我們不斷地摸索與實(shí)踐，本文通過借鑒國外的方法結(jié)合本人的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，試圖找到適合音樂檔案文獻(xiàn)的保存方法，旨在推動(dòng)音樂檔案事業(yè)在國內(nèi)的發(fā)展。