文·盧海波 張新云 李華

突破管理瓶頸 致力創(chuàng)新應(yīng)用

文·盧海波 張新云 李華

在現(xiàn)代文明意識中，檔案已成為歷史核心的重要組成部分，是信息時(shí)代最基本、最可靠的信息資源。醫(yī)院檔案作為醫(yī)院歷史發(fā)展的真實(shí)又原始的記錄，給醫(yī)院未來的建設(shè)、臨床治療等工作提供客觀依據(jù)。特別是近幾年隨著醫(yī)改工作的開展，醫(yī)院從醫(yī)療、人事、收費(fèi)等各個(gè)方面有了廣度和深度的變化，內(nèi)容繁雜、數(shù)量龐大的醫(yī)院檔案管理亟需突破瓶頸，多在創(chuàng)新與應(yīng)用中下功夫。

一、醫(yī)院檔案管理工作的瓶頸

醫(yī)院作為呵護(hù)百姓身心健康的民生單位，醫(yī)療工作自然是醫(yī)院的工作重點(diǎn)。相對而言，醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理中相對較弱的方面，比如人員檔案意識不強(qiáng)、人員配備的不足、設(shè)備配置的落后、信息化進(jìn)程遲緩等。醫(yī)院的檔案管理工作處于被動(dòng)的地位。最終，醫(yī)院檔案的利用率較為低下，檔案不能發(fā)揮其應(yīng)有的真正價(jià)值。

二、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新，增強(qiáng)醫(yī)院檔案的豐富性

（一）醫(yī)院檔案工作創(chuàng)新，要有理有據(jù)

工作創(chuàng)新不是憑空想象，不能脫離實(shí)際，創(chuàng)新必須在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行，在現(xiàn)實(shí)中推動(dòng)。創(chuàng)新要重視現(xiàn)實(shí)，面向未來，從實(shí)際出發(fā)，圍繞如何解決現(xiàn)實(shí)存在的問題，在打好基礎(chǔ)、快速發(fā)展上求突破。建國以來，醫(yī)院檔案工作歷經(jīng)近七十年的發(fā)展，已經(jīng)形成了一整套趨于成熟的理論、方法，而這些對我們今后的工作仍具有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義，是創(chuàng)新的根基。

醫(yī)院檔案工作創(chuàng)新要堅(jiān)持“推陳出新”原則，在尊重歷史和事實(shí)的前提下，學(xué)習(xí)本行業(yè)專業(yè)知識，吸取本行業(yè)成功的經(jīng)驗(yàn)和方法，又要借鑒其他行業(yè)和專業(yè)創(chuàng)新方法和成功經(jīng)驗(yàn)，在學(xué)習(xí)、借鑒中創(chuàng)新。如與不同城市的中醫(yī)院進(jìn)行工作交流取經(jīng)，借他山之石以攻玉；如借鑒學(xué)校的學(xué)生檔案中的一些好的做法納入我們的病人檔案管理中等。

（二）醫(yī)院檔案工作創(chuàng)新，要注重手段創(chuàng)新

醫(yī)院檔案要爭一流、上水平，開拓創(chuàng)新是必由之路。檔案部門作為檔案信息匯總、交流的中心，應(yīng)該跟上社會(huì)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的步伐，積極引進(jìn)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)、縮微技術(shù)、檔案管理系統(tǒng)等現(xiàn)代化設(shè)備和手段，在保障檔案硬件設(shè)備的基礎(chǔ)上，及時(shí)更新數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)系統(tǒng)。在保障信息化建設(shè)的同時(shí)，對文本紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步整理，利用掃描儀、攝像機(jī)、照相機(jī)等多媒體器材和現(xiàn)代信息技術(shù)，依托實(shí)體檔案資料實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化，確保信息化與實(shí)體化的一致。

建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，醫(yī)院檔案部門要制作自己的網(wǎng)頁，積極組織相關(guān)部門、職工個(gè)人進(jìn)行上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息的及時(shí)傳送和更新，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

依托檔案局的檔案年報(bào)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案及時(shí)整理。根據(jù)系統(tǒng)的填報(bào)要求及信息檢索，查找在檔案管理中的問題，總結(jié)新一年醫(yī)院檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，通過系統(tǒng)的查缺補(bǔ)漏，在做好基礎(chǔ)材料信息錄入的同時(shí)，注意完善后期醫(yī)院檔案的完善與補(bǔ)充。

（三）醫(yī)院檔案工作創(chuàng)新，要加強(qiáng)意識革新

檔案工作是一個(gè)人機(jī)相互配合完成的工作，而人的主觀能動(dòng)性表現(xiàn)得尤為突出。檔案管理工作又是一個(gè)涉及醫(yī)院甚至黨和國家秘密的重要工作。因此，加強(qiáng)檔案管理者意識的革新，提高檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)，是一切檔案管理工作創(chuàng)新的前提。

首先，檔案管理工作者要牢固樹立服務(wù)意識和保密意識，堅(jiān)持原則，勤懇工作，忠于職守，兢兢業(yè)業(yè)做好每一份檔案的收集、歸檔、保存工作。其次，檔案管理工作者要有較高的專業(yè)素養(yǎng)，精通業(yè)務(wù)，并及時(shí)更新自己的知識結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，適應(yīng)新時(shí)代下檔案管理的工作趨勢。再次，檔案管理工作者要有開拓創(chuàng)新的意識，不拘泥于現(xiàn)有檔案管理工作模式，多關(guān)注國內(nèi)外檔案管理工作的新動(dòng)態(tài)，吸收其中的精華，并積極引導(dǎo)自己對檔案管理工作的新思考，期于通過探索、懷疑、發(fā)現(xiàn)、求解、解惑等步步為營，最終實(shí)現(xiàn)工作的創(chuàng)新。

三、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新，提高醫(yī)院檔案的利用率

服務(wù)是檔案工作的主題，而檔案的最終目的不是塵封，而是利用。2016年6月9日，國家檔案局在“國際檔案日”提出“檔案與民生”的活動(dòng)主題，向社會(huì)公眾宣傳檔案利用的惠民實(shí)例，進(jìn)一步提升公民利用檔案的意識。

要想縮短醫(yī)院檔案與社會(huì)的距離，就要提高檔案的利用率。一是通過圖片展覽室、影像展覽室等展覽活動(dòng)或編輯《醫(yī)院院志》等形式，充分發(fā)揮檔案的教育作用，拓展教育內(nèi)涵，向社會(huì)大眾宣傳醫(yī)院文化，為廣大職工提供受教育的場所和機(jī)會(huì)，為醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)提供有意義、有激勵(lì)作用的支撐。二是對國家、上級領(lǐng)導(dǎo)單位或本單位的一些重要的公開文件掃描成圖片按年份、類別、屬性等匯集到相應(yīng)文件夾，在檔案內(nèi)部局域網(wǎng)進(jìn)行公示，方便職工統(tǒng)一利用。三是對一些不能公開的檔案文件，進(jìn)行借閱式管理，確保檔案文件的安全性。

醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的工程，積極推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的健康發(fā)展，每一個(gè)醫(yī)院檔案管理者任重而道遠(yuǎn)，凝神聚力，把握時(shí)代機(jī)遇，不斷創(chuàng)新，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，為衛(wèi)生計(jì)生事業(yè)改革發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐和保障，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，為檔案事業(yè)的快速發(fā)展盡一份綿薄之力。

（作者單位：濱州市中醫(yī)醫(yī)院 / 無棣縣衛(wèi)生局衛(wèi)生防疫站）