趙 恒

(洛陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院, 河南 洛陽 471000)

淺談高校檔案管理信息化建設(shè)

趙 恒

(洛陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院, 河南 洛陽 471000)

隨著計算機(jī)和信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，高校檔案管理工作面臨前所未有的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，高校檔案管理信息化建設(shè)工作怎樣開展，在開展中存在怎么的問題，以及在現(xiàn)狀下如何提高高校檔案管理工作效率，如何加強(qiáng)高校檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是各高校目前予以解決的問題。

高校;檔案管理;信息化;建設(shè)

0 引言

目前，高校檔案管理信息化建設(shè)是檔案工作適應(yīng)學(xué)校和社會發(fā)展的客觀要求和必然趨勢，也是促進(jìn)高校健康、穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)，它的良好發(fā)展在學(xué)院整體管理中占據(jù)著重要地位。但隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，作為信息資源“收集者”的高校檔案信息管理工作，以目前現(xiàn)狀而言，多數(shù)高校檔案管理信息化建設(shè)工作發(fā)展落后，這不僅影響了高校檔案的工作效率，也對教學(xué)質(zhì)量的提高，現(xiàn)代信息的利用和保存都有一定影響。

1 高校檔案管理信息化在高校建設(shè)和發(fā)展中的作用

高校檔案是高校對外宣傳的一種高效形式，面對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案管理信息化建設(shè)已逐漸成為高校檔案管理工作建設(shè)中的重點(diǎn)，做好高校檔案管理信息化建設(shè)工作不僅是學(xué)校辦公自動化發(fā)展的要求，也是檔案管理發(fā)展的必然需求，更是學(xué)校教學(xué)和科研發(fā)展、學(xué)生和教師管理的有利保障。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的不足

高校檔案管理信息化建設(shè)是以信息化為依托，以分享資源為目標(biāo)，以提高教學(xué)服務(wù)質(zhì)量為要求，以開發(fā)科研項目為目的的檔案管理建設(shè)，而目前受到多種因素的影響，大部分高校仍舊使用傳統(tǒng)方式來進(jìn)行檔案的管理，這僅僅只是對檔案起到了最基本的保管功能，而忽視了檔案的信息化服務(wù)功能，使檔案管理工作失去了特有的功能和價值。

2.1 思想觀念陳舊，管理模式落后，機(jī)構(gòu)設(shè)立不健全

目前多數(shù)高校對于檔案建設(shè)工作普遍缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識和思考，沒有專門的組織機(jī)構(gòu)，沒有專門的人員編制，多數(shù)高校檔案管理歸屬于院辦公室管理，造成了工作人員身兼數(shù)職，職責(zé)不明、任務(wù)不清，對檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展造成巨大的盲目性和被動性。

2.2 檔案服務(wù)功能單一

長久以來，由于受到陳舊思想觀念和檔案制度的規(guī)定與制約，檔案的利用主要是為各級領(lǐng)導(dǎo)決策、行政部門工作進(jìn)行參考服務(wù)，對于學(xué)校教學(xué)和科研的發(fā)展、學(xué)生和教師的管理方面未能充分發(fā)揮服務(wù)功能。

2.3 檔案信息化專業(yè)人才缺乏，管理人員隊伍不穩(wěn)定

在高校檔案管理工作中，工作人員多數(shù)是年齡偏大，或者學(xué)歷較低的人員組成，檔案專業(yè)或信息技術(shù)專業(yè)畢業(yè)從事檔案工作的人員很少，多數(shù)管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，個別人員經(jīng)過短期培訓(xùn)，更有甚者就沒有經(jīng)過培訓(xùn)而從事檔案管理工作，他們?nèi)狈ο到y(tǒng)的檔案和信息技術(shù)專業(yè)理論知識和基本技能，對檔案的管理只是收集、整理、立卷、歸檔，檢索層次，這就造成檔案管理人員素質(zhì)偏低、業(yè)務(wù)知識缺乏、管理水平低下、骨干少、能力弱、人員流動性大、資料收集不齊全、不完整，劃分保管期限混亂等特點(diǎn)。

3 高校檔案管理工作實現(xiàn)信息化建設(shè)的對策

在實現(xiàn)高校檔案管理信息化建設(shè)過程中，各高校要從基礎(chǔ)設(shè)施入手，健全規(guī)章制度，加強(qiáng)專業(yè)人員培訓(xùn)，從多方面滿足學(xué)校、教科研、師生以及社會對檔案工作的要求。

3.1 明確責(zé)任，加強(qiáng)認(rèn)識

高校要加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，組織學(xué)習(xí)檔案相關(guān)法律法規(guī)，理清發(fā)展思路，在人力、物力、財力方面做到專項資金支持，并要求工作人員不斷提高檔案管理信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識，強(qiáng)化檔案意識，更新觀念，創(chuàng)新手段，樹立主動服務(wù)、主動參與的工作態(tài)度。

3.2 優(yōu)化高校檔案管理模式

在信息化管理模式下，高校檔案管理的規(guī)模不斷擴(kuò)大，種類不斷增加，職能的多樣化、服務(wù)的功能化，都是對檔案信息化建設(shè)的全新要求。面對新問題，檔案管理的信息化建設(shè)必須要從搭建平臺，增強(qiáng)重視程度、強(qiáng)化服務(wù)，推動信息化進(jìn)程等多方面建立科學(xué)的管理模式。在管理上要把封閉型管理轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放型管理，在服務(wù)上要把單一性服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣苑?wù)，在工作上要把傳統(tǒng)的記錄模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字與文字結(jié)合的數(shù)字化、信息化操作模式。

3.3 完善高校檔案管理信息化系統(tǒng)

高校檔案管理信息化的實現(xiàn)不僅依賴于各部門的配合，還對檔案館的內(nèi)部建設(shè)、運(yùn)行機(jī)制等都有嚴(yán)格的要求。工作人員在對檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的基礎(chǔ)上，還要做到對檔案的接收、加工、整理、傳送、存儲以及提供等程序運(yùn)用現(xiàn)代化信息處理方式，加快檔案的一體化、便捷化、規(guī)范化程度，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案資料及多種檔案信息的查詢自動化和檢索自動化的功能。

3.4 提高高校檔案信息化管理隊伍素質(zhì)

高校檔案管理信息化建設(shè)不僅要求工作人員要具有較高的專業(yè)知識，還要求工作人員具有充足的語言文字組織能力，除此之外，還需要具備良好的職業(yè)技能及嫻熟的計算機(jī)操作水平，以及創(chuàng)新能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)知識精的復(fù)合型人才。

4 結(jié)語

在高校檔案管理信息化建設(shè)過程中，檔案管理信息化建設(shè)的程度，不僅是一個學(xué)校整體教育教學(xué)水平的體現(xiàn)，也是對學(xué)校服務(wù)于學(xué)生、服務(wù)于社會的肯定，更是對實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化、完善化的必然要求和艱巨任務(wù)，它不僅對高校的發(fā)展起到良好的促進(jìn)作用，也對高校對外宣傳，對內(nèi)管理的基礎(chǔ)和保障。

[1]王艷玲.淺談高校檔案管理信息化建設(shè)[J].現(xiàn)代情報，2007年06期，63-64+67.

[2]郭鴻雁.加快高校檔案管理信息化建設(shè)[J].商丘職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2012年04期，119-120.

[3]馬海濤.高校檔案管理信息化建設(shè)探析[J].山東教育學(xué)院學(xué)報，2008年04期，119-121.

[4]賈曉宇.高校檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(自然科學(xué)版)，2015年01期，181-182.

(編輯 馬海超)

Informatization Construction of Archive Management in Colleges and Universities

ZHAO Heng

(Luoyang Vocational & Technical College, Luoyang 471000, China)

With the development and wide application of computer and information technology, archive management in colleges and universities faces unprecedented challenges and opportunities. In the new period, there are the problems to be solved, such as how to carry out informatization construction of archive management in colleges and universities, what problems exist in the development of it, how to actively raise the efficiency of the archive management in colleges and universities in the current situation, and how to strengthen the construction of information and network.

colleges and universities; archive management; informatization; construction

2017-01-20

趙恒(1978- )，女。?？疲眇^員。主要研究方向：檔案管理。

G271

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1672-0601(2017)03-0033-02