文/霍燕紅

隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)實(shí)際工作的需要，因此，石油企業(yè)正在大力推廣電子檔案的建設(shè)、開發(fā)和利用，但是推行中不可避免地遇到一些問(wèn)題，本文就石油企業(yè)基本建設(shè)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行探討，并提出切實(shí)可行的對(duì)策。

一、石油檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)方面。檔案作為企業(yè)管理的重要資產(chǎn)，確保其完整性、真實(shí)性、安全性顯得尤為重要。在我國(guó)現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)，主要采取紙質(zhì)檔案和電子檔案同步歸檔與管理的模式，被稱為“雙套制”或“雙軌制”。目前石油企業(yè)的辦公系統(tǒng)基本上是OA系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)電子檔案的及時(shí)接收與歸檔。但是，一方面，有些企業(yè)還是依賴紙質(zhì)檔案，電子檔案僅僅作為辦公活動(dòng)中的一種流程，未能發(fā)揮實(shí)質(zhì)作用。另一方面，電子檔案目前只可以輸入條目，全文有時(shí)仍然無(wú)法上傳，這成為制約電子檔案發(fā)展的一個(gè)重大弊端。

2.信息化建設(shè)方面。一是人才素質(zhì)有待提升。檔案信息化建設(shè)需要檔案管理工作者跟上時(shí)代步伐，學(xué)習(xí)信息化的相關(guān)知識(shí)，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)，并且具備相應(yīng)的管理技術(shù)知識(shí)和外語(yǔ)知識(shí)。但是，有些檔案管理人員年紀(jì)較大，對(duì)新知識(shí)存在抵觸，或不愿意花時(shí)間學(xué)習(xí)。二是責(zé)任意識(shí)有待強(qiáng)化。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過(guò)程中，由于全部都是手工錄入，一些工作人員的疏忽、不負(fù)責(zé)等因素，會(huì)造成紙質(zhì)檔案與電子檔案不一致，直接影響后期檔案查詢與利用工作。三是保護(hù)措施有待加強(qiáng)。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中，原數(shù)據(jù)錄入工作耗時(shí)較長(zhǎng)，使得很多檔案長(zhǎng)時(shí)間存放在庫(kù)房外，很容易造成損毀。

3.安全管理方面。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，但是在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中存在諸多的安全隱患，一方面，由于檔案工作人員的疏忽造成有些保密性檔案的信息泄露，另一方面，在檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包過(guò)程中，由于缺乏完善的外包規(guī)章制度，可能造成企業(yè)檔案信息泄露。

4.設(shè)備設(shè)施方面。很多企業(yè)對(duì)此不是非常重視，造成管理不夠，資金欠缺，使得信息化建設(shè)步履維艱。還有部分單位為了節(jié)約辦公空間，沒(méi)有給企業(yè)的檔案管理留下足夠的空間，無(wú)法進(jìn)行檔案人員辦公室、檔案存放室、庫(kù)房的分配，使得檔案管理空間上較亂，這對(duì)于檔案的保密也是一個(gè)非常大的隱患。

二、石油企業(yè)檔案信息化建設(shè)中解決問(wèn)題的對(duì)策分析

1.建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。一項(xiàng)好的政策的執(zhí)行離不開相應(yīng)的規(guī)章制度，要加強(qiáng)企業(yè)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，必須制定完善的并且切實(shí)可行的一整套規(guī)章制度，其中必須包括檔案的保密與工作人員的工作職責(zé)，這是一個(gè)硬性的要求，同時(shí)，制定的檔案必須落到實(shí)處，再好的規(guī)章制度制定好不落實(shí)相當(dāng)于一紙空文，對(duì)于企業(yè)沒(méi)有任何的指導(dǎo)意義。我們企業(yè)必須明確這一點(diǎn)，從制定一個(gè)好的規(guī)章制度開始邁開步伐。一是制定了《檔案統(tǒng)計(jì)制度》《檔案庫(kù)房管理制度》《檔案管理保密制度》《檔案安全管理制度》四項(xiàng)制度，旨在把握準(zhǔn)確檔案工作框架及整體思路；二是在確定統(tǒng)計(jì)、保密及安全等管理要素后，逐項(xiàng)細(xì)化落實(shí)，分層級(jí)細(xì)化職責(zé)，出臺(tái)了《會(huì)計(jì)檔案查閱制度》《圖書資料管理制度》《檔案驗(yàn)收辦法》等具體科目實(shí)施辦法；三是為了細(xì)化崗位職責(zé)，充分發(fā)揮科室職能，出臺(tái)了《檔案員工作職責(zé)》《工作人員守則》《檔案科工作職責(zé)》。

2.提高檔案管理人員素質(zhì)。任何一項(xiàng)工作都是由人完成的，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，在檔案信息化的過(guò)程中，要求管理人員本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度做好自己的崗位工作，并且嚴(yán)格要求自己對(duì)工作進(jìn)行保密。而且對(duì)管理人員提出了更高的要求，必須學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作，具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作能力和相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析能力，這對(duì)于管理人員是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)，但是也是對(duì)自身的一個(gè)實(shí)質(zhì)性的提高，管理人員只有從自身嚴(yán)格要求自己，才能使得信息化的工作得以順利推行。

3.加強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)。檔案的安全涉及到人員、設(shè)施以及計(jì)算機(jī)的安全等各企業(yè)方面，檔案的安全關(guān)系到企業(yè)生存的根基，因此必須對(duì)各項(xiàng)涉及到安全的內(nèi)容嚴(yán)加落實(shí)。人員方面，必須提高管理人員的安全意識(shí)，設(shè)施方面必須安裝監(jiān)控，并且做到定期檢查，以保證設(shè)施的安全運(yùn)行，計(jì)算機(jī)方面，必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)的備份與遷移，以免萬(wàn)一計(jì)算機(jī)損毀造成所有的數(shù)據(jù)的丟失情況發(fā)生。企業(yè)管理人員只有存在安全意識(shí)，才能將這些落到實(shí)處，因此，歸根結(jié)底，最重要的還是提高企業(yè)人員的安全意識(shí)。

4.完善相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施。設(shè)備設(shè)施影響著企業(yè)檔案管理執(zhí)行的力度和強(qiáng)度，因此在空間上必須實(shí)行辦公室、檔案室以及閱覽室的分離，同時(shí)，應(yīng)該加大設(shè)備的投資力度，對(duì)陳舊的設(shè)備進(jìn)行定期更換，以此來(lái)滿足前進(jìn)的需要。

在當(dāng)前的檔案管理工作中，面對(duì)著檔案保存內(nèi)容日趨多樣、信息內(nèi)容繁、廣、多，管理持續(xù)時(shí)間周期長(zhǎng)，不確定因素較多等客觀環(huán)境下，必須堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向，保證規(guī)章制度的定期建立健全修訂及落實(shí)，細(xì)化管理職責(zé)考核指標(biāo)，確保抓好落實(shí)，抓牢實(shí)施，切中檔案管理工作中的要害問(wèn)題，為確保檔案管理工作效率質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案管理工作職能保駕護(hù)航，更好履行工作職責(zé)，為檔案工作獻(xiàn)出自己的一份力。