文·于婧

在深入推進(jìn)事業(yè)單位改革中加強(qiáng)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

文·于婧

事業(yè)單位是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中提供公益服務(wù)的主要載體，是我國社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要力量。加快事業(yè)單位改革是政府轉(zhuǎn)變職能、建設(shè)服務(wù)型政府的必然要求。十八屆三中全會(huì)提出全面深化改革的部署也強(qiáng)調(diào)了加快事業(yè)單位改革的重點(diǎn)。檔案工作能夠有效地反映工作中的全部信息，在推進(jìn)事業(yè)單位改革中可以更好地發(fā)現(xiàn)和解決社會(huì)工作中出現(xiàn)的問題，提升工作效能。

一、檔案管理工作關(guān)系改革的方方面面

近年來，面對(duì)全面建成小康社會(huì)的新形勢(shì)新要求和人民群眾改善生活的新期待，進(jìn)一步深化事業(yè)單位改革的任務(wù)迫切而繁重。十八屆三中全會(huì)《決定》提出了堅(jiān)持事業(yè)單位改革的總體思路，明確了在現(xiàn)有改革進(jìn)展基礎(chǔ)上，針對(duì)存在的突出問題，強(qiáng)調(diào)加快事業(yè)單位改革的重點(diǎn)。而檔案管理則是推進(jìn)改革的基礎(chǔ)性工作，也是日常工作中非常重要的參考，可以有效地提高事業(yè)單位的整體工作效率和工作質(zhì)量。

（一）檔案是事業(yè)單位服務(wù)于社會(huì)和群眾的高科技信息平臺(tái)

檔案管理工作，主要包括文書、設(shè)備、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物檔案材料的收集、整理和立卷歸檔等，頭緒眾多，程序紛繁，在這些工作的處理過程中，只要有一個(gè)環(huán)節(jié)做得稍有疏忽，就會(huì)造成嚴(yán)重的后果，或者有可能發(fā)生失泄密情況，或者會(huì)導(dǎo)致社會(huì)服務(wù)管理的缺位，等等。

（二）檔案中所記錄的信息是工作動(dòng)向的最好記錄

隨著檔案管理職能化的不斷提升，事業(yè)單位的檔案管理必將更加齊全和完整，可以為單位工作決策提供較好的服務(wù)和方向。在改革過程中發(fā)現(xiàn)的事業(yè)單位提供公共服務(wù)缺乏競(jìng)爭(zhēng)、公益服務(wù)供求矛盾突出、供給方式單一、資源配置不合理、質(zhì)量和效率不高等問題，都要通過各類檔案來集中反映和梳理，從而使提供公共服務(wù)的事業(yè)單位的競(jìng)爭(zhēng)性不斷增強(qiáng)，使政府提供公共服務(wù)的質(zhì)量、效率和水平不斷提升。

（三）事業(yè)單位檔案能夠加強(qiáng)在改革中人力資源的有效配置

檔案可以客觀反映工作人員的專業(yè)技能水平，可為事業(yè)單位聚集人才、用好人才、以崗用人、以崗管人提供依據(jù)，有效提升工作效率，從而為廣大人民群眾提供更加優(yōu)質(zhì)高效的公共服務(wù)。同時(shí)，檔案也能為事業(yè)單位職工晉升職位職級(jí)、提高工資待遇提供充分有力的依據(jù)。用人單位在提升自身職工職位職級(jí)和工資待遇時(shí)，需要將職工檔案作為調(diào)級(jí)晉升的標(biāo)準(zhǔn)和重要根據(jù)，這樣可充分體現(xiàn)出公平公正，能切實(shí)提升工作人員的工作積極性。

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作，不論是對(duì)于事業(yè)單位，還是對(duì)于個(gè)人來說，都能夠體現(xiàn)出一定的社會(huì)價(jià)值。因此在推進(jìn)事業(yè)單位改革中應(yīng)當(dāng)提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，結(jié)合現(xiàn)有的信息和管理技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新和改革，提高檔案管理的效率，從而提高事業(yè)單位的發(fā)展質(zhì)量和效率。

二、在推進(jìn)檔案管理改革中存在的一些問題

目前事業(yè)單位檔案管理工作中，雖然管理的制度化、規(guī)范化、科技化程度不斷提高，但隨著改革步伐的不斷加快，社會(huì)對(duì)檔案工作的要求越來越高，仍存在一些普遍性問題。

（一）對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠

由于檔案工作屬于內(nèi)部管理，對(duì)事業(yè)單位深化改革、提質(zhì)增效沒有直接影響，不能直接為單位增加效益，所以有些同志特別是部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作沒有引起足夠的重視，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作。而且檔案管理工作缺乏創(chuàng)新性，往往是枯燥單調(diào)的重復(fù)工作，僅僅履行了資料保存的簡(jiǎn)單職能。因此造成有的檔案管理工作人員也缺乏相應(yīng)的工作積極性，認(rèn)為檔案工作只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。在這樣的情況下，檔案管理工作在部分單位內(nèi)部沒有引起足夠的重視，致使個(gè)別單位的檔案管理工作無法適應(yīng)現(xiàn)代的管理需求。

（二）工作機(jī)構(gòu)和人員專業(yè)化程度較低

在標(biāo)準(zhǔn)要求下，檔案管理是系統(tǒng)、專業(yè)的工作，需要專業(yè)的管理人員來進(jìn)行管理和操作。但現(xiàn)在有相當(dāng)多的事業(yè)單位，并不重視檔案管理工作。在現(xiàn)在機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)，提質(zhì)增效的改革大勢(shì)下，一般檔案管理都設(shè)置在辦公室或人事科進(jìn)行管理，且在檔案管理工作方面投入的人員較少，大部分單位檔案的管理人員身兼數(shù)職，并不能把工作的精力都投入到檔案管理工作中，有時(shí)候還會(huì)因?yàn)槠渌ぷ饔绊懙綑n案整理工作。同時(shí)管理人員的專業(yè)化程度較低，相當(dāng)部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不熟悉。日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，不能做到及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平，使得檔案整理工作所花費(fèi)的時(shí)間較多，增加了檔案管理的難度。

（三）缺乏科學(xué)有效的管理方式

目前，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，大多事業(yè)單位都開始進(jìn)行管理方面的改革，在工作方面推行計(jì)算機(jī)管理。內(nèi)部公文處理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公，推行無紙化工作模式，這就必然使得檔案管理工作的難度大大提升，但在檔案管理工作方面，雖然有的已經(jīng)開始使用檔案管理系統(tǒng)，但由于檔案管理人員缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)，在工作中依然延續(xù)以往的人工管理方式，已經(jīng)不符合單位改革發(fā)展的要求。同時(shí)，在加快推進(jìn)事業(yè)單位分類改革中，不斷推行政事分開、管辦分開多種形式，推動(dòng)公辦事業(yè)單位與主管部門理順關(guān)系和去行政化，有的單位在改革中出現(xiàn)經(jīng)費(fèi)、辦公場(chǎng)所緊張等情況，也導(dǎo)致對(duì)檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，個(gè)別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，連必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備，與檔案管理規(guī)范化的要求相去甚遠(yuǎn)。

三、加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新的幾點(diǎn)建議

（一）切實(shí)提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

對(duì)于檔案管理而言，必須強(qiáng)化思想認(rèn)識(shí)，優(yōu)化檔案管理理念，加強(qiáng)規(guī)范化管理，切實(shí)落實(shí)好檔案歸檔及利用、信息保密、監(jiān)管處罰等各項(xiàng)制度，實(shí)施檔案管理責(zé)任制，明確具體部門科室，設(shè)置專人負(fù)責(zé)崗位，配齊配強(qiáng)工作人員，在經(jīng)費(fèi)等保障上予以傾斜，確保檔案管理有機(jī)構(gòu)管事、有人干事、有錢辦事。形成領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督、部門負(fù)責(zé)人具體抓、科室人員管理檔案的工作機(jī)制。提高檔案管理效率，檔案管理是單位發(fā)展的潛在推動(dòng)力，必須要制定出合理完善的管理體系，結(jié)合檔案管理的特點(diǎn)，盡量實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)性，靈活性和高效性，以進(jìn)一步提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。因此所有的檔案都要嚴(yán)密保管，強(qiáng)化數(shù)字和時(shí)間的觀念，借閱出去的要及時(shí)催收，該封裝的及時(shí)封裝，該銷毀的及時(shí)登記銷毀，不得拖延推遲。

（二）做好現(xiàn)代管理技術(shù)的應(yīng)用融合

在傳統(tǒng)檔案管理中，主要靠檔案管理員進(jìn)行檔案收集整理，但人員管理收集信息的局限性和工作效率都存在一定缺陷。而利用各種數(shù)字設(shè)備，使用便捷高效的信息技術(shù)可以有效地提高檔案管理的工作效率。因此在檔案管理改革工作中要運(yùn)用現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，全面應(yīng)用檔案管理軟件的智能化功能，通過計(jì)算機(jī)管理來進(jìn)行檔案信息的合理歸類、登記等工作，實(shí)現(xiàn)管理的清晰化和條理化，提升檔案資源信息的利用效率，縮短查閱整理時(shí)間，使檔案工作的現(xiàn)代化管理水平得到進(jìn)一步提升，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。

（三）注重工作人員素質(zhì)的提高

工作人員素質(zhì)的提高可以有效地提高檔案管理的工作效率。檔案管理工作，要求檔案人員必須具備專業(yè)性檔案知識(shí)，掌握現(xiàn)代化專業(yè)技術(shù)，了解各種學(xué)科知識(shí)，不斷提高檔案管理能力，為公眾提供更為準(zhǔn)確、真實(shí)的檔案信息。特別是現(xiàn)在的管理系統(tǒng)引進(jìn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)，但日常的整理和記錄工作仍需要工作人員來進(jìn)行操作，事業(yè)單位應(yīng)該保證檔案管理人員的知識(shí)更新，加大對(duì)這些人員的財(cái)政支出和管理培訓(xùn)力度。要通過定期培訓(xùn)、理論研討、交流學(xué)習(xí)等多種形式，切實(shí)提高檔案人員的工作能力和水準(zhǔn)。同時(shí)，檔案工作人員也須強(qiáng)化自身責(zé)任意識(shí)。加強(qiáng)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，持續(xù)不斷地接受新信息，擴(kuò)展知識(shí)面，不斷提高檔案管理的工作能力和水平。強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，樹立精品意識(shí)，培育職業(yè)意識(shí)，結(jié)合本單位的職業(yè)特點(diǎn)和特色，不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔，創(chuàng)新檔案管理。

（四）充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能

事業(yè)單位承擔(dān)著社會(huì)公共事業(yè)服務(wù)的重要職能，事業(yè)檔案并不僅僅為了記錄過去的工作，在指導(dǎo)當(dāng)前工作、規(guī)劃未來中也發(fā)揮著重要的參考作用。檔案管理工作的好壞，直接影響著事業(yè)單位改革發(fā)展的決策。隨著現(xiàn)代社會(huì)不斷發(fā)展，檔案資料需求量不斷增加，比如城市公共設(shè)施等規(guī)劃、建設(shè)、提升等，對(duì)城市建設(shè)起著重要的促進(jìn)作用。因此檔案管理工作不能僅僅局限于保管資料，還必須轉(zhuǎn)變觀念和服務(wù)方式，要從資料提供者向信息服務(wù)者轉(zhuǎn)變。要依靠現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)咨詢平臺(tái)，協(xié)助用戶篩選，為用戶提供信息檢索、信息咨詢等服務(wù)，以有效地節(jié)省時(shí)間，消除空間限制，使檔案管理工作水平得以有效提升，最大限度地滿足全社會(huì)檔案利用方面的需求，努力把“固定檔案”變成“靈活信息”、把“檔案庫”變成“智囊?guī)臁?，更好地為改革發(fā)展決策、管理提供參考。

在現(xiàn)在的社會(huì)發(fā)展環(huán)境中，檔案管理工作對(duì)優(yōu)化配置社會(huì)資源、推進(jìn)公共事業(yè)發(fā)展、建設(shè)服務(wù)型政府和促進(jìn)事業(yè)單位改革發(fā)展來講具有極為重要的作用。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要高度重視檔案管理，切實(shí)利用好現(xiàn)代信息管理技術(shù)，加大檔案管理創(chuàng)新和改革力度，切實(shí)提高檔案管理的效率，從而更好地服務(wù)于廣大人民群眾。

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[1]丁玲霞.如何做好事業(yè)單位檔案工作[J].檔案管理，2012年（01）.

[2]李華春，檔案信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，《中國科技財(cái)富》:2010（18）

（作者單位：臨沂市市政工程建設(shè)處）