葉 青

（300381 天津津瑞律師事務(wù)所 天津）

試論公司合同管理中存在的問題及對策

葉 青

（300381 天津津瑞律師事務(wù)所 天津）

本文是作者總結(jié)了常年法律事務(wù)工作中的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，通過公司在日常合同管理中出現(xiàn)的常見問題進(jìn)行梳理分析。課題的亮點(diǎn)在于文章中結(jié)合了大量的真實(shí)案例，對公司合同管理中易遇到的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及防范措施進(jìn)行了全面剖析，深入淺出的進(jìn)行闡述，內(nèi)容通俗易懂。

公司；合同管理；問題；對策

合同，是平等主體之間訂立、變更、終止民事權(quán)利、民事義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。合同是一種民事法律行為，是簽約主體通過談判等方式，促使社會(huì)經(jīng)濟(jì)資源從較低價(jià)值向更高價(jià)值轉(zhuǎn)移的重要手段。

通常來講，在公司的經(jīng)濟(jì)往來中，大部分是以簽訂合同的形式來完成的。一個(gè)公司的成敗興衰與合同管理水平的高低有著密不可分的關(guān)系。在日常經(jīng)營中，公司可以通過不斷加強(qiáng)對重大經(jīng)營決策與重大經(jīng)濟(jì)合同的法律審核力度，定期對合同的訂立、履行情況進(jìn)行調(diào)研和抽查，同時(shí)，狠抓合同簽訂、履行等各個(gè)環(huán)節(jié)的源頭管理，從而有效地提高公司合同管理的水平，依法維護(hù)公司的各項(xiàng)權(quán)益，使公司合法利益最大化，最終實(shí)現(xiàn)利潤最大化的終極目標(biāo)。

一、公司在合同管理中存在的主要問題

（1）應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同而沒有簽訂。例如，新員工入職后，在一個(gè)月內(nèi)沒有與其簽訂勞動(dòng)合同。這便違反了《勞動(dòng)合同法》第82條的相關(guān)規(guī)定，用人單位應(yīng)當(dāng)自用工之日起一個(gè)月內(nèi)與勞動(dòng)者訂立書面勞動(dòng)合同，否則必須向勞動(dòng)者支付兩倍的工資。由此可見，對于用工量較大的公司，不簽訂書面合同的法律風(fēng)險(xiǎn)還是相當(dāng)大的，會(huì)給公司帶來不必要的損失。

（2）合同主體不當(dāng)。一是合同主體缺乏相應(yīng)的民事權(quán)利能力，如年齡太小或智力上有所欠缺，屬于限制民事行為能力人。二是出現(xiàn)主體錯(cuò)位，雖然具有上述能力，但不是合同當(dāng)事人，即簽約主體錯(cuò)位。以上兩種情形下所簽訂的合同，均存在問題，效力有待確認(rèn)。

（3）合同條款用語不規(guī)范、不合理、邏輯關(guān)系不清晰。在此種情形下，往往會(huì)加重公司在合同簽訂、履行過程中的法律風(fēng)險(xiǎn)，因此，為降低產(chǎn)生法律糾紛的機(jī)率，合同審核時(shí)都應(yīng)當(dāng)仔細(xì)審核把關(guān)，避免出現(xiàn)上述問題。此外，還可能出現(xiàn)合同中遺漏必要條款的情形，實(shí)踐中，最常遺漏的條款內(nèi)容便是違約責(zé)任、合同簽訂時(shí)間等。在與長期合作的公司簽訂合同時(shí)，合同內(nèi)容中往往只講好話，對于責(zé)任等敏感問題甚少提及，如果發(fā)生違約的情況，便會(huì)產(chǎn)生極大的法律風(fēng)險(xiǎn)。

（4）合同變更不及時(shí)。在履約過程中，可能會(huì)出現(xiàn)一些在合同簽訂時(shí)無法預(yù)料的情況。此時(shí)，就需要變更合同內(nèi)容。一般情況下，有兩種變更形式，即合同主體變更和合同內(nèi)容的變更。例如，公司在合并或分立后，就需要對合同的主體進(jìn)行變更。而公司的經(jīng)營范圍變化后，就需要對合同的內(nèi)容進(jìn)行更替。通過對原合同的修改，確保各方主體可以更好的履行合同內(nèi)容，從而使合同目的得到完全實(shí)現(xiàn)。

（5）合同條款約定不合理，不具有可操作性。某些合同留給公司的付款期限較短，如果按照這個(gè)期限計(jì)算，公司根本無法完成請款審批手續(xù)，更不用說按時(shí)付款了，這樣約定必將給公司帶來極大的風(fēng)險(xiǎn)，容易造成違約的情況，因此，必須防微杜漸。

（6）不能及時(shí)行使相關(guān)權(quán)利。這種情況經(jīng)常出現(xiàn)在房地產(chǎn)、建設(shè)工程等行業(yè)中，施工方被拖欠工程款的情況相當(dāng)普遍，法律只保護(hù)及時(shí)拿起法律武器維護(hù)自己利益的人，訴訟時(shí)效一旦經(jīng)過，當(dāng)事人便喪失了勝訴權(quán)，造成的損失無法彌補(bǔ)。

二、解決公司合同管理問題的主要對策

1.完善合同管理機(jī)制

在公司的各項(xiàng)日常管理工作中，合同管理是其中一項(xiàng)重要工作，因?yàn)?，它可以將公司法律風(fēng)險(xiǎn)從“事后補(bǔ)救”向“事中控制”甚至“事前防范”轉(zhuǎn)變。事前采取周密的防范措施，事中采取有效的管理方式，事后有妥善的補(bǔ)救方案。此外，公司員工還需要不斷加強(qiáng)自我保護(hù)意識(shí)，充分運(yùn)用法律法規(guī)及規(guī)章制度來規(guī)范管理合同。個(gè)人認(rèn)為，完備的合同管理機(jī)制還應(yīng)包括以下內(nèi)容：

一是明確的職能分工?，F(xiàn)代社會(huì)，各職能部門間的專業(yè)化分工越來越精細(xì)。想要做好合同管理工作，需要把合同管理的各項(xiàng)職責(zé)分解給公司相應(yīng)的職能部門。例如：公司市場及業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)論證項(xiàng)目的可行性；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審查資金，固定資產(chǎn)的可支配性以及結(jié)算價(jià)款的合理性；法律事務(wù)部門負(fù)責(zé)審查合同的合法合規(guī)性。二是合理的工作流程，完善的經(jīng)營管理。為加強(qiáng)公司法律風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，提高工作效率，公司需要規(guī)范合同的審批流程，提倡進(jìn)行網(wǎng)上審批。因?yàn)?，網(wǎng)上審批既可以為員工提升工作效率，同時(shí)也便于領(lǐng)導(dǎo)審批。

2.健全公司合同管理機(jī)構(gòu)

伴隨著法律法規(guī)的日益更新，人們的學(xué)法用法意識(shí)也普遍增強(qiáng)，公司合同管理部門的作用也越來越突出。它是公司日常經(jīng)營活動(dòng)的大腦中樞，是建立合同管理機(jī)制的最為重要的一環(huán)。通常來說，比較大的集團(tuán)公司在總部要設(shè)合同管理的專職部門，如合同管理部、法律事務(wù)部等。在合同管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)方面，一些大型國有公司的步伐較快，它們有完善的總法律顧問制度，總法律顧問負(fù)責(zé)公司的日常法律事務(wù)管理，主要包括合同審查、處理糾紛案件、員工的日常法律問題解答、法律培訓(xùn)等事宜。這樣，通過建立內(nèi)部法務(wù)管理人員的風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，充分保障公司依法依規(guī)經(jīng)營管理。實(shí)踐證明，健全法律事務(wù)機(jī)構(gòu)，可以增強(qiáng)公司員工的法制意識(shí)，推動(dòng)公司日常經(jīng)營管理，抵御公司的日常經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

3.制訂示范文本合同

示范文本合同是指當(dāng)事人一方預(yù)先擬定的合同條款，簽約對方只能全部同意或不同意。所以，對于示范文本合同的非擬定一方當(dāng)事人而言，要訂立示范文本合同，就必須全部接受合同中所列條款，否則就不能訂立合同，更無法進(jìn)行下一步的合作。日常生活中，比較常見的車船票、保險(xiǎn)單、存單，這些都是示范文本合同。需要特別注意的一點(diǎn)是：采用示范文本訂立合同時(shí)，提供示范文本的一方必須采取必要的、合理的方式提示簽約的另一方主體注意免除、限制其責(zé)任的條款，否則，提供示范文本合同一方將承擔(dān)不利影響。

示范文本合同之所以被廣泛使用，是因?yàn)槠渚哂袦?zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶攸c(diǎn)，并且有很強(qiáng)的可操作性，它可以堵塞由于簽約主體法律水平和語言文字水平存在局限性而產(chǎn)生的漏洞，有利于明晰合同簽約主體的責(zé)任。同時(shí)，文本質(zhì)量高低關(guān)系到合同能否順利履行，質(zhì)量較高的文本有利于合同的順利履行，有利于避免爭議的產(chǎn)生。此外，訂立統(tǒng)一的合同示范文本可以大大減輕合同管理部門的工作強(qiáng)度，最大限度提升合同審查的工作效率。

4.選拔優(yōu)秀的合同管理人才

對于中等以上規(guī)模的公司，應(yīng)當(dāng)配備合同審查崗或法律事務(wù)崗的編制，此崗位的員工應(yīng)當(dāng)具有法律專業(yè)本科及以上學(xué)歷并且取得法律執(zhí)業(yè)資格證書，最好有律師執(zhí)業(yè)資格。只有具備了上述資格，才能更好的為公司保駕護(hù)航。

5.充分發(fā)揮外聘律師的作用

凡涉及重要合同的簽約工作，在要求內(nèi)部法務(wù)管理人員對合同進(jìn)行審核并提出修改意見的基礎(chǔ)上，還需要外聘律師參與審核把關(guān)。若雙方意見不統(tǒng)一，由公司領(lǐng)導(dǎo)組織雙方召開協(xié)調(diào)會(huì)，聽取并綜合各方意見后，才能確定最終審核意見。標(biāo)的額較大的合同經(jīng)以上修改完善后方可簽訂，力求做到萬無一失。

三、小結(jié)

隨著當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，人們的法律意識(shí)逐漸提高，合同管理在公司日常經(jīng)營中的作用也逐漸體現(xiàn)出來。通過以上的一些案例，我們不難看出，合同管理貫穿于公司日常經(jīng)營的全過程，合同管理人員需要參與到每個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中去，這就對合同管理人員提出了更高的要求。同時(shí)，還要注意履約的各個(gè)過程中易產(chǎn)生的問題，特別要及時(shí)掌握對我方不利的情勢變更，及時(shí)對合同進(jìn)行補(bǔ)充和修正，簽訂書面的補(bǔ)充協(xié)議。最后，還需要不斷加強(qiáng)法律法規(guī)在公司日常工作中的宣傳力度，使員工深刻領(lǐng)悟到合同管理的重要性，做到人人懂法，從而切實(shí)保障公司各項(xiàng)事業(yè)的健康發(fā)展。

[1]王利明.《合同法研究》第1卷.中國人民大學(xué)出版社,2003年版.

[2]羅培新.《公司法的合同解釋》.北京大學(xué)出版社,2004年版.

葉青（1986.10.21～ ），男，天津市人，天津津瑞律師事務(wù)所工作，南開大學(xué)民商法專業(yè)在職研究生，在職研究生學(xué)歷，中級(jí)經(jīng)濟(jì)師。