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關(guān)于石油企業(yè)辦公室管理工作的若干思考

2017-01-21 01:07侯春麗
卷宗 2016年10期
關(guān)鍵詞:石油企業(yè)辦公室管理

侯春麗

摘 要:辦公室乃石油企業(yè)的綜合管理機(jī)構(gòu),其管理水平高低直接影響了石油企業(yè)各項(xiàng)工作能否正常運(yùn)行。特別是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天,要求石油企業(yè)積極探索出創(chuàng)新辦公室管理工作的有效策略。本文筆者首先從是由企業(yè)辦公室管理工作的重要性入手,總結(jié)了石油企業(yè)當(dāng)前辦公室管理存在的問(wèn)題,并就這些問(wèn)題提出了提高辦公室管理水平的措施,希望為相關(guān)領(lǐng)域的研究者和工作者提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞:石油企業(yè);辦公室;管理

對(duì)石油企業(yè)而言,辦公室工作不僅承擔(dān)著監(jiān)督指導(dǎo)和聯(lián)系溝通的職能,還承擔(dān)著為石油企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、員工以及其他部門服務(wù)的職能。辦公室管理是否科學(xué)、高效直接影響著石油企業(yè)的管理效能。因此有必要采取有效措施,從辦公室管理的各個(gè)細(xì)節(jié)入手,實(shí)現(xiàn)辦公室的科學(xué)管理,以提高石油企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

1 石油企業(yè)辦公室管理工作的意義

歸納起來(lái),主要有以下兩方面的意義:第一,石油企業(yè)做好辦公室管理工作,是提高其經(jīng)濟(jì)效益的需要。近年來(lái),隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展,我國(guó)石油企業(yè)發(fā)展勢(shì)頭強(qiáng)勁,為了進(jìn)一步提高自身的經(jīng)濟(jì)效益,這就要求石油企業(yè)辦公室在日常工作中,充分將辦公室的協(xié)調(diào)、溝通、協(xié)助功能展現(xiàn)出現(xiàn),讓管理過(guò)程更加暢通,從而推動(dòng)各項(xiàng)工作落到實(shí)處。第二,石油企業(yè)做好辦公室管理工作,是進(jìn)一步優(yōu)化管理鏈條的需求。石油企業(yè)特點(diǎn)為涉及設(shè)備多、管理鏈條長(zhǎng),這便要求辦公室在管理工作中能準(zhǔn)確定位,提高自身的服務(wù)意識(shí)和專業(yè)水平,在團(tuán)隊(duì)合作中做到“上情下達(dá)、下情上達(dá)”,以此促使石油企業(yè)管理鏈條更加流暢,保證油田企業(yè)長(zhǎng)效發(fā)展[1]。

2 石油企業(yè)辦公室管理工作存在的不足

(一)現(xiàn)代管理理念滯后

近年來(lái),隨著信息化技術(shù)的迅速發(fā)展以及我國(guó)加入WTO后,對(duì)外開(kāi)放程度持續(xù)增強(qiáng),現(xiàn)代企業(yè)的文化與管理理念發(fā)生巨大改變,且技術(shù)日新月異的發(fā)展也使得油田企業(yè)工作時(shí)間更有彈性,人員主動(dòng)性越來(lái)越高,這就要求石油企業(yè)辦公室管理工作也應(yīng)做出相應(yīng)的改變。但是就現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看,依然還有很多辦公室管理人員缺乏現(xiàn)代管理理念,依然沿用傳統(tǒng)的管理模式,導(dǎo)致工作管理水平停滯不前。

(二)管理制度不夠完善

因各種因素,當(dāng)前石油企業(yè)的辦公室管理制度還存在很多缺陷,主要表現(xiàn)在職責(zé)劃分不清、目標(biāo)不明等,另外石油企業(yè)現(xiàn)有制度在制定時(shí)忽視辦公室跟其他部門之間的協(xié)商,造成制度脫節(jié),甚至出現(xiàn)相互矛盾的現(xiàn)象,嚴(yán)重影響了石油企業(yè)辦公室制度的嚴(yán)肅性。除此之外,還有個(gè)別制度因未及時(shí)將其轉(zhuǎn)化成具體的程序,缺乏操作流程,使員工無(wú)章可循,再加上制度執(zhí)行監(jiān)督不足,無(wú)相應(yīng)的懲罰制度,影響了辦公室管理工作質(zhì)量。

(三)辦公室整體素質(zhì)和能力有待提升

就當(dāng)前石油企業(yè)辦公室組成人員來(lái)看,普遍存在著職稱結(jié)構(gòu)和學(xué)歷不高的現(xiàn)象,另外還有個(gè)別人員的適應(yīng)能力和工作主動(dòng)性有待提高,這些都影響了辦公室管理工作的高效進(jìn)行。另外,石油企業(yè)辦公室中的文秘、輿情處置、保密、接待工作等均對(duì)辦公室人員的專業(yè)能力和技巧提出了較高要求,但是石油企業(yè)辦公室管理人員并非這些方面的專業(yè)人員,因此體素質(zhì)和能力有待提升[2]。

3 做好石油企業(yè)辦公室管理工作的對(duì)策

(一)創(chuàng)新管理理念,增強(qiáng)辦公室服務(wù)意識(shí)

第一,作為石油企業(yè)的辦公室工作者,必須自覺(jué)以促進(jìn)石油企業(yè)的發(fā)展作為管理工作的目標(biāo),樹(shù)立創(chuàng)新管理理念,進(jìn)而為領(lǐng)導(dǎo)、員工以及部門提供服務(wù),從而保證石油企業(yè)各項(xiàng)工作能夠有條不紊地進(jìn)行下去。第二,石油企業(yè)辦公室要充分挖掘工作人員的潛能,將其工作主動(dòng)性與積極性充分調(diào)動(dòng)起來(lái),并在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步規(guī)范石油企業(yè)的文化,通過(guò)有機(jī)結(jié)合管理制度與企業(yè)文化的方式為辦公室注入新的活力,確保石油企業(yè)今后的運(yùn)行更有動(dòng)力。第三,石油企業(yè)還應(yīng)增強(qiáng)辦公室工作者的職責(zé)及服務(wù)意識(shí),認(rèn)清當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展形勢(shì),積極轉(zhuǎn)變理念,強(qiáng)化辦公室的服務(wù)意識(shí),將自身紐帶作用及參謀功能充分發(fā)揮出來(lái);將辦公室管理的督辦、督查職責(zé)落到實(shí)處,確保石油企業(yè)計(jì)劃、目標(biāo)及任務(wù)全面落實(shí)。第四,辦公室有必要以構(gòu)建現(xiàn)代石油企業(yè)的工作為中心,建立高效的、權(quán)威的、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活的督查機(jī)制,推動(dòng)石油企業(yè)健康發(fā)展。

(二)完善管理制度,規(guī)范辦公室管理工作

企業(yè)辦公室管理制度的完善是規(guī)范石油企業(yè)管理的基礎(chǔ)所在,是提高辦公室管理水平的有效措施,因此石油企業(yè)辦公室應(yīng)該從自身的工作實(shí)際出發(fā),進(jìn)一步完善管理制度,以規(guī)范辦公室管理工作。第一,要充分結(jié)合石油企業(yè)辦公室的作用、職責(zé),明確制定辦公室制度的責(zé)任人;第二,對(duì)現(xiàn)有辦公室現(xiàn)有管理制度和崗位職責(zé)進(jìn)行梳理,以工作需要為導(dǎo)向,建立廢立、改立制度的計(jì)劃,并落實(shí)完成時(shí)間、責(zé)任人。第三,加大宣傳、貫徹和執(zhí)行石油企業(yè)辦公室管理制度的力度,在日常的工作中嚴(yán)格依據(jù)制度行事,保證企業(yè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一項(xiàng)工作都做到有章可循,并完善建立辦公室管理制度的長(zhǎng)效機(jī)制。第四,建立辦公室制度的審視與維護(hù)制度,定期組織評(píng)審、維護(hù)辦公室管理制度,確保能正常運(yùn)轉(zhuǎn)制度體系,規(guī)范管理工作,為辦公室管理工作的優(yōu)化奠定基礎(chǔ)[3]。

(三)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)、提升辦公室輔政能力

近年來(lái),隨著油田企業(yè)改革的不斷深化,辦公室工作任務(wù)也越來(lái)越繁重,新的情況層出不窮,因此急需提高辦公室工作人員的整體素質(zhì)和工作能力。一方面要加強(qiáng)其思想作風(fēng)建設(shè),要求工作人員在辦公室管理工作中,不斷加強(qiáng)自身的理論素質(zhì);另一方面要加強(qiáng)其業(yè)務(wù)能力建設(shè),由于石油企業(yè)辦公室涉及工作多且范圍廣,石油企業(yè)還要通過(guò)培訓(xùn)等途徑全面提高辦公室人員的業(yè)務(wù)能力,使辦公室工作人員在相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的更新方面始終保持與時(shí)俱進(jìn),提高分析問(wèn)題和解決問(wèn)題的能力[3]。

4 結(jié)語(yǔ)

眾所周知,石油企業(yè)乃我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱行業(yè),其辦公室管理工作不僅關(guān)系著石油企業(yè)未來(lái)的發(fā)展,還關(guān)系著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展水平。因此石油企業(yè)要高度重視辦公室管理工作,以現(xiàn)代管理理念保證辦公室管理工作細(xì)致周密、有條不紊進(jìn)行,以便能很好地提高石油企業(yè)管理水平,保證各項(xiàng)工作任務(wù)的順利完成,讓石油獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

參考文獻(xiàn)

[1]辛小艷.試談如何做好石油企業(yè)辦公室管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2016,10:47.

[2]華暉.淺談如何做好石油企業(yè)辦公室管理工作[J].中國(guó)石油和化工標(biāo)準(zhǔn)與質(zhì)量,2013,17:214.

[3]張可心,欒虎,張峰,懷海寧,王碧琴.試論新形勢(shì)下石油企業(yè)辦公室工作的科學(xué)管理及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,07:11-13.

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