企業(yè)機要秘書是一個特殊的工作崗位，機要文件管理工作是否到位，不僅直接影響到本單位的利益，同時還影響到黨與國家的利益。因此，要做好該項工作，最重要的措施就是提高機要秘書的工作思想、業(yè)務(wù)素質(zhì)。下面就如何管好機要文件，淺談幾點體會：

1 機要秘書必須具備強烈的工作責(zé)任心

機要管理工作是否到位，取決于機要秘書是否對保密文件管理具備強烈的工作責(zé)任心。工作責(zé)任心強烈的人，其工作由始自終是管理有序的，反之則是雜亂無章，較為容易在工作中出問題。在大多數(shù)人看來，機要秘書的工作是一件非常簡單、非常容易的事，只是收收發(fā)發(fā)、傳傳遞遞的機械重復(fù)工作；一不動腦筋，二不費力氣，無論誰都可以把工作做好，表面看的確如此，但事實上從深層看并不是這樣。機要文件秘書必須每天面對著資料、文件等，日復(fù)一日年復(fù)一年地重復(fù)著單調(diào)的工作，這其中大部分的工作內(nèi)容都具有較強的政治性以及保密性。如果沒有具備強烈的工作責(zé)任心，導(dǎo)致容易在工作中出錯，且萬一出了問題就不是小問題。另外機要秘書一般都兼任很多工作，除文件的收發(fā)管理外，還有兼任公司各類印鑒的保管及使用管理、傳真機的使用管理，以及其他繁瑣的事務(wù)等。因此機要秘書要有一種如履薄冰的責(zé)任意識，做到嚴(yán)格要求自己，對工作中的細(xì)節(jié)，都要力求把它做得好。同時，工作完成后還要考慮該處理方式是否妥當(dāng)，確保不出錯或少出錯。

2 機要秘書必須具備較強的組織管理能力

機要文件的管理工作是一項認(rèn)真細(xì)致的工作，要做好這項工作，對于機要秘書必須具備較強的組織和管理能力。其中包括：

（一）熟悉機要文件的管理程序。

首先要對照發(fā)文通知單及時清點、核對文件；其次對文件進行分類、登記、以及編號；最后將供領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件及供各職能部門執(zhí)行的文件遞送辦公室主任簽閱后，及時將文件分內(nèi)容、分部門、分級別，按時間的先后順序，及時進行傳閱、催辦、返回。

（二）加強文件閱辦過程中的控制

傳閱文件是領(lǐng)導(dǎo)同志之間互通信息、交換意見、商決事情、實現(xiàn)集體領(lǐng)導(dǎo)的重要工作方法。如何組織好文件傳閱，對于提高工作效率具有重要的作用，其中要注意以下幾方面：

1、時間性。機要文件的保密是具有一定時間性的，在當(dāng)今改革開放時期，各種信息、政策的交流，對國家的建設(shè)、安全等方面起著越發(fā)重要的作用。快速傳遞上級文件精神、及時報告下級的情況，保證上下級之間信息暢通，是對機要文件管理的時間性要求。

2、時效性。機要秘書收到文件后，對每一份文件必須閱覽一遍，加深印象并做一個必要的判斷。注意文件傳遞時間，不能因文件傳遞不及時而造成各方面損失，給工作造成被動形勢。對于需要及時落實的文件或事情，如果領(lǐng)導(dǎo)同志因工作忙碌未能及時批閱，機要秘書有責(zé)任提醒和督促。

3、保密性。機要文件傳閱是具有嚴(yán)格的規(guī)定，要嚴(yán)格控制傳閱范圍，傳閱的范圍必須合理，要寬嚴(yán)適度。若收文上標(biāo)具有閱讀范圍，必須按照規(guī)定的的范圍組織進行傳閱，不允許私自隨意擴大閱讀范圍。凡屬于國家秘密的資料、文件，隨到隨傳，必須保證做到人不離件，件不離人，當(dāng)天送，當(dāng)天收。為隨時掌握文件的流程和走向，避免機要文件橫傳。同時根據(jù)需要，制做文件傳閱單，一份附在傳閱文件夾內(nèi)，一份保管在機要秘書手中，隨時掌握文件去向，收回后立即清點份數(shù)。

4、作用性。文件的作用包括兩個方面：其一是具有普遍指導(dǎo)意義的文件；其二是有特定作用的文件。譬如，某些文件對企業(yè)有用，但對于事業(yè)單位來說，作用并沒那么大；某些文件從標(biāo)題看，與本單位無關(guān)，但在內(nèi)容上可能涉及到本單位的工作。因此，要充分發(fā)揮文件的作用，機要秘書必須做到以下兩個熟悉：一要對文件的內(nèi)容熟悉，二要對本單位的工作情況熟悉；綜上所述，才能根據(jù)不同類型的文件，結(jié)合本單位的實際，有規(guī)律性地進行服務(wù)，充分發(fā)揮文件的作用。

5、靈活性。機要秘書要熟悉領(lǐng)導(dǎo)同志的工作分工，了解領(lǐng)導(dǎo)人和各部門的工作時間安排及工作活動規(guī)律，準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)指示精神，掌握文件急緩程序。按合理的傳閱順序進行組織傳閱，對于極為重要的急件，要區(qū)別對待，快遞傳閱。

（三）加強文件催辦工作

“催辦”是文件辦理過程中一個重要的必不可少的環(huán)節(jié)。對有時限性要求的文件，如突發(fā)事件、會議通知、領(lǐng)導(dǎo)會見、紀(jì)念活動等內(nèi)容的文件，一般對時限性有緊急的要求，要及時提醒、催辦，給相關(guān)部門、及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)留有一定時間進行準(zhǔn)備。在傳閱文件過程中，機要秘書要注意做到“勤送、勤取、勤催”。

“催辦”的內(nèi)涵要寬要廣，不僅是要向承辦單位要情況、要結(jié)果，同時還有大量的協(xié)調(diào)工作需要機要秘書來溝通。因此，做好催辦工作，不僅可以防止機要文件的泄漏或誤用，同時亦可加快文件的傳閱速度，提高機關(guān)服務(wù)水平和工作效率，提高機要秘書的協(xié)調(diào)能力。從某種意義上說，“催辦”也是機要秘書應(yīng)具備的基本功之一。

（四）加強文件的清退、銷毀工作

機要文件的清退工作可以說是機要文件管理工作中的亮點。要嚴(yán)格文件清退制度。定期、及時地對文件進行梳理，按文號分類整理，按序號排放整齊，確保文件及時清退。年終要全面清退文件，該上交的應(yīng)如數(shù)上交，該歸檔的根據(jù)單位要求進行存檔，該銷毀的文件則要按規(guī)定執(zhí)行，切忌任意處理。

3 機要秘書必須按章辦事，實行規(guī)范化管理

機要保密工作制度化是保密管理的基本措施。機要文件管理工作只依賴教育、依賴自覺性、依賴責(zé)任心是不足夠的。應(yīng)同時要結(jié)合實際情況，制定與健全機要保密規(guī)章制度，做到有法必依，有章必行，實行規(guī)范化管理。針對保密工作中出現(xiàn)的新情況、新問題要對保密制度進行及時的補充、完善，努力建立健全規(guī)章制度，明確機要保密管理要求，落實工作職責(zé)和措施。

4 機要秘書要主動性地工作

機要秘書工作是一項服務(wù)性、輔助性的工作，只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的要求來開展工作，這決定了其工作的被動性。作為一個出色的機要秘書，僅處于被動的工作是不夠的，可以從以下幾個方面發(fā)揮工作的主觀能動性，主動地為領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù)工作。第一，了解領(lǐng)導(dǎo)同志的工作，全面掌握領(lǐng)導(dǎo)同志的在一段時間內(nèi)抓的工作中心，“知情方能出辦”，服務(wù)工作才能做到點子上，是掌握工作主動權(quán)，搞好主動服務(wù)的前提。第二，要善于積累和提供情況。機要秘書應(yīng)做到，“腦勤、手勤、腿勤”，要勤想、勤記、勤跑。上至中央和上級黨委、政府的重大方針、政策具體規(guī)定，下至各部門和基層和各項基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及各種動態(tài)、反映，都應(yīng)進入機要秘書的大腦。只有平時不怕“麻煩”，勤于積累，到了領(lǐng)導(dǎo)同志需要之時，才能得心應(yīng)手，及時提供，這是搞好主動服務(wù)的基礎(chǔ)。第三，要注意文件傳閱效果，對重要的機要文件，要提煉內(nèi)容要點，供領(lǐng)導(dǎo)參閱；要注意領(lǐng)導(dǎo)在機要文件上的批示，做好傳閱落實；要注意領(lǐng)導(dǎo)批示是否有誤，如有誤要當(dāng)面恰當(dāng)?shù)靥岢鲂薷囊庖?；要注意領(lǐng)導(dǎo)口頭吩咐，做到準(zhǔn)確記錄；要注意需協(xié)調(diào)相關(guān)單位承辦的，要及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)達(dá)。

5 機要秘書要有一個健康的心態(tài)

機要崗位工作環(huán)境相對獨立封閉，工作人員活動空間比較狹小，工作對象較單一，雜事較多，心理壓力較大，不可避免地給機要秘書帶來一些負(fù)面的影響。如思想鈍化、心態(tài)老化、社交能力弱化、工作方法機械等傾向就是這種負(fù)面影響的具體體現(xiàn)。作為機要秘書，要善于在工作中控制自己的情緒，適時地調(diào)整心態(tài)，駕馭環(huán)境，在領(lǐng)導(dǎo)和同志們面前始終保持一種熱情誠懇、樂觀向上的良好狀態(tài)。

6 機要人員需要銳意進取精神

當(dāng)今時代，以電子計算機技術(shù)、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的新興技術(shù)已被廣泛運用于機要部門，機要工作現(xiàn)代化水平越來越高、服從管理范圍也越來越大，這給做好新形勢下的機要工作提出大量需要解答的新課題。譬如：如何適應(yīng)、推動機要密碼通訊專用網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，為黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)提供更好的辦公支持；如何構(gòu)建人機結(jié)合的新型管理模式，提高網(wǎng)絡(luò)安全性；如何為黨政系統(tǒng)內(nèi)部的信息共享、交換、組織、監(jiān)控提供更好的協(xié)同工作環(huán)境等等。這些都迫切要求每一個機要人員不但要善于發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的工作方法存在的問題，還要善于創(chuàng)造新的工作方法與技術(shù)手段，使機要工作水平上一個新的層次。

作者簡介

周秀玲（1963-），女，廣東恩平，漢，大專，中交廣州航道局有限公司任機要秘書，助理政工師。