摘 要:在新時(shí)期背景下,檔案工作必須從重“藏”轉(zhuǎn)變?yōu)橹亍坝谩保獜臑樯俨糠秩朔?wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蛏鐣?huì)服務(wù),所以實(shí)現(xiàn)檔案管理社會(huì)化已是大勢(shì)所趨。筆者結(jié)合已有的經(jīng)驗(yàn),略談幾點(diǎn)實(shí)現(xiàn)檔案管理社會(huì)化的對(duì)策,意在起到拋磚引玉之用。
關(guān)鍵詞:檔案管理;社會(huì)化;對(duì)策
進(jìn)入新世紀(jì)之后,我國的社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展,檔案事業(yè)開始引起社會(huì)各界的高度重視。檔案記載著歷史信息,其重要性不言自明,加強(qiáng)檔案管理是時(shí)代的需要。在當(dāng)前形勢(shì)背景下,實(shí)現(xiàn)檔案管理社會(huì)化是大勢(shì)所趨。這是檔案事業(yè)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的具體表現(xiàn)。筆者結(jié)合已有的經(jīng)驗(yàn),略談幾點(diǎn)實(shí)現(xiàn)檔案管理社會(huì)化的對(duì)策,意在起到拋磚引玉之用。
1 構(gòu)建多元主體互動(dòng)機(jī)制
一直以來,檔案管理都是率屬于公共部門的檔案館來實(shí)施,說到底還是以政府為主導(dǎo),社會(huì)大眾和其他社會(huì)力量在此過程中難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。隨著時(shí)代的變遷,政府在檔案管理中占據(jù)絕對(duì)主導(dǎo)地位的行為已經(jīng)難以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。國外的新公共管理思想理論對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案管理社會(huì)化大有啟發(fā)。在檔案管理社會(huì)化過程中,檔案部門要打造檔案管理事業(yè)的多元化主體,構(gòu)建一個(gè)由檔案部門、社會(huì)大眾和其他社會(huì)力量共同組建、一起發(fā)揮作用的管理機(jī)制,而且這些多元主體要結(jié)合具體的檔案管理事務(wù)進(jìn)行有效互動(dòng)和及時(shí)溝通,通過互相理解來兼顧各方的利益,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案事業(yè)的大力支持。檔案部門也要正確定位自己的角色,發(fā)揮協(xié)調(diào)中和作用,均衡社會(huì)大眾和其他社會(huì)力量的利益。
2 引入科學(xué)有效競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制
要想激發(fā)某項(xiàng)事業(yè)的活力,需要適當(dāng)引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。檔案管理主體多元化互動(dòng)機(jī)制為良性競(jìng)爭(zhēng)創(chuàng)造了良好的條件。競(jìng)爭(zhēng)代表著強(qiáng)弱之分,但是也激發(fā)了創(chuàng)新。在傳統(tǒng)“官僚制”視域下,檔案部門一般不重視引入先進(jìn)的管理技術(shù)和管理理念,不重視社會(huì)大眾對(duì)檔案事業(yè)的訴求。引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,一是可以激發(fā)檔案部門主動(dòng)提升自己的業(yè)務(wù)能力,比如完善館藏結(jié)構(gòu)、充實(shí)館藏量,竭力為社會(huì)提供良好的檔案服務(wù),二是激發(fā)檔案部門創(chuàng)新管理方式和管理理念。具體而言,檔案部門在管理檔案事業(yè)時(shí),要與社會(huì)力量進(jìn)行良性競(jìng)爭(zhēng),獲得社會(huì)大眾對(duì)檔案事業(yè)的滿意度;其次,要在不同等級(jí)的檔案部門之間參與競(jìng)爭(zhēng),主動(dòng)提升自身的形象,創(chuàng)造良好的口碑;再次,檔案部門也要在內(nèi)部引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,促使工作人員進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng),激發(fā)他們主動(dòng)尋求更好的檔案管理方案。
3 建立暢通無阻溝通渠道
要想順利實(shí)現(xiàn)檔案管理社會(huì)化,需要檔案部門與社會(huì)大眾進(jìn)行密切交流與溝通。毫無疑問,交流渠道不順暢可能會(huì)導(dǎo)致檔案部門的管理方式不符合社會(huì)發(fā)展需求,也導(dǎo)致檔案部門可能無法及時(shí)提供社會(huì)大眾所需要的檔案服務(wù),就算提供了一些檔案服務(wù),也可能會(huì)因?yàn)樾畔⒉粚?duì)稱而不被社會(huì)大眾所接受,這些都會(huì)造成資源浪費(fèi),影響檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。有鑒于此,檔案部門與社會(huì)大眾之間要建立起暢通無阻的溝通渠道,使檔案管理進(jìn)程與社會(huì)接軌,相輔相成、相互促進(jìn)。具體而言,檔案部門可以通過電話、訪談、電子郵件、微信等調(diào)查方式來獲得相關(guān)信息,了解社會(huì)大眾對(duì)檔案事業(yè)的需求,檔案部門還要及時(shí)更新自己的官方網(wǎng)站,及時(shí)回復(fù)社會(huì)大眾的留言,形成良好的雙向反饋渠道。
4 參考社會(huì)化的服務(wù)方式
檔案管理社會(huì)化一是要打破由政府絕對(duì)主導(dǎo)的局面,二是要改革以往傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式,在服務(wù)過程中凸顯社會(huì)化??梢詤⒖脊卜?wù)市場(chǎng)化的做法,引入合同外包、特許經(jīng)營、適當(dāng)付費(fèi)等管理方式。
所謂合同外包,就是通過簽訂合約的方式,將檔案服務(wù)中非核心業(yè)務(wù)外包給第三方專業(yè)組織,這對(duì)提高檔案館工作效率大有裨益。所謂特許經(jīng)營,就是檔案部門準(zhǔn)許企事業(yè)單位或非營利性組織在某個(gè)時(shí)間段內(nèi)具備通過向用戶收費(fèi)來提供一些服務(wù)的職能。具體表現(xiàn)方式可以是個(gè)人檔案寄存,這還可以幫助檔案部門實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)創(chuàng)收。總之,檔案部門要和其他主體按照具體情況來提供有針對(duì)性的檔案服務(wù)。
5 持續(xù)提高現(xiàn)代管理水平
檔案部門在管理過程中還要引入戰(zhàn)略管理和績效管理,推動(dòng)檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展,為社會(huì)提供精準(zhǔn)高效的檔案服務(wù)提供動(dòng)力。
一方面,檔案部門要從宏觀角度制定科學(xué)合理的工作戰(zhàn)略,對(duì)本單位的工作職能進(jìn)行明確定位,不斷提升本單位的競(jìng)爭(zhēng)力。另一方面,檔案部門要將制定的宏觀戰(zhàn)略進(jìn)行分解,形成一個(gè)個(gè)子任務(wù),再落實(shí)到每個(gè)工作人員身上,為績效管理創(chuàng)造條件。目前,績效管理已經(jīng)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中都得到了應(yīng)用,檔案部門也要實(shí)施績效管理,將工作人員的工作表現(xiàn)與薪酬待遇相掛鉤,激發(fā)工作人員的工作積極性。當(dāng)然,檔案部門全部工作人員都要參與到績效計(jì)劃制定、績效管理實(shí)施、績效結(jié)果應(yīng)用的整個(gè)流程中,使檔案部門的整體競(jìng)爭(zhēng)力得到提升。
總之,在新時(shí)期背景下,檔案工作必須從重“藏”轉(zhuǎn)變?yōu)橹亍坝谩?,要從為少部分人服?wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蛏鐣?huì)服務(wù),所以實(shí)現(xiàn)檔案管理社會(huì)化已是大勢(shì)所趨。檔案部門要按照這個(gè)方向不斷探索,提高管理水平,力爭(zhēng)在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中做出更大貢獻(xiàn)。
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作者簡介
姚欣(1978-),女,漢族,湖北十堰人,現(xiàn)任湖北省十堰市科技情報(bào)研究所副所長,副研究館員,大學(xué)學(xué)歷,研究方向:檔案管理、科技服務(wù)。