摘 要:隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用與發(fā)展,公文處理電子化、網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)。本文結(jié)合所在單位電子公文網(wǎng)上運(yùn)轉(zhuǎn)情況,就電子公文系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn)加以探討,并提出了改進(jìn)建議。
關(guān)鍵詞:電子公文;公文處理;優(yōu)缺點(diǎn)
電子公文也稱數(shù)字化公文,是運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和現(xiàn)代信息管理技術(shù)制發(fā)的全數(shù)字化形式的公文。目前,武漢大功率機(jī)車檢修段使用的是萬(wàn)戶辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)子系統(tǒng),該系統(tǒng)的應(yīng)用提高了我段辦公效率和管理水平,逐步實(shí)現(xiàn)了“無(wú)紙化”辦公,在電子公文系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用中,作者發(fā)現(xiàn)總結(jié)了以下幾個(gè)優(yōu)缺點(diǎn)。
1 電子公文系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)
1.減少公文傳遞時(shí)間,提高了工作效率
我段電子公文系統(tǒng)引入了工作流和協(xié)同辦公等新概念,實(shí)現(xiàn)了從公文起草、審核、簽發(fā)到公文簽收、批辦、承辦、催辦、傳閱、存儲(chǔ)等工作環(huán)節(jié)的無(wú)紙化流轉(zhuǎn)。簡(jiǎn)而言之,電子公文處理系統(tǒng)就是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行公文收發(fā)管理。
傳統(tǒng)公文處理方式中文件的流程經(jīng)歷起草、排版、會(huì)簽、簽發(fā)、分發(fā)、歸檔等多個(gè)流程,過(guò)程復(fù)雜繁瑣,而且操作起來(lái)花費(fèi)不少時(shí)間,通常依靠公文管理員一人完成,難免會(huì)影響工作的質(zhì)量和效率。使用電子公文系統(tǒng)會(huì)把這些流程變的簡(jiǎn)潔明快、操作簡(jiǎn)單、流轉(zhuǎn)快捷,電子公文處理界面的一道程序、一次點(diǎn)擊就能夠完成紙質(zhì)公文多道程序、多個(gè)人次才能完成的工作量。單位及部門公文管理人員只需每天對(duì)電子公文系統(tǒng)進(jìn)行操作,在個(gè)人界面進(jìn)行發(fā)文管理和收文管理。電子公文處理系統(tǒng)在縱向上,段領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門可以和各基層車間之間方便、快速地進(jìn)行公文的傳送和共享;橫向上,它密切了段各部門辦公人員之間的協(xié)調(diào)、協(xié)同工作,節(jié)省大量辦文時(shí)間,極大地提高了辦文和辦事的效率。
2.節(jié)省辦公成本,促進(jìn)節(jié)能環(huán)保
在發(fā)文過(guò)程中,一份公文往往要經(jīng)過(guò)多次、多人修改才能成稿,特別是一些重要文件,修改的次數(shù)可能更多,過(guò)去每次修改都要打印紙質(zhì)文稿。電子公文系統(tǒng)應(yīng)用后,領(lǐng)導(dǎo)可直接在電子辦公系統(tǒng)上閱讀、審批和修訂電子文件,并保留閱讀和修改的痕跡,使相關(guān)人員修改公文時(shí)不必打印紙質(zhì)文稿,而且還可以多人次直接在計(jì)算機(jī)上修改,解決了過(guò)去因反復(fù)修改文件草稿而浪費(fèi)大量紙張的問(wèn)題,同時(shí)減少了打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的損耗。
在收文過(guò)程中,文件在電子辦公系統(tǒng)上可同時(shí)向多人傳閱,縮短了文件傳閱的周期,杜絕了紙質(zhì)文件丟失的可能性,避免了不必要的財(cái)力、人力、物力的浪費(fèi)。
3.優(yōu)化公文處理流程,方便公文的催辦和查詢
傳統(tǒng)形式下的審核、修改公文環(huán)節(jié),受到了極大的人為因素制約,存在著較大的隨意性,無(wú)法確保文件的質(zhì)量與及時(shí)性。在過(guò)去的公文處理過(guò)程中,公文傳送或者通過(guò)郵寄,或者是由人親自送到,文件接收過(guò)程也通過(guò)了多個(gè)部門(如收發(fā)室等)轉(zhuǎn)接,有時(shí)會(huì)出現(xiàn)文件丟失現(xiàn)象。文件下發(fā)時(shí),常會(huì)出現(xiàn)上下級(jí)、部門之間越級(jí)行文錯(cuò)誤等不規(guī)范現(xiàn)象。
電子公文處理系統(tǒng)通過(guò)固化科學(xué)的辦公流程和建立標(biāo)準(zhǔn)化的模塊,任何節(jié)點(diǎn)的操作人員都不可以跨節(jié)點(diǎn)操作,并且所涉及到的全部修改痕跡都會(huì)詳細(xì)地保存在系統(tǒng)當(dāng)中,同時(shí)會(huì)正確地進(jìn)行備份,使電子公文系統(tǒng)嚴(yán)格按職責(zé)、按流程操作,環(huán)環(huán)相扣,減少了不必要的環(huán)節(jié),提高了公文處理的速度,保證文件在控制范圍內(nèi)有序辦理。
同時(shí)電子公文系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程,具有很強(qiáng)的透明性和可視性,凡是與該公文相關(guān)的人員隨時(shí)可以查看自己辦理過(guò)的文件的整個(gè)流轉(zhuǎn)過(guò)程,包括辦理方式、辦理步驟,對(duì)應(yīng)的辦理人等,對(duì)公文的整個(gè)流程進(jìn)行適時(shí)跟蹤,隨時(shí)掌控文件的去向和當(dāng)前狀態(tài),便于催辦、查詢與利用。
4.專人專責(zé)管理,明確公文管理權(quán)責(zé)
在電子公文系統(tǒng)中,分工是比較明確的,所有文件只要在電子公文系統(tǒng)設(shè)定的平臺(tái)上按正常流程進(jìn)行操作,起草人的發(fā)文都會(huì)自動(dòng)提交到相關(guān)主管人員進(jìn)行處理,同時(shí)還會(huì)明確科室審核、初核、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、蓋章管理流程,確保各科室與車間相關(guān)流程負(fù)責(zé)任。任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題,都能明確的找出相關(guān)負(fù)責(zé)人,這就避免了責(zé)人方面混亂,實(shí)現(xiàn)了專人專責(zé)管理。電子公文系統(tǒng)還對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的處理機(jī)修改痕跡自動(dòng)生成記錄,只要打開(kāi)公文查詢就能找到明確的記錄,對(duì)以后每個(gè)環(huán)節(jié)責(zé)任人的辦理意見(jiàn),追究相關(guān)人員的責(zé)任提供了依據(jù)。
5. 增強(qiáng)協(xié)同辦公能力,推進(jìn)信息共享公開(kāi)
傳統(tǒng)形式下的紙質(zhì)公文在同一時(shí)間同一地點(diǎn)只可供一人的閱讀,存在著信息的獨(dú)占性。在應(yīng)用電子公文系統(tǒng)之后,系統(tǒng)人員不僅對(duì)來(lái)自外部的信息加強(qiáng)了有效采集,而且通過(guò)系統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn),段內(nèi)公文在相同的地點(diǎn)和時(shí)間可供多人閱讀,給予了多用戶檢索下載的功能,實(shí)現(xiàn)了各部門間的協(xié)作與信息共享,大大推進(jìn)了信息公開(kāi)的進(jìn)程。電子公文系統(tǒng)加強(qiáng)了對(duì)段內(nèi)事務(wù)的統(tǒng)籌安排以及監(jiān)督管理,為基層站段的政策決定提供了有力的信息保證。公文管理人員能夠在同一時(shí)間、同一地點(diǎn)或不同時(shí)間、不同地點(diǎn)共同檢索、閱讀和使用電子公文信息,辦文時(shí)的征求意見(jiàn)、會(huì)簽公文和聯(lián)合行文變得簡(jiǎn)便易行。
2 電子公文系統(tǒng)的存在的問(wèn)題
1.如果某一流程處理不及時(shí),公文就無(wú)法按時(shí)處理
及時(shí)、準(zhǔn)確、保密、落實(shí)是公文辦理的關(guān)鍵因素,公文處理的每個(gè)環(huán)節(jié)都要求及時(shí)處理,才能確保公文在一定時(shí)限制內(nèi)辦結(jié),一旦出現(xiàn)該環(huán)節(jié)的人未能及時(shí)處理的情況,就有可能延誤公文的處理時(shí)間,因?yàn)樗袠I(yè)務(wù)流程及所涉及的操作都有嚴(yán)格的權(quán)限控制,每個(gè)用戶以帳戶和專用密碼登陸,其他人員無(wú)法進(jìn)入該系統(tǒng)辦理文件。
2.受限于技術(shù)處理手段,一些環(huán)節(jié)不符合檔案管理要求
領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)是公文處理的重要環(huán)節(jié),紙質(zhì)文件多以領(lǐng)導(dǎo)手簽形式,領(lǐng)導(dǎo)的筆跡即為簽發(fā)的依據(jù)。我段電子公文的簽發(fā)并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正意義上的電子簽名,而是使用打印和手寫筆兩種簽發(fā)形式,手簽表單增強(qiáng)了業(yè)務(wù)模塊的適應(yīng)性方便領(lǐng)導(dǎo)使用,使個(gè)人辦公人性化,但無(wú)論是打印還是手寫筆的簽發(fā) 都不能真正體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的權(quán)威性和唯一性,一旦領(lǐng)導(dǎo)登陸密碼外泄或被盜,就存在被人冒簽的隱患。
3. 容易出現(xiàn)意外狀況
網(wǎng)絡(luò)中,不確定因素存在太多,如文件起草和傳輸過(guò)程中,意外出現(xiàn)電腦死機(jī)、斷電情況,很容易造成文件的丟失和損壞。保密文件還可能遭到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊,造成文件丟失和泄密,所以電子公文系統(tǒng)也存在著很大風(fēng)險(xiǎn)和不確定因素。
3 改進(jìn)建議
1. 針對(duì)“如果某一流程處理不及時(shí),公文就無(wú)法按時(shí)處理”的問(wèn)題,我段優(yōu)化電子公文系統(tǒng),增加轉(zhuǎn)辦功能,如領(lǐng)導(dǎo)不在單位無(wú)法及時(shí)處理文件,可電話征求意見(jiàn),指定公文管理員進(jìn)入電子公文系統(tǒng)管理員賬戶按電話所征求意見(jiàn)對(duì)文件進(jìn)行轉(zhuǎn)辦,及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行流轉(zhuǎn)。
2.對(duì)于保密文件可能泄密的缺點(diǎn),目前段保密文件依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)流轉(zhuǎn)方式,專人負(fù)責(zé)保密文件流轉(zhuǎn),流轉(zhuǎn)完畢后收回紙質(zhì)文件,嚴(yán)禁在流轉(zhuǎn)過(guò)程中將保密文件轉(zhuǎn)化成電子文件。
4 小結(jié)
電子公文系統(tǒng)通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了對(duì)公文的全面、完善的協(xié)同管理,提高了信息交流的效率和共享程度,相對(duì)傳統(tǒng)的工作方式,大大提高了辦公效率,減輕了工作負(fù)擔(dān),節(jié)省了辦公費(fèi)用,從而實(shí)現(xiàn)了辦公無(wú)紙化、信息共享化、決策科學(xué)化。但是其中的缺點(diǎn)也是不容忽視的,要把電子公文系統(tǒng)更好的應(yīng)用于日常公文處理中,應(yīng)針對(duì)其缺點(diǎn)做出完善。
作者簡(jiǎn)介
劉連蕊,武漢鐵路局武漢大功率機(jī)車檢修段,本科。