何家偉

蚌埠醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院，安徽蚌埠 233040

淺談內(nèi)控信息化建設(shè)在醫(yī)院管理中的作用

何家偉

蚌埠醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院，安徽蚌埠 233040

內(nèi)部控制是現(xiàn)階段非常熱門的課題，諸多醫(yī)院都在推進(jìn)這項(xiàng)工作，它是現(xiàn)在醫(yī)院管理的重要評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。 但是，從目前來(lái)看，很多醫(yī)院的內(nèi)部控制管理都是只具其形，不具其神，這使得醫(yī)院內(nèi)部控制工作單單只停留在理論和制度階段。而引入醫(yī)院內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)，將醫(yī)院的內(nèi)控業(yè)務(wù)流程化，控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，能夠解決這些問(wèn)題，將醫(yī)院的內(nèi)部控制帶上一個(gè)新臺(tái)階。

內(nèi)部控制；信息化；醫(yī)院管理；建設(shè)模式；主要步驟；實(shí)施方案

隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，醫(yī)院管理水平也在逐步提高，現(xiàn)如今，內(nèi)部控制早已分布在醫(yī)院的各個(gè)部門。很多醫(yī)院的內(nèi)部控制都已經(jīng)形成了制度、體系，但是想要真正實(shí)行起來(lái)，卻又存在著很多困難。 傳統(tǒng)的醫(yī)院內(nèi)部控制，嚴(yán)格遵循制度的話，不易操作，可如果想要靈活變通，又會(huì)存在漏洞。一直以來(lái)，醫(yī)院的內(nèi)部控制成果仿佛是“魚與熊掌不可兼得”，而醫(yī)院內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)的出現(xiàn)，可以將內(nèi)部控制的流程標(biāo)準(zhǔn)化，通過(guò)控制矩陣來(lái)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督控制，并且它可以與醫(yī)院現(xiàn)有的管理信息系統(tǒng)相結(jié)合，做到易于操作、嚴(yán)于審核、利于評(píng)價(jià)，達(dá)到真正意義上的內(nèi)部控制。于是，為了完成醫(yī)院內(nèi)部控制的目標(biāo)，避免內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)，引入內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)，是目前最為可行的一種解決辦法。

1 內(nèi)部控制的目標(biāo)

內(nèi)部控制是指通過(guò)制定內(nèi)部控制制度、實(shí)施防范風(fēng)險(xiǎn)措施和執(zhí)行內(nèi)部控制程序，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)的防范和管控，規(guī)范單位內(nèi)部經(jīng)濟(jì)和業(yè)務(wù)活動(dòng)。 單位內(nèi)部控制的目標(biāo)，具有具體性、可度量性、可實(shí)現(xiàn)性、相關(guān)性和時(shí)限性，主要包括：合理保證單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的合法合規(guī)、資產(chǎn)安全和使用有效、財(cái)務(wù)信息真實(shí)完整、有效防范 舞 弊和預(yù)防腐敗、提 高公共服務(wù)的效 率 和效果[1]。

2 目前醫(yī)院內(nèi)部控制存在的主要問(wèn)題

2.1 管理者缺乏專業(yè)知識(shí)，內(nèi)控環(huán)境較差

大多數(shù)醫(yī)院的院長(zhǎng)來(lái)自于醫(yī)院臨床科室的科室負(fù)責(zé)人或醫(yī)療骨干，這些院長(zhǎng)沒(méi)有學(xué)習(xí)過(guò)管理方面的專業(yè)知識(shí)，對(duì)于內(nèi)部控制沒(méi)有準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，甚至以為內(nèi)部控制就等同于審計(jì)。 醫(yī)院的內(nèi)部控制是一個(gè)大的整體，并不單單只是財(cái)務(wù)或者審計(jì)部門的工作，正是因?yàn)橛行┕芾碚邿o(wú)法認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，才會(huì)使得醫(yī)院的內(nèi)部控制工作無(wú)法得到有效開(kāi)展。在醫(yī)院的日常工作中，很多涉及到具體問(wèn)題時(shí)，醫(yī)療科室或者機(jī)關(guān)其他職能部門辦理業(yè)務(wù)以提高工作效率，加強(qiáng)部門之間協(xié)調(diào)靈活性為由，沒(méi)有嚴(yán)格按照審批的流程來(lái)進(jìn)行審批，使醫(yī)院的會(huì)計(jì)控制制度無(wú)法達(dá)到應(yīng)有的效果，內(nèi)部控制制度成為一紙空談。

2.2 部分支出（支出的費(fèi)用）無(wú)法掌控，醫(yī)院的結(jié)余逐漸減少

部分醫(yī)院的管理者為了增加收入，或者是為了醫(yī)院的宣傳等等理由，允許科室申請(qǐng)一部分業(yè)務(wù)費(fèi)用或發(fā)展經(jīng)費(fèi)。 對(duì)于這些支出醫(yī)院沒(méi)有明確的使用范圍，也無(wú)法對(duì)其監(jiān)管約束，這樣可能會(huì)導(dǎo)致科室使用經(jīng)費(fèi)大手大腳、揮霍浪費(fèi)，甚至可能會(huì)挪為私用，雖然這種做法可能會(huì)增加一些醫(yī)院的收入，但卻肯定會(huì)大大增加醫(yī)院的成本，最終并沒(méi)有給醫(yī)院的結(jié)余帶來(lái)預(yù)期的效果，反而可能會(huì)變盈為虧。有些醫(yī)院由于財(cái)產(chǎn)物資的內(nèi)部控制管理薄弱，尤其是藥庫(kù)與總務(wù)，藥品、耗材以及其他物資的管理雜亂無(wú)章，低值易耗品的采購(gòu)、驗(yàn)收、保管等職責(zé)未嚴(yán)格分離，存貨的發(fā)出未按照有關(guān)規(guī)定手續(xù)辦理，管理科室也不及時(shí)與財(cái)務(wù)的會(huì)計(jì)記錄相核對(duì)，長(zhǎng)期沒(méi)有盤點(diǎn)過(guò)庫(kù)存，實(shí)物與賬面相差可能甚遠(yuǎn)，致使大量的虧損隱藏在醫(yī)院的庫(kù)存中，加上經(jīng)濟(jì)往來(lái)中審查制度不健全等，造成了醫(yī) 院 資 產(chǎn)大量流失[2]。

2.3 會(huì)計(jì)信息失真

由于很多醫(yī)院規(guī)模不是很大，雖然業(yè)務(wù)種類齊全，但是業(yè)務(wù)量較少，醫(yī)院可能會(huì)為了減少人員成本，采取一個(gè)人兼任多個(gè)崗位的辦法。這樣一來(lái)，會(huì)計(jì)人員的分工無(wú)法相互制約，內(nèi)部控制變成了自查自糾，將會(huì)造成醫(yī)院會(huì)計(jì)工作秩序混亂，給醫(yī)院的資金安全帶來(lái)極大的隱患。

3 內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)的醫(yī)院內(nèi)部控制管理，雖然也強(qiáng)調(diào)內(nèi)控制度與業(yè)務(wù)辦理流程，但遇到一些情況，就無(wú)法按照程序來(lái)辦理。 如分管的領(lǐng)導(dǎo)外出學(xué)習(xí)、出差，而業(yè)務(wù)又急需辦理，往往都是未經(jīng)審核就先行辦理。但是如果有了內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，不僅能在單位電腦上辦理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，可以使用手機(jī)、 筆記本等便攜式移動(dòng)設(shè)備進(jìn)行業(yè)務(wù)的審核，查詢?cè)摴P業(yè)務(wù)的辦理流程、辦理進(jìn)度、附件資料等。信息化系統(tǒng)的上線，可以將業(yè)務(wù)辦理的流程，在電腦里程序化，每一項(xiàng)業(yè)務(wù)都按照流程來(lái)層層推進(jìn)，每一位負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)里進(jìn)行自己分工那一步的業(yè)務(wù)審核，而且能夠查詢到業(yè)務(wù)審核的時(shí)間、審核的意見(jiàn)。同時(shí)，這對(duì)于后期內(nèi)部控制分析評(píng)價(jià)也大有便利， 通過(guò)計(jì)算機(jī)的匯總與分析，不僅減少了人工操作的繁瑣與誤差，也防止了人為的造假。

4 內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的基本模式

醫(yī)院建立內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的模式通常與企業(yè)一樣，有獨(dú)立模式、整合模式和附加模式。首先應(yīng)當(dāng)對(duì)于醫(yī)院進(jìn)行一次評(píng)估，分析看醫(yī)院適合用哪種模式來(lái)建立內(nèi)部控制信息系統(tǒng)：獨(dú)立模式的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)獨(dú)立于醫(yī)院管理系統(tǒng)，適用于醫(yī)院內(nèi)部體系建設(shè)的初期，那時(shí)的醫(yī)院在信息管理等方面還不夠健全，獨(dú)立的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)將給醫(yī)院內(nèi)部體系建設(shè)打好基礎(chǔ)；對(duì)于有些已經(jīng)使用管理信息系統(tǒng)的醫(yī)院和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的成熟醫(yī)院，內(nèi)部控制信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)采用整合模式，使內(nèi)部控制完全融入到醫(yī)院的管理決策和日常業(yè)務(wù)活動(dòng)當(dāng)中去；附加模式則是對(duì)于內(nèi)部控制信息基礎(chǔ)較好的醫(yī)院，在現(xiàn)有的醫(yī)院管理信息系統(tǒng)中直接增加內(nèi)部控制管理的功能。

5 醫(yī)院內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)的主要步驟

5.1 內(nèi)部控制體系的建立

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)部控制規(guī)范體系的要求，結(jié)合現(xiàn)狀，仔細(xì)梳理醫(yī)院內(nèi)部業(yè)務(wù)的實(shí)施流程、實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)和風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，并制定出相應(yīng)的控制措施，形成醫(yī)院內(nèi)部控制制度。根據(jù)內(nèi)部業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，以相互制約、相互牽制的原則來(lái)建立醫(yī)院內(nèi)部控制體系。

5.2 內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)的基本模式選擇

對(duì)醫(yī)院建立內(nèi)部控制信息系統(tǒng)進(jìn)行可行性、必要性分析，并確定醫(yī)院內(nèi)控信息系統(tǒng)的基本模式和控制流程圖。5.3 對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有信息系統(tǒng)進(jìn)行更新改造

醫(yī)院根據(jù)內(nèi)控信息系統(tǒng)的可行性分析和控制流程圖，并結(jié)合醫(yī)院現(xiàn)有信息技術(shù)水平和管理狀況，按照分析確定的模式對(duì)原有系統(tǒng)更新改造或者使用獨(dú)立的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)。

5.4 全面建成內(nèi)部控制信息系統(tǒng)

通過(guò)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)與原有信息系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的全面建設(shè)。

6 醫(yī)院內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)的具體實(shí)施方案

6.1 成立內(nèi)部控制小組，明確小組負(fù)責(zé)人

醫(yī)院財(cái)務(wù)科可以負(fù)責(zé)牽頭，但是具體落實(shí)到內(nèi)部控制的內(nèi)容建設(shè)方面，財(cái)務(wù)科只能負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)控制，其他內(nèi)部控制的內(nèi)容應(yīng)該由其他各個(gè)部門自行來(lái)負(fù)責(zé)建設(shè)。內(nèi)部控制是全員、全過(guò)程的系統(tǒng)工程，而不是財(cái)務(wù)工程。紀(jì)檢監(jiān)察、審計(jì)部門，也可以牽頭，但絕對(duì)不能由一個(gè)部門來(lái)負(fù)責(zé)所有建設(shè)，不能紀(jì)檢監(jiān)察、審計(jì)部門既充當(dāng)內(nèi)控建設(shè)的參與者，又充當(dāng)評(píng)判者。

6.2 內(nèi)部控制小組召開(kāi)會(huì)議，討論內(nèi)部控制建立與實(shí)施的相關(guān)議題

會(huì)議應(yīng)當(dāng)包括制定、啟動(dòng)相關(guān)的工作機(jī)制、制定內(nèi)部控制工作方案、內(nèi)部控制工作分工及人員配備等問(wèn)題。 在會(huì)議階段結(jié)束后，應(yīng)該對(duì)相關(guān)科室進(jìn)行內(nèi)部控制專題培訓(xùn)，明確各個(gè)部門的責(zé)任要求。

6.3 對(duì)現(xiàn)行的內(nèi)部控制進(jìn)行調(diào)研

調(diào)研的方式可以選擇研討會(huì)、訪談的方式，對(duì)醫(yī)院各個(gè)部門進(jìn)行內(nèi)部控制調(diào)研，調(diào)研的內(nèi)容包括科室崗位的職責(zé)范圍、人員分工、經(jīng)辦的業(yè)務(wù)流程、各項(xiàng)管理制度條例、辦法和實(shí)施細(xì)則等。在調(diào)研結(jié)束后，對(duì)現(xiàn)有內(nèi)部控制的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，對(duì)于缺陷進(jìn)行記錄，以待內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)上線后進(jìn)行完善。

6.4 對(duì)內(nèi)部控制進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估，可以采用單位自評(píng)和專業(yè)評(píng)估相結(jié)合的方式，找到醫(yī)院內(nèi)部控制管理的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。 如對(duì)于固定資產(chǎn)管理來(lái)說(shuō)，風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)有：①固定資產(chǎn)購(gòu)置不符合資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)或未納入醫(yī)院預(yù)算；②固定資產(chǎn)驗(yàn)收程序不規(guī)范、導(dǎo)致質(zhì)量不符合要求；③固定資產(chǎn)入賬不及時(shí)，形成賬外資產(chǎn)；④為了套取財(cái)政資金，虛構(gòu)固定資產(chǎn)或者固定其他資產(chǎn)；⑤固定資產(chǎn)保管或使用不當(dāng)，造成固定資產(chǎn)丟失、毀損等情況；⑥固定資產(chǎn)的處置未經(jīng)過(guò)上級(jí)部門或財(cái)政部門的審批，處置收入流失或未按規(guī)定處理等。 對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估后，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行分析，總結(jié)出應(yīng)對(duì)的方法，形成風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告。

6.5 業(yè)務(wù)流程規(guī)范與配套設(shè)計(jì)

對(duì)于醫(yī)院的業(yè)務(wù)繪制流程，形成流程圖，并制作控制矩陣，控制關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。對(duì)于每一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，都要有風(fēng)險(xiǎn)管控措施、執(zhí)行人，還要有對(duì)應(yīng)的控制制度。

6.6 內(nèi)部控制體系信息化的架構(gòu)

將之前工作中得到的制度、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、流程、控制矩陣，進(jìn)行信息化，涵蓋到醫(yī)院的建設(shè)項(xiàng)目、和日常的業(yè)務(wù)中去。 同時(shí)建立數(shù)據(jù)中心和內(nèi)控基礎(chǔ)平臺(tái)，使內(nèi)部控制小組可以直觀地進(jìn)行控制活動(dòng)。

6.7 在內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)中增加內(nèi)控評(píng)價(jià)指標(biāo)

系統(tǒng)將對(duì)于內(nèi)部控制的日常工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，可以使用信息化系統(tǒng)對(duì)日常業(yè)務(wù)進(jìn)行隨機(jī)抽樣檢驗(yàn)，審核業(yè)務(wù)的辦理是否違反內(nèi)部控制，手續(xù)是否齊全，是否按照規(guī)定流程辦理，風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)是否得到良好的控制等。

內(nèi)部控制不是依靠一個(gè)人或是一個(gè)部門來(lái)完成，而是要靠每項(xiàng)業(yè)務(wù)的各個(gè)執(zhí)行部門、 負(fù)責(zé)人互相把控、互相監(jiān)督來(lái)完成的。 內(nèi)部控制信息化的建設(shè)，是內(nèi)部控制發(fā)展的必然趨勢(shì)，使用內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)，可以讓部門與部門之間更加有效地進(jìn)行監(jiān)督制約。目前在很多企業(yè)當(dāng)中，內(nèi)部控制信息系統(tǒng)已經(jīng)投入使用，并取得了非常好的效果，醫(yī)院內(nèi)部控制信息系統(tǒng)在接下來(lái)的一兩年里也一定會(huì)在醫(yī)院管理系統(tǒng)中普及，成為提高醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理水平，保障國(guó)有資產(chǎn)安全，防范舞弊與貪污的有利工具。

[1]財(cái)政部.《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》[Z].2012-11-29. [2]凌 平 .淺 談 新 形 勢(shì) 下 如 何 做 好 醫(yī) 院 財(cái) 務(wù) 管 理 工 作 [J].經(jīng) 營(yíng)

者，2014（7）：79.

Analysis of Function of Internal Control Information Construction in the Hospital Management

HE Jia-wei
Second Affiliated Hospital of Bengbu Medical College,Bengbu,Anhui Province,233040 China

The internal control is a hot topic at present,many hospitals are promoting the job,and it is an important evaluation standard in the hospital management,however,currently,the internal control management in many hospitals is only with its shape but without its spirit,thus making the internal control work in the hospital only stay in the theoretical and systematical phases,however,the introduction of hospital internal control informational system makes the internal control business process and control the risk points,which can solve these problems and brings the hospital internal control to a new step.

Internalcontrol;Informational;Hospitalmanagement;Construction model;Majorprocedures;Implementation plan

R197.32

A

1672-5654（2017）02（a）-0118-02

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.04.118

2016-11-08）

何家偉（1990.11-），男，安徽蚌埠人，本科 ，主要主事醫(yī)院財(cái)務(wù)管理、工商管理工作。