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摘要：機(jī)要文件是指涉密或不宜公開的各種文件資料，它是高校傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策的重要依據(jù)，是部署學(xué)校工作、發(fā)布規(guī)章，布置工作的重要工具，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)機(jī)要文件的管理。文章對(duì)加強(qiáng)高校機(jī)要文件的管理工作提出了幾點(diǎn)思考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；高校；機(jī)要文件

機(jī)要文件是指涉密或不宜公開的各種文件資料，它是高校傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策的重要依據(jù)，是部署學(xué)校工作、發(fā)布規(guī)章，布置工作的重要工具。機(jī)要文件若泄露則會(huì)使國(guó)家安全和利益遭受損害。加強(qiáng)高校機(jī)要文件的管理就顯得尤為重要，筆者結(jié)合多年的高校機(jī)要文件管理經(jīng)驗(yàn)，談?wù)勅绾渭訌?qiáng)新時(shí)期的機(jī)要文件管理。

一、強(qiáng)化思想認(rèn)識(shí)，適應(yīng)新形勢(shì)的要求

思想是行動(dòng)的指南，要做好高校機(jī)要文件的管理工作，首先要提高思想認(rèn)識(shí)，提高保密意識(shí)，牢固樹立責(zé)任意識(shí)。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)在高校的普及，給高校機(jī)要文件的管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，增加了新的失泄密渠道和泄密隱患，這需要機(jī)要管理人員在管理公文上有新的思考，怎樣在簽收、登記、呈批和傳閱、清退、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)做到機(jī)要文件的安全保密、萬(wàn)無(wú)一失。機(jī)要文件管理并非是管理人員個(gè)體的行為，高校應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況，充分利用多種手段，采取多種形式、多渠道加大對(duì)國(guó)家《保密法》《保密法實(shí)施辦法》等保密法規(guī)的宣傳教育；更重要的是機(jī)要管理人員要加強(qiáng)對(duì)政策法規(guī)和專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，致力于提高自己的思想認(rèn)識(shí)和綜合素養(yǎng)，以高度的責(zé)任感做好機(jī)要文件的管理工作，以精益求精的工作態(tài)度和工作作風(fēng)落實(shí)高校機(jī)要管理工作，牢固樹立責(zé)任意識(shí)。

二、建立完善機(jī)要文件管理的規(guī)章制度，并重在落實(shí)

工作制度是行動(dòng)的準(zhǔn)則，針對(duì)機(jī)要文件的管理工作，一系列行之有效的制度必不可少：大到學(xué)校層面上的對(duì)保密息息相關(guān)的部門、部位和秘密載體的保密管理規(guī)定，小到機(jī)要室內(nèi)對(duì)有關(guān)人員閱讀涉密文件資料的管理規(guī)定等等，都要按照制度辦事。制度要做到規(guī)范化、精細(xì)化，它有利于機(jī)要管理人員照章落實(shí)工作要求，保證工作不出差錯(cuò)。

加強(qiáng)各項(xiàng)規(guī)章制度的執(zhí)行力。細(xì)節(jié)體現(xiàn)于執(zhí)行力，嚴(yán)格執(zhí)行機(jī)要文件管理制度能夠引起其他相關(guān)人員對(duì)機(jī)要文件的高度重視，幫助他們形成嚴(yán)格遵守機(jī)要文件管理制度的意識(shí)，事半功倍的促進(jìn)了機(jī)要工作的順利開展。

三、規(guī)范機(jī)要文件管理過(guò)程

機(jī)要文件的管理主要有簽收、登記、呈批和傳閱、清退、銷毀等環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都需要有認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神，要確保機(jī)要文件安全保密，萬(wàn)無(wú)一失。

（一）簽收。高校的機(jī)要文件主要是通過(guò)兩種渠道接收，一是通過(guò)機(jī)要局傳遞的機(jī)要文件；二是通過(guò)專用設(shè)備通道接收。簽收機(jī)要文件時(shí)，一要注意檢查封口是否破損，密封是否完好，有無(wú)啟封、拆取內(nèi)裝文件的痕跡；二是要核對(duì)簽文薄與實(shí)際信件件數(shù)、信封號(hào)碼是否相符。檢查核對(duì)準(zhǔn)確無(wú)誤后方可簽字，并且注明收到時(shí)間。

（二）登記。登記機(jī)要文件時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：一是要核對(duì)所收文件與發(fā)文通知單是否相符；二是要核對(duì)所登記的來(lái)文日期、單位、文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、緊急程度、來(lái)文分?jǐn)?shù)等是否相符；三是登記清楚發(fā)文單位。

（三）呈批與傳閱。傳閱機(jī)要文件時(shí)應(yīng)做到：認(rèn)真填寫文件處理簽核文件傳閱登記，先呈辦公室主任擬辦，根據(jù)辦公室意見分呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱看，然后按批示的范圍傳閱。傳閱的過(guò)程中，一是要經(jīng)常核對(duì)傳閱登記薄，隨時(shí)掌握文件走向，收回文件時(shí)一定要清點(diǎn)文件分?jǐn)?shù)，以免丟失。機(jī)要文件要隨到隨傳，催閱催退，以加快傳閱速度。對(duì)一些密級(jí)高的文件可讓領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)閱文批示，以防泄密。二是要嚴(yán)格遵守機(jī)要文件的閱讀規(guī)定，不能漏傳和隨意擴(kuò)大閱讀范圍；三是要嚴(yán)禁橫向傳閱文件，領(lǐng)導(dǎo)同志在閱件上有批示，要及時(shí)將文件傳給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門閱知。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件作出批示或提示辦理要求的，要及時(shí)傳有關(guān)部門辦理，并做好記錄。四是實(shí)時(shí)將已辦理的文件收回，分類妥善保管，以備歸檔和利用。

（四）清理和銷毀及歸檔。為了確保機(jī)要文件的安全性，必須對(duì)機(jī)要文件定期進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和整理。一切屬于保密范圍的文件和標(biāo)有“內(nèi)部資料”、“內(nèi)部刊物”字樣的應(yīng)到指定的專點(diǎn)進(jìn)行銷毀，切忌任意處理。對(duì)不屬于清退范圍的文件資料，根據(jù)學(xué)校檔案管理要求進(jìn)行存檔。

四、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)保密措施，提高機(jī)要文件管理的現(xiàn)代化水平

嚴(yán)格機(jī)要文件的現(xiàn)代化管理手段，實(shí)行微機(jī)處理和檢索是機(jī)要文件現(xiàn)代化管理工作的重要議題。在確保文件安全的基礎(chǔ)上，實(shí)行微機(jī)處理和檢索，可大大提高工作效率，為日常工作提供便利條件。首先，機(jī)要人員要熟練掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)以及密碼通訊網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以適應(yīng)新時(shí)期機(jī)要文件管理的要求。同時(shí)，必須加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)上保密措施和相應(yīng)硬件設(shè)備建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)機(jī)要文件管理的現(xiàn)代化。科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，合作渠道的日益增多，給高校機(jī)要文件管理工作帶來(lái)了新情況、新問題。為此，我們必須認(rèn)清形勢(shì)，加強(qiáng)和改進(jìn)高校機(jī)要文件管理工作，這對(duì)于保持高校穩(wěn)定，鞏固和發(fā)展高校的大好形勢(shì)，保證高校各項(xiàng)工作順利開展，促進(jìn)教育事業(yè)的發(fā)展有著重要意義。

五、認(rèn)真做好文件清退、銷毀工作，確保密級(jí)公文不遺失

每到年底，對(duì)當(dāng)年所收到的文件特別是密級(jí)文件對(duì)照收文登記作一次清點(diǎn)。對(duì)清退整理過(guò)的、經(jīng)鑒定沒有保存價(jià)值的公文、資料、刊物等，按規(guī)定予以銷毀。銷毀公文一般有兩種辦法，一是焚燒，在專門焚燒秘密公文的焚燒爐里銷毀秘密公文，焚燒一定要徹底，不留片字只紙。二是把要銷毀的公文資料等送到指定的造紙廠化成紙漿。后一種方法是目前普遍采用的，它既可以化廢為利，又達(dá)到了銷毀秘密公文的目的。無(wú)論用哪種方法，都要嚴(yán)格執(zhí)行監(jiān)督制度，由二人以上監(jiān)銷，個(gè)人不得私自銷毀文件。特別要注意秘密公文銷毀運(yùn)輸途中的安全，包裝要嚴(yán)，防止公文在途中散落，監(jiān)銷人員不得擅離職守，待銷毀的公文全部銷完后方可離去。待銷毀的公文資料絕對(duì)不準(zhǔn)當(dāng)廢紙出售給廢品收購(gòu)部門或個(gè)人。

六、結(jié)束語(yǔ)

高校機(jī)要文件管理工作的任務(wù)艱巨、責(zé)任重大，目的就是要在遵守保密制度的前提下充分發(fā)揮文件的效能。鑒于高校的多樣性與差異性，機(jī)要人員在細(xì)節(jié)管理的具體操作方面還需要結(jié)合本校的具體情況，對(duì)具體問題進(jìn)行具體分析，腳踏實(shí)地的從平凡的工作中積累經(jīng)驗(yàn)，以精益求精的細(xì)節(jié)管理理念不斷地改進(jìn)工作方法，更好地完成機(jī)要文件管理工作，促進(jìn)高校辦公室各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)有序的開展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張晏如.對(duì)高校機(jī)要文件管理工作的若干思考[J].城建檔案，2011（1）.