王田榮，曹敏潔

（南京城市職業(yè)學(xué)院，江蘇 南京 210038）

高職院校考試檔案管理的研究與探討

王田榮，曹敏潔

（南京城市職業(yè)學(xué)院，江蘇 南京 210038）

文章結(jié)合筆者日常工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)考試檔案管理工作進(jìn)行了研究與探討，從而改善考試檔案管理工作中的問(wèn)題，使考試檔案管理工作更加科學(xué)化，提高考試檔案的利用率，為教學(xué)工作的開展提供有效的數(shù)據(jù)支撐。

考試檔案；檔案管理；科學(xué)化管理

1 考試檔案管理工作的重要性

近年來(lái)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)的不斷提高與發(fā)展，使得國(guó)家對(duì)人才的需求在不斷地變化，對(duì)應(yīng)用技能型人才的需求在不斷提高，對(duì)高職院校的教育與人才培養(yǎng)模式提出了更高的要求，對(duì)高校的管理質(zhì)量的要求也在不斷增加，以管理促進(jìn)學(xué)校教育教學(xué)水平發(fā)展，以更加有效地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。這些都在督促高校不斷地提高自身的管理水平與管理質(zhì)量。

考試檔案管理工作是考試管理工作中的一項(xiàng)重要組成部分，科學(xué)合理地對(duì)考試檔案進(jìn)行管理，能夠有效地為教學(xué)提供反饋與評(píng)價(jià)信息，對(duì)提高教學(xué)管理的工作質(zhì)量與效率起到了一定的促進(jìn)作用。

2 考試檔案管理的現(xiàn)狀

考試檔案是指在各項(xiàng)考試過(guò)程中所形成的關(guān)于考試的相關(guān)文件、通知、試卷、考核成績(jī)、考生相關(guān)信息等各種材料。我校是由教務(wù)處統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，由各教學(xué)系配合完成，最終檔案由教務(wù)處與各教學(xué)系進(jìn)行統(tǒng)一管理。雖然各部門在整個(gè)考試過(guò)程中對(duì)考試檔案管理方面做了大量工作，但在實(shí)際工作中還存在一些需要完善與改進(jìn)之處。

考試檔案管理人員，尤其是各教學(xué)系的管理人員，對(duì)相關(guān)工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，管理乏力。往往管理考試檔案的工作人員并非專業(yè)的檔案管理人員，對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，同時(shí)又可能身兼數(shù)職，其工作的被動(dòng)性較為明顯，在實(shí)際的管理過(guò)程中隨意性較強(qiáng)，缺乏科學(xué)性，沒(méi)有統(tǒng)一的管理規(guī)范與要求，從而容易造成考試檔案不完整，查詢工作繁瑣，從而影響相關(guān)教學(xué)工作的順利進(jìn)行。

考試檔案利用率不高，目前考試檔案主要用于對(duì)學(xué)生的成績(jī)進(jìn)行審核與查詢，而用于科學(xué)研究，為教學(xué)與決策提供數(shù)據(jù)支撐與第一手資料的功能還未能完全體現(xiàn)出應(yīng)有的作用。

因考核方式的多樣性，從而造成了考試檔案在管理及存檔歸類方面存在一定的認(rèn)識(shí)誤差，從而造成檔案門類混亂，容易造成內(nèi)容收集不全、查詢困難且容易丟失。

由于每學(xué)期常規(guī)考試組織安排相對(duì)集中，因此造成在對(duì)相關(guān)考試檔案進(jìn)行制作收集與存檔管理的工作時(shí)間也相對(duì)集中，使相關(guān)檔案的存儲(chǔ)量相對(duì)增加，增加了一定的檔案管理工作難度。

3 考試檔案的科學(xué)化管理

3.1 提高考試檔案管理人員的綜合素質(zhì)

隨著教育教學(xué)的深化改革，教學(xué)管理的要求在不斷提高，其對(duì)考試檔案管理人的綜合素質(zhì)也需要對(duì)其提出更高的要求，考試檔案管理工作的質(zhì)量直接能夠反映出其考試管理工作質(zhì)量的高低，需要進(jìn)一步提高相關(guān)工作人員的責(zé)任心與工作態(tài)度；一旦考試管理工作出現(xiàn)問(wèn)題，會(huì)直接影響到學(xué)生的切身利益，不能有絲毫馬虎。需要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員的相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，盡量避免一人身兼數(shù)職的情況發(fā)生，做到對(duì)相關(guān)檔案管理工作進(jìn)行合理分工，做到分工到人，責(zé)任到崗，從而減少相關(guān)工作人員對(duì)考試檔案管理工作的疏忽，從而提升其對(duì)考試檔案管理的準(zhǔn)確性與系統(tǒng)性，促進(jìn)其工作的科學(xué)化、規(guī)范化。

3.2 對(duì)考試檔案進(jìn)行有效分類

由于高職院校的人才培養(yǎng)模式主要是需要培養(yǎng)技能型人才，因此在考核方式上在采用傳統(tǒng)筆試方式的情況外，還會(huì)采用多樣性的考核方式，更多地加入課程實(shí)訓(xùn)、實(shí)習(xí)以及課程過(guò)程性的考核，從而給考試檔案在歸檔上造成了一定的困難。因此本文認(rèn)為在考試檔案歸檔分類上應(yīng)以不同的考核形式對(duì)不同的課程考核檔案進(jìn)行相應(yīng)的歸檔。一般在分類方面可以將考試檔案分為以證代考、常規(guī)筆試考核、等級(jí)考試、課程實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)等過(guò)程性考核4類形式。

（1）以證代考類。以證代考主要是各專業(yè)針對(duì)不同的崗位需求，依據(jù)專業(yè)課程學(xué)習(xí)，對(duì)相關(guān)專業(yè)所面向崗位的職業(yè)資格證書進(jìn)行考核，從而替代該專業(yè)課程的考核成績(jī)。

在該類檔案中因包含證書考試的考生報(bào)名表，相關(guān)考試安排，考點(diǎn)組織，考生考試成績(jī)及考生證書復(fù)印件或電子件。依據(jù)不同的專業(yè)證書種類按考試年份進(jìn)行分類存檔。

考生簽到及考試試卷檔案則由相關(guān)發(fā)證鑒定機(jī)構(gòu)統(tǒng)一收取。

（2）等級(jí)考試類。等級(jí)考試主要包括英語(yǔ)和計(jì)算機(jī)等級(jí)考試，考試檔案應(yīng)包含考生報(bào)名表，考生成績(jī)表及考生證書復(fù)印件或電子件。依據(jù)不同等級(jí)證書按考試年份及時(shí)間進(jìn)行分類存檔。

（3）常規(guī)筆試考試類。常規(guī)筆試考試主要是各專業(yè)課程在學(xué)期末進(jìn)行的常規(guī)考試及開學(xué)初期的補(bǔ)考。對(duì)其分類應(yīng)依據(jù)開考學(xué)期對(duì)相關(guān)的考試文件（包含考試通知，考點(diǎn)組織，考試安排等）進(jìn)行分類存檔，同時(shí)為方便查找，應(yīng)將試卷及考試成績(jī)進(jìn)行分類存檔。

在試卷管理中，內(nèi)容繁多，非常容易造成存檔混亂，因此在對(duì)紙質(zhì)試卷進(jìn)行存檔時(shí)，應(yīng)按照不同學(xué)期的考試類型，以各專業(yè)中的各門課程進(jìn)行分類裝訂存檔，裝訂之前需要按學(xué)號(hào)對(duì)試卷進(jìn)行排序，清點(diǎn)試卷份數(shù)，裝訂時(shí)應(yīng)注意試卷檔案的完整與統(tǒng)一，以方便今后對(duì)試卷進(jìn)行抽調(diào)與查閱。

（4）課程實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)等過(guò)程性考核。此類考試主要是依據(jù)不同專業(yè)中不同課程的實(shí)際需求，更多地為培養(yǎng)學(xué)生的動(dòng)手操作能力與崗位技能，教師通過(guò)對(duì)學(xué)生課程實(shí)訓(xùn)完成效果、企業(yè)實(shí)習(xí)的綜合考評(píng)對(duì)學(xué)生進(jìn)行綜合性的考核評(píng)價(jià)，其中還包含校內(nèi)的課程實(shí)訓(xùn)與校外不少于6個(gè)月的頂崗實(shí)習(xí)與相關(guān)畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）等相關(guān)課程的考核檔案。

該類檔案可能因教學(xué)過(guò)程跨度時(shí)間長(zhǎng)，從而對(duì)相關(guān)檔案的收集造成了一定的影響，因此，在對(duì)這類檔案進(jìn)行收集時(shí)應(yīng)建立有針對(duì)性的檔案收集及存檔方案，依據(jù)不同的課程標(biāo)準(zhǔn)及要求，在不同的時(shí)間節(jié)點(diǎn)對(duì)相應(yīng)的考試檔案進(jìn)行收集存檔；如畢業(yè)實(shí)習(xí)則需要對(duì)學(xué)生的實(shí)習(xí)分組，實(shí)習(xí)過(guò)程，實(shí)習(xí)報(bào)告，教師指導(dǎo)、巡查記錄，學(xué)生到崗實(shí)習(xí)情況，企業(yè)考核評(píng)價(jià)、企業(yè)最終評(píng)價(jià)及實(shí)習(xí)指導(dǎo)教師評(píng)價(jià)，學(xué)生實(shí)習(xí)綜合成績(jī)等進(jìn)行統(tǒng)一管理與存檔。對(duì)考試檔案的相關(guān)分類如圖1所示。

圖1 考試檔案相關(guān)分類

3.4 信息化檔案與紙質(zhì)檔案同步管理

隨著當(dāng)今科技的不斷發(fā)展，信息化電子檔案已經(jīng)成了今后檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)，這使得對(duì)檔案的收集與整理，包括使用方面都越來(lái)越多地表現(xiàn)出了自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化與實(shí)時(shí)性等相關(guān)特征。這不僅減輕了相關(guān)管理人員日常的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)使得檔案在查詢與共享發(fā)布上也變得十分簡(jiǎn)單與便捷，而考核方式現(xiàn)在也開始逐步向信息化考核方式改變，因此對(duì)考試檔案進(jìn)行信息化管理顯得越來(lái)越重要。

當(dāng)前，大多數(shù)院校在考試安排、成績(jī)統(tǒng)計(jì)、試卷存儲(chǔ)等方面都是通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)對(duì)相關(guān)的工作流程與電子數(shù)據(jù)進(jìn)行存檔的；在以證代考的檔案管理環(huán)節(jié)中，學(xué)生獲得的職業(yè)資格證書如果用證書復(fù)印件留檔的話，不但造成了多余的紙張與存儲(chǔ)空間的浪費(fèi)，同時(shí)增加了檔案管理的工作量，如果采用拍照或掃描的方式對(duì)證書進(jìn)行存檔則可以更好地對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)與查找。

在課程實(shí)訓(xùn)、實(shí)習(xí)與過(guò)程性考核環(huán)節(jié)中，教師可以用圖片、視頻等相關(guān)電子信息資源用作學(xué)生的綜合評(píng)價(jià)依據(jù)。

當(dāng)然，信息化檔案同樣也存在一定的問(wèn)題，如檔案的安全性、檔案的客觀公正性等，因此需要在檔案管理過(guò)程中將一些重要的檔案仍然以紙質(zhì)檔的形式進(jìn)行保管與存放。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理員的相關(guān)專業(yè)知識(shí)能力及安全意識(shí)的培養(yǎng)，以及從技術(shù)上對(duì)信息化檔案的安全進(jìn)行完善。

3.5 提高考試檔案利用率，促進(jìn)考試管理的工作效率

考試檔案是對(duì)整個(gè)考試管理工作與教育教學(xué)工作的一個(gè)客觀真實(shí)情況的反映，檔案管理工作人員應(yīng)能夠?qū)ο嚓P(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合整理并研究，從中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提供相關(guān)報(bào)告，這樣可以更好地促進(jìn)考試管理工作的順利開展，提高工作效率，從而能夠更好地為教學(xué)管理工作提供服務(wù)。

3.6 對(duì)考試規(guī)劃進(jìn)行預(yù)先計(jì)劃，使檔案管理工作與考試工作提前同步進(jìn)行

考試檔案管理工作是考試管理工作中的一部分，因此考試檔案管理工作應(yīng)與考試管理工作同步進(jìn)行?？荚嚬ぷ鬟^(guò)程應(yīng)分為前期、中期與后期3個(gè)部分進(jìn)行，為減少后期工作堆積造成工作壓力增加的情況發(fā)生，在對(duì)考試進(jìn)行組織安排時(shí)就應(yīng)該合理的對(duì)工作及考試時(shí)間進(jìn)行安排，而檔案管理工作也應(yīng)該隨著考試管理工作的進(jìn)行而同步展開，將整個(gè)考試檔案管理工作時(shí)間進(jìn)行有效分流，每完成一項(xiàng)考試工作任務(wù)及對(duì)其產(chǎn)生的工作檔案進(jìn)行收集、審核與分類存檔。這樣可以在很大程度上降低相對(duì)的工作壓力，同時(shí)也能減少在工作中出錯(cuò)的可能性，提高工作效率。

考試檔案管理工作的質(zhì)量和效率是直接影響到考試管理工作能否順利開展的一項(xiàng)重要前提，同時(shí)也是考后處理和研究問(wèn)題的關(guān)鍵憑證。因此在進(jìn)行相關(guān)工作過(guò)程中，工作人員一定要加強(qiáng)相關(guān)工作意識(shí)，提升自身的專業(yè)工作水平，科學(xué)有效地對(duì)開展工作，合理地分配工作時(shí)間與流程，合理地分類存檔，合理地利用現(xiàn)代科學(xué)技能，有效地采用信息化的手段對(duì)檔案進(jìn)行管理與分析，從而能夠?yàn)榭荚嚬芾恚瑸檎n程及教育教學(xué)改革工作提供更多的可能性與空間，進(jìn)一步提高教學(xué)管理工作的質(zhì)量與效率。

[1]董傳奇.考試檔案：高?？荚嚬芾淼囊粋€(gè)視角[J].揚(yáng)州大學(xué)學(xué)報(bào)（高教研究版），2014（4）：46-49.

Research and discussion on the examination file management in higher vocational colleges

Wang Tianrong, Cao Minjie
（Nanjing City Vocational College, Nanjing 210038, China）

This paper combines the author’s daily work experience, making a corresponding research and discussion of the examination file management work, so as to improve the examination archives management work, making the examination archives management more scientific and improving the utilization of the examination file, to provide effective data support for teaching work.

examination file; file management; scientific management

王田榮（1981— ），男，江蘇南京。