楊闖++王俊玲

【摘要】】隨著教育部關(guān)于地方本科院校轉(zhuǎn)型發(fā)展的指導(dǎo)意見的具體實(shí)施，以應(yīng)用型人才培養(yǎng)為主要任務(wù)的高校綜合改革對二級學(xué)院辦公室的工作提出了更高的要求。作為二級學(xué)院的管理樞紐，辦公室應(yīng)針對性地優(yōu)化管理體制，創(chuàng)造性地開展工作，以適應(yīng)地方本科高校發(fā)展的新需要。

【關(guān)鍵詞】應(yīng)用型；辦公室；創(chuàng)新

高校二級學(xué)院辦公室是一個學(xué)院的職能部門和中央樞紐，是上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)反饋的橋梁，承擔(dān)著綜合協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)、全面服務(wù)師生等職能，代表著一個學(xué)院的發(fā)展方向。在教育部關(guān)于地方本科院校轉(zhuǎn)型發(fā)展指導(dǎo)意見的具體實(shí)施后，高校的發(fā)展迎來了良好的發(fā)展機(jī)遇。辦公室在二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子的直接帶領(lǐng)下，在應(yīng)用技術(shù)型高校轉(zhuǎn)型發(fā)展時期必須率先轉(zhuǎn)變思想觀念，創(chuàng)新工作方法，完善管理模式，帶領(lǐng)廣大師生實(shí)現(xiàn)整體轉(zhuǎn)型。

一、應(yīng)用型本科院校二級學(xué)院辦公室的主要崗位職責(zé)

負(fù)責(zé)辦公室日常事務(wù)的處理；負(fù)責(zé)安排會議，做好各種行政會議的會前準(zhǔn)備和會議記錄；負(fù)責(zé)管理上級下發(fā)的各類文件，做好文件的簽收、登記、傳閱以及整理歸檔工作；負(fù)責(zé)教職工的考勤匯總上報工作；負(fù)責(zé)院行政公章的保管和使用；負(fù)責(zé)院財務(wù)專管員和信息員工作；組織落實(shí)好學(xué)校相關(guān)處室及院領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項工作；學(xué)習(xí)和熟悉學(xué)校教學(xué)科研管理規(guī)章制度、條例，具備相關(guān)業(yè)務(wù)知識，樹立為師生排憂解難的意識，不斷提高服務(wù)意識和服務(wù)質(zhì)量。

二、二級學(xué)院辦公室工作中的現(xiàn)狀和產(chǎn)生原因

（一）事情繁瑣，工作壓力大，偶然性多?！笆露?、人少”是二級學(xué)院辦公室目前普遍存在的現(xiàn)象。教學(xué)工作方面，包括每學(xué)期的教學(xué)課表編排、教務(wù)系統(tǒng)錄入、教學(xué)輔助檢查、期末考試排考、數(shù)據(jù)狀態(tài)上報等；科研工作方面，包括各級項目申報、中期檢查、項目驗(yàn)收等；還有各類公務(wù)接待、安排會務(wù)、檔案整理、考勤匯總也要及時處理，使辦公室人員工作壓力增大。此外，還要承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)臨時布置的其他任務(wù)，可能時間緊迫，要加班完成，在時間上難以自主把握。

（二）綜合素質(zhì)要求高，人員流動性大。鑒于辦公室的工作帶有多樣性、隨機(jī)性、不間斷等特性，因此要求工作人員具有較高的思想覺悟和隨機(jī)應(yīng)變能力，善于發(fā)現(xiàn)、分析、解決問題，做到“會辦事，辦好事”。而且還要配合領(lǐng)導(dǎo)制定學(xué)院發(fā)展規(guī)劃等，要求工作人員要具有一定的文字寫作能力。但由于個人的知識結(jié)構(gòu)各不相同，只能依靠長期工作經(jīng)驗(yàn)的積累，不斷提高綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。然而辦公室工作人員多為兼職教師，工作一兩年后就回歸教師崗位，人員流動性比較大，不利于辦公室隊伍的長期建設(shè)。

（三）統(tǒng)籌規(guī)劃少，團(tuán)隊協(xié)作不夠。以筆者所在的學(xué)院為例，辦公室人員由辦公室主任、教學(xué)秘書、科研秘書三個人組成，所有成員齊心協(xié)力，各自分工，相互搭配，共同服務(wù)師生。但在工作中有時缺少團(tuán)隊協(xié)作能力，教學(xué)管理事務(wù)相對科研方面較多，此時科研秘書應(yīng)多輔助教學(xué)秘書開展工作，辦公室主任應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃，將任務(wù)盡量均等分配。如果各自為政，相互觀望，就會形成“三個和尚沒水喝”的局面，阻礙學(xué)院工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。同時辦公室主任也要做好秘書之間的思想工作，合理統(tǒng)籌，科學(xué)規(guī)劃，加強(qiáng)辦公室與其他部門的配合度。

三、二級學(xué)院辦公室工作創(chuàng)新的方法

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，堅持育人為本。辦公室工作要將社會主義核心價值觀作為行動綱領(lǐng)，堅持育人為本，促進(jìn)學(xué)校改革、發(fā)展和穩(wěn)定，以全心全意為師生服務(wù)為宗旨，正確處理周圍人際關(guān)系，轉(zhuǎn)變思想觀念，主動學(xué)習(xí)前沿知識，拓寬視野，挖掘潛力，提高自身的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素質(zhì)，充分調(diào)動大家的積極性，確保辦公室工作呈現(xiàn)良好發(fā)展態(tài)勢。

（二）提高業(yè)務(wù)能力，強(qiáng)化內(nèi)涵發(fā)展。辦公室人員要牢固樹立終身學(xué)習(xí)理念，主動學(xué)習(xí)各種先進(jìn)的計算機(jī)軟件進(jìn)行辦公，多走信息化、自動化辦公道路。通過深造學(xué)習(xí)提升學(xué)歷學(xué)位，通過訪學(xué)進(jìn)修加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。另外，要培養(yǎng)業(yè)余愛好修身養(yǎng)性，常做有氧運(yùn)動釋放壓力。要重視綜合技能和協(xié)調(diào)處理能力培養(yǎng)和提升，為二級學(xué)院各項工作的順利開展創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)的外部環(huán)境。

（三）充分利用媒介，做好工作規(guī)劃。辦公室人員應(yīng)利用微信、QQ群、飛信等媒介，完善現(xiàn)代化管理辦公系統(tǒng)，將日常的工作細(xì)化和整理，找出其中的規(guī)律；充分做好工作前準(zhǔn)備，做到未雨綢繆，提前打算。在工作中夯實(shí)責(zé)任，準(zhǔn)確把握學(xué)院發(fā)展前沿，遇到問題解決問題，做到“一碗水端平”，公平公正地對待人和事。

（四）提升服務(wù)質(zhì)量，做好輔助決策。以人為本是二級學(xué)院辦公室管理人員應(yīng)遵循的服務(wù)理念，服務(wù)師生、服務(wù)學(xué)院的發(fā)展是日常工作永恒的話題。要以學(xué)院發(fā)展實(shí)際為根本，牢固樹立大局意識，在努力做好本職工作的同時創(chuàng)造性地開展工作，注重工作方式和工作方法的揣摩，為師生服好務(wù)，還需要良好的工作心態(tài)和健康的身體素質(zhì)。另外辦公室管理人員要與師生經(jīng)常性開展談心活動，準(zhǔn)確掌握師生的“疑難雜癥”，把握師生的思想訴求，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。

（五）強(qiáng)化制度建設(shè)，注重考核方式。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要以學(xué)校政策為導(dǎo)向，注重獎罰分明，充分提高辦公室人員工作積極性，避免“干多干少一個樣，干與不干一個樣”。同時應(yīng)加強(qiáng)對管理人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和學(xué)習(xí)培訓(xùn)，鼓勵他們通過深造提高學(xué)歷學(xué)位，通過訪學(xué)提升交流溝通?？己诉^程要采取定性與定量相結(jié)合，目標(biāo)與過程相結(jié)合的考核方式，重點(diǎn)考核履行崗位職責(zé)情況和工作業(yè)績，考核結(jié)果與其職務(wù)聘任、晉級等掛鉤，保證辦公室隊伍相對穩(wěn)定、專業(yè)化水平不斷提高，為學(xué)校轉(zhuǎn)型發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

基金項目：吉林省教育科學(xué)“十二五”規(guī)劃課題（批準(zhǔn)號：GH150413）吉林農(nóng)業(yè)科技學(xué)院教改課題（編號：JGYB201604）

【參考文獻(xiàn)】

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