文/濟(jì)寧市疾病預(yù)防控制中心 孔祥錦

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疾控中心檔案管理信息化應(yīng)用與研究

文/濟(jì)寧市疾病預(yù)防控制中心 孔祥錦

【摘要】本文介紹了檔案管理信息化在疾控中心檔案管理中的應(yīng)用，對檔案信息化管理進(jìn)行了研究，分析了其中的不足之處并提出了解決方案。

【關(guān)鍵詞】疾控中心；檔案管理；信息化

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”已成為國家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要戰(zhàn)略。信息技術(shù)的便捷性與必要性愈發(fā)明顯，信息化成為了各行業(yè)發(fā)展的必然趨勢。疾控中心具有指導(dǎo)建立國家公共衛(wèi)生監(jiān)測系統(tǒng)以及對重大疾病的發(fā)生、發(fā)展和分布的規(guī)律進(jìn)行流行病學(xué)監(jiān)測等職責(zé)。在這些職責(zé)中，檔案管理的有效性和效率性具有重要的影響因素。疾控中心的檔案管理，是在疾病預(yù)防控制的現(xiàn)實(shí)工作中所積累形成的。疾控中心傳統(tǒng)的檔案管理模式有些已經(jīng)落后，不能夠有效便捷地滿足當(dāng)前快速發(fā)展的需要。疾控中心檔案管理的信息化已經(jīng)成為了一種必然的發(fā)展趨勢。

一、檔案管理信息化應(yīng)用

信息化是信息技術(shù)被高度應(yīng)用的結(jié)果。信息化中信息資源能夠被高度地共享，可以使人的智力和各種社會(huì)資源被充分地發(fā)揮利用，并且能夠使個(gè)人行為、組織決策和社會(huì)運(yùn)行達(dá)到一種合理化的理想狀態(tài)。信息化是以通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)的，匯總所研究對象的各要素至數(shù)據(jù)庫，供特定人群生活、工作、學(xué)習(xí)、輔助決策等，和人類各種行為相結(jié)合。信息化可以極大地提高各種工作效率，為推動(dòng)人類社會(huì)發(fā)展提供了很大的技術(shù)支持與服務(wù)。疾控中心檔案管理是一項(xiàng)很復(fù)雜繁瑣的工作，涉及的范圍很廣。信息技術(shù)的出現(xiàn)為檔案管理工作提供了極大的便利。信息技術(shù)改變了以前工作落后的方式，減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，加快了檔案信息化的過程，使其利用率得到最大化的體現(xiàn)。

（一）提高工作效率，縮減工作成本。傳統(tǒng)的檔案管理在收集過程中太麻煩，需要大量的人力物力。一是需要大量檔案管理人員手動(dòng)記錄檔案，工作周期太長且人員浪費(fèi)嚴(yán)重。二是需要更多的紙質(zhì)材料，耗材成本太高。信息化的應(yīng)用可以極大地改善這兩方面的問題，一是縮減工作周期、減少工作人員數(shù)量，二是降低耗材成本。這樣就極大地提高了工作效率，也提高了檔案的利用率。

（二）加快信息收集，優(yōu)化管理模式。信息化使得檔案管理人員通過電腦等終端就可以對各種疾病的數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)地收集、整理和總結(jié)。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的快速發(fā)展，可以通過網(wǎng)站、微信、APP等收集到各種疾病的信息。這種新型的信息收集方法更加快捷高效，同時(shí)也優(yōu)化了信息管理模式，可以及時(shí)地修改完善，保持了數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性。

（三）節(jié)約存儲(chǔ)空間，實(shí)現(xiàn)電子存儲(chǔ)。傳統(tǒng)的檔案基本上是紙質(zhì)版本的材料，存儲(chǔ)所用的空間面積比較大，保存難度太大，時(shí)間久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案材料容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)缺失，另外查找翻閱時(shí)耗時(shí)耗力。信息技術(shù)可以使檔案以電子的形式存于電腦的硬盤中，也可存入網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，并可存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)云端中。這樣可使得空間更加節(jié)省，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)更有保證，資料調(diào)取更加方便，更可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)共享。

二、檔案管理信息化的不足之處

疾控中心的檔案管理，是在疾病預(yù)防控制的現(xiàn)實(shí)工作中所積累形成的，為疾病預(yù)防控制人員研究各種傳染病流行規(guī)律、進(jìn)行科研提供了重要的理論依據(jù)。然而在我國疾控中心的檔案管理中，信息化的應(yīng)用還沒有得到很好地普及，而且信息化水平還比較落后，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）信息投入不足，存在安全威脅。目前，由于信息技術(shù)的成本及各地區(qū)發(fā)展差異等原因，在檔案管理信息化建設(shè)方面的投入還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到發(fā)展的要求。在數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程中還存在著很多的問題，包括數(shù)據(jù)錄入不完整、數(shù)據(jù)更新太慢、數(shù)據(jù)補(bǔ)充不及時(shí)、數(shù)據(jù)檢查不到位等問題。而且隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全也受到了很多不穩(wěn)定性因素的影響，包括網(wǎng)絡(luò)犯罪、網(wǎng)絡(luò)病毒、硬盤和云端服務(wù)器的工作壽命等，都威脅著檔案管理中數(shù)據(jù)的安全。檔案信息和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的形式不夠統(tǒng)一，信息管理的建設(shè)沒有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這樣嚴(yán)重限制了檔案的共享性，使檔案信息資源建設(shè)發(fā)展相對滯后。

（二）管理模式落后，管理意識(shí)淺薄。很多單位對檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，對信息化發(fā)展不夠重視，缺乏統(tǒng)一的建檔管理制度，這樣嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息化的發(fā)展。疾控中心的檔案管理關(guān)系到人民群眾的身體健康以及醫(yī)學(xué)的發(fā)展，很多單位只注重自身的發(fā)展，忽略了檔案信息化的作用。而且，在人員監(jiān)管、責(zé)任分配、制度完善中，存在著很多的不足之處。另外，由于傳統(tǒng)的檔案管理是手工的，且常年累積的數(shù)據(jù)量太大，需要大量的人力物力和時(shí)間進(jìn)行信息化的準(zhǔn)確錄入，這樣存在著很大的難度。

（三）管理人員素質(zhì)不足。隨著檔案管理信息化的發(fā)展，對于檔案管理人員的素質(zhì)要求也越來越高。從總體上看，檔案管理信息化人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)相對偏低。由于檔案管理信息化是需要復(fù)合型人才，一要懂得檔案管理知識(shí)，二要懂得計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等技術(shù)。這樣就使得可供選擇人才的數(shù)量較少，達(dá)不到新時(shí)代檔案管理信息化的需求。管理人員素質(zhì)不足，使得在對傳染病信息進(jìn)行管理錄入時(shí)容易造成錯(cuò)誤，對數(shù)據(jù)采集也會(huì)因?yàn)槟芰η啡倍霈F(xiàn)失真和偏差，這樣就給疾病的控制、預(yù)防、科研帶來了很大的困難。

三、檔案管理信息化解決方案

疾控中心具有指導(dǎo)建立國家公共衛(wèi)生監(jiān)測系統(tǒng)以及對重大疾病的發(fā)生、發(fā)展和分布的規(guī)律進(jìn)行流行病學(xué)監(jiān)測等職責(zé)。而檔案管理是其中的重中之重。要轉(zhuǎn)變觀念，用信息化思維梳理工作，用信息化手段解決問題，實(shí)現(xiàn)信息的整合，促進(jìn)信息綜合分析利用。在信息系統(tǒng)規(guī)劃建設(shè)之初就要考慮到數(shù)據(jù)分析利用和系統(tǒng)的維護(hù)更新，改變重采集、輕利用的局面，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為成果。要吸取教訓(xùn)，高度重視信息安全，避免出現(xiàn)新的安全問題。加強(qiáng)中心網(wǎng)站和微信公眾號(hào)發(fā)布信息的審核。

（一）加大資金投入，加強(qiáng)安全管理。首先，應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理配套設(shè)備的投入，包括硬件和軟件。硬件主要包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、硬盤、服務(wù)器等，硬件必須保證具有良好的性能，且按時(shí)定期檢查硬件設(shè)備的可使用性，如有損壞需要及時(shí)更新或修復(fù)。軟件主要包括檔案管理的錄入、查詢軟件，以及網(wǎng)絡(luò)云端存儲(chǔ)的軟件等。對于數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，需要進(jìn)行科學(xué)合理的選擇存儲(chǔ)載體。而且，為保證數(shù)據(jù)的安全性，還需要安裝一些性能較高的能夠保證網(wǎng)絡(luò)安全的一些必備軟件，例如殺毒軟件、安全衛(wèi)士、防火墻技術(shù)以及數(shù)據(jù)加密技術(shù)等等。這樣可以積極地對網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊進(jìn)行防范，保證數(shù)據(jù)的安全性和保密性。另外，建立基于大數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)采集、動(dòng)態(tài)分析與互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用融合的健康醫(yī)療工作新機(jī)制，為疾病控制發(fā)展“插上互聯(lián)網(wǎng)的翅膀”。

（二）完善管理制度，提高管理意識(shí)。疾控中心檔案管理信息化的制度應(yīng)該以簡單、實(shí)用、高效為前提。疾控中心的領(lǐng)導(dǎo)以及各管理部門，根據(jù)自身的工作實(shí)際情況，再結(jié)合相關(guān)的法律法規(guī)，制訂出可操作性強(qiáng)、合理有效的檔案信息化管理制度，進(jìn)而充分發(fā)揮管理制度的重要作用。通過開展會(huì)議、培訓(xùn)等活動(dòng)，讓疾控中心管理人員明確檔案管理的重要性，熟悉了解檔案管理工作的流程，熟悉檔案管理的要求和職責(zé)，便于檔案交接，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息交換與共享。檔案管理工作人員要改變陳舊的思想觀念，緊跟信息技術(shù)發(fā)展需要，樹立主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新性。在檔案管理工作中，積極發(fā)揮檔案管理人員的主觀主動(dòng)性，完善管理制度，提高管理意識(shí)。

（三）加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)。隨著檔案管理信息化的發(fā)展，對于檔案管理人員的素質(zhì)要求也越來越高。想要從根本上把疾控中心檔案管理信息化做好，就需要對檔案管理人員進(jìn)行有效合理的培訓(xùn)，同時(shí)可以引進(jìn)一些專業(yè)性更強(qiáng)的復(fù)合型人才。一方面要培訓(xùn)管理人員的檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)，二要培訓(xùn)管理人員對計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等的實(shí)際動(dòng)手操作能力。這樣就會(huì)使達(dá)到需求的人員增多，在檔案管理信息化應(yīng)用中就會(huì)發(fā)揮更大的作用。

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化已成為國家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要戰(zhàn)略。疾控中心檔案管理信息化順應(yīng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展潮流，并且會(huì)對衛(wèi)生系統(tǒng)的發(fā)展產(chǎn)生重大的作用。疾控中心檔案管理信息化應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，以業(yè)務(wù)為根本，以需求為導(dǎo)向，不斷的改進(jìn)創(chuàng)新，滿足社會(huì)需要，為疾控中心的發(fā)展和進(jìn)步服務(wù)，為社會(huì)的和諧發(fā)展服務(wù)。疾控中心務(wù)必重視檔案管理信息化建設(shè)，積極采取相應(yīng)的措施來解決不足，為人類社會(huì)的健康發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

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