文/南京水利科學(xué)研究院 王維平

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做好貫標(biāo)認(rèn)證工作全面提高檔案質(zhì)量

文/南京水利科學(xué)研究院 王維平

【摘要】本文根據(jù)該院宣貫ISO9001標(biāo)準(zhǔn)和認(rèn)證的實(shí)踐，論述檔案部門做好貫標(biāo)認(rèn)證工作的認(rèn)識(shí)和體會(huì)。

【關(guān)鍵詞】ISO9001；認(rèn)證工作；檔案質(zhì)量；體會(huì)

ISO9000系列國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的核心是質(zhì)量管理和質(zhì)量保證標(biāo)準(zhǔn)。我院在1999年開始宣傳貫徹ISO9001國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，2001年3月通過質(zhì)量體系認(rèn)證?，F(xiàn)根據(jù)我院宣貫ISO9001標(biāo)準(zhǔn)和認(rèn)證的實(shí)踐，談一下檔案部門做好貫標(biāo)認(rèn)證工作的一點(diǎn)體會(huì)。

一、貫徹ISO9001標(biāo)準(zhǔn)是發(fā)展的必然趨勢(shì)

上世紀(jì)90年代以來(lái)，隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和國(guó)際貿(mào)易的發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，建立起經(jīng)過認(rèn)證的符合ISO9000系列標(biāo)準(zhǔn)的質(zhì)量體質(zhì)是進(jìn)入國(guó)際市場(chǎng)的必備條件。我院是一個(gè)面向國(guó)內(nèi)外的綜合性水利科研機(jī)構(gòu)，主要從事基礎(chǔ)理論、應(yīng)用基礎(chǔ)研究和高新技術(shù)開發(fā)，承擔(dān)水利、交通、能源等領(lǐng)域中具有前瞻性、基礎(chǔ)性和關(guān)鍵性的科學(xué)研究任務(wù)，在國(guó)際上具有較高知名度。ISO9001是設(shè)計(jì)開發(fā)、生產(chǎn)、安裝和服務(wù)的質(zhì)量保證模式，是質(zhì)量認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的三種模式之一，貫徹ISO9001標(biāo)準(zhǔn)是我院秉承“勤奮、嚴(yán)謹(jǐn)、求實(shí)、創(chuàng)新”的科研精神，堅(jiān)持“科學(xué)、規(guī)范、誠(chéng)信、卓越”的質(zhì)量方針，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，增強(qiáng)國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)能力，提高管理水平的需要。由此可見，貫徹ISO9001標(biāo)準(zhǔn)，取得質(zhì)量體系認(rèn)證是我院發(fā)展的必然趨勢(shì)。

二、檔案部門在貫標(biāo)中的職責(zé)

檔案部門在貫標(biāo)中的主要職責(zé)，一是：文件和資料控制；二是檔案控制。

“文件和資料控制”是ISO9001標(biāo)準(zhǔn)中的一個(gè)重要要素，也是要求必須形成的程序文件。該程序文件對(duì)貫標(biāo)單位文件和資料的控制范圍、批準(zhǔn)發(fā)布、登記分發(fā)、更改回收、作廢處理、歸檔管理等問題作出明確規(guī)定，以確保與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料處于受控狀態(tài)，保證質(zhì)量體系運(yùn)行中的各個(gè)場(chǎng)所使用有效的版本，同時(shí)也是科研質(zhì)量追溯的主要依據(jù)、文件和資料最終形成檔案的基礎(chǔ)。對(duì)其進(jìn)行有效的控制，可以提高檔案的質(zhì)量、發(fā)揮檔案的作用。

“檔案控制”包括歸檔控制、反饋控制?！皻w檔”是文件材料向檔案過渡的質(zhì)變過程，這個(gè)過程包括兩部分工作，一是對(duì)文件材料的審查、鑒定和挑選。二是對(duì)文件材料的整理、加工，提供檢索利用?！胺答伩刂啤笔且詸n案的實(shí)際質(zhì)量為依據(jù)，對(duì)歸檔工作進(jìn)行調(diào)整。它有兩個(gè)途徑：一是從檔案利用中發(fā)現(xiàn)問題，例如：檔案中數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性問題，往往是通過利用環(huán)節(jié)才能發(fā)現(xiàn)，檔案或文件的價(jià)值往往也是通過利用才能了解。二是通過對(duì)歸檔工作進(jìn)行自查以及上級(jí)部門的抽查發(fā)現(xiàn)問題。通過對(duì)檔案的控制，使檔案質(zhì)量的整體水平有一個(gè)大的提高，具有一定的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史意義

三、檔案部門如何做好檔案貫標(biāo)

貫標(biāo)ISO9001標(biāo)準(zhǔn)的核心，是根據(jù)ISO9001標(biāo)準(zhǔn)及其所列的要求，結(jié)合本單位實(shí)際，制定系列的質(zhì)量手冊(cè)和質(zhì)量體系程序文件。我院共編寫質(zhì)量體系文件26個(gè)，其中質(zhì)量手冊(cè)1個(gè)，程序文件25個(gè)，除應(yīng)共同遵守的手冊(cè)外，涉及檔案管理程序文件主要有《記錄控制程序》、作業(yè)文件有《科技檔案管理暫行辦法》《文書檔案管理辦法》（試行）、《電子檔案管理暫行辦法》等。

如何編寫好這些質(zhì)量體系文件，使質(zhì)量體系文件既要依據(jù)質(zhì)量體系的狀況，又要符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。我們的體會(huì)是：要做到傳統(tǒng)管理與貫標(biāo)相結(jié)合。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中有許多行之有效的管理方法，他們是以往工作經(jīng)驗(yàn)的積累和總結(jié)，在過去的工作中曾發(fā)揮過重要的作用。貫標(biāo)不排斥原有的好的管理辦法，相反要對(duì)原有的實(shí)踐證明有效的管理制度要加以借鑒、吸收或改造，為我所用?！犊萍紮n案管理暫行辦法》和《文書檔案管理辦法》正是根據(jù)貫標(biāo)的要求，在原有的基礎(chǔ)上編制而成，同時(shí)對(duì)一些原有的與質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的又不需要改動(dòng)的制度規(guī)定。

四、應(yīng)注意的問題及體會(huì)

（一）檔案部門領(lǐng)導(dǎo)成為貫標(biāo)“行家”有利于體系文件的運(yùn)行。要貫徹好質(zhì)量體系文件首先要掌握標(biāo)準(zhǔn)文件的內(nèi)容，明確文件的要求，因此，學(xué)習(xí)掌握文件是質(zhì)量體系文件運(yùn)行的基礎(chǔ)。檔案部門領(lǐng)導(dǎo)通過學(xué)習(xí)取得內(nèi)審員資格，成為貫標(biāo)“行家”，能解決部門貫標(biāo)過程中遇到的各種難題，并對(duì)涉及部門之間的問題能夠加以協(xié)調(diào)解決，同時(shí)能抓好對(duì)檔案人員質(zhì)量體系文件的學(xué)習(xí)，貫徹好質(zhì)量體系文件。

（二）文件質(zhì)量體系管理方法與檔案管理原則相一致。質(zhì)量管理強(qiáng)調(diào)的是以供方為中心，領(lǐng)導(dǎo)作用、全員參與、分層負(fù)責(zé)、過程控制、系統(tǒng)管理、持續(xù)改進(jìn)、重記錄、互利的供方關(guān)系等。而檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則，控制檔案質(zhì)量有“三納入”制度，即把科技文件材料的形成、積累和歸檔納入科技工作程序，納入工作計(jì)劃、納入科技人員職責(zé)。和“四同步”措施，即下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科技文件材料形成情況同步；驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收鑒定科技文件材料同步；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員晉級(jí)考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。這些都與質(zhì)量管理方法相一致。

（三）適應(yīng)新形勢(shì)，提高檔案質(zhì)量。我國(guó)已加入世貿(mào)組織，貫標(biāo)認(rèn)證工作顯得尤為重要，它可以促進(jìn)我院加強(qiáng)管理，增強(qiáng)國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)能力。作為檔案部門要適應(yīng)新的形勢(shì)，不斷改進(jìn)管理方式，將檔案工作的內(nèi)容納入各有關(guān)單位的職責(zé)、制度和程序中，對(duì)文件和資料從一開始形成就加以有效控制，形成完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，配合其它部門作好貫標(biāo)認(rèn)證工作，全面提高檔案質(zhì)量水平，在提高科研質(zhì)量和參與激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，為我院的發(fā)展壯大盡自己的一份力量。