何艷紅

摘要：近年來，隨著時代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，行業(yè)和企業(yè)對員工培訓(xùn)的需求在迅速擴(kuò)大，高職院校依托本身的專業(yè)優(yōu)勢，在此方面大有可為，但是由于種種原因，我國高職院校在發(fā)揮社會培訓(xùn)職能這一方面做得很不夠。本文針對當(dāng)前高職院校培訓(xùn)部門檔案管理中存在的問題，結(jié)合自身實際經(jīng)驗，提出加強(qiáng)高職院校培訓(xùn)部門檔案管理的建議。

關(guān)鍵詞：高職院校；培訓(xùn)部門；檔案管理；問題；建議

目前我國高職院校在進(jìn)行對外社會培訓(xùn)方面普遍存在內(nèi)部管理運(yùn)行機(jī)制、運(yùn)行模式和培訓(xùn)質(zhì)量等方面的問題。而對培訓(xùn)資料應(yīng)該如何整理歸檔等又沒有特定的要求，都是根據(jù)自己的理解進(jìn)行整理。

一、當(dāng)前高職院校培訓(xùn)部門檔案管理工作的現(xiàn)狀

目前我國高職院校在進(jìn)行對外社會培訓(xùn)方面普遍存在內(nèi)部管理運(yùn)行機(jī)制、運(yùn)行模式和培訓(xùn)質(zhì)量等方面的問題。而對培訓(xùn)資料應(yīng)該如何整理歸檔等又沒有特定的要求，都是根據(jù)自己的理解進(jìn)行整理。當(dāng)前，我國對高等職業(yè)教育非常重視，國家出臺了一系列措施來支持高職教育的發(fā)展，使得高職教育取得了飛速的發(fā)展。我國許多高職院校也借此機(jī)會擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，以增強(qiáng)院校實力，從而更好地適應(yīng)社會發(fā)展需要。這種形勢下對高職院校的檔案管理工作提出了新的要求。高職院校的檔案管理工作逐漸由封閉性走向開放性、效益性，檔案的價值得到充分肯定與利用。但是還是有部分院校培訓(xùn)部門對檔案管理的意識不高，對檔案工作不夠重視，檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后、制度建設(shè)不完善、缺乏現(xiàn)代信息化建設(shè)，檔案的開發(fā)利用不夠，無法適應(yīng)新形勢下高職院校培訓(xùn)部門的發(fā)展。

二、高職院校培訓(xùn)部門檔案管理工作中存在的問題

（一）學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)不重視

目前我國的高職院校重心都放在學(xué)生的招生和就業(yè)上，學(xué)校重視教學(xué)，重視硬件和軟件設(shè)施的提高，內(nèi)涵建設(shè)也提上院校發(fā)展日程，雖然也開始注重培訓(xùn)部門的工作，但是卻忽視了對檔案的管理，檔案管理的意識非常薄弱。高職院校培訓(xùn)部門的工作人員大多都是重視培訓(xùn)業(yè)務(wù)的開展，但是對于檔案管理工作大多都是被動的接受工作，不按規(guī)章辦事，缺乏檔案保護(hù)意識。

（二）檔案管理人員專業(yè)能力不強(qiáng)

高職院校培訓(xùn)部的檔案管理人員大部分都不是檔案管理專業(yè)的，也沒有專職的檔案管理人員，基本都是部門工作人員培訓(xùn)結(jié)束后兼職完成檔案管理工作。沒有專業(yè)的檔案管理知識，在培訓(xùn)的前期和中期沒有設(shè)想好如何進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)員等培訓(xùn)資料的整理歸檔，在培訓(xùn)結(jié)束后再進(jìn)行檔案的整理，由于時間不充足，精力不夠，再加上很多材料應(yīng)該在前期收集的并沒有收集，而缺漏的材料培訓(xùn)結(jié)束后難以收集完整。

（三）檔案的開發(fā)利用不夠

因為培訓(xùn)部門的培訓(xùn)檔案在后期再需要查閱的并不是很多，所以對檔案的開發(fā)利用不夠。大多數(shù)檔案資料只是簡單地整理歸檔，而沒有發(fā)揮真正的作用一一檔案的利用，只有充分的利用檔案，使之真正的服務(wù)于日常工作、培訓(xùn)業(yè)務(wù)的發(fā)展，才能體現(xiàn)它的價值。而且服務(wù)形式單一，僅限于提供原始檔案。沒有進(jìn)行科學(xué)的編研開發(fā)工作，不能完整地提供一些專題性的資料，沒有把檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榭砷_發(fā)信息資源。

三、加強(qiáng)高職院校培訓(xùn)部門檔案管理的建議

（一）學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)檔案管理意識教育，完善檔案管理制度

學(xué)院主要領(lǐng)導(dǎo)必須提高認(rèn)識，在思想上增強(qiáng)依法管理檔案的意識。重視培訓(xùn)檔案的管理，加強(qiáng)檔案管理工作人員的檔案管理意識，讓他們充分認(rèn)識檔案管理現(xiàn)代化的必要性，切實加強(qiáng)對現(xiàn)代化管理技術(shù)的學(xué)習(xí)和研究，主動適應(yīng)高職院?，F(xiàn)代化發(fā)展的需要。同時，各高職院校主要領(lǐng)導(dǎo)必須提高認(rèn)識，在思想上增強(qiáng)依法管理檔案的意識。完善檔案管理制度。如果實行制度化管理，建立和完善培訓(xùn)登記制度、檔案保管制度、統(tǒng)計制度、學(xué)員管理制度。首先，開發(fā)一套完善的教學(xué)管理軟件系統(tǒng)，該系統(tǒng)包括學(xué)籍管理、教師管理、教務(wù)管理和考務(wù)管理等功能。其次，實現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)的高效性。高效的培訓(xùn)教育管理機(jī)制應(yīng)是既有自己的獨立編制，又有龐大的兼職人員。這種管理機(jī)制既能夠保證管理人員的精簡又可以保證教學(xué)質(zhì)量的提高。

（二）提高工作人員專業(yè)能力，加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)

對于高職院校檔案管理工作人員來說，首先要熟練掌握檔案材料的收集、分類、編排、歸檔、保護(hù)等多個環(huán)節(jié)的操作流程，同時要了解檔案管理的最新發(fā)展動態(tài)，不斷學(xué)習(xí)新的專業(yè)知識和理論，增強(qiáng)自身的專業(yè)能力。高職院校應(yīng)該定期組織檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容可以包括檔案專業(yè)知識、計算機(jī)知識，同時思想政治教育也不能忽視。

（三）完善檔案管理工作制度實行管理的規(guī)范化

用制度來規(guī)范每個人的工作，確保檔案管理工作開展做到有法可依。結(jié)合實際做好各類文件材料歸檔范圍和保管期限的修訂工作，做好不同載體檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。同時，健全檔案工作的檢查、考核和評估制度，定期檢查、總結(jié)、驗收檔案工作；建立培訓(xùn)部門培訓(xùn)檔案立卷的歸檔制度，要求培訓(xùn)部門按照歸檔要求把在工作和各項活動中形成的檔案資料收集起來，確保齊全、完整和準(zhǔn)確擴(kuò)并及時移交檔案室；建立檔案相關(guān)信息的統(tǒng)計年報制度，為學(xué)院檔案工作的科學(xué)決策提供有價值的依據(jù)；實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或職員職級制，使檔案工作人員朝著專業(yè)化、高素質(zhì)、有梯隊的結(jié)構(gòu)發(fā)展，為檔案事業(yè)的發(fā)展不斷注入可持續(xù)發(fā)展的括力。