程艷

（眉山市人力資源社會(huì)保障信息中心，四川 眉山 620010）

社會(huì)保障電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的若干研究

程艷

（眉山市人力資源社會(huì)保障信息中心，四川 眉山 620010）

社會(huì)保險(xiǎn)檔案主要含有勞動(dòng)者的基本信息資料和保險(xiǎn)費(fèi)用繳納明細(xì)以及待遇福利等相關(guān)的信息，它的準(zhǔn)確性和安全性會(huì)直接影響到參保人員的切身利益，對(duì)參保人員具有十分重要的意義。因此，人社機(jī)構(gòu)一直在積極對(duì)自身的檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整，并在大力推廣檔案電子化，從而實(shí)現(xiàn)公共服務(wù)信息化。

人社局；電子檔案管理；系統(tǒng)建設(shè)

隨著現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，給人們的生活帶來(lái)了極大的便捷。而將檔案電子化，可以有效提升檔案管理的工作效率，從而更好地為人民進(jìn)行服務(wù)。

1 建立人社電子檔案管理系統(tǒng)的重要性

以往使用的紙質(zhì)檔案不僅書(shū)寫(xiě)的字跡、格式都沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，缺乏一定的規(guī)范性，而且紙質(zhì)的檔案，也存在容易損壞、容易丟失等弊端，對(duì)人社檔案的管理工作造成了一定的影響。而將檔案電子化，既能保證檔案的格式統(tǒng)一，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)異地聯(lián)網(wǎng)，有效提升檔案管理的工作效率。

因?yàn)樯鐣?huì)保障是與民眾的利益切身相關(guān)的，對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)更是有著極大的推動(dòng)作用。因?yàn)槿松鐧n案都是群眾辦理社保與其他保障項(xiàng)目時(shí)所上交的個(gè)人相關(guān)信息而形成的，檔案數(shù)量極為龐大，而且，由于現(xiàn)在民眾對(duì)于社保的重視程度越來(lái)越高，民眾的參保熱情也越來(lái)越高漲，增加了人社檔案的數(shù)量，這就使得整個(gè)檔案管理系統(tǒng)整體極為龐大、復(fù)雜，單純使用人工的操作方式，很難完成檔案的管理工作。正是因?yàn)檫@一情況，檔案管理部門(mén)開(kāi)始利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，這樣的管理方式既能將管理工作清晰化、規(guī)范化，而且還可以提高管理人員專(zhuān)業(yè)能力水平。

2 電子檔案管理建議

2.1 電子檔案管理的基本流程

人社電子檔案的管理流程一共分為三個(gè)步驟。

2.1.1 檔案收集

首先，相關(guān)工作人員要將參保人員的信息統(tǒng)一收集起來(lái)，并按照一定的方式對(duì)信息進(jìn)行分類(lèi)、整理；其次，按照電腦中對(duì)檔案編輯的號(hào)碼打印出條形碼并將其粘貼到文件上。

2.1.2 檔案整理

在完成文件的收集分類(lèi)之后，檔案管理人員既要對(duì)檔案進(jìn)行接收，雙方經(jīng)辦人（檔案管理人員以及業(yè)務(wù)辦理人員）都要在交接文件上簽字確認(rèn)，運(yùn)用掃描儀、高拍儀等電子設(shè)備，將參保信息、提交資料、個(gè)人簽名等原始檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，再按照分類(lèi)目錄保存到電子檔案管理系統(tǒng)中。

2.1.3 檔案保管

檔案管理室接受電子檔案之后，就要將其輸入到檔案信息資源庫(kù)。在日常的資料管理中，一方面要做好日常的維護(hù)工作，保護(hù)紙質(zhì)與電子檔案不出現(xiàn)受損、丟失的情況；一方面要定期對(duì)所有檔案進(jìn)行盤(pán)查。這樣的做法主要有兩個(gè)原因：第一，通過(guò)盤(pán)查能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案是否有損壞和丟失的情況，一旦出現(xiàn)能夠在第一時(shí)間進(jìn)行處理，對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理；第二，就是為了定期對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行確認(rèn)，對(duì)于一些沒(méi)有價(jià)值的檔案要對(duì)其進(jìn)行銷(xiāo)毀，同時(shí)要對(duì)檔案目錄等相關(guān)文件進(jìn)行修改。

2.2 提高檔案管理人員隊(duì)伍水平

作為檔案電子化的主要推動(dòng)者，檔案管理人員管理能力和綜合素養(yǎng)會(huì)直接影響到檔案管理的發(fā)展，因此對(duì)整體管理團(tuán)隊(duì)的培養(yǎng)是很有必要的。①要讓檔案管理人員對(duì)本職工作又正確的認(rèn)識(shí)，使員工認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，增加他們對(duì)于工作的自豪感，從而使他們能夠積極對(duì)待每天的工作；②對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，并舉辦專(zhuān)業(yè)技能大比武等形式來(lái)激發(fā)工作人員學(xué)習(xí)熱情，從而切實(shí)提升職工的檔案管理能力；③要定期檔案管理人員進(jìn)行綜合素養(yǎng)培養(yǎng)和心理疏導(dǎo)。在心理疏導(dǎo)方面，由于檔案管理工作的內(nèi)容較為枯燥和繁瑣，長(zhǎng)期的工作難免會(huì)讓工作人員產(chǎn)生一定的情緒，會(huì)對(duì)他們的工作造成一定的影響，所以檔案管理機(jī)構(gòu)要對(duì)員工予以足夠的關(guān)注，一旦員工出現(xiàn)情緒較為低落等問(wèn)題，就要及時(shí)對(duì)員工進(jìn)行詢(xún)問(wèn)；在綜合素養(yǎng)方面，因?yàn)槿松鐧n案的性質(zhì)比較特殊，每一份都有參保人員的詳細(xì)資料，因此需要極高的保密性，一旦發(fā)生信息泄露等不良情況，會(huì)對(duì)參保人員造成直接的損失。因此要加強(qiáng)對(duì)員工道德方面的培訓(xùn)，避免檔案信息泄露事件的發(fā)生。

2.3 電子檔案的安全保護(hù)措施

電子檔案的推廣雖然為檔案的管理工作帶來(lái)了一定的便利，但是在網(wǎng)絡(luò)安全方面還存在一定的問(wèn)題，因此檔案管理部門(mén)一定要重視電子檔案的安全問(wèn)題，可以從以下幾個(gè)方面入手加強(qiáng)電子檔案的安全。

2.3.1 制定檔案管理制度

要使檔案的管理制度正規(guī)化、規(guī)范化，要建立相應(yīng)的管理制度，檔案管理人員要嚴(yán)格按照制度進(jìn)行操作，從而減少因工作人員操作不當(dāng)造成電子檔案保管不善的問(wèn)題發(fā)生。

2.3.2 聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)人員

各人社機(jī)構(gòu)要根據(jù)自己的實(shí)際情況聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)人員，對(duì)檔案管理使用的計(jì)算機(jī)的安全防御系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，并安裝相應(yīng)的殺毒軟件以及防火墻，并將基礎(chǔ)的使用方法教授給檔案管理人員，從而有效控制非法入侵和病毒植入的機(jī)率，提升電子檔案的安全系數(shù)。

2.3.3 購(gòu)買(mǎi)質(zhì)量?jī)?yōu)良的儲(chǔ)存載體

電子檔案基本都會(huì)存儲(chǔ)在軟磁盤(pán)或光盤(pán)之上，相關(guān)單位在購(gòu)買(mǎi)載體時(shí)要選擇質(zhì)量較好、性?xún)r(jià)比較好的產(chǎn)品，從而延長(zhǎng)檔案儲(chǔ)存的時(shí)間。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，人社檔案電子化的推動(dòng)對(duì)于社會(huì)保障工作而言具有十分重要的意義，人社機(jī)構(gòu)的檔案管理部門(mén)要正確認(rèn)識(shí)檔案電子化管理的重要性，加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和綜合素質(zhì)，為人社工作的發(fā)展奠定良好地基礎(chǔ)。

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2016-05-26