◎　姚小孟

電力企業(yè)一體化物資管理

◎姚小孟

通過實施物資一體化管理系統(tǒng)，對推進(jìn)物資采購供應(yīng)管理體制的改革發(fā)揮了重要作用。分別在集中采購優(yōu)勢,規(guī)范業(yè)務(wù)流程,強(qiáng)化業(yè)務(wù)監(jiān)管，堅持系統(tǒng)化管理，平衡優(yōu)化庫存，節(jié)約財務(wù)成本等業(yè)務(wù)上做了全方位更新。特別是物資需求、采購管理、庫存管理、財務(wù)管理、檢修管理等方面的企業(yè)供應(yīng)鏈銜接都發(fā)揮了前所未有的應(yīng)用效果。本文主要闡述一體化系統(tǒng)在物資管理中的作用和物資管理系統(tǒng)能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)的措施，并對其實現(xiàn)過程做以詳細(xì)論述。

物資管理一個是發(fā)電企業(yè)管理的重要內(nèi)容，是對發(fā)電企業(yè)所需各種物資的采購、物流運(yùn)輸、倉儲儲備、物資供應(yīng)等所進(jìn)行的計劃、組織和控制。而發(fā)電企業(yè)生產(chǎn)又具有高度的連續(xù)密切性，生產(chǎn)和消費(fèi)同時完成，發(fā)電安全與供電質(zhì)量及用電經(jīng)濟(jì)性具有廣泛的社會影響，從而對物資的選擇和匹配應(yīng)用提出了更高的要求。因此，加強(qiáng)發(fā)電企業(yè)物資管理，穩(wěn)步提高物資管理水平，加快和提高技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新和制度創(chuàng)新的實施速度、力度與效果。對保證電力生產(chǎn)的安全經(jīng)濟(jì)運(yùn)行、基建工程順利投產(chǎn)、電力設(shè)備檢修維護(hù)、提高經(jīng)濟(jì)效益，以及服務(wù)精度和質(zhì)量。都有著積極重要的意義。

一體化系統(tǒng)在物資管理工作中的重要作用

有利于形成物資的大規(guī)模采購。推進(jìn)集中采購的實施，可獲得規(guī)模效益，降低采購和物流成本?？砂l(fā)揮采購特長，提高效率。易于穩(wěn)定與供應(yīng)商的關(guān)系，實現(xiàn)成效最佳的長期合作。集中采購的批量優(yōu)勢一直是發(fā)電企業(yè)物資供應(yīng)管理長期追求的目標(biāo)。實施一體化系統(tǒng)以后它可以有效地控制屬于物資部門直接向集團(tuán)報送集中采購的采購申請，最大限度地發(fā)揮集團(tuán)集中采購的資金和價格優(yōu)勢。

有利于優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)物資采購的標(biāo)準(zhǔn)化管理。一體化物資管理中的需求、采購、物流、入庫、出庫緊密集成，實現(xiàn)了集團(tuán)及各分子企業(yè)的縱向信息整合，提供了包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、物資庫存管理和物資采購管理的完整解決方案，全面覆蓋企業(yè)從采購需求到入庫的管理、從領(lǐng)用申請到項目成本的核算、供應(yīng)商集中管理等各個方面的管理內(nèi)容，全面提高發(fā)電企業(yè)的物資管理水平，較好地規(guī)范采購和計劃等崗位制衡機(jī)制，實現(xiàn)物資的標(biāo)準(zhǔn)化管理。有效滿足現(xiàn)代發(fā)電企業(yè)物資管理需求。

有利于真實反映物資庫存消耗，規(guī)范企業(yè)成本核算，提高物資管理精細(xì)化水平。一體化系統(tǒng)的全面推廣應(yīng)用使發(fā)電企業(yè)物資部門告別物資管理長期實行計劃價格的計價方式，物料數(shù)據(jù)的價格采用庫存移動加權(quán)平均價，物資庫存、采購、供應(yīng)會隨著采購價格的變動向進(jìn)行實時更新調(diào)整，從而與市場價格趨于一致，真實地反映了庫存物資價值，有利于使用單位的成本核算，真實地反映物資消耗成本。

一體化系統(tǒng)實現(xiàn)科學(xué)分析庫存使用，合理設(shè)置備品備件庫存定額，優(yōu)化庫存策略；實現(xiàn)及時、準(zhǔn)確記錄采購庫存各環(huán)節(jié)的物資信息，有效跟蹤采購的執(zhí)行，規(guī)范庫存管理，確保物資及時、準(zhǔn)確供應(yīng)。真正實現(xiàn)物料消耗價格和數(shù)量分析的自動化，有效整合物資、資金流、信息流，實現(xiàn)物資管理精細(xì)化。

有利于規(guī)范物資管理，降低財務(wù)風(fēng)險。一體化系統(tǒng)將原來不能及時納入系統(tǒng)管理的物資采購管理分析、物資收發(fā)存管理分析，全部納入系統(tǒng)管理。其中采購分析主要是從訂單簽訂情況、供應(yīng)商發(fā)票情況、采購業(yè)務(wù)統(tǒng)計等幾方面對物資采購環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)計分析。物資收發(fā)存管理分析主要是針對物資的收、發(fā)料，項目支出及庫存量進(jìn)行的分析。通過采購及庫存系統(tǒng)管理分析力求真實反映各單位物資采購情況、材料消耗、庫存情況、財務(wù)數(shù)據(jù)情況，最大限度的避免了不規(guī)范操作，有利于物資費(fèi)用的管控，降低財務(wù)風(fēng)險。

有利于實現(xiàn)物料預(yù)算、核算自動化。一體化系統(tǒng)充分考慮了財務(wù)預(yù)算、核算的需求，提供了與社會集中核算系統(tǒng)的基礎(chǔ)接口，實現(xiàn)財務(wù)核算與預(yù)算的高度集成，通過嚴(yán)格的事前、事中、事后預(yù)算和控制手段，實現(xiàn)及時有效的資金和費(fèi)用預(yù)算控制；在統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺和全局單一數(shù)據(jù)模型上建立統(tǒng)一規(guī)范的財務(wù)核算體系。并且做到一線數(shù)據(jù)的及時共享，數(shù)據(jù)真實實時傳遞。材料的采購、入庫、發(fā)出等環(huán)節(jié)均實現(xiàn)了賬務(wù)處理的自動化，新系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理完成后，能夠自動生成財務(wù)核算憑證，業(yè)務(wù)處理的準(zhǔn)確性和實效性大幅提升，減輕了財務(wù)人員和物資管理人員的工作量。

有利于加強(qiáng)供應(yīng)商的控制和管理，規(guī)范物資采購渠道。一體化系統(tǒng)的實施，可以實現(xiàn)事前控制。需求人員首先要提出申請，經(jīng)需求管理部門線上審批和監(jiān)控，物資管理部門平衡庫存，采購人員將數(shù)據(jù)上傳至集團(tuán)平臺公開詢價，最終才能在系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單實施采購，較好地控制了隨意網(wǎng)外采購的現(xiàn)象，實現(xiàn)全面陽光公開采購。

有利于合理調(diào)用庫存，降低庫存成本。實施一體化系統(tǒng)后，利用數(shù)據(jù)的實時監(jiān)控，為經(jīng)營決策提供參考，實現(xiàn)了庫存信息共享。發(fā)電企業(yè)庫存地的庫存可以在一體化系統(tǒng)的任何終端上查看。

保障一體化系統(tǒng)下的物資管理系統(tǒng)能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)的措施

眾所周知，隨著電子商務(wù)等各行業(yè)的不斷發(fā)展，技術(shù)創(chuàng)新的不斷延伸，工作效率和效果對企業(yè)的生存至關(guān)重要。一體化系統(tǒng)下的物資管理工作以準(zhǔn)確的核算體系及快速的處理數(shù)據(jù)能力給企業(yè)管理提供了方便。當(dāng)然，如何保障其系統(tǒng)的正常運(yùn)作至關(guān)重要，關(guān)于這點認(rèn)為可以從以下幾方面討論：

完善各項管理體系。這里所講的管理體系，主要是跟一體化系統(tǒng)相關(guān)的組織機(jī)構(gòu)及制度建設(shè)?，F(xiàn)代社會大多人工工作都被軟件技術(shù)所代替。但是由于一體化系統(tǒng)的研發(fā)技術(shù)還不是很成熟，所以在我國來講還有很多需要改善的地方。就我國目前的情況看，此系統(tǒng)只在國家重要單位及相應(yīng)較大的企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)，還沒有實現(xiàn)普及至各相關(guān)行業(yè)，這些都是因為其相應(yīng)的管理體系還不健全所造成的，解決此問題，我們應(yīng)該做到：

實施“一把手”工程，成立統(tǒng)一健全領(lǐng)導(dǎo)管理機(jī)構(gòu)，同時遵循先基礎(chǔ)管理，在“整體規(guī)劃，分步實施，重在應(yīng)用，效益驅(qū)動”的指導(dǎo)下走出局部信息到全部們信息化的路線，實行業(yè)務(wù)的有效監(jiān)控，形成明晰的一體化運(yùn)營模式，實現(xiàn)資源的集中管理與調(diào)配。

完善制度和編制業(yè)務(wù)管理流程。支持一體化的經(jīng)營體制和動態(tài)的企業(yè)管理模式，滿足企業(yè)管理創(chuàng)新和業(yè)務(wù)不斷發(fā)展的需要，規(guī)范原始信息的錄入及信息傳遞渠道。做好基礎(chǔ)信息的采集真實性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，建立規(guī)范化的數(shù)據(jù)采集、錄入制度。

各部門要做好不定期的問題匯報、組織討論、研究等工作，并對存在問題提出相應(yīng)的解決策略及匯總；

定期開展一體化系統(tǒng)管理培訓(xùn)工作會議，培養(yǎng)相關(guān)工作人員對一體化系統(tǒng)的操作及認(rèn)知度，實現(xiàn)邊學(xué)習(xí)、邊工作，并且對部門與部門之間的業(yè)務(wù)工作，對指定業(yè)務(wù)人員進(jìn)行溝通銜接管理；

建立總部及下屬分子公司和成員單位間的業(yè)務(wù)協(xié)作；建立與供應(yīng)商的業(yè)務(wù)協(xié)作，包括供應(yīng)商信息的記錄、使用集團(tuán)采購網(wǎng)等。

強(qiáng)化需求部門和物資管理部門的素質(zhì)建設(shè)。一體化系統(tǒng)是一個處理信息的系統(tǒng)，它要求特定的活動要在特定的時間進(jìn)行。更需要的是需求部門和物資管理部門工作的上下銜接，所以基層企業(yè)一定要有合理、及時、準(zhǔn)確的計劃才行。像是準(zhǔn)備月、季、年度計劃，公布，修訂生產(chǎn)需求計劃，查詢貨品庫存等問題都需要做相關(guān)的安排，這就要求需求部門和物料管理部門的相關(guān)人員具有良好的素質(zhì)，對物料性能和技術(shù)要求有較高的認(rèn)知度，對于時間的安排和系統(tǒng)的使用有較好的掌控力。

首先，我們應(yīng)該注意對一體化系統(tǒng)的熟練掌握，要知道系統(tǒng)所用到的信息都有哪些，確保物資編碼的輸入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，并結(jié)合實際的出庫入庫時間，對系統(tǒng)實時數(shù)據(jù)進(jìn)行及時修改，進(jìn)行不間斷數(shù)據(jù)調(diào)整，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時準(zhǔn)確性。其次，作為公司來講，也可以設(shè)立專門的獎懲制度來推進(jìn)這方面工作的進(jìn)行，這樣可保證需求和物資人員工作的很好配合、做到銜接連貫性。最后，要進(jìn)行良好的溝通，培養(yǎng)員工及管理人員間的友好合作。說到底，素質(zhì)建設(shè)不僅僅是培養(yǎng)技能，也應(yīng)該對員工進(jìn)行心理及生理輔導(dǎo)，只有員工覺得自己的工作有成就感，有興趣干下去才是最重要的。

嚴(yán)格物資需求計劃管理。在一體化系統(tǒng)中，我們嚴(yán)格按照需求部門提報的物資需求計劃實施采購，確保執(zhí)行的全部采購計劃都是逐級審核通過的，所有采購物資的品種及數(shù)量由物資管理部門統(tǒng)一下達(dá)采購計劃。沒有采購計劃，任何部門人員不能采取采購措施。保證需求、計劃、采購及管理職責(zé)的清晰，全部采購計劃按照集團(tuán)要求執(zhí)行，及時規(guī)范的上報集團(tuán)采購范圍物資，基層企業(yè)采購也要按照集團(tuán)采購要求100%網(wǎng)上平臺采購執(zhí)行，最大程度的減少人為干涉，體現(xiàn)物資采購計劃的嚴(yán)肅性，實現(xiàn)采購的公開化，有效的降低采購成本，力爭形成從計劃采購到采購入庫全程的軟件系統(tǒng)監(jiān)控，真正實現(xiàn)計劃于采購職能間的剝離。 并且可實現(xiàn)財務(wù)核算與預(yù)算的高度集成，通過嚴(yán)格的事前、事中、事后預(yù)算和控制手段，實現(xiàn)及時有效的資金和費(fèi)用預(yù)算控制。

加強(qiáng)采購訂單的監(jiān)控。采購訂單在系統(tǒng)中形成后，相關(guān)業(yè)務(wù)部門可以利用采供訂單查詢功能對訂單進(jìn)行跟蹤。通過不同物料或供應(yīng)商的訂單編號查詢訂單的執(zhí)行情況，如批準(zhǔn)是否通過、是否收貨、發(fā)票校驗等，通過顯示采供訂單歷史可以查看已驗收貨的物料憑證和對應(yīng)的財務(wù)憑證，發(fā)票校驗憑證等信息。同時完善對采供訂單完成情況報表的開發(fā)，提供系統(tǒng)外對采購員進(jìn)行采購數(shù)量和質(zhì)量的考核依據(jù)，實施監(jiān)控采購合同的執(zhí)行情況，便手采購人員與供應(yīng)商的及時溝通。

電力業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)的電子化水平是電力企業(yè)走向國際化的一個非常重要的標(biāo)志。深化采購與物資管理體制改革的目的是為了實現(xiàn)保供應(yīng)、降成本、控風(fēng)險、促進(jìn)商貿(mào)物流板塊發(fā)展。如今在推行集約化和精細(xì)化管理的新形勢下，建設(shè)以“集中管理，整合資源，業(yè)務(wù)協(xié)同、信息集成”為主要特征的一體化系統(tǒng)是電力企業(yè)一件具有戰(zhàn)略意義的大事，其能有效地優(yōu)化公司管理業(yè)務(wù)流程，提高對現(xiàn)有資源的規(guī)劃與管理能力，構(gòu)建以財務(wù)管理為核心的企業(yè)信息化平臺，提升管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，全面實現(xiàn)信息處理和管理的現(xiàn)代化，建設(shè)成為企業(yè)管理提供高效支持的企業(yè)信息系統(tǒng)，提高企業(yè)運(yùn)營效率，降低成本，為創(chuàng)建國內(nèi)一流的發(fā)電企業(yè)奠定堅實基礎(chǔ)。

（作者單位：陽城國際發(fā)電有限責(zé)任公司）