童麗娟/南通大學(xué)藥學(xué)院

試論高校辦公室工作職能的強(qiáng)化與拓展

童麗娟/南通大學(xué)藥學(xué)院

高校辦公室作為高校的行政組織機(jī)構(gòu)，在高校運(yùn)行中起著承接、樞紐的重要作用，其負(fù)有服務(wù)、協(xié)調(diào)、參謀、督辦的主要職能，這是其他部門所無法替代的。高校辦公室的主要工作職責(zé)就是圍繞高校中心工作，工作內(nèi)容涵蓋文字材料的寫作、公文處理、機(jī)要保密，信訪接待與處理，綜合事務(wù)的協(xié)調(diào)，校際合作與交流，督查督辦等等關(guān)系到學(xué)校的各方各面，高校辦公室的工作質(zhì)量與工作效率直接關(guān)系到高校是否能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)，也直接反映了高校的管理水平。在新形勢下如何做好高校辦公室管理工作，充分發(fā)揮辦公室工作職能，提高辦公室的工作效率對(duì)于高校改革發(fā)展具有十分重要的意義。

高校；辦公室；職能

前言

高校辦公室是在高校黨政直接領(lǐng)導(dǎo)下的辦事機(jī)構(gòu)，是高校行政機(jī)構(gòu)的重要組成部分，是高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要樞紐，辦公室的工作內(nèi)容涉及到高校的方方面面。從傳統(tǒng)意義上來講，高校辦公室主要承擔(dān)的是交辦式的工作，辦文、辦事、辦會(huì)，但隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展轉(zhuǎn)型，高校辦學(xué)開放程度加深，也帶來了高校內(nèi)部體制的改革，利益關(guān)系發(fā)生變化，部門之間和教職工之間的矛盾也日益凸顯。2010年教育部發(fā)布了 《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》（2010-2020）明確了我國高校要進(jìn)行管理體制改革，建設(shè)現(xiàn)代大學(xué)制度，這對(duì)高校辦學(xué)提出了更高、更新的要求，對(duì)于高校辦公室的工作也是一項(xiàng)重大的挑戰(zhàn)。面對(duì)復(fù)雜多變的辦學(xué)環(huán)境以及逐漸增多的辦公室工作任務(wù)，高校辦公室必須強(qiáng)化拓展工作職能，提高工作效率，增強(qiáng)辦事水平，才能更好地服務(wù)于高校，為高校增強(qiáng)實(shí)力、尋求發(fā)展而助力。

1.我國高校辦公室職能的定位

首先，高校辦公室是高校的綜合性職能部門，它不同于其他部門的工作性質(zhì)，尤其是在處理綜合性事務(wù)方面，辦公室往往會(huì)作為牽頭部門進(jìn)而協(xié)調(diào)其他有關(guān)部門，是高校綜合性協(xié)調(diào)的核心所在；其次，辦公室的服務(wù)、管理、協(xié)調(diào)功能，比如學(xué)校的重要會(huì)議、組織活動(dòng)安排、行政文件的印簽、外聯(lián)接待等工作，都是辦公室日常工作處理范疇，無不體現(xiàn)著辦公室服務(wù)、管理、協(xié)調(diào)的作用；有的高校辦公室除了最基本的工作職能外，還附帶一些特殊職能，這與高校的管理體制和機(jī)構(gòu)設(shè)置有關(guān)，例如有的高校把信息中心掛靠在辦公室，那么辦公室就多了信息化建設(shè)的職能，把宣傳部與辦公室合署，辦公室就具有了宣傳的功能。

2.高校辦公室的基本職能

高校辦公室作為高校的樞紐機(jī)構(gòu)，目前有服務(wù)、協(xié)調(diào)、參謀、督辦四項(xiàng)基本職能。

2.1服務(wù)職能

高校辦公室的服務(wù)職能體現(xiàn)在高校管理的橫向、縱深各個(gè)方面。辦公室既為高校領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，又為部門、學(xué)院、教師、學(xué)生服務(wù)；既為高校教育服務(wù)，也為后勤、保衛(wèi)服務(wù)；既為上級(jí)主管部門服務(wù)，也為同級(jí)院校服務(wù)?？傊?，高校辦公室的服務(wù)功能覆蓋面廣，服務(wù)對(duì)象眾多，服務(wù)內(nèi)容復(fù)雜。

2.2協(xié)調(diào)職能

高校辦公室是高校運(yùn)行的“調(diào)度室”，既擔(dān)負(fù)著高校內(nèi)部日常工作的協(xié)調(diào)，也擔(dān)負(fù)著高校與外界各種關(guān)系之間的協(xié)調(diào)工作。

2.2.1工作協(xié)調(diào)。對(duì)高校日?；顒?dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、出席領(lǐng)導(dǎo)、參與人員、后勤、保衛(wèi)工作的協(xié)調(diào)；對(duì)公文處理中政策沖突、文件審核、公文部署進(jìn)行協(xié)調(diào)；對(duì)會(huì)議議題、會(huì)議審批、與會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)進(jìn)行協(xié)調(diào)；對(duì)校園突發(fā)事件、公共衛(wèi)生事件、事故災(zāi)害、信譽(yù)公關(guān)等進(jìn)行協(xié)調(diào)。

2.2.2關(guān)系協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，高校的領(lǐng)導(dǎo)由于個(gè)人認(rèn)知、工作性質(zhì)、工作方法、看待問題的角度等等均存在著個(gè)體差異，常會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)在制定決策、處理事務(wù)時(shí)產(chǎn)生意見分歧，對(duì)此辦公室應(yīng)當(dāng)掌握了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，總攬全局，從大面出發(fā)，做領(lǐng)導(dǎo)之間溝通的橋梁，尋找共同點(diǎn)和平衡點(diǎn)，緩解意見矛盾，去異求同；協(xié)調(diào)部門之間的關(guān)系，高校的組織機(jī)構(gòu)復(fù)雜，學(xué)院、部門眾多。每個(gè)學(xué)院和部門都有自己的工作職責(zé)和工作側(cè)重點(diǎn)，對(duì)于各自的發(fā)展方向定位不同，很可能會(huì)產(chǎn)生利益博弈，高校辦公室就要對(duì)此類事件進(jìn)行協(xié)調(diào)，與各部門保持聯(lián)系，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題解決矛盾，整合學(xué)校資源，提高辦事效率，發(fā)揮合力效應(yīng)；協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與部門、師生的關(guān)系，高校根據(jù)自身發(fā)展需要經(jīng)常會(huì)出臺(tái)一些政策，這就需要辦公室會(huì)同政策起草部門做好對(duì)全體師生以及其他部門的解釋工作，確保政策能夠落到實(shí)處，在部門或者師生有困難時(shí)要做好接待工作，并及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，及時(shí)解決，并做好安撫工作；協(xié)調(diào)與校外單位的關(guān)系，高校的發(fā)展離不開與外界環(huán)境的交流與聯(lián)系，高校辦公室就要充分發(fā)揮窗口與橋梁的作用，經(jīng)營、發(fā)展對(duì)外關(guān)系，樹立起良好的高校形象，為高校發(fā)展創(chuàng)造外部條件。

2.3參謀職能

高校辦公室是信息的集散地，辦公室要收集、篩選、整理各種有用的信息，及時(shí)向上級(jí)報(bào)告；辦公室還應(yīng)定期開展調(diào)研工作，及時(shí)獲取發(fā)展趨勢與動(dòng)向，并針對(duì)當(dāng)前問題提出具有針對(duì)性、實(shí)用性的對(duì)策，供高校領(lǐng)導(dǎo)決策參考。

2.4督辦職能

做好上級(jí)批示文件與指導(dǎo)精神、高校方針政策的落實(shí)情況；做好高校領(lǐng)導(dǎo)布置的工作以及會(huì)議、決策的執(zhí)行情況；抓好學(xué)期、年度的工作要點(diǎn)，各單位的目標(biāo)責(zé)任制和階段性目標(biāo)的完成情況；監(jiān)督師生反映的涉及到師生利益事項(xiàng)的解決情況。

3.高校辦公室工作職能強(qiáng)化與拓展路徑

3.1強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量

要增強(qiáng)辦公室人員的服務(wù)意識(shí)，做到工作無小事，辦事不誤事，辦實(shí)事辦好事，對(duì)每一項(xiàng)工作都盡職盡責(zé)，著眼全局，抓清主次，分清條理，辦事不出錯(cuò)。一是要簡化工作流程，減少會(huì)議數(shù)量。要做好會(huì)議審核工作，控制會(huì)議的次數(shù)和規(guī)模，合理安排會(huì)議時(shí)間；簡化接待工作流程，做到公函接待，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理公務(wù)活動(dòng)。二是精簡文件簡報(bào)，控制發(fā)文數(shù)量，規(guī)范發(fā)文程序。三是糾正服務(wù)態(tài)度，杜絕推諉扯皮，提高服務(wù)效率，另外辦公室還應(yīng)提供主動(dòng)性服務(wù)，主動(dòng)參與、思考、創(chuàng)新，認(rèn)真工作，保證高校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.2強(qiáng)化參謀職能，提供發(fā)展助力

高校辦公室不僅要處理好日常瑣碎的工作，還應(yīng)當(dāng)及時(shí)把握國家方針政策與高校教育發(fā)展動(dòng)態(tài)，分析當(dāng)前發(fā)展需求，強(qiáng)化辦公室的參謀決策職能，進(jìn)一步強(qiáng)化信息調(diào)研工作，建立起信息調(diào)研數(shù)據(jù)庫；開展專題調(diào)研活動(dòng)，了解師生的關(guān)注重點(diǎn)；推動(dòng)校務(wù)公開，促進(jìn)師生與學(xué)校管理層的進(jìn)一步溝通接觸；加強(qiáng)學(xué)習(xí)，開展工作研究，關(guān)注學(xué)校發(fā)展的重點(diǎn)難點(diǎn)，提高素養(yǎng)和綜合思維能力，為學(xué)校決策提供有價(jià)值的信息和參考意見，為學(xué)校發(fā)展提供基礎(chǔ)。

3.3做好組織協(xié)調(diào)，積極化解矛盾

高校辦公室在進(jìn)行協(xié)調(diào)工作時(shí)要掌控全局，突出重點(diǎn)，既保持原則底線，又不失靈活處理。做好重要會(huì)議、重要活動(dòng)的協(xié)調(diào)工作，會(huì)議、活動(dòng)開始前與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門做好溝通、銜接的工作，確保會(huì)議、活動(dòng)的順利開展；對(duì)突發(fā)事件做好應(yīng)急預(yù)案，及時(shí)準(zhǔn)確報(bào)告信息，杜絕瞞報(bào)、謊報(bào)、遲報(bào)、漏報(bào)的現(xiàn)象，協(xié)助校領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、準(zhǔn)確的處理突發(fā)事件；協(xié)調(diào)關(guān)系時(shí)應(yīng)做到對(duì)上不盲從對(duì)下不輕視，按章辦事，團(tuán)結(jié)一致，及時(shí)化解各方矛盾，確保高校的穩(wěn)定。

3.4做好督辦工作，確保上情下達(dá)

當(dāng)前高校已經(jīng)形成比較科學(xué)、完善的管理制度，但是如何確保制度的執(zhí)行是高校管理工作的一個(gè)短板。辦公室的督辦職能是對(duì)制度、決策執(zhí)行的重要保證。因此在辦公室的工作中，不僅要將各項(xiàng)指令傳達(dá)到位，還要加強(qiáng)對(duì)指令執(zhí)行的督查力度，確保各教學(xué)單位、職能部門的工作落到實(shí)處，執(zhí)行到位，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)度和效果，以便于決策管理層掌控全局，做更好的發(fā)展部署。

新時(shí)期的高校辦公室工作充滿了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，辦公室應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮職能管理作用，提高工作水平和辦事效率，為高校改革發(fā)展事業(yè)做出貢獻(xiàn)。

[1]趙金瑞,孫強(qiáng).新形勢下高校辦公室做好服務(wù)工作的若干思考[J].中國建設(shè)教育, 2012,4.

[2]李巧.淺談高校辦公室的職能[J].湖北函授大學(xué)學(xué)報(bào),2013, 26.