張 嚴， 楚曉麗， 梁 山

(1.廣東財經(jīng)大學，教育技術中心， 廣東 廣州 510320；2.廣東農工商職業(yè)技術學院，網(wǎng)絡中心，廣東 廣州 510507)

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實驗材料管理方法探析

張 嚴1， 楚曉麗2， 梁 山1

(1.廣東財經(jīng)大學，教育技術中心， 廣東 廣州 510320；2.廣東農工商職業(yè)技術學院，網(wǎng)絡中心，廣東 廣州 510507)

實驗材料具備品種多、數(shù)量大、采購周期短等特點，在管理工作中常被忽視，且存在購置不合理、管理機制不健全、浪費嚴重等問題。但其又占較大比例的經(jīng)費支出，在實驗工作中廣泛存在，直接影響實驗教學質量與科研成果產出，因此需要廣大實驗工作者高度重視。文章探析了實驗材料的管理方法，從制度建設與健全機制入手，強化實驗材料的申報、采購、儲存、調撥流程，借助信息化手段實現(xiàn)系統(tǒng)管理，引入審計程序加強財務監(jiān)管，并倡導高效節(jié)約理念，積極吸取國外實驗室管理的先進理念與經(jīng)驗，提升實驗材料利用效率，實現(xiàn)實驗材料的科學化管理。

實驗材料； 協(xié)同創(chuàng)新； 管理機制； 信息化； 高效

0 引 言

“協(xié)同創(chuàng)新人才的培養(yǎng)”是我國納入國家戰(zhàn)略層面的核心路徑，是當代轉型期高等教育理念重構的重要手段，作為高等教育創(chuàng)新教學的基礎，實驗教學是最重要的一環(huán)，也是創(chuàng)新理念得以實施的實踐平臺。在實驗教學中，實驗室的規(guī)模、實驗儀器的購置都是參與者廣泛關注的重點區(qū)域，而往往忽視實驗材料的管理。而在實驗教學過程中，各類實驗材料大多以低值易耗品的形式存在，并廣泛滲透在實驗教學的細節(jié)中，充當必要的物質條件。

實驗材料數(shù)量大、品種多、型號雜、范圍廣、采購周期短、質量標準嚴、供應要求時間急、計劃變化快、來源渠道廣、不入資產賬等特點[1-4]，而且，高校相當部分的業(yè)務費和約近半數(shù)的科研費的支出是購買和消耗實驗材料[5]，因此如何科學管理、合理分配、優(yōu)化購置實驗材料是實驗室工作者需要考慮的問題，不僅反映了實驗室管理水平的高低，也直接影響購置經(jīng)費使用，更間接關聯(lián)到教學質量的穩(wěn)定與科研成果的產出。

1 實驗材料管理存在的問題

實驗材料在管理工作中存在較多問題，例如缺乏重視、購計劃不合理、管理混亂、體制不健全、缺乏有效監(jiān)督等，都是影響實驗材料有效利用的主要因素。

(1) 實驗材料的管理缺乏重視。隨著教學改革的深入與實驗教學的拓展，新專業(yè)、新課程日益繁多，各類驗證性、綜合性、開放性、科研性實驗廣泛開設。由于大多數(shù)領導或管理人員認為實驗材料與固定資產相比價值較低，所占金額比重較小，往往不被重視，因此廣泛存在“重錢輕物，重買輕管”的現(xiàn)象[6]。又由于在資金出處方面，實驗室建設與儀器購置須通過學校立項論證，資金從實驗室建設經(jīng)費中出納，成為了職能部門與管理部門較重視的環(huán)節(jié)，而實驗材料的購買往往從實驗教學維持費中固定支出，反而不受重視。

(2) 購置計劃不合理。因實驗材料的經(jīng)費出處多為實驗教學維持口，各教學單位(院系或者實驗室)根據(jù)自身情況自行購買，價格與質量參差不齊，有相當程度的隨意性，節(jié)約意識淡薄，又加上監(jiān)控不到位，使得積壓、浪費損耗現(xiàn)象嚴重[7]。再則，存在重復購置、利用率低、針對性差、共享程度低等各種弊病，購買后閑置、丟棄等現(xiàn)象時有發(fā)生。

(3) 管理混亂、分散，體制不健全。部分院校的實驗材料的管理仍采用手工記賬的方式，工作效率低下，久而久之造成賬目混亂、賬物不符、數(shù)量金額不準確等各種問題。而在實際的使用中，普遍是誰用誰領，無法準確統(tǒng)計出學期的實際消耗量與教學成本，繼而影響下年申購計劃的準確性。其次，申請購置的教學單位與試驗管理部門溝通不暢，雙方就實際的庫存缺口與積壓情況的認識存在出入。并且，職能部門、實驗室管理部門與教學單位三方就實驗材料的協(xié)同管理存在機制上的缺失，沒有清晰的處置方案與流程。

(4) 缺乏財務監(jiān)管。 實驗室管理部門對實驗材料的購置與管理缺乏專項審計，且實驗材料的購置存在批次多、金額少、門類雜等特點，一般都由實驗室管理員自行盤點、清查及管理[8]，并直接用于實驗教學，因此在實驗材料的盤點與驗收方面存在一定的漏洞。大多數(shù)高校購進實驗材料按照收付實現(xiàn)制的會計原則，采用一次性核銷材料增加經(jīng)費支出的做法，財務部門對實驗材料等存貨類資產管理缺位[5]。

2 實驗材料管理對策

實驗材料的有效管理不僅要樹立“高效節(jié)儉”的理念，更要在在制度上加強建設，建立健全全套機制，規(guī)范申報、采購、儲存、調撥環(huán)節(jié)，借助現(xiàn)代化手段實施信息化管理，同時也須將財務審計引入，監(jiān)督制約實驗材料的流通，保障實驗教學工作有條不紊的開展。

2.1 加強制度建設

根據(jù)實驗室工作的實際情況，建立切實有效、操作性強的實驗材料管理規(guī)章制度，規(guī)范實驗材料的申報、采購、驗收、儲存、調撥流程，明確管理部門、實驗室管理員、實驗教師與學生的各方責任，完善購置計劃、驗收、入賬、使用登記、消耗、借用、賠償、報廢記錄等流通環(huán)節(jié)，最大限度降低實驗材料的無效損耗，提升實驗材料的使用效益。

(1) 健全實驗材料申報機制。要求需求計劃與購置計劃的標準化與程序化，從實驗教學計劃的源頭把關，使實驗材料申購的種類與數(shù)量具備針對性、準確性與合理性。申報依據(jù)直接來源于實驗教學或科研，并繼續(xù)服務于實驗教學或科研。

(2) 健全實驗材料采購與驗收機制。改善分散隨意、浪費嚴重、效益低下的采購方式，規(guī)范實驗材料采購流程。根據(jù)政府采購招標法規(guī)，采取詢價、談判、招標等方式遴選2～3個定點供應商，通過對供應商的經(jīng)營資質、價格、服務 水平、產品質量承諾等要求，保障實驗材料的供給[9]。實驗室的職能管理部門根據(jù)教學單位開據(jù)的實驗教學計劃，嚴格審核采購計劃，統(tǒng)籌安排實驗材料的采購，并在驗收環(huán)節(jié)嚴格把關，強化合同執(zhí)行結果。

(3) 健全實驗材料儲存機制。國外高水平大學均在實驗材料的存儲上具備完整的登記制度[10-11]，對實驗材料的采購時間、數(shù)量、廠家、經(jīng)手人、詳細參數(shù)等信息詳細記錄，改善儲存的效果。尤其涉及到化學材料的管理，更應該注意安全，實施專人專項保管的原則，選取合理存放點，嚴控登記、進出環(huán)節(jié)，嚴防火、潮、霉變等問題發(fā)生。因此實驗材料的儲存應具備安全、規(guī)范、合理的特點，便于統(tǒng)一管理、歸檔保存，使實驗室材料始終處于有序狀態(tài)。

(4) 健全實驗材料調撥機制。加強實驗項目的管理，嚴格要求實驗教學計劃的設置，落實實驗項目消耗實驗材料的配額，實行精細化的量化管理模式。其次，提升實驗材料的共享水平，盡量面向全校，而不是僅限于各教學單位，使實驗材料處于良性流轉狀態(tài)。

2.2 加強賬目管理，建立信息化管理系統(tǒng)

隨著計算機與網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，以及校園網(wǎng)與辦公自動化系統(tǒng)(以下簡稱OA系統(tǒng))的廣泛使用，實驗室賬目的信息化管理是實驗材料管理的發(fā)展趨勢，以南開大學[12]為代表的大部分高校采用了實驗材料管理系統(tǒng)并體現(xiàn)出良好效果，部分院校已經(jīng)將其對接到學校OA系統(tǒng)中去。

通過信息管理系統(tǒng)，不僅具備了分類、盤存、出入庫等常規(guī)功能，而且集成了查詢、提示、統(tǒng)計、分析功能，另外可根據(jù)不同需求選擇性的接入財務審核、申請報批、審計等模塊，便于實現(xiàn)多部門協(xié)同辦公，全方位規(guī)范實驗材料的管理。這樣，不僅提供了及時、優(yōu)質、高效的服務，同時也降低了物資管理和供應部門的管理成本，增加了材料費使用的透明度，為使用單位與各級管理部門實時了解并掌握材料費與其他相關經(jīng)費的實際使用情況，便于經(jīng)費方案的制訂與調整，最終實現(xiàn)實驗材料的合理配置與資源共享[13]。

2.3 樹立高效節(jié)儉的實驗材料使用觀念

實驗材料的購置與使用不僅關系著實驗經(jīng)費的花銷，同時也反映著教學資源的流失，樹立“高效節(jié)儉”的觀念尤為重要。這種觀念不僅適用于經(jīng)費緊張的普通院校，同樣適用于經(jīng)費充足的一流院校，以美國為代表的國外著名高校也普遍樹立“高效節(jié)儉”的實驗材料使用觀念。

2.4 加強審計介入，完善財務評價體系

《教育部直屬高等學校國有資產管理暫行辦法》第六十二條明確規(guī)定：“高校應當建立健全科學合理的國有資產監(jiān)督管理責任制，將資產監(jiān)督管理責任落實到具體部門、單位和個人，加強對國有資產利用效率和效益的考核，依法維護國有資產的安全完整，提高國有資產使用效益”。

因此建立審計與財務評價的監(jiān)督制約機制勢在必行，通過對實驗材料的購置、存放、使用等整個流通環(huán)節(jié)的監(jiān)管，完成其經(jīng)濟性與效益性的評價。以安徽大學為例，該校采用實驗材料管理系統(tǒng)軟件，使財務監(jiān)管部門也介入到實驗材料的流通環(huán)節(jié)，用現(xiàn)代會計管理手段加強了實驗材料的管理以及教育經(jīng)費的使用效率。因此，只有通過強化的實驗材料管理的外部監(jiān)控，才可以使得實驗材料合法、合理、高效的服務于實驗教學與科研當中去。

3 結 語

實驗材料是實驗教學與科研的重要組成部分，建立完善的實驗材料申報、采購、儲存、調撥管理機制，樹立“高效節(jié)約”的使用理念，借助信息化的手段，完善財務審計體系，方能從根本上實現(xiàn)實驗材料的科學化與合理化的管理，保障實驗教學與科研的順利開展。

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[13] 教育部.教育部關于印發(fā)《教育部直屬高等學校國有資產管理暫行辦法》的通知:教財(2012)6號[EB/OL].(2012-12-17)(2013-07-05).

Research for Management Methods of Experimental Materials

ZHANGYan1,CHUXiao-li2,LIANGShan1

(1.Center of Education Technology, Guangdong University of Finance and Economics, Guangzhou 510320, China; 2.Center of Network, Guangdong AIB Polytechnic College, Guangzhou 510507, China)

The experimental materials have many characteristics, such as large varieties, large quantity, short purchasing cycle, etc. There are many problems in their management, for example, purchase is not reasonable, management mechanism is not sound, serious waste happens and so on. It also represents a significant share of spending. These phenomena widely exist in the experimental work, and directly affect the quality of experiment teaching and scientific research, so it needs that laboratory staffs pay more attention. This paper researches the management methods of experimental materials. It starts with institutional improvement and mechanism amplifying to intensify process of declaration, purchase, store and allotment of experimental materials. It applies information measure to enhance system management; and auditing procedure to reinforce financial regulation; it sparkplugs efficient and thrifty idea and assimilates advanced manage idea and experience of foreign laboratories. All of these are used to promote utilization efficiency and implement the scientific management of experimental materials.

experimental materials; collaborative innovation; management mechanism; informatization; efficiency

2015-12-22

國家社會科學基金項目(14BJY155)；廣東省高等教育學會實驗室管理專業(yè)委會研究基金項目(GDJ2014055)

張 嚴(1983-)，男，山西沁縣人。碩士，實驗師，教育技術分中心實驗室主任，主要從事電路與系統(tǒng)、教育技術的研究。

Tel.：18925127589；E-mail：zhangyan@gdufe.edu.cn

G 482.0

A

1006-7167(2016)08-0289-03