王　巍

（神華國(guó)華徐州發(fā)電有限公司檔案室　徐州　221166）

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論電子文件對(duì)企業(yè)檔案工作的影響

王巍

（神華國(guó)華徐州發(fā)電有限公司檔案室徐州221166）

摘要隨著電子計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)等領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子文件。本文闡述了電子文件在歸檔、保護(hù)等方面的一些對(duì)策和方法。

關(guān)鍵詞電子文件企業(yè)檔案影響

Discussion on the Influence of Electronic Records on the Enterprise Archives Work

Wang Wei
（Comprehensive Archives，Shenhua Guohua Xuzhou Power Generation Company Limited Xuzhou 221166）

Abstract With the wide application of electronic computers and information network technology in the enterprises a lot of electronic records are generated. This paper describes some countermeasures and methods for archiving and protection of electronic records.

Keywords Electronic records Enterprise archives Influence

當(dāng)今社會(huì)，信息數(shù)字化的快速發(fā)展，對(duì)各行各業(yè)都產(chǎn)生了重大而深遠(yuǎn)的影響。電子文件因其載體、載體與信息結(jié)合方式的特殊性對(duì)傳統(tǒng)檔案工作造成很大的沖擊，本文對(duì)企業(yè)檔案工作者在電子檔案的歸檔、保護(hù)等方面提出一些科學(xué)的對(duì)策和方法。

一、電子文件定義及其特點(diǎn)綜述

1、所謂電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)生產(chǎn)活動(dòng)中形成的，以數(shù)字形式儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料作為主要載體的文字、音像資料。主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙、電子照片等。

2、電子文件的特點(diǎn)

（1）電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備（主要是個(gè)人計(jì)算機(jī)）及軟件才能再現(xiàn)、閱讀和利用。

（2）電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理，并能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)即時(shí)遠(yuǎn)距離傳遞。電子文件的共享，也不再受時(shí)間和距離的限制。

（3）電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，其對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性條件的要求很高。如我公司規(guī)定：存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上的電子檔案保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：

①歸檔載體應(yīng)作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層；

②單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；

③存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離；

④環(huán)境溫度選定范圍：17～20℃；相對(duì)濕度選定范圍：35～45%。

二、電子文件對(duì)企業(yè)檔案工作的影響

1、電子文件的出現(xiàn)改變了企業(yè)檔案的形成和保管方式

傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的紙質(zhì)文字材料。它是由擬稿者直接在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生并進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存儲(chǔ)到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。

紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的歸檔立卷制度。文件的歸檔立卷工作是傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)或光盤、磁盤中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值的文件”，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。雖然軟件一般是向下兼容的，但很多電子文件如果沒(méi)有當(dāng)時(shí)生成時(shí)所使用的軟件和操作系統(tǒng)，就很難再打開。而這些對(duì)普通的企業(yè)檔案人員的素質(zhì)提出了更高的要求。

我公司對(duì)電子文件的歸檔要求如下：

（1）歸檔范圍

電子文件的歸檔范圍參照紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。

記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果等內(nèi)容的具有保存價(jià)值的電子文件均屬歸檔范圍。

①領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的視頻光盤；

②本企業(yè)在重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害等事件中形成的視頻光盤；

③為工程創(chuàng)優(yōu)、企業(yè)評(píng)級(jí)等工作編輯的工程概況、企業(yè)概況介紹等視頻光盤；

④生產(chǎn)管理系統(tǒng)形成的運(yùn)行記錄、設(shè)備情況電子文件刻錄的光盤；

⑤建設(shè)項(xiàng)目形成的竣工檔案移交的電子文件光盤（含竣工圖）等；

⑥廠家提供的設(shè)備或系統(tǒng)安裝調(diào)試光盤；

⑦本企業(yè)所應(yīng)用的各種管理軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份光盤；

⑧其他工作形成的應(yīng)歸檔的光盤。

（2）歸檔時(shí)間

①經(jīng)過(guò)編輯整理過(guò)的錄像光盤，應(yīng)在工作結(jié)束后由責(zé)任部門（單位）及時(shí)移交歸檔；

②建設(shè)項(xiàng)目形成的光盤檔案，歸檔時(shí)間應(yīng)與紙質(zhì)檔案移交時(shí)間相同；

③生產(chǎn)管理系統(tǒng)形成的運(yùn)行記錄、設(shè)備情況光盤應(yīng)與生產(chǎn)檔案歸檔時(shí)間相同；

④廠家提供的設(shè)備或系統(tǒng)光盤，應(yīng)在設(shè)備或系統(tǒng)安裝調(diào)試完畢后，由責(zé)任部門按紙質(zhì)檔案移交時(shí)間一起移交歸檔；

⑤本企業(yè)應(yīng)用的各管理軟件系統(tǒng)應(yīng)由信息部門定期做數(shù)據(jù)備份光盤，及時(shí)向檔案部門進(jìn)行移交；

⑥本企業(yè)辦公自動(dòng)化（OA）形成的電子文件，應(yīng)實(shí)時(shí)與電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行邏輯歸檔，邏輯歸檔的電子文件隨紙質(zhì)檔案的定期移交，整理后再行物理歸檔。

（3）歸檔份數(shù)

①電子文件材料可歸檔2份，需異地保存時(shí)歸檔3份。一份提供利用，一份封存保管，一份異地保存。

a.本企業(yè)信息中心有專業(yè)的存儲(chǔ)系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份光盤歸檔兩份，一份封存保管，一份異地保存；

b.廠家提供的設(shè)備或系統(tǒng)光盤按實(shí)際移交數(shù)量歸檔（最多三份）。

②移交手續(xù)

電子檔案歸檔時(shí)，應(yīng)由形成部門按《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T 18894標(biāo)準(zhǔn)要求填寫相關(guān)表格，經(jīng)檔案人員檢測(cè)、核查、驗(yàn)收后，雙方辦理移交簽字手續(xù)，各留存一份以備查考。

(4)質(zhì)量要求

①歸檔的光盤應(yīng)清潔，無(wú)病毒、無(wú)劃痕，歸檔信息填寫清楚（版本、設(shè)備環(huán)境、記錄格式等）；

②歸檔的電子文件以及數(shù)據(jù)備份所采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、硬磁盤等，嚴(yán)禁用軟磁盤作為信息長(zhǎng)期保存的載體；

③歸檔的電子文件必須是可讀文件，長(zhǎng)期保存的應(yīng)把電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄儲(chǔ)存在同一載體上；

④特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的支持軟件；

⑤歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作狀態(tài)。

（5）整理與歸檔

①收集

檔案部門應(yīng)按歸檔范圍要求，收集各業(yè)務(wù)部門（單位）形成的光盤檔案，按《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T 18894和《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》DA/T 38標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門編制歸檔說(shuō)明及移交清冊(cè)，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)接收。

②核查檔案部門在接收電子歸檔光盤后，應(yīng)對(duì)移交光盤內(nèi)容的真實(shí)性、完整性、有效性進(jìn)行檢查，并應(yīng)在光盤表面上用記號(hào)筆標(biāo)明內(nèi)容、責(zé)任者，并填寫相應(yīng)表格。

a.對(duì)照移交目錄核對(duì)移交的數(shù)量;

b.檢查機(jī)讀目錄是否與電子文件內(nèi)容相一致，是否可讀。

③歸檔說(shuō)明及按規(guī)定填寫的電子文件登記表的信息，填寫是否正確;

④檢查提交的光盤是否有病毒、有劃痕等有損壞情況，及使用的光盤是否符合歸檔要求。

2、電子文件的出現(xiàn)改變了企業(yè)檔案的分類方式

由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能被概念分類整理所取代。因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要及限制，但在電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)其進(jìn)行類似紙質(zhì)文件的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。

3、電子文件改變了檔案的價(jià)值體系

由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法，要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

三、企業(yè)檔案工作應(yīng)采取的對(duì)策

1、企業(yè)檔案應(yīng)做好電子文件歸檔的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略

新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求企業(yè)檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置直至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件。這其中其實(shí)有很多技術(shù)性的工作，比如以Word制作的文件，我們既可以簡(jiǎn)單地將其文件屬性改為只讀，也可以通過(guò)相關(guān)軟件將其改為PDF文件，從而保

留更多的原始信息。通過(guò)識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

2、解決好企業(yè)檔案中電子文件的保存問(wèn)題，創(chuàng)立企業(yè)檔案電子文件管理規(guī)范

以磁性材料、光盤為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。比如在光盤中，電子文件記錄所在的介質(zhì)層被密封在塑料保護(hù)層之下，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰層、水分及有害氣體的侵害。但其實(shí)在際工作中，我們常常能發(fā)現(xiàn)很多早期光盤上的信息已不能讀出。所以，電子文件的長(zhǎng)期保存問(wèn)題，有待企業(yè)檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討，并將研究成果編制成管理規(guī)范。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，一般的作法是定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失，這不可避免的要形成一定的浪費(fèi)。如我公司規(guī)定：

（1）存儲(chǔ)電子檔案的磁性載體每隔（滿）2年、光盤每隔（滿）4年應(yīng)進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施；

（2）對(duì)磁性載體上的電子檔案，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留，時(shí)間不少于4年；

（3）超過(guò)保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對(duì)確認(rèn)銷毀的電子檔案應(yīng)有銷毀文件目錄存檔。

3、創(chuàng)新發(fā)展電子文件管理，使檔案管理向立體化方向發(fā)展

以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對(duì)利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個(gè)平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都有具有各自的個(gè)性。因此，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項(xiàng)檔案信息載體內(nèi)容，就構(gòu)成三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

4、提高企業(yè)檔案人員素質(zhì)，改變企業(yè)檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理

現(xiàn)代企業(yè)檔案人員應(yīng)適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展。企業(yè)必須采取積極措施促使檔案人員的知識(shí)更新，適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展。可以肯定的是，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)現(xiàn)代企業(yè)檔案復(fù)合型人才，是企業(yè)檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。

電子文件的管理，對(duì)企業(yè)檔案工作者來(lái)說(shuō)是一個(gè)新的挑戰(zhàn)，同時(shí)也是一個(gè)新的機(jī)遇，必將對(duì)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。目前取得的成果還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能解決企業(yè)檔案工作中遇到的困難和問(wèn)題。因此企業(yè)檔案工作者任重而道遠(yuǎn)，我們要堅(jiān)持不懈，刻苦鉆研，為推動(dòng)電子檔案的管理、企業(yè)檔案的信息化盡一份心，出一份力。

四、檔案信息資源開發(fā)利用

所謂完備的檔案檢索體系，不僅包括傳統(tǒng)形式的案卷目錄、全引目錄、專題目錄等等，而且包括高覆蓋率的計(jì)算機(jī)目錄檢索系統(tǒng)和全文檢索系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)目錄檢索系統(tǒng)主要通過(guò)建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，即將案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄輸入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄的自動(dòng)化管理；而計(jì)算機(jī)全文檢索系統(tǒng)則是將檢索和利用合二為一，通過(guò)建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，將所收集的檔案全文（包括文字、圖像、數(shù)據(jù)、代碼）進(jìn)行數(shù)字化處理，并把檔案全文信息輸入數(shù)據(jù)庫(kù)，利用者只要通過(guò)檢索即能更加方便快捷地直接查找到所需要的所有相關(guān)檔案信息。利用者只需點(diǎn)擊鼠標(biāo)便可以了解到綜合檔案室的館藏情況。將原先書本形式的案卷目錄、全引目錄或?qū)ｎ}目錄通過(guò)網(wǎng)頁(yè)的形式發(fā)布；將檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)或檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)與局域網(wǎng)相連接，可以進(jìn)一步滿足利用者的檔案利用服務(wù)需求，通過(guò)這一方式延伸檔案服務(wù)渠道，一方面使得利用者可以不受時(shí)間和地域的限制，及時(shí)獲取自己所需要的檔案信息；另一方面也可以使得潛在的利用者進(jìn)一步了解綜合檔案室的館藏情況。

檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)發(fā)展的需要，也是檔案自身建設(shè)的需要。1992年開始，我廠就著手實(shí)施采用以光盤技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的多媒體檔案管理信息系統(tǒng)，結(jié)合我廠已經(jīng)實(shí)行的辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)的單軌運(yùn)行，制定了建設(shè)多媒體技術(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)信息管理、全文級(jí)圖象管理和視頻音像管理融為一體的檔案管理網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃，并逐步加以實(shí)施。目前，我廠已經(jīng)建成了包括打字、文書、檔案為一體的辦公網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)應(yīng)用了包括人事檔案、經(jīng)營(yíng)檔案、生產(chǎn)實(shí)時(shí)信息檔案等全方位的綜合檔案信息查詢功能，使授權(quán)用戶可以上網(wǎng)查詢所需信息，全廠各類文件的管理形成了完整的微機(jī)管理體系，基本實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公。1983年以來(lái)的文書檔案已全部著錄進(jìn)微機(jī)網(wǎng)絡(luò)，自建廠以來(lái)的科技檔案也已著錄進(jìn)計(jì)算機(jī)，檔案立卷、統(tǒng)計(jì)、檢索、打印均實(shí)行了微機(jī)管理，科技圖書資料實(shí)現(xiàn)了微機(jī)管理和目錄檢索。現(xiàn)在，我廠檔案室配備有6臺(tái)IBM液晶顯示屏幕微機(jī)，激光打印機(jī)5臺(tái)。檔案微機(jī)管理已與廠MIS系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，廠領(lǐng)導(dǎo)以及有關(guān)職能部室均可按照管理權(quán)限，在各自的工作站或檔案信息站查詢所需的檔案信息資料。

我公司新近投資購(gòu)置了清華紫光工程圖檔管理系統(tǒng)，包括繪圖儀、激光打印機(jī)、掃描儀、瀏覽器、軟件等設(shè)備，它能與電力系統(tǒng)現(xiàn)行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統(tǒng)有無(wú)縫的連接。該系統(tǒng)以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過(guò)光電掃描儀轉(zhuǎn)換成電子圖象，經(jīng)過(guò)凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用我公司現(xiàn)在使用的“OA”辦公自動(dòng)化NOTES檔案管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中已輸入的數(shù)據(jù)，與此電子圖像自動(dòng)對(duì)應(yīng)，網(wǎng)絡(luò)用戶在WINDOWS環(huán)境下，應(yīng)用瀏覽器方便靈活的實(shí)現(xiàn)檔案的全息查詢和檢索。我公司在公司內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統(tǒng)，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行檔案的全息查詢和檢索。

2014年1月24日，我公司圖形信息系統(tǒng)已上線運(yùn)行，包括設(shè)備圖紙、技術(shù)手冊(cè)、參數(shù)報(bào)表、設(shè)備維保等信息，并集成了其他生產(chǎn)和設(shè)備管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)，方便了設(shè)備資料查閱和管理，提高生產(chǎn)技術(shù)基礎(chǔ)管理水平。綜合檔案室2臺(tái)1000MW發(fā)電機(jī)組檔案（基建檔案、設(shè)備檔案）已全部掃描成電子文件并掛接到圖形信息系統(tǒng)里，公司員工可方便地登錄圖形信息系統(tǒng)查閱綜合檔案室2臺(tái)1000MW發(fā)電機(jī)組檔案的電子文件。

筆者認(rèn)為，電子檔案最好是采用紙質(zhì)檔案掃描件，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案掃描件才能保證電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容完全一致，這樣檔案用戶可以放心地不用到檔案室查閱檔案原件，只要通過(guò)局域網(wǎng)絡(luò)查閱檔案室的電子檔案就可以，這樣既可以方便檔案用戶，又可以有效保護(hù)檔案室的檔案原件。

推動(dòng)企業(yè)檔案工作的發(fā)展，就是要“優(yōu)化環(huán)境，加快推進(jìn)”，配置現(xiàn)代化的檔案館（室）。沒(méi)有符合時(shí)代發(fā)展需求的檔案館（室），檔案事業(yè)就談不上全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)檔案工作人員，要力爭(zhēng)從硬環(huán)境和軟環(huán)境兩個(gè)方面提高。要按照檔案館（室）建設(shè)的要求，建造一個(gè)功能齊全、服務(wù)高效的現(xiàn)代化檔案館（室），配置比較先進(jìn)、現(xiàn)代的儀器設(shè)備（如掃描儀，數(shù)碼相機(jī)，復(fù)印機(jī)等）。軟環(huán)境包括爭(zhēng)取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持，實(shí)行定期和不定期匯報(bào)制度，密切聯(lián)系企業(yè)各部門，經(jīng)常開展檔案法制宣傳，增強(qiáng)企業(yè)員工的檔案意識(shí)，為企業(yè)檔案工作軟環(huán)境創(chuàng)造良好寬容和諧的人際環(huán)境。

我公司積極開發(fā)利用檔案信息資源，主動(dòng)為企業(yè)、為生產(chǎn)、為一線服務(wù)，取得了顯著的成績(jī)。

1、開發(fā)利用檔案，給企業(yè)帶來(lái)明顯的經(jīng)濟(jì)效益

我公司從1994年開始探討對(duì)4臺(tái)125MW和4臺(tái)200MW機(jī)組全面改造方案，我公司綜合檔案科提供了汽輪機(jī)、發(fā)電機(jī)、鍋爐及其輔助設(shè)備總圖等大量有參考價(jià)值的科技檔案，利用科技檔案卷次共800余卷，從1997年至2001年，先后對(duì)8臺(tái)機(jī)組進(jìn)行了現(xiàn)代化技術(shù)改造，改造后的機(jī)組各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)，達(dá)到了國(guó)內(nèi)同類型機(jī)組的先進(jìn)水平。通過(guò)技術(shù)改造，不僅延長(zhǎng)了機(jī)組的壽命，使老機(jī)組煥發(fā)了青春，而且大大提高了機(jī)組安全可靠性、可控性、可調(diào)性和自動(dòng)化水平，增強(qiáng)了企業(yè)實(shí)力，對(duì)于企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，迎接新世紀(jì)挑戰(zhàn)，無(wú)疑具有重大的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。在改造中，以汽機(jī)通流部分改造為重點(diǎn)，對(duì)發(fā)電機(jī)部分、鍋爐部分以及相應(yīng)輔機(jī)進(jìn)行了全方位配套改造，熱控部分改DCS、調(diào)速系統(tǒng)改DEH純電調(diào)，使機(jī)組綜合技術(shù)裝備和安全健康水平有較大的提高，并取得明顯的綜合經(jīng)濟(jì)效益。

2、發(fā)揮檔案的依據(jù)憑證作用，取得經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益

例如國(guó)華徐州發(fā)電有限公司（以下簡(jiǎn)稱徐電公司）為了貫徹國(guó)家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)國(guó)華電力發(fā)展規(guī)劃，決定關(guān)停拆除徐州電廠1—6號(hào)老機(jī)組，并利用1—4號(hào)機(jī)組場(chǎng)地建設(shè)2臺(tái)1000MW超超臨界機(jī)組。目前，關(guān)停1—6號(hào)機(jī)組的申請(qǐng)已通過(guò)上級(jí)主管部門審批，機(jī)組拆除出售工作也已于2008年3月開始。在1—6號(hào)機(jī)組拆除與出售過(guò)程中，檔案起到了很重要的作用。徐電公司“上大壓小”項(xiàng)目籌建處拆遷部門在機(jī)組拆除前和參與機(jī)組拆除出售工作的山東電力建設(shè)第三工程公司、山東金佰生物技術(shù)有限公司等單位的工程技術(shù)人員王軍、聞陳軍、吳永利、張開東、張?chǎng)?、李光忠等同志一同到公司檔案室查閱了1—6號(hào)機(jī)組基建期的竣工檔案和主機(jī)的設(shè)備檔案，并以檔案為重要依據(jù)，編制機(jī)組拆除方案，使機(jī)組拆除工作順利進(jìn)行。在1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備拆除后的出售工作中，作為購(gòu)買方的山東金佰生物技術(shù)有限公司，把檔案視作機(jī)組出售的一個(gè)基礎(chǔ)條件。當(dāng)他們?cè)谛祀姽緳n案室看到保存完整、齊全、系統(tǒng)的檔案，表示滿意。正是由于1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備檔案保存的完整齊全，并可以與1—6號(hào)機(jī)組整體發(fā)電設(shè)備出售同時(shí)移交，能為購(gòu)買企業(yè)今后設(shè)備的安裝、運(yùn)行和使用提供可靠的依據(jù)，使山東金佰生物技術(shù)有限公司愿意出2億元買下1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備。由此可見(jiàn)，完整齊全并管理良好的檔案，在徐電公司1—6號(hào)機(jī)組拆除與出售工作中起到了關(guān)鍵的作用。否則，1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備只能作為廢鐵或報(bào)廢設(shè)備處理。檔案價(jià)值的發(fā)揮，使機(jī)組設(shè)備變廢為寶，為企業(yè)贏得了可觀的經(jīng)濟(jì)效益。再如國(guó)華徐州發(fā)電有限公司（以下簡(jiǎn)稱徐電公司）為了貫徹國(guó)家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)國(guó)華電力發(fā)展規(guī)劃，決定關(guān)停拆除徐州電廠1—6號(hào)老機(jī)組，并利用1—4號(hào)機(jī)組場(chǎng)地建設(shè)2臺(tái)1000MW超超臨界機(jī)組。2×1000MW機(jī)組（上大壓?。┙ㄔO(shè)工程2臺(tái)機(jī)組已于2012年12月4日高水平通過(guò)達(dá)標(biāo)投產(chǎn)和工程質(zhì)量評(píng)價(jià)工作。為爭(zhēng)創(chuàng)國(guó)家級(jí)優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)，我公司邀請(qǐng)中電建協(xié)專家組對(duì)我公司百萬(wàn)機(jī)組進(jìn)行兩次創(chuàng)優(yōu)咨詢檢查，專家們分為鍋爐、土建、電熱、汽機(jī)、綜合指標(biāo)、檔案六個(gè)專業(yè)組分別進(jìn)行檢查。按中國(guó)電力優(yōu)質(zhì)工程獎(jiǎng)評(píng)選辦法（2013版）最新標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際和檔案資料進(jìn)行抽查和現(xiàn)場(chǎng)檢查，相關(guān)參建單位給予密切配合。2013年7月27-28日，中國(guó)施工協(xié)會(huì)專家組來(lái)我公司進(jìn)行國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查。國(guó)優(yōu)現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查按“兩會(huì)三查”方式對(duì)工程實(shí)體、重要部位、關(guān)鍵工序、主要試驗(yàn)、檢驗(yàn)項(xiàng)目文件及工程檔案進(jìn)行核查。通過(guò)檢查，專家們高度肯定了我公司2×1000MW機(jī)組（上大壓?。┙ㄔO(shè)工程創(chuàng)優(yōu)工作取得的優(yōu)異成績(jī)。一致認(rèn)為我公司2×1000MW機(jī)組（上大壓?。┙ㄔO(shè)工程符合國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程審定辦法2013年版及現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查重點(diǎn)部位的要求，通過(guò)國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查。在兩次創(chuàng)優(yōu)咨詢檢查及國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查中，我公司籌建處、生技部等各部門及江蘇省電力建設(shè)三公司、天津電力建設(shè)公司等參建單位在檔案室借閱了大量基建期的竣工檔案和主機(jī)的設(shè)備檔案，檔案在為我公司順利通過(guò)國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查工作中起到了關(guān)鍵的作用。又如為確定我公司兩臺(tái)百萬(wàn)機(jī)組工程投資項(xiàng)目竣工決算的合法性、真實(shí)性，資金使用的合理性和有效性，提高項(xiàng)目管理水平，保障資金合法使用，維護(hù)出資人合法權(quán)益，保證投資活動(dòng)合法、真實(shí)、合規(guī)，我公司委托天職（北京）國(guó)際工程項(xiàng)目管理有限公司進(jìn)行審計(jì)。審計(jì)人員自2013年3月中旬進(jìn)駐至2013年9月，陸續(xù)對(duì)工程、服務(wù)、物資等合同結(jié)算情況、兩臺(tái)百萬(wàn)機(jī)組財(cái)務(wù)決算情況、交付使用資產(chǎn)情況進(jìn)行審計(jì)。審計(jì)人員到我公司檔案室借閱了大量基建檔案、設(shè)備檔案及光盤檔案，使我公司順利完成兩臺(tái)百萬(wàn)機(jī)組工程項(xiàng)目竣工決算審計(jì)工作，取得天職（北京）國(guó)際工程項(xiàng)目管理有限公司出具的《建設(shè)工程項(xiàng)目結(jié)算報(bào)告》和天職國(guó)際會(huì)計(jì)師事務(wù)所出具的《竣工決算審核報(bào)告》。以及為貫徹落實(shí)國(guó)家電監(jiān)會(huì)下發(fā)《燃煤發(fā)電廠貯灰場(chǎng)安全監(jiān)督管理規(guī)定》通知文件要求，公司扎實(shí)開展貯灰場(chǎng)安全監(jiān)督排查隱患工作，針對(duì)發(fā)電企業(yè)應(yīng)對(duì)運(yùn)行貯灰場(chǎng)定期組織開展安全評(píng)估，我公司委托了具有安全評(píng)價(jià)國(guó)家甲級(jí)資質(zhì)的北京達(dá)飛安評(píng)顧問(wèn)有限公司進(jìn)行貯灰場(chǎng)安全現(xiàn)狀評(píng)價(jià)工作，評(píng)審專家首先在我公司相關(guān)人員陪同下對(duì)貯灰場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行評(píng)審。先后核查貯灰場(chǎng)所在地理位置、面積、及下游村莊、建筑物、爆破、采石等可能影響貯灰場(chǎng)灰壩安全情況；貯灰場(chǎng)壩體位移、沉降、浸潤(rùn)線等觀測(cè)設(shè)施是否齊全、完好執(zhí)行情況；對(duì)貯灰場(chǎng)溢洪道、排水口、出水口等防、排洪系統(tǒng)防洪能力、排水設(shè)施運(yùn)行情況，通過(guò)核查表明貯灰場(chǎng)符合現(xiàn)行規(guī)范要求，防洪能力有足夠的防洪容積，排水系統(tǒng)疏水符合設(shè)計(jì)要求，運(yùn)行正常。專家其次對(duì)我公司企業(yè)的安全管理合規(guī)性、有效性進(jìn)行查證，先后對(duì)公司企業(yè)相關(guān)證照、安全驗(yàn)收評(píng)價(jià)報(bào)告、安全管理組織機(jī)構(gòu)、安全生產(chǎn)責(zé)任制、安全生產(chǎn)規(guī)章管理制度、安全教育培訓(xùn)情況、主要負(fù)責(zé)人和安全管理人員資質(zhì)、事故應(yīng)急救援等方面進(jìn)行查證，通過(guò)查證表明，公司安全生產(chǎn)管理體系健全、規(guī)范，符合安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化的要求。2014年9月29日，我公司粉煤灰公司專業(yè)技術(shù)人員和北京達(dá)飛安評(píng)顧問(wèn)有限公司專家到檔案室查閱了我公司川里湖灰場(chǎng)竣工圖、灰壩沉降觀測(cè)記錄、竣工報(bào)告等檔案，評(píng)審專家在公司相關(guān)人員積極配合下，順利完成了貯灰場(chǎng)安全現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審工作，為出具貯灰場(chǎng)安全現(xiàn)狀評(píng)價(jià)報(bào)告提供客觀、科學(xué)的依據(jù)材料。以及2014年11月1日，國(guó)家能源局受安全評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)委托，組織安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化達(dá)標(biāo)評(píng)級(jí)審核專家組對(duì)我公司“一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)化企業(yè)評(píng)審報(bào)告”進(jìn)行了審核。根據(jù)評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)反饋的專家意見(jiàn)，現(xiàn)國(guó)家能源局已同意我公司通過(guò)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化達(dá)標(biāo)評(píng)級(jí)一級(jí)企業(yè)審核。安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化達(dá)標(biāo)評(píng)級(jí)工作是國(guó)家制定的長(zhǎng)期國(guó)策，是政府對(duì)企業(yè)進(jìn)行安全監(jiān)管的主要手段，每年需要進(jìn)行自查自審，報(bào)送審核、整改情況，并定期由外部評(píng)審機(jī)構(gòu)組織專家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審。我公司自2013年起開展安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化推進(jìn)工作以來(lái)，經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和全體員工的共同努力，通過(guò)不斷自查自糾，積極落實(shí)整改，安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化工作取得明顯的成效，在標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審中得到了專家的肯定，以較高分?jǐn)?shù)通過(guò)了國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化一級(jí)企業(yè)認(rèn)證。在安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化達(dá)標(biāo)評(píng)級(jí)工作期間，我公司安健環(huán)監(jiān)察部葛爽、張懷忠等到檔案室借閱了0400-8020-001、020，0400-8801-001，0400-8002 -001等案卷，使我公司順利通過(guò)國(guó)家能源局“安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化一級(jí)企業(yè)”評(píng)審。近年來(lái)，我公司累計(jì)利用檔案材料7000多卷次，創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益2億多元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。

王巍，男，漢族，1965年11月生，神華國(guó)華徐州發(fā)電有限公司檔案室科檔主管，副研究館員。

作者簡(jiǎn)介

中圖分類號(hào)G270

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼B

文章編號(hào)151209-7167