王凱+鄧淼磊

摘要：辦公自動(dòng)化（Office Automation）又被稱(chēng)為OA，通常指的是利用一些現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)，如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)等去解決一些企業(yè)和單位辦公中遇到的很多問(wèn)題。在一定程度上不斷地去提高員工的工作質(zhì)量，以及辦公的效率。該文首先對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)做了詳細(xì)的需求分析，然后進(jìn)行了一些基本的調(diào)研，并設(shè)計(jì)出具體的方案和系統(tǒng)所需要的相關(guān)功能，最后對(duì)OA系統(tǒng)進(jìn)行了較為詳細(xì)的設(shè)計(jì)并具體實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；效率；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2016）27-0066-04

Abstract：Office Automation was also referred to as OA by most people. Usually it means that people use a number of modern advanced technology， such as network technology and communication technology etc to solve the office issues of enterprises and units. To a certain extend， the efficiency of the employees is continuously improved. In the design of this system： first carry on the demand analysis according to Office Automation System （also called OA System） in some detail. second conduct some basic surveys， specific proposals and related function should be designed. Finally design the Office Automation System（OA System） and make it come true at length.

Key words： Office Automation； efficiency； network technology

1 背景

目前，商業(yè)戰(zhàn)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，各種技術(shù)也在不斷的發(fā)展，很多的企業(yè)和單位幾乎都不需要那種零散、獨(dú)立的、紙質(zhì)的辦公方式?？墒牵瑓s需要一種可以解決時(shí)間、效率、多人工作的方法。然而，辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)正解決了這一缺陷，它不僅僅實(shí)現(xiàn)了對(duì)工作效率的提高，也對(duì)企業(yè)和單位的辦公進(jìn)行了統(tǒng)一的管理。同時(shí)也給企業(yè)和單位提供了一種先進(jìn)的信息化辦公。

辦公自動(dòng)化的中心點(diǎn)是怎么樣去改變員工的低效率辦公麻煩。在平時(shí)的工作中許多的內(nèi)容都可以列入辦公自動(dòng)化解決的范圍，就像大多數(shù)企業(yè)和單位各種資料的管理，員工檔案信息的處理，以及各領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作的審批等。如今，很多的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，包括移動(dòng)端和Web的都采用了因特網(wǎng)技術(shù)，而且?guī)缀醵际窃诹鞒痰幕A(chǔ)上以及各種先進(jìn)的技術(shù)，讓企業(yè)和單位內(nèi)部員工更加方便的去查看信息，以及更有效率的協(xié)同辦公。與此同時(shí)，辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)也改變了以前那種效率低下、復(fù)雜繁忙的辦公方法，變?yōu)榱丝梢钥焖俚?、全方位的去采集信息、處理信息，給企業(yè)和單位的管理和辦公帶來(lái)了很大的方便。

2 問(wèn)題描述以及可行性研究

2.1 問(wèn)題描述

基于WEB的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)主要研究的是如何去解決獨(dú)立的，零散的以及紙質(zhì)的辦公，如何建立協(xié)同的、綜合和高效率的辦公。怎樣去解決工作流程審批、信息的共享，以及提供一種先進(jìn)的信息化辦公平臺(tái)，怎樣去實(shí)現(xiàn)高效率的辦公，異地辦公等。如今，是一個(gè)信息化時(shí)代，可以利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，搭建一個(gè)較為安全可靠的、高效的信息網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)。這不僅僅給很多部門(mén)提供了一種便捷辦公條件和多樣化的綜合信息服務(wù)，同時(shí)也對(duì)員工檔案的管理帶來(lái)了很大的方便以及任務(wù)處理的及時(shí)性，大大地提高了辦公的效率和管理方便。

與此同時(shí)，該設(shè)計(jì)也探討怎樣去實(shí)現(xiàn)企業(yè)和單位各部門(mén)的日常業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。怎樣去加強(qiáng)檔的管理，例如：人事檔案、財(cái)務(wù)檔案以及各種檔案。怎么去實(shí)現(xiàn)信息的共享、在線查詢(xún)等。以及如何的提高請(qǐng)假流程、財(cái)務(wù)審核等流程審批管理的過(guò)程。

2.2 可行性研究

2.2.1 社會(huì)可行性

緊跟因特網(wǎng)技術(shù)的腳步，越來(lái)越多的人都對(duì)互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)生了依賴(lài)。利用網(wǎng)絡(luò)能夠了解很多的知識(shí)，查閱資料，帶給我們很大的方便。然而，對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)講，對(duì)網(wǎng)絡(luò)的依賴(lài)更加的強(qiáng)烈。其中，企業(yè)辦公是不可或缺的，如果將傳統(tǒng)的紙質(zhì)的、繁瑣的辦公轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)的辦公自動(dòng)化是非常方便的。這一方面不僅給企業(yè)和單位的辦公節(jié)約了成本，提高辦公效率，工作的質(zhì)量等都提供了很大的幫助。

基于WEB的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，是采用B/S架構(gòu)（瀏覽器/服務(wù)器）[1]。目前大多數(shù)的軟件都采用這種架構(gòu)進(jìn)行開(kāi)發(fā)，在一定程度上節(jié)約了開(kāi)發(fā)的成本。大多數(shù)企業(yè)和單位所用的軟件幾乎都是這種方式，而不采用C/S（客戶端/服務(wù)器）架構(gòu)的軟件，所以該系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)對(duì)于一個(gè)企業(yè)和單位來(lái)說(shuō)是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。

2.2.2 技術(shù)可行性

本系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)整體上是采用框架進(jìn)行快捷的開(kāi)發(fā)，其中采用的java中的開(kāi)源框架有Spring、SpringMvc、Mybatis、Easyui。利用Spring產(chǎn)生開(kāi)發(fā)過(guò)程所需要的所有的javabean，框架會(huì)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)的注入，及其簡(jiǎn)單。利用Springmvc進(jìn)行頁(yè)面跳轉(zhuǎn)地址的控制，實(shí)現(xiàn)了后臺(tái)程序和頁(yè)面數(shù)據(jù)顯示的銜接。利用Mybatis框架和Mysql進(jìn)行交互，在指定的xml配置文件中編寫(xiě)sql語(yǔ)句，完成對(duì)數(shù)據(jù)的增加、修改、刪除、和查詢(xún)。而利用Easyui對(duì)系統(tǒng)整體的前臺(tái)頁(yè)面進(jìn)行控制，節(jié)省大量的工作。其中還用其他的技術(shù)[2]有jsp、css、html、javascript、sql、xml。整體上是采用三層架構(gòu)MVC架構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)。

jsp在系統(tǒng)中所起到的作用是用于做頁(yè)動(dòng)態(tài)頁(yè)面的顯示，將數(shù)據(jù)顯示在界面上，出現(xiàn)一種絢麗的效果。css則用于調(diào)節(jié)顯示頁(yè)面各種美觀的效果，例如圖片位置，頁(yè)面的高度，寬度等。html則是靜態(tài)頁(yè)面，用于一些頁(yè)面的導(dǎo)入。Javascript在系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)中也發(fā)揮較大作用，例如：頁(yè)面的彈框，效果和各種前臺(tái)的操作，使得對(duì)動(dòng)態(tài)的添加樣式，效果更加的方便。然而，與數(shù)據(jù)庫(kù)的交互，需要編寫(xiě)正確的sql語(yǔ)句，通過(guò)程序去控制數(shù)據(jù)的操作，方便程序員快速的開(kāi)發(fā)系統(tǒng)。Xml的作用也不小，在整個(gè)系統(tǒng)的配置文件中，集合都采用了該技術(shù)，例如Spring、Springmvc、Mybatis[3]都采用了該技術(shù)。

2.2.3 操作可行性

目前在大多數(shù)的電腦上都能運(yùn)行本系統(tǒng)，本系統(tǒng)的調(diào)試、運(yùn)行都不會(huì)改變?cè)娔X系統(tǒng)的設(shè)置和布局以及其他相關(guān)程序，并且系統(tǒng)的操作界相對(duì)面簡(jiǎn)單，通俗易懂，同時(shí)提示信息相對(duì)比較完善，在相關(guān)人員的指導(dǎo)下或者自己使用幾遍便能夠方便和熟練的操作本系統(tǒng)。本系統(tǒng)也不受到安裝的和大多數(shù)平臺(tái)的制約，只需要一個(gè)瀏覽器既可使用本系統(tǒng)，在一定程度上方便了大多數(shù)用戶。

3 系統(tǒng)需求分析

對(duì)于軟件開(kāi)發(fā)的過(guò)程，需求分析[4]是不可或缺的?；赪EB的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)在一定程度上也進(jìn)行了詳細(xì)的需求調(diào)研，通常所需要哪些功能，哪些具體的操作都進(jìn)行具體的需求分析。

3.1 整體業(yè)務(wù)流程分析

該設(shè)計(jì)的主要業(yè)務(wù)流程[5]是系統(tǒng)管理員或者其他用戶登錄系統(tǒng)后，根據(jù)所需去操作具體的功能。其中整體業(yè)務(wù)圖如圖1所示。

3.2 系統(tǒng)功能模塊劃分和分析

通過(guò)調(diào)研最終確定了該系統(tǒng)的主要功能。主要功能模塊介紹如下：

1）系統(tǒng)管理模塊

本系統(tǒng)所開(kāi)發(fā)的功能與設(shè)計(jì)都是針對(duì)企業(yè)和單位內(nèi)部進(jìn)行便捷的辦公實(shí)現(xiàn)的。系統(tǒng)的重要功能組成之一是系統(tǒng)管理模塊，其中還包含子模塊用戶管理、角色管理以及菜單管理。用戶管理主要是針對(duì)企業(yè)和單位內(nèi)部的員工登錄賬號(hào)信息以及登錄的相關(guān)信息進(jìn)行管理，包括用戶登錄的信息等。角色管理是針對(duì)系統(tǒng)的不同用戶操作不同功能而設(shè)計(jì)的。對(duì)待各個(gè)用戶角色所能夠操作系統(tǒng)的具體功能是有差別的，在系統(tǒng)中可以為每一個(gè)用戶分配一個(gè)屬于自己的角色[6]。然而菜單管理則是便于日后系統(tǒng)的維護(hù)。

2）通知公告模塊

為了方便所有的員工都可以在相應(yīng)的地方隨時(shí)查看到公司相關(guān)的消息，特別設(shè)計(jì)了通知公告一功能模塊。通知公告模塊則是對(duì)企業(yè)和單位內(nèi)部的一些通知、新聞、公告等進(jìn)行編輯和發(fā)布。包括增加新的、編輯、刪除和查詢(xún)相應(yīng)的通知等功能，更加方便員工去了解公司的動(dòng)態(tài)和發(fā)展。

3）通訊錄

為了方便員工查詢(xún)到企業(yè)內(nèi)部其他人的通訊信息，以及部門(mén)的通訊信息。通訊錄這一模塊設(shè)計(jì)了個(gè)人通訊錄和部門(mén)通訊錄子模塊，便于員工的使用。通訊錄中需要保存員工的姓名、性別、QQ號(hào)碼、Email地址，手機(jī)號(hào)碼等。

4）人力資源

通過(guò)調(diào)查研究，往常的紙質(zhì)的人事檔案查詢(xún)以及整理起來(lái)有相對(duì)比較麻煩的地方，為了便于人事部門(mén)對(duì)員工檔案的管理，人力資源一模塊的設(shè)計(jì)則提供了不少的方便。部門(mén)管理則是對(duì)企業(yè)和單位內(nèi)部的部門(mén)進(jìn)行便捷的管理，什么時(shí)候添加部門(mén)以及去除的部門(mén)都一目了然。崗位管理則是對(duì)本公司的崗位進(jìn)行管理，都提供了哪些崗位，以及崗位要求說(shuō)明等，供人力部門(mén)在外界招聘員工提供了便捷。而員工管理，則是對(duì)員工的一些基本的信息進(jìn)行整體的管理，包括聯(lián)系方式，聯(lián)系地址等。合同管理則是對(duì)員工與公司都簽訂了哪些合同進(jìn)行管理，方便查詢(xún)。而工資管理則是對(duì)每一個(gè)員工的具體工資進(jìn)行管理，包括員工工資五險(xiǎn)一金以及都扣除哪些費(fèi)用，獲得哪些獎(jiǎng)金都一目了然。

5）考勤管理

對(duì)于每一個(gè)員工每一個(gè)月的考勤進(jìn)行統(tǒng)計(jì)管理是必須的。提高員工的出勤率，員工上班進(jìn)行打卡簽到，下班同時(shí)也要進(jìn)行打開(kāi)簽到。

6）個(gè)人辦公

該模塊的設(shè)計(jì)是方便每個(gè)員工去查詢(xún)和提交與個(gè)人相關(guān)的資料而設(shè)計(jì)的，包括個(gè)人資料、個(gè)人考勤、個(gè)人工資、工作周報(bào)。其中個(gè)人資料則是方便員工個(gè)人及時(shí)的更新自己的資料和相關(guān)信息。個(gè)人考勤功能則是隨時(shí)能夠查看自己的出勤信息。個(gè)人工資功能則是能夠查看員工自己的工資條。然而，工作周報(bào)則是員工的每周的工作情況，都做了啥，有啥業(yè)績(jī)，寫(xiě)在里面，提交領(lǐng)導(dǎo)查看。

7）流程管理

流程管理則是大多數(shù)系統(tǒng)中所包含的，然而本系統(tǒng)也集成了該功能。本系統(tǒng)的流程主要是根據(jù)企業(yè)和單位的請(qǐng)假流程而設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)，方便了員工的請(qǐng)假過(guò)程，只需要在網(wǎng)上申請(qǐng)，領(lǐng)導(dǎo)審批即可。解決了紙質(zhì)申請(qǐng)中的由于領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室耽誤請(qǐng)假時(shí)間以及其他相關(guān)工作、及時(shí)獲取假期等繁瑣的問(wèn)題。

4 系統(tǒng)整體設(shè)計(jì)

4.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)方案

在瀏覽器[7]輸入相應(yīng)的訪問(wèn)地址，出現(xiàn)的是登錄的界面，只有具有賬號(hào)密碼的用戶才能登錄本系統(tǒng)。然而本系統(tǒng)的用戶基本上都是內(nèi)部用戶，即內(nèi)部員工，還有一部分就是系統(tǒng)管理員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)。校驗(yàn)用戶密碼正確后進(jìn)入系統(tǒng)呈現(xiàn)出來(lái)的應(yīng)該是系統(tǒng)的主頁(yè)，主頁(yè)上一般都具有公司的最近動(dòng)態(tài)，新聞，以及各種通知。而系統(tǒng)的頁(yè)面設(shè)計(jì)是采用分層次，也就是左面為主菜單，最上邊為系統(tǒng)相關(guān)的時(shí)間，退出等，而右邊這是點(diǎn)擊左邊菜單列出的具體的操作菜單，看起來(lái)較為直觀。整體的功能設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)如圖2所示：

4.2 系統(tǒng)工作流程及原理

4.2.1 系統(tǒng)工作流程

系統(tǒng)的使用首先出現(xiàn)的是一個(gè)登錄界面，該界面需要驗(yàn)證用戶的登錄賬號(hào)以及密碼是否正確。如果正確則進(jìn)入系統(tǒng)可以使用系統(tǒng)中的功能，如果用戶名不存在或者密碼錯(cuò)誤則不能登錄系統(tǒng)。另一方面，如果點(diǎn)擊右上角的退出，已經(jīng)登錄的用戶也就返回到登錄的界面，不可以繼續(xù)使用該系統(tǒng)中的功能。該系統(tǒng)工作圖如圖3所示：

4.2.2 系統(tǒng)工作設(shè)計(jì)原理

該系統(tǒng)是基于B/S架構(gòu)開(kāi)發(fā)的，所以依賴(lài)于計(jì)算機(jī)中的瀏覽器，需要使用瀏覽器才能訪問(wèn)本系統(tǒng)。大體過(guò)程為瀏覽器向tomcat服務(wù)器[8]發(fā)送請(qǐng)求，經(jīng)過(guò)服務(wù)器再去執(zhí)行指定的java程序代碼，最后得到結(jié)果響應(yīng)給瀏覽器并顯示出來(lái)。系統(tǒng)工作原理數(shù)據(jù)流圖4所示：

4.3 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

4.3.1 數(shù)據(jù)庫(kù)需求分析

對(duì)于數(shù)據(jù)很大，并且存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，同時(shí)又管理和獲取所需要的信息，這就要求軟件本身能夠存儲(chǔ)和管理大量的數(shù)據(jù)，然而這一功能的實(shí)現(xiàn)就必須要借助一個(gè)大型的數(shù)據(jù)庫(kù)。如今，大型的數(shù)據(jù)庫(kù)[9]有Oracle、Mysql、SqlServer、DB2等。為了更方便的安裝使用和性能上的要求以及整體的需求，本系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)選擇了開(kāi)源的數(shù)據(jù)庫(kù)Mysql作為存儲(chǔ)數(shù)據(jù)工具。本系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)的所有表都創(chuàng)建在數(shù)據(jù)庫(kù)名為office的數(shù)據(jù)庫(kù)中，并設(shè)置了數(shù)據(jù)庫(kù)的編碼[10]為UTF-8，以防止數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)的時(shí)候出現(xiàn)亂碼的問(wèn)題。

4.3.2 數(shù)據(jù)庫(kù)概念模型設(shè)計(jì)

概念模型有的人也稱(chēng)為物理模型，它是將實(shí)體-聯(lián)系的理論作為基本的知識(shí)，然后對(duì)其中的方面進(jìn)行擴(kuò)大。它是根據(jù)用戶的觀點(diǎn)出發(fā)對(duì)信息進(jìn)行建模，主要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)。

在本系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)中，使用的是powerdesign[11]進(jìn)行概念模型的設(shè)計(jì)，不僅僅設(shè)計(jì)簡(jiǎn)便，而且可以建立好的模型可以生成sql語(yǔ)句，可以根據(jù)不同的數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)建屬于本數(shù)據(jù)庫(kù)的建表語(yǔ)句。

根據(jù)本系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)主要的實(shí)體[12]都有：?jiǎn)T工信息、部門(mén)、職位、工資、考勤、合同、信息公告、請(qǐng)假、申請(qǐng)、工作周報(bào)等。各個(gè)實(shí)體具體的描述E-R圖如下（由于實(shí)體和屬性過(guò)多的原因，實(shí)體和屬性并沒(méi)有全部給出）：

5 結(jié)束語(yǔ)

伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及各種技術(shù)的快速發(fā)展的腳步，現(xiàn)在已經(jīng)步入了一個(gè)信息化的時(shí)期。不容置疑，這些技術(shù)的出現(xiàn)都給我們的生活帶來(lái)了很大的方便。在21世紀(jì)的信息化時(shí)期，有很多的企業(yè)都在慢慢地?cái)U(kuò)大，在業(yè)務(wù)的需求上也急劇的增加。然而，以前的那些紙質(zhì)和低效率的辦公模式就出現(xiàn)了很多的問(wèn)題，例如：請(qǐng)假審批，由于某一上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室，就不能及時(shí)地進(jìn)行審批，這種模式有可能就耽誤員工的時(shí)間以及其他的工作。為了提高工作的效率以及節(jié)約成本，更便捷的辦公，企業(yè)就需要去改變這種傳統(tǒng)的辦公模式帶來(lái)的不便。

該設(shè)計(jì)基本上能夠滿足大多數(shù)小公司的內(nèi)部辦公需要，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的投入成本低，辦公效率高的宗旨?；赪EB的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)在一定程度方便了企業(yè)和員工，員工和員工之間的交流。一方面，辦公簡(jiǎn)化，能夠節(jié)約不少的時(shí)間，對(duì)輸入個(gè)人辦公計(jì)劃和總結(jié)也有不小的用處等。網(wǎng)絡(luò)辦公也大大方便了很多的處理流程，從職員寫(xiě)到領(lǐng)導(dǎo)審批的過(guò)程也一樣。另一方面，遠(yuǎn)程化辦公的實(shí)現(xiàn)，以及電子檔案的處理都給辦公人員帶來(lái)了紙質(zhì)管理沒(méi)有的方便。同時(shí)還可以給企業(yè)和單位節(jié)約了很多的辦公紙張，通過(guò)因特網(wǎng)，解決了各個(gè)部門(mén)員工在時(shí)間、地點(diǎn)的限制，可以協(xié)同的工作。

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