吳恩宏

（中海油能源物流有限公司深圳分公司 北京 100010）

經營管理

論企業(yè)物料主數(shù)據(jù)建立及數(shù)據(jù)質量優(yōu)化

吳恩宏

（中海油能源物流有限公司深圳分公司 北京 100010）

本文簡述了物料主數(shù)據(jù)管控體系、平臺、組織制度的建立，分析了我國企業(yè)物料主數(shù)據(jù)管理中存在的問題，并結合企業(yè)物料主數(shù)據(jù)管理案例提出了優(yōu)化措施，對提高企業(yè)管理效果良好。

物料主數(shù)據(jù)；ERP；企業(yè)管理；數(shù)據(jù)質量；管理平臺

ERP（Enterprise Resource Planning）即企業(yè)資源計劃，是目前我國企業(yè)應用的主要企業(yè)資源軟件之一。它能有效地幫助企業(yè)管理挖掘運用企業(yè)數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)決策層實時掌握企業(yè)內部各種信息，從而快速作出正確的決策。物料主數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)運營的基礎，主數(shù)據(jù)質量的好壞，直接關系到企業(yè)產、運、銷、財、物各個模塊的運行是否順暢。如何優(yōu)化物料主數(shù)據(jù)的質量，是目前很多企業(yè)實踐研究的重點。

1 物料主數(shù)據(jù)的定義

物料主數(shù)據(jù)是企業(yè)內部所有現(xiàn)有庫存及之前一段確定期限內計劃采購的全部物料、動態(tài)的采購計劃業(yè)務的物料的集合，是企業(yè)有關物料信息（例如庫存水平）的物料數(shù)據(jù)代碼庫。它將所有的物料主數(shù)據(jù)集成在單一的物料數(shù)據(jù)庫中，消除了數(shù)據(jù)冗余的問題，不僅物資部門從計劃、采購、收貨、發(fā)票校驗時使用這些數(shù)據(jù)，而且和其他模塊及生產領用、銷售業(yè)務、財務結算、設備管理等模塊都直接關聯(lián)。

在SAP系統(tǒng)MM模塊中，物料主數(shù)據(jù)是其重要組成部分。物料主數(shù)據(jù)是所有模塊的基礎，在整個企業(yè)范圍內保持一致性、完整性和可控性。企業(yè)可建立物料主數(shù)據(jù)管理平臺，簡稱MDM（圖1）。

圖1 物料主數(shù)據(jù)管理平臺工作流程圖

2 物料主數(shù)據(jù)管控體系、平臺、組織制度的建立

物料主數(shù)據(jù)管控體系由組織、流程、制度、技術4部分組成。其中，主數(shù)據(jù)管控體系中的工作安排要實行責任制，每個組成部分都要安排具體的負責人。主數(shù)據(jù)管控體系重要的管理內容主要有以下3項。

2.1 實現(xiàn)數(shù)據(jù)的標準化管理

目前數(shù)據(jù)標準化管理主要通過數(shù)據(jù)的統(tǒng)一編碼、統(tǒng)一描述以及對數(shù)據(jù)系統(tǒng)分類來實現(xiàn)。

（1）分類標準。物料分類標準是物料主數(shù)據(jù)編制的依據(jù)，要求其兼具科學性、系統(tǒng)性、可擴延性、兼容性與綜合實用性等特點。在確定物料分類標準的過程中，可參照國家和行業(yè)有關技術規(guī)范，根據(jù)企業(yè)所處的行業(yè)類型、生產特點和管理需求等條件，結合企業(yè)物料全生命周期所涉及到的要素進行科學分類，確定其分類的合理層級，并對每個類別所包含的范疇進行明確的定義，最終形成分類標準管理體系。

（2）編碼規(guī)則。物料基本編碼規(guī)則一般有流水碼、分類碼和特征碼3種。其中，流水碼是一種最簡單、最常用的代碼，能縮短編碼的時間，但無法表現(xiàn)編碼的分類特性，不便于數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和查詢；分類碼和特征碼包含了類別信息，尤其是特征碼還包含物料的基本屬性，易于記憶、查詢、統(tǒng)計和數(shù)據(jù)處理，但增加了軟件設計和使用操作的復雜程度。

（3）描述規(guī)范。物料描述是物料主數(shù)據(jù)信息的重要組成部分，可以解決企業(yè)物料描述普遍存在的隨意性問題。它通過固化物料的特性屬性描述等信息，可有效避免因不同人員操作而產生不同的描述結果，從而實現(xiàn)一物一碼。規(guī)范物料描述的方法主要有兩種：一是制訂《物料特征屬性描述規(guī)范》，包括物料主要自然屬性的確定、取值范圍及相互關系，以便對具體物料描述進行規(guī)范化定義；二是針對不同物料類別層次建立對應的物料屬性特征描述模板。

（4）編碼數(shù)據(jù)庫。物料主數(shù)據(jù)編碼的惟一性是物料主數(shù)據(jù)標準化管理的主要目標。所謂編碼的惟一性，是指同一具體物料出現(xiàn)在任何業(yè)務環(huán)境中，只能用同一個編碼；而不同的物料，即使在規(guī)格、參數(shù)上有極微小的區(qū)別，也不得使用同一個編碼。

2.2 物料主數(shù)據(jù)管理平臺

物料主數(shù)據(jù)管理平臺是一個先進物料編碼管理理念的載體。通過它可以將物料主數(shù)據(jù)標準化管理的標準、規(guī)范和流程在系統(tǒng)中固化，有效提高物料主數(shù)據(jù)管理質量和效率。

2.3 物料主數(shù)據(jù)管理組織及制度

明確物料主數(shù)據(jù)管理組織及職能，建立物料主數(shù)據(jù)管理專職機構、相關管理制度及流程。建立企業(yè)物料主數(shù)據(jù)標準化管理組織結構，實行規(guī)范操作、責任到人，實現(xiàn)物料主數(shù)據(jù)標準化管理的長效化和常態(tài)化。

3 目前企業(yè)物料主數(shù)據(jù)管理中存在的問題

一直以來，物料主數(shù)據(jù)清理工作都是影響ERP成功上線的重要因素之一，是影響物料主數(shù)據(jù)質量的重要因素，也是企業(yè)物料主數(shù)據(jù)管理工作的重點。我國企業(yè)在物資數(shù)據(jù)管理體系建立過程中遇到的問題及難點主要有以下6個。

（1）企業(yè)在分類體系、數(shù)據(jù)模板、物料編碼等方面都沒有統(tǒng)一的標準。各單位往往都自行制定并使用本單位的標準，沒有集中層面的主數(shù)據(jù)管理體系，推行標準化工作難度大，并且經驗相對較少。

（2）企業(yè)中企業(yè)物資主數(shù)據(jù)管理人才匱乏，許多企業(yè)都有成果轉換階段的真空時期，熟悉物資標準化工作成果且了解ERP的內部人員不足，體系優(yōu)化及完善后繼工作無法保障。

（3）各單位的編碼體系存在重碼、錯碼、數(shù)據(jù)量大等現(xiàn)象，數(shù)據(jù)清理難度大。缺乏IT手段支持數(shù)據(jù)標準化管理，沒有統(tǒng)一的主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，主數(shù)據(jù)管理平臺建設經驗少。

（4）企業(yè)一級單位與二級單位目標往往不統(tǒng)一，二級單位動態(tài)數(shù)據(jù)量大，隨著公司高速發(fā)展，物資靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)不完全相同，需要進一步優(yōu)化分類體系及屬性模板。

（5）企業(yè)在建立物料主數(shù)據(jù)管控系統(tǒng)時無相應的物資主數(shù)據(jù)管控組織，系統(tǒng)上線后的物資運維體系需要建立。

（6）企業(yè)在推行ERP系統(tǒng)時沒能打破舊的管理思維，存在強制性不強、推行標準化的力度不夠等現(xiàn)象。

4 物料主數(shù)據(jù)質量優(yōu)化方法

針對以上企業(yè)在物料主數(shù)據(jù)管理中遇到的具體問題，我們將逐講述解決這些問題的方法。

4.1 優(yōu)化分類體系，實行標準化管理

（1）將物料基本信息建立一套針對物料的標準化審批流程，讓物料信息與實物一一對應，減少“一物多碼”現(xiàn)象。

（2）在整個企業(yè)內部制定并執(zhí)行統(tǒng)一的、符合業(yè)務要求的、科學合理的物料主數(shù)據(jù)標準體系，提高物料主數(shù)據(jù)的使用率和用戶對數(shù)據(jù)質量的信任度，最終滿足企業(yè)諸多管理戰(zhàn)略目標的需求。

（3）通過對物料分組，實現(xiàn)對物料主數(shù)據(jù)的專屬化側重管理，為物資資源、財務資源、銷售、信息資源等的管理和統(tǒng)計分析提供必要、便捷的基礎，使用唯一有效的高質量數(shù)據(jù)。

（4）制定物料組填寫規(guī)范和物料屬性描述規(guī)范，從設計源頭控制物料屬性，提高了物料屬性的準確性、規(guī)范化和標準化程度，有助于提升企業(yè)產品開發(fā)的技術管理水平。

4.2 處理好物料主數(shù)據(jù)管理體系建立各環(huán)節(jié)的重點內容

企業(yè)物資數(shù)據(jù)管理體系建立的目標是利用信息化平臺幫助企業(yè)進行物資管理，爭取打造國際一流的管理體系。在建立物資數(shù)據(jù)管理體系過程中通常要注意以下3個方面的內容。

（1）數(shù)據(jù)清理。在這一階段主要包括對靜態(tài)數(shù)據(jù)的清理和對動態(tài)數(shù)據(jù)的清理工作，其中針對靜態(tài)數(shù)據(jù)的清理工作，對現(xiàn)有各二級單位物資數(shù)據(jù)進行匯總整理，在整理過程中優(yōu)化完善現(xiàn)有分類體系及屬性模板，形成具有鮮明特色的分類定義手冊。公司還應該對各二級單位動態(tài)數(shù)據(jù)進行清理，例如有計劃業(yè)務、未結訂單，庫存數(shù)據(jù)等物資數(shù)據(jù)進行整理。

（2）系統(tǒng)上線前的準備。主要是動態(tài)數(shù)據(jù)的準備工作，在這階段公司要對部分試點二級單位ERP系統(tǒng)進行上線，并對企業(yè)編碼審批、數(shù)據(jù)提報等線上操作流程進行固化，同時企業(yè)準備其它二級單位ERP的上線工作。

（3）系統(tǒng)上線，完善配套措施及運營維護體系。概括來說，企業(yè)物資數(shù)據(jù)管理體系的建立主要是經歷了基礎標準化體系建立、標準化體系的調整與初步應用、標準化體系運行以及系統(tǒng)的持續(xù)優(yōu)化幾個主要階段。

4.3 建立科學合理的組織機構

（1）建立科學合理的清理隊伍。根據(jù)公司物資管理業(yè)務的特點，擬定清理人員的人數(shù)和要求。因為此項目特點是跨多個行業(yè)，必須要有從各個版塊的專業(yè)人員中挑選出的解數(shù)據(jù)分類且熟悉專業(yè)物資的人員，負責ERP數(shù)據(jù)清理小組的工作。小組其他人員可回原單位進行標準化成果推行及配合ERP的實施工作。

（2）建立專家團隊管理制度。實現(xiàn)企業(yè)標準化管理，專家團隊參與物資數(shù)據(jù)標準、管理規(guī)范的制定、修訂、審核工作。專家團隊根據(jù)物資數(shù)據(jù)管理的需要，隨時參與并負責總部組織的數(shù)據(jù)標準化工作。專家管理機制的確定并實施很大一部分取決于管理團隊的建設與管理，專家團隊管理要建立相應的機制。

4.4 做好物料主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)建設的后期維護工作

從參與主數(shù)據(jù)平臺建設的人員中挑選了出1名員工，作為未來企業(yè)主數(shù)據(jù)管控組織中物資數(shù)據(jù)綜合管理崗人員，主要負責培訓、考核及數(shù)據(jù)平臺的試用推廣工作。

從數(shù)據(jù)清理小組中挑選綜合管理素質較高的人員1名，作為物資數(shù)據(jù)管理崗或標準管理崗人員，負責數(shù)據(jù)標準、編碼維護工作。

然后，從前期標準化小組成員中挑選優(yōu)秀、敬業(yè)的人員，為公司的數(shù)據(jù)審核專崗擔負數(shù)據(jù)最終審核工作，參與標準化體系的建設，整體把控版塊與通用、分類體系的優(yōu)化、公司各子分公司人員的培訓等工作，人數(shù)根據(jù)各版塊的數(shù)據(jù)量、數(shù)據(jù)整合的難度而定。其他人員可作為原二級單位本地審核崗位負責人，帶領團隊進行二級單位的數(shù)據(jù)審核工作。

5 總結

隨著全球經濟一體化的逐漸深入，企業(yè)必須進行信息化改革，提高企業(yè)管理的質量和效率，而物料主數(shù)據(jù)質量直接影響到企業(yè)ERP的建立和快速正確的決策。為了提高企業(yè)物流主數(shù)據(jù)的質量，應當優(yōu)化分類體系、強化標準管理，打造科學合理的組織機構，并且充分注重物料主數(shù)據(jù)系統(tǒng)各個環(huán)節(jié)的建立重點，搞好后期的維護工作，以幫助企業(yè)提高生產效率，在市場競爭中取得優(yōu)勢。

[1]周玉清，劉伯瑩，周強.ERP原理與應用教程[M].北京：清華大學出版社，2010.

[2]吳冬梅.走“海油特色”的物資標準化之路[J].石油石化物資采購，2014（8）：30-33.升到1.3（圖6）。說明調控方案合理，為今后試驗區(qū)注采調控提供了有效手段。