許姝韞，葉 敏

(《南京理工大學(xué)學(xué)報(自然科學(xué)版)》編輯部，南京210094)

大部分時間，科技期刊編輯需要在安靜的環(huán)境中默默地編校，有時也會感覺相當(dāng)枯燥。自動化工具就像編輯的伙伴，可以幫助編輯檢驗(yàn)工作效果，提出意見，實(shí)現(xiàn)互動。在工作過程中，編輯們研究了一些自動化編輯方法。李國琪[1]認(rèn)為科技期刊編輯的自動化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化非常重要，喬春秀等[2]開發(fā)了一種全新的科技期刊標(biāo)準(zhǔn)化編輯檢測系統(tǒng)；利用Word的宏程序，王紅劍等[3]進(jìn)行自動編校，劉鐵英等[4-5]進(jìn)行作者單位名稱快速修訂并創(chuàng)建“量和單位”窗口，游中勝等[6]實(shí)現(xiàn)編校信息快速查詢，高愛英等[7]實(shí)現(xiàn)自動更正批量處理；陳竹等[8-10]研究了Word的圖形編輯功能，佟建國等[11]研究了用Word編排科技期刊的方法，王景周等[12]用Word 2007和Windows畫圖工具解決PDF文件校對問題。自動化工具的使用使編輯工作變得更輕松有趣，也有助于提高編輯質(zhì)量。

利用Word的宏程序，由于涉及編程，有一定難度。目前大部分期刊還是用方正系統(tǒng)排版，用Word排版的比較少。本文根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)，按照編輯流程，總結(jié)了Microsoft Office Word、1Checker、NoteFirst、Adobe Acrobat、Beyond Compare 5種自動化工具的使用方法。這些工具都可以在網(wǎng)上下載，使用方法也很簡單，像編輯的朋友，幫助編輯減輕工作量，也與編輯對話，讓編輯工作少一分寂寞。軟件運(yùn)行環(huán)境為：500 MHz或更快的CPU；至少256 MB內(nèi)存，建議512 MB以上內(nèi)存；支持1024×768或更高分辨率的顯示器；Windows XP(SP3)、Windows Vista(SP1)或Windows 7操作系統(tǒng)等。

1 Microsoft Office Word

Microsoft Office Word是微軟公司的一個文字處理器應(yīng)用程序。在編輯時會遇到.docx文件無法打開的問題，是由于Word 2007使用.docx新文件格式。Windows系統(tǒng)的Word 2000-2003用戶可以安裝 1個名為“Microsoft Office兼容包”的免費(fèi)插件打開、編輯以及保存新的 Word 2007文件。

在論文退修過程中，最常用的是Word的批注功能，用于提示作者需要如何修改內(nèi)容。在Word 2007窗口中切換到“審閱”功能區(qū)，選擇“新建批注”即可插入批注框，然后在批注框中輸入內(nèi)容。

有的編輯會選擇“修訂”模式，讓作者能區(qū)分編輯的每一處修改，這種方法的優(yōu)點(diǎn)是對所有的修改作者都能了解，有不同看法可以及時提出，缺點(diǎn)是頁面變得過于雜亂。在 Word 2007窗口中切換到“審閱”功能區(qū)，點(diǎn)擊“修訂”選項(xiàng)即可。

有的作者使用的關(guān)鍵詞在全文中不統(tǒng)一，編輯采用“查找” “替換”功能可以統(tǒng)一論文中的關(guān)鍵詞，如研究方法、參數(shù)名稱、英文縮寫等。在Word 2007窗口中切換到“開始”功能區(qū)，點(diǎn)擊“查找”即可顯示“查找和替換”對話框，在“查找”框中可以輸入需要查找的內(nèi)容，在“替換”框中可以輸入需要將其替換成的內(nèi)容。

在Word 2007文檔中經(jīng)常會看到在某些單詞或短語的下方標(biāo)有紅色、藍(lán)色或綠色的波浪線，這是由Word 2007中提供的“拼寫和語法”檢查工具根據(jù)Word 2007的內(nèi)置字典標(biāo)示出的含有拼寫或語法錯誤的單詞或短語，其中，紅色或藍(lán)色波浪線表示單詞或短語含有拼寫錯誤，而綠色下劃線表示語法錯誤。在Word 2007窗口中切換到“審閱”功能區(qū)，單擊“拼寫和語法”按鈕，彈出“拼寫和語法”對話框，逐條顯示提示的錯誤，編輯可以選擇忽略或修改。

2 1Checker

1Checker[13]是一款免費(fèi)的英文校對軟件，具有 4個功能：即時校對功能，1Checker能夠即時檢測并修正拼寫、語法和樣式錯誤；專業(yè)解釋功能，1Checker對于每一處檢測到的錯誤都提供解釋；智能潤色功能，基于語境學(xué)習(xí)技術(shù)，1Checker可以用它的“智慧”提供更好的措辭和潤色建議；漸進(jìn)式提升功能，用戶中心會完整地記錄用戶所有的歷史修改和文章統(tǒng)計。

在進(jìn)行英文題名、摘要、關(guān)鍵詞和參考文獻(xiàn)編輯時，編輯會更加認(rèn)真，但是由于英文并非編輯的母語，更容易出錯。特別是眾多專業(yè)詞匯，更讓人傷腦筋。這時編輯可以打開1Checker，讓它對英文再檢查1遍，1Checker可以提出一些拼寫和語法錯誤，但有時它的提示也會出錯，編輯此時也可以放松一下，體會到機(jī)器智慧畢竟低人一等的優(yōu)越感。結(jié)合使用 Word的“拼寫和語法”檢查工具，再加上編輯的修改，等于三重保險，用來保障英文題名、摘要、關(guān)鍵詞和參考文獻(xiàn)的編輯質(zhì)量。圖1為1Checker的檢查結(jié)果頁面。

圖1 1Checker檢查結(jié)果頁面

3 NoteFirst

NoteFirst[14]是新一代網(wǎng)絡(luò)版文獻(xiàn)管理軟件，其核心功能是幫助作者高效地利用數(shù)字文獻(xiàn)資源：檢索并管理所獲得的文獻(xiàn)資料；在撰寫論文時自動插入引文，并且按照不同的期刊格式自動形成文后的參考文獻(xiàn)列表。NoteFirst由西安知先信息技術(shù)有限公司研發(fā)。

科技期刊購買NoteFirst的參考文獻(xiàn)輔助編校系統(tǒng)。在安裝后首先設(shè)置本刊文獻(xiàn)式樣，然后對引文進(jìn)行初審或復(fù)審。引文初審：只對文獻(xiàn)格式進(jìn)行修訂，不通過數(shù)據(jù)庫進(jìn)行文獻(xiàn)正確性的比對；引文復(fù)審：不僅進(jìn)行參考文獻(xiàn)格式上的修改且通過數(shù)據(jù)庫比對進(jìn)行參考文獻(xiàn)正確性及缺失項(xiàng)的修改和補(bǔ)充。在引文復(fù)審報告中，被紅色橫線劃掉的為原始文獻(xiàn)，改為藍(lán)色的為修改無誤的文獻(xiàn)，綠色的為格式無缺項(xiàng)，但軟件無法判斷內(nèi)容正確性的文獻(xiàn)。NoteFirst可以減少編輯的工作量，編輯可以逐條閱讀NoteFirst的引文復(fù)審結(jié)果，對正確的予以采納，對錯誤的再進(jìn)行加工。圖2為NoteFirst運(yùn)行頁面，圖3為NoteFirst引文復(fù)審結(jié)果。

圖2 NoteFirst運(yùn)行頁面

圖3 NoteFirst引文復(fù)審結(jié)果

4 Adobe Acrobat

Adobe Acrobat[15]是由Adobe公司開發(fā)的一款便攜式文檔格式(portable document format，PDF)編輯軟件。論文由方正系統(tǒng)排版后，一校稿為PDF文件。編輯可以通過網(wǎng)絡(luò)直接將一校稿發(fā)給作者校對。Adobe Acrobat具有添加注釋功能，圖4為Adobe Acrobat注釋頁面。圖5為Adobe Acrobat注釋欄。

圖4 Adobe Acrobat注釋頁面

圖5 Adobe Acrobat注釋欄

圖5中的10個圖標(biāo)按照從左至右、從上到下的順序分別為附注工具、高亮工具、附加文件工具、錄音工具、添加圖章工具、在光標(biāo)處插入文本工具、替代工具、刪除工具、下劃線工具、對文本加附注工具。利用這些工具，編輯可以對作者提出問題，也可以對PDF文檔進(jìn)行修改。通過PDF文件的網(wǎng)上傳輸，可以大大縮短一校稿的校對時間。

5 Beyond Compare

Beyond Compare[16]是一套由Scooter Software推出的軟件，主要用途是對比2個文件夾或者文件，并將差異以顏色標(biāo)示。黑色表示左右兩側(cè)的文件(夾)是一樣的，藍(lán)色表示右(左)側(cè)是完全沒有的，紅色表示兩邊都有這個文件(夾)，但不完全相同。在出清樣稿時，會與校對稿有少量修改，為了確認(rèn)清樣稿與校對稿的其他部分都是相同的，可以用Beyond Compare對比1次。在校對總目次時，需要將總目次與每一期的目次進(jìn)行對比，用Beyond Compare進(jìn)行對比，方便又快捷。當(dāng)然，編輯還需要通讀1遍。

圖5 Beyond Compare對比頁面

6 結(jié) 束 語

科技期刊編輯工作默默無聞，工作強(qiáng)度大。長此以往，編輯容易感到疲倦，降低工作效率和質(zhì)量。借助辦公自動化小工具，可以降低編輯的工作量，提高工作的趣味性和新鮮感。今后，自動化工具的使用將是一個趨勢，但是，編輯工作是非常復(fù)雜而細(xì)致的工作，涉及方方面面的知識，完全由軟件代替人工是不可能的。

[1] 李國琪.科技期刊編輯自動化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的重要性[J].天津科技,2009,36(6):104-105.

[2] 喬春秀,蔣靜,黃松.科技期刊標(biāo)準(zhǔn)化自動編輯系統(tǒng)研究與實(shí)現(xiàn)[J].中國科技期刊研究,2008,19(5):819-823.

[3] 王紅劍,高愛英,游蘇寧.利用WORD進(jìn)行自動編校[J].中國科技期刊研究,2009,20(3):502-503.

[4] 劉鐵英,黃春燕,熊光欣,等.基于WORDVBA的作者單位名稱快速修訂方法[J].編輯學(xué)報,2013,25(1):76-78.

[5] 劉鐵英,張小白,葉慧玲.WordVBA及宏在科技期刊編輯中的應(yīng)用[J].編輯學(xué)報,2007,19(1):47-48.

[6] 游中勝,李若溪,歐紅葉,等.利用WordVBA及宏實(shí)現(xiàn)編校信息快速查詢[J].編輯學(xué)報,2009,21(1):72-73.

[7] 高愛英,王紅劍.利用Word實(shí)現(xiàn)自動更正批量處理[J].中國科技期刊研究,2013,24(6):1148-1150.

[8] 陳竹,劉劍,王爽,等.Word繪圖工具在期刊制圖中的應(yīng)用[J].中國科技期刊研究,2004,15(1):80-82.

[9] 王華菊,陳竹,金丹,等.應(yīng)用Word排版的經(jīng)驗(yàn)技巧[J].編輯學(xué)報,2011,23(S1):95-97.

[10] 利民,曾孜.利用Word的圖形編輯功能處理科技期刊插圖[J].編輯學(xué)報,2002,14(4):296-297.

[11] 佟建國,曹兵,蔣偉,等.使用 MicrosoftWord編排科技期刊時的幾個關(guān)鍵問題[J].編輯學(xué)報,2003,15(3):200-201.

[12] 王景周,崔建英.用Word2007和Windows畫圖工具解決PDF文件校對問題[J].中國科技期刊研究,2012,23(2):266-268.

[13] 1Checker [EB/OL]. [2016-03-21]. http://www.1checker.com/Products/DownLoad.

[14] NoteFirst [EB/OL]. [2016-03-21]. http://www.notefirst.com/download/.

[15] AdobeAcrobatDC [EB/OL]. [2016-03-21]. https://acrobat.adobe.com/hk/en/free-trial-download.html?trackingid=KLBBQ.

[16] BeyondCompare [EB/OL]. [2016-03-21]. http://www.scootersoftware.com/download.php.