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淺議中國(guó)企業(yè)成功實(shí)施ERP的關(guān)鍵要素

2016-12-05 19:32:37劉麗芳
時(shí)代金融 2016年30期
關(guān)鍵詞:管理變革流程再造維護(hù)

劉麗芳

【摘要】ERP由于在提高企業(yè)管理水平、降低運(yùn)營(yíng)成本、提高競(jìng)爭(zhēng)能力等方面表現(xiàn)突出,成為當(dāng)今中國(guó)企業(yè)爭(zhēng)相引入的管理方法,但在實(shí)施過(guò)程中失敗者居多,本文分別從前期準(zhǔn)備、上線后兩個(gè)階段提出了ERP成功實(shí)施的關(guān)鍵要素,以期幫助更多的中國(guó)企業(yè)走出“上ERP找死,不上ERP等死”的怪圈。

【關(guān)鍵詞】ERP ?管理變革 ?流程再造 ?項(xiàng)目管理 ?優(yōu)化 ?維護(hù)

一、引言

ERP(Enterprise Resource Planning),是當(dāng)今企業(yè)信息化的首選,它是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,以系統(tǒng)化的管理思想,充分整合企業(yè)的物流、信息流和資金流,對(duì)企業(yè)整體資源進(jìn)行優(yōu)化和合理配置,為企業(yè)提供決策、計(jì)劃、控制與業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)的全方位、系統(tǒng)化的管理平臺(tái)。ERP作為一種先進(jìn)的管理方法,在我國(guó)企業(yè)實(shí)施的成功率卻非常低,企業(yè)或止步于系統(tǒng)選型和實(shí)施前期,或止步于系統(tǒng)上線后未產(chǎn)生預(yù)期效果而中止。借鑒其他企業(yè)成功或失敗的經(jīng)驗(yàn),明確如何才能提高ERP實(shí)施的成功率是每一個(gè)欲實(shí)施ERP的企業(yè)要認(rèn)真思考的問(wèn)題。

二、企業(yè)實(shí)施ERP失敗的原因

一是盲從。對(duì)ERP系統(tǒng)缺乏認(rèn)識(shí),看到同行業(yè)同類型企業(yè)都在實(shí)施ERP系統(tǒng),就盲目跟從;二是ERP系統(tǒng)選擇不當(dāng)。選擇的ERP軟件產(chǎn)品質(zhì)量不高或直接應(yīng)用國(guó)外開發(fā)的系統(tǒng),忽視了它和企業(yè)管理制度的巨大差別,出現(xiàn)水土不服情況[1];三是缺少企業(yè)高層的支持與重視;四是缺乏ERP實(shí)施的基礎(chǔ)條件。如:物料編碼不合理不科學(xué);業(yè)務(wù)流程再造的管理理念缺乏[2];缺乏良好的內(nèi)部控制環(huán)境;ERP系統(tǒng)文化與企業(yè)文化的差異沖突[3].五是內(nèi)部控制建設(shè)有待完善;六是信息化專業(yè)人才匱乏;七是缺乏成熟的系統(tǒng)實(shí)施商和外部咨詢公司的有力支持。

三、企業(yè)成功實(shí)施ERP的關(guān)鍵要素

(一)準(zhǔn)備階段

明確實(shí)施ERP的最佳時(shí)機(jī)。企業(yè)在實(shí)施ERP之前,必須做好詳細(xì)的調(diào)研,充分了解ERP系統(tǒng)的內(nèi)涵和ERP系統(tǒng)對(duì)企業(yè)自身的基礎(chǔ)要求,從而正確判斷企業(yè)是否具備實(shí)施ERP的條件和能力。具體判斷標(biāo)準(zhǔn)有:公司業(yè)務(wù)流程是否穩(wěn)定、規(guī)范;現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程、組織結(jié)構(gòu)是否與ERP要求相符;公司內(nèi)控制度是否規(guī)范;資金是否充足;公司軟硬件是否支持上線;業(yè)務(wù)水平和計(jì)算機(jī)操作水平是否與ERP要求相匹配等[3]。

選擇最適合的ERP軟件。企業(yè)在購(gòu)買ERP軟件之前,一是要認(rèn)真分析企業(yè)自身的需求、了解企業(yè)迫切需要解決的問(wèn)題,同時(shí)要根據(jù)企業(yè)的產(chǎn)品特點(diǎn)、行業(yè)特點(diǎn)、生產(chǎn)組織方式、經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)的不同來(lái)選擇適用的軟件。二是要考慮該軟件的質(zhì)量高低,主要包括系統(tǒng)架構(gòu)的靈活性、穩(wěn)定性、易用性和有用性,有無(wú)行業(yè)解決方案等。

選擇優(yōu)質(zhì)的系統(tǒng)實(shí)施商。優(yōu)秀的系統(tǒng)實(shí)施商經(jīng)驗(yàn)豐富,能幫助企業(yè)進(jìn)行總體規(guī)劃的設(shè)計(jì)、進(jìn)行ERP理念的培訓(xùn)、制訂項(xiàng)目的實(shí)施計(jì)劃、根據(jù)企業(yè)需求變化進(jìn)行二次開發(fā)等。

企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持。高層要將ERP納入戰(zhàn)略目標(biāo)體系,要為ERP項(xiàng)目提供資金、人員、軟硬件設(shè)施和各項(xiàng)技術(shù)支持;要實(shí)際參與ERP實(shí)施過(guò)程,給實(shí)施團(tuán)隊(duì)必要的指導(dǎo)和幫助等。

進(jìn)行業(yè)務(wù)流程分析和重組。企業(yè)要對(duì)原有的業(yè)務(wù)流程和ERP系統(tǒng)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對(duì)比分析,決定是否對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行更改[2]。當(dāng)原有的業(yè)務(wù)流程和ERP系統(tǒng)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)存在差異時(shí),要進(jìn)行重新設(shè)計(jì)和優(yōu)化,確保企業(yè)有一個(gè)科學(xué)、規(guī)范的業(yè)務(wù)流程和管理基礎(chǔ),并在此基礎(chǔ)上對(duì)企業(yè)組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。

制訂詳細(xì)計(jì)劃,進(jìn)行項(xiàng)目管理。ERP是個(gè)龐大而復(fù)雜的工程,不能實(shí)行粗放式管理,要實(shí)施項(xiàng)目管理戰(zhàn)略,制訂項(xiàng)目目標(biāo)規(guī)劃和實(shí)施計(jì)劃,同時(shí)要選擇具備深厚IT功底、熟悉企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、有良好溝通協(xié)調(diào)能力的項(xiàng)目經(jīng)理,并對(duì)其充分授權(quán)。

加強(qiáng)教育引導(dǎo)和培訓(xùn)。為減少各專業(yè)部門和人員的抵制情緒,要制訂合理的培訓(xùn)計(jì)劃,開展ERP管理理念、操作方法、變化后的業(yè)務(wù)流程、各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的關(guān)系與職責(zé)[6]等教育培訓(xùn),提升員工對(duì)ERP的認(rèn)識(shí)和認(rèn)同。

(二)ERP上線后

做好系統(tǒng)的持續(xù)優(yōu)化。ERP正式實(shí)施后,企業(yè)要通過(guò)持續(xù)的評(píng)估發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)與系統(tǒng)之間的差距,進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化。如:企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)生調(diào)整、產(chǎn)生新業(yè)務(wù)或者管理方式進(jìn)行了調(diào)整,業(yè)務(wù)流程相應(yīng)會(huì)跟著變更,就需要系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)變化。同時(shí)企業(yè)各部門在使用過(guò)程中,會(huì)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)在操作的便捷性、數(shù)據(jù)展示的直觀性和準(zhǔn)確性等方面的問(wèn)題,也需要系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)優(yōu)化。

做好日常維護(hù)與支持。ERP上線后,系統(tǒng)質(zhì)量的好壞是ERP成功的標(biāo)志之一,而保障系統(tǒng)質(zhì)量的必要條件是高水平的維護(hù)與支持。這就需要企業(yè)提供全方位的保障:一是企業(yè)高管和業(yè)務(wù)部門的理解支持,尤其是高管對(duì)上線后各項(xiàng)工作的支持作用更顯重要,包括資金、軟硬件和人才的保證,對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行協(xié)調(diào)和總體把控等;二是要有外部技術(shù)力量的支持。ERP上線后軟件會(huì)不斷完善升級(jí)或出現(xiàn)內(nèi)部維護(hù)人員無(wú)法解決的問(wèn)題,都需要借助外部顧問(wèn)或系統(tǒng)實(shí)施商來(lái)解決;三是需要企業(yè)內(nèi)部IT人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行日常運(yùn)作的維護(hù)。

加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)。要發(fā)揮ERP先進(jìn)管理平臺(tái)的作用,需要一個(gè)良好的內(nèi)部控制環(huán)境,企業(yè)應(yīng)建立與ERP互補(bǔ)的風(fēng)險(xiǎn)分析管理制度,明確職責(zé)與考核機(jī)制,注重分析和應(yīng)對(duì)ERP難以識(shí)別的外部風(fēng)險(xiǎn)因素;全面梳理ERP各個(gè)環(huán)節(jié)的控制要點(diǎn),對(duì)不相容職務(wù)分離制度、授權(quán)審批制度;建立信息與溝通制度確保相關(guān)數(shù)據(jù)信息在錄入ERP系統(tǒng)時(shí)的準(zhǔn)確性和完整性。明確ERP各控制點(diǎn)的信息收集、處理和傳遞程序,建立考核機(jī)制和反舞弊機(jī)制等。

加快專業(yè)化人才隊(duì)伍建設(shè)。專業(yè)的人才隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)運(yùn)行的有利保證。專業(yè)人員不僅要掌握信息技術(shù)知識(shí),還需要懂得管理,企業(yè)渴求復(fù)合型人才來(lái)完成ERP系統(tǒng)的日常維護(hù)和特定企業(yè)環(huán)境的二次開發(fā)[1]。建設(shè)專業(yè)化人才隊(duì)伍要求企業(yè)重視信息化建設(shè),制訂完善的培養(yǎng)計(jì)劃和合理的人才激勵(lì)機(jī)制,加快信息化人才的開發(fā)和培養(yǎng)進(jìn)程。

持續(xù)分階段開展培訓(xùn)。企業(yè)要根據(jù)ERP實(shí)施的進(jìn)度,分階段對(duì)各層級(jí)、各專業(yè)部門進(jìn)行培訓(xùn),讓管理層了解ERP各模塊的功能、分別與整個(gè)系統(tǒng)的關(guān)系以及它的實(shí)施帶來(lái)的效益等,讓各專業(yè)部門的員工提升操作熟練度,減少對(duì)ERP系統(tǒng)實(shí)施的抵觸情緒。

四、結(jié)語(yǔ)

ERP的使用是企業(yè)的一場(chǎng)變革,是管理、組織和技術(shù)的交集,它將系統(tǒng)化的思想運(yùn)用到企業(yè)管理中,將管理向供應(yīng)商和用戶延伸,面向企業(yè)整個(gè)供應(yīng)鏈,促進(jìn)企業(yè)運(yùn)營(yíng)模式的變革和管理體制的創(chuàng)新,增強(qiáng)企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的應(yīng)變能力和競(jìng)爭(zhēng)能力。同時(shí)ERP系統(tǒng)投資大、周期長(zhǎng)、風(fēng)險(xiǎn)大,企業(yè)要抓住實(shí)施前和正式上線后兩個(gè)階段的各個(gè)關(guān)鍵要素,認(rèn)真分析自身的管理基礎(chǔ)和實(shí)際需求,在高層領(lǐng)導(dǎo)積極支持與參與下,通過(guò)內(nèi)部員工的齊心協(xié)力和外部力量的有力支撐,努力實(shí)現(xiàn)ERP的成功實(shí)施。

參考文獻(xiàn)

[1]宋曉霖,田甜甜.淺析ERP在企業(yè)管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀及解決對(duì)策[J].《商》.2016,(11):5.

[2]趙立泉.ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用分析.科技展望[J].2016,(13):164.

[3]韓冰.ERP在實(shí)施過(guò)程中的問(wèn)題及解決對(duì)策.經(jīng)濟(jì)師[J].2015,(01):140-141.

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