周宜生 沈文浩

(集美大學(xué)誠(chéng)毅學(xué)院,福建廈門361021)

中小企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀及對(duì)策

周宜生 沈文浩

(集美大學(xué)誠(chéng)毅學(xué)院,福建廈門361021)

針對(duì)當(dāng)前中小型企業(yè)內(nèi)部控制制度的現(xiàn)狀,闡釋在新常態(tài)經(jīng)濟(jì)下中小型企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)的必要性,以廈門市某公司為例,分析中小型企業(yè)傳統(tǒng)內(nèi)部控制制度的不足,并從采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售等經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)中的內(nèi)部控制制度進(jìn)行研究,由此推廣到一般中小型企業(yè),從而強(qiáng)化企業(yè)控制。

新常態(tài)經(jīng)濟(jì);中小型企業(yè);內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)

一、我國(guó)中小型企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀及設(shè)計(jì)思路

在國(guó)內(nèi)外眾多著作及法律制度的解釋中,美國(guó)準(zhǔn)則委員會(huì)(ASB)對(duì)內(nèi)部控制的定義較為準(zhǔn)確:“內(nèi)部控制是指在一定的環(huán)境下,單位為了提高經(jīng)營(yíng)效率、充分有效地獲得和使用各種資源,達(dá)到既定管理目標(biāo),而在單位內(nèi)部實(shí)施的各種制約和調(diào)節(jié)的組織、計(jì)劃、程序和方法?！盵1]

近年來(lái),隨著我國(guó)內(nèi)控法律制度的不斷完善,企業(yè)管理層對(duì)內(nèi)控制度建設(shè)重要性認(rèn)識(shí)不斷加深,中小型企業(yè)內(nèi)控實(shí)施現(xiàn)狀相比于傳統(tǒng)的管理人員直接控制,已經(jīng)有了長(zhǎng)足的進(jìn)步。這進(jìn)一步促使越來(lái)越多的管理者意識(shí)到了完善的內(nèi)控制度對(duì)企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的重要作用。

眾所周知,內(nèi)部控制規(guī)范框架大多以大型企業(yè)為主,雖然對(duì)于中小型企業(yè)而言,它們的自身特點(diǎn)與大企業(yè)有所不同,內(nèi)部的資產(chǎn)結(jié)構(gòu)與大企業(yè)也有所差異,但它們都有著相同的一點(diǎn)——業(yè)務(wù)循環(huán)。筆者正是以此為基礎(chǔ),構(gòu)建中小型企業(yè)的內(nèi)控制度,把具有共同業(yè)務(wù)性質(zhì),在共同內(nèi)控制度之下的業(yè)務(wù)歸為一類。

二、內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

(一)組織結(jié)構(gòu)

結(jié)合廈門某公司的實(shí)際情況進(jìn)行分析,該公司已經(jīng)形成了一套符合自身特點(diǎn)的組織結(jié)構(gòu)與管理制度。組織結(jié)構(gòu)為職能式結(jié)構(gòu),職能部門主要分為供應(yīng)銷售部、生產(chǎn)技術(shù)部、財(cái)務(wù)部、綜合辦公室4大部門。其組織結(jié)構(gòu)見(jiàn)圖1。

圖1 廈門某公司組織結(jié)構(gòu)圖

第一,領(lǐng)導(dǎo)層。董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理孫先生為企業(yè)出資人及創(chuàng)辦者,是企業(yè)的核心,副總經(jīng)理錢女士、吳先生,均在多家企業(yè)任過(guò)車間主任及部門負(fù)責(zé)人等職務(wù),在企業(yè)工作時(shí)間較長(zhǎng),對(duì)企業(yè)各項(xiàng)工作十分了解,兩人出色的管理能力及良好的執(zhí)行力得到員工的認(rèn)可,現(xiàn)分管下屬部門的工作。

第二,供應(yīng)銷售部。主要負(fù)責(zé)金屬及化工等原材料的采購(gòu),以及對(duì)產(chǎn)品經(jīng)銷商的及時(shí)聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào),同時(shí)也分管倉(cāng)儲(chǔ),是保障企業(yè)順利生產(chǎn)及促進(jìn)產(chǎn)品銷售的不可或缺的部門。

第三,生產(chǎn)技術(shù)部。該部門是企業(yè)的核心部門,負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理產(chǎn)品生產(chǎn)的各個(gè)車間,控制生產(chǎn)進(jìn)度、保證生產(chǎn)質(zhì)量、維護(hù)設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)等;同時(shí)也負(fù)責(zé)新產(chǎn)品的研發(fā)等前沿工作。

第四,財(cái)務(wù)部。由一個(gè)會(huì)計(jì)主管、若干分工會(huì)計(jì)及出納組成,負(fù)責(zé)企業(yè)所有會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)與審計(jì)工作,并及時(shí)監(jiān)督檢查公司財(cái)務(wù)運(yùn)作和資金收支狀況,與副總經(jīng)理共同對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)告和報(bào)表質(zhì)量負(fù)責(zé)。

(二)公司的業(yè)務(wù)流程

該公司作為一家制造型企業(yè),其主要的業(yè)務(wù)流程都是圍繞采購(gòu)、生產(chǎn)及銷售展開(kāi),每個(gè)環(huán)節(jié)都涉及相關(guān)部門的工作。筆者通過(guò)實(shí)地調(diào)查,了解該企業(yè)的一般業(yè)務(wù)流程,同時(shí)也作為內(nèi)控制度設(shè)計(jì)的具體依據(jù)。其業(yè)務(wù)流程見(jiàn)圖2。

圖2 公司業(yè)務(wù)流程圖

由圖2可知,該公司的整個(gè)生產(chǎn)流程從接收到客戶訂單開(kāi)始,緊接著供應(yīng)銷售部下屬的評(píng)審人員將結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)能力、交貨時(shí)間以及預(yù)期利潤(rùn)等多方面因素進(jìn)行評(píng)審,來(lái)決定是否接受訂單。若接受訂單,則將訂單下發(fā)到生產(chǎn)部、技術(shù)部,同時(shí)將預(yù)期所需原材料制成采購(gòu)訂單通知采購(gòu)人員采購(gòu)并及時(shí)入庫(kù)。

(三)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

通過(guò)對(duì)該公司各環(huán)節(jié)的調(diào)查研究,筆者了解到現(xiàn)階段企業(yè)內(nèi)控出現(xiàn)的一些問(wèn)題,已經(jīng)影響到了企業(yè)的日常生產(chǎn)。筆者從COSO劃分的內(nèi)部控制評(píng)價(jià)5要素的角度對(duì)該公司內(nèi)控現(xiàn)狀進(jìn)行歸納。

第一,內(nèi)部環(huán)境。在機(jī)構(gòu)設(shè)置上,企業(yè)注重生產(chǎn)有關(guān)的部門發(fā)揮其職能,有利于對(duì)產(chǎn)品生產(chǎn)中的成本、質(zhì)量等進(jìn)行監(jiān)督。但同時(shí),部分重要的機(jī)構(gòu)沒(méi)有明確劃分,存在職能弱化、模糊不清等問(wèn)題。如企業(yè)的采購(gòu)部門是比較重要的職能部門,但該企業(yè)僅將其作為供應(yīng)銷售部下屬的一個(gè)辦公室,人員也十分有限,使其在實(shí)際中無(wú)法照顧到采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)。

第二,風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)。在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中,企業(yè)的管理層也時(shí)刻注意企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)及危機(jī)。并適時(shí)采取措施規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。但對(duì)于全面的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與防范,企業(yè)仍存在許多問(wèn)題。

第三,控制活動(dòng)。企業(yè)在日常的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中,建立了一定的會(huì)計(jì)控制制度,如企業(yè)的備用金維持在3000元左右、杜絕“坐支”現(xiàn)金的行為,建立人員報(bào)銷審批程序等。

三、企業(yè)內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)方案

(一)確立該公司內(nèi)部控制制度的目標(biāo)

在重建企業(yè)的內(nèi)控制度之前,首要的是確定企業(yè)預(yù)期想要達(dá)到的內(nèi)控目標(biāo)。工業(yè)企業(yè)的內(nèi)部控制制度的整體目標(biāo)就是盡可能降低成本或不良損耗,實(shí)現(xiàn)銷售額達(dá)到預(yù)期增長(zhǎng)率[2～4]。根據(jù)這個(gè)總目標(biāo),該公司主要業(yè)務(wù)流程的具體目標(biāo)如下。

第一,采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)目標(biāo)。企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的目標(biāo)主要是按時(shí)采購(gòu),保證生產(chǎn)順利進(jìn)行;對(duì)采購(gòu)原材料的質(zhì)量要進(jìn)行控制;盡可能選擇價(jià)格較低的供應(yīng)商;同時(shí)也要監(jiān)督采購(gòu)貨款的使用,不能出現(xiàn)采購(gòu)制度上的漏洞。付款業(yè)務(wù)目標(biāo)主要是按時(shí)支付供應(yīng)商的貨款。

第二,存貨與生產(chǎn)業(yè)務(wù)目標(biāo)。生產(chǎn)業(yè)務(wù)主要涉及存貨和成本費(fèi)用兩方面,其中存貨業(yè)務(wù)的目標(biāo)主要是保證庫(kù)存數(shù)量達(dá)到平衡點(diǎn),既要防止存貨閑置,占用資金,又要保證庫(kù)存滿足供應(yīng)。

第三,銷售與收款業(yè)務(wù)目標(biāo)。產(chǎn)品能否及時(shí)銷售、貨款能否按時(shí)收到,這將直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況。因此,企業(yè)應(yīng)該盡力確保銷售合同訂立的規(guī)范性、應(yīng)收賬款的完整性和準(zhǔn)確性等。

(二)公司主要內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)

1.采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度

根據(jù)對(duì)實(shí)際情況的了解,企業(yè)的該項(xiàng)業(yè)務(wù)主要包括原材料的采購(gòu)、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)。主要由供應(yīng)銷售部統(tǒng)籌負(fù)責(zé),具體控制制度設(shè)計(jì)如下。

第一,原材料申請(qǐng)采購(gòu)環(huán)節(jié)控制制度。首先,物資需求申請(qǐng)須經(jīng)申請(qǐng)車間負(fù)責(zé)人審核,并交至部門主管處協(xié)同財(cái)務(wù)人員共同審批,審核通過(guò)后,由采購(gòu)管理人員編制物資采購(gòu)清單。需檢查申請(qǐng)單是否有申請(qǐng)車間負(fù)責(zé)人及部門負(fù)責(zé)人審核意見(jiàn),是否達(dá)到采購(gòu)點(diǎn)。其次,按規(guī)定需要采用招標(biāo)方式確定供應(yīng)商的物資要采用公開(kāi)招標(biāo)的方式確定供貨單位,不需要公開(kāi)招標(biāo)的物資,由采購(gòu)部門根據(jù)實(shí)際確定供應(yīng)商,按照采購(gòu)物資種類的不同,應(yīng)委托相應(yīng)機(jī)構(gòu)對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行審查。再次,由需求部門人員進(jìn)行的一定金額以下的零星采購(gòu),需要部門負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后方可單獨(dú)進(jìn)行。再次,在實(shí)際采購(gòu)過(guò)程中,如果需要預(yù)借采購(gòu)款的,辦理人員應(yīng)填寫借款申請(qǐng)單,經(jīng)其所屬部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核,審批通過(guò)后方可向財(cái)務(wù)部門辦理借款。最后,采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商審查制度,定期對(duì)供應(yīng)商資格進(jìn)行審查,建立并及時(shí)更新供應(yīng)商信息庫(kù),對(duì)新加入的供應(yīng)商應(yīng)定期進(jìn)行實(shí)地走訪,掌握基本信息,防止出現(xiàn)不符合資質(zhì)的供應(yīng)商供貨。該環(huán)節(jié)內(nèi)部控制要點(diǎn):通過(guò)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的雙層審核,確保采購(gòu)計(jì)劃符合實(shí)際庫(kù)存數(shù),采購(gòu)需求真實(shí)發(fā)生,同時(shí)也杜絕了供應(yīng)商的虛假采購(gòu)、賄賂等行為,并對(duì)每項(xiàng)流程都做了具體的時(shí)間規(guī)定,保證了采購(gòu)及時(shí)性,防止延誤生產(chǎn)時(shí)間。

第二,原材料驗(yàn)收環(huán)節(jié)控制。首先,會(huì)計(jì)人員、采購(gòu)部門及倉(cāng)庫(kù)管理人員及時(shí)對(duì)到達(dá)的貨物進(jìn)行驗(yàn)收,驗(yàn)貨包括核對(duì)發(fā)票、清單、采購(gòu)計(jì)劃表,并查明貨物數(shù)量、驗(yàn)明質(zhì)量。若核對(duì)均無(wú)誤,填寫入庫(kù)單,共同簽字。其次,倉(cāng)庫(kù)管理人員填制連續(xù)編號(hào)的入庫(kù)單,并據(jù)此登記實(shí)物賬,確保入庫(kù)記錄與實(shí)物一一對(duì)應(yīng)。再次,驗(yàn)收入庫(kù)后,財(cái)務(wù)人員應(yīng)該根據(jù)入庫(kù)單、合同、相關(guān)發(fā)票等進(jìn)行會(huì)計(jì)記錄,確保對(duì)應(yīng)賬務(wù)處理準(zhǔn)確無(wú)誤。最后,對(duì)一定金額以下的零星采購(gòu),部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)物資驗(yàn)收,檢查所采購(gòu)物品是否符合申報(bào),采購(gòu)清單是否與實(shí)物對(duì)應(yīng),確保無(wú)誤后,方可在發(fā)票上簽字確認(rèn),并交至?xí)?jì)處進(jìn)行賬務(wù)處理。該制度內(nèi)控思路主要是通過(guò)相互監(jiān)督、制度制約,避免采購(gòu)部門不依據(jù)實(shí)際盲目采購(gòu),同時(shí)防止收貨環(huán)節(jié)出現(xiàn)采購(gòu)人員虛報(bào)貨物數(shù)量,侵占公司財(cái)產(chǎn)情況的發(fā)生。

第三,原材料付款環(huán)節(jié)控制。首先,采購(gòu)人員在確認(rèn)付款前應(yīng)確保相關(guān)合同、采購(gòu)單、入庫(kù)單、發(fā)票中的規(guī)格、數(shù)量和金額一致,確保無(wú)誤后傳遞給企業(yè)財(cái)務(wù)部。其次,財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員在審核無(wú)誤后加蓋合格章。以上清單作為記賬依據(jù)進(jìn)行會(huì)計(jì)記錄,粘貼制作采購(gòu)憑證,并及時(shí)核對(duì)應(yīng)付賬款,填寫應(yīng)付賬款對(duì)賬單,同時(shí)會(huì)計(jì)人員應(yīng)簽名確認(rèn)。再次,若發(fā)現(xiàn)單據(jù)有誤,應(yīng)退回給采購(gòu)人員,查找單據(jù)錯(cuò)誤原因,找出相關(guān)責(zé)任人,并形成書面報(bào)告向分管經(jīng)理報(bào)告。最后。報(bào)告經(jīng)審批后,財(cái)務(wù)人員應(yīng)按照審批意見(jiàn)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理,并填寫差異分析情況說(shuō)明,留檔備查。該環(huán)節(jié)主要為了保證單據(jù)的真實(shí)性、已發(fā)生的業(yè)務(wù)的完整記錄、尤其確保是應(yīng)付賬款的準(zhǔn)確登記與匯總。

2.存貨與生產(chǎn)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度

企業(yè)的該項(xiàng)業(yè)務(wù)包括對(duì)存貨的管理及生產(chǎn)循環(huán)兩個(gè)環(huán)節(jié),主要由生產(chǎn)技術(shù)部統(tǒng)籌負(fù)責(zé),具體控制制度設(shè)計(jì)如下。

第一,存貨管理環(huán)節(jié)控制。首先,倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)當(dāng)在月末和會(huì)計(jì)人員共同對(duì)存貨進(jìn)行盤點(diǎn),并填寫庫(kù)存及采購(gòu)計(jì)劃表,共同簽字。其次,若數(shù)量與賬簿記錄核對(duì)無(wú)誤且不需要采購(gòu),則庫(kù)存管理人員與會(huì)計(jì)各備份一份(可復(fù)印)盤點(diǎn)表,以供今后核對(duì)。若數(shù)量核對(duì)無(wú)誤,但需要采購(gòu),則按照原材料采購(gòu)流程辦理采購(gòu)。再次,若出現(xiàn)存貨盤虧,則將實(shí)際數(shù)量填入庫(kù)存盤點(diǎn)表,及時(shí)報(bào)給副總經(jīng)理,同時(shí)組織人員清查。會(huì)計(jì)人員及時(shí)將盤虧金額記賬,查明原因后,依據(jù)對(duì)應(yīng)會(huì)計(jì)方法處理。最后,盤點(diǎn)結(jié)束后進(jìn)行發(fā)貨,即貨物包裝及出庫(kù)發(fā)貨,倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)廠家的訂貨情況,填寫對(duì)應(yīng)發(fā)貨單,并按照規(guī)定通知貨運(yùn)人員到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)貨。貨物運(yùn)送前由貨運(yùn)人員與倉(cāng)庫(kù)管理人員共同清點(diǎn),確認(rèn)無(wú)誤后發(fā)貨。該環(huán)節(jié)內(nèi)部控制要點(diǎn):因?yàn)楫a(chǎn)品工藝復(fù)雜,較難在短時(shí)間內(nèi)趕制,因此在實(shí)際存貨管理中要嚴(yán)格評(píng)估,依據(jù)存貨數(shù)量發(fā)貨,避免出現(xiàn)存貨低于安全線以下,同時(shí)也要防止貨物超過(guò)實(shí)際訂貨需求,占用資金、增加庫(kù)存成本。

第二,生產(chǎn)循環(huán)環(huán)節(jié)控制。生產(chǎn)循環(huán)是原材料加工成產(chǎn)成品的全過(guò)程,主要包括原材料的領(lǐng)用、確立產(chǎn)品生產(chǎn)目標(biāo)、產(chǎn)品生產(chǎn)、成本計(jì)算等環(huán)節(jié)。首先,發(fā)出原材料時(shí),要確保發(fā)出的材料均已準(zhǔn)確記錄,并且記錄在適當(dāng)?shù)钠陂g,生產(chǎn)管理人員要定期復(fù)查以確保正確記錄,定期由倉(cāng)儲(chǔ)管理人員進(jìn)行實(shí)地盤查,發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤要及時(shí)調(diào)整。其次,產(chǎn)品在生產(chǎn)環(huán)節(jié)中,既要對(duì)產(chǎn)品的未來(lái)市場(chǎng)進(jìn)行預(yù)測(cè),又要結(jié)合企業(yè)的生產(chǎn)能力、戰(zhàn)略規(guī)劃等來(lái)確定生產(chǎn)任務(wù),再將總目標(biāo)依次落實(shí)到各個(gè)部門,定期進(jìn)行考核,發(fā)現(xiàn)偏差后,及時(shí)調(diào)整,控制企業(yè)生產(chǎn)方向與計(jì)劃相一致。再次,在生產(chǎn)過(guò)程中,要確保原材料對(duì)原材料投放的控制,根據(jù)科學(xué)的計(jì)算量掌握投放量,避免出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量不過(guò)關(guān)或浪費(fèi)原材料的情形;確保對(duì)機(jī)器設(shè)備的日常維護(hù),防患于未然,對(duì)機(jī)械的使用制定嚴(yán)格的規(guī)范流程,專人監(jiān)督,及時(shí)記錄,保證合金生產(chǎn)的精度及生產(chǎn)能力。[5～7]最后,有效的成本控制直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況,因此對(duì)成本控制更要嚴(yán)格執(zhí)行,主要包括:制定費(fèi)用定額及開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn),主要指將費(fèi)用目標(biāo)一一分解,落實(shí)到具體的車間及個(gè)人,使每個(gè)人都能明確自己的目標(biāo)。該環(huán)節(jié)內(nèi)部控制要點(diǎn)如下:該控制環(huán)節(jié)重點(diǎn)是成本控制,要明確產(chǎn)品生產(chǎn)應(yīng)實(shí)行“以銷定產(chǎn)”的原則,通過(guò)預(yù)先的計(jì)算評(píng)估,確定生產(chǎn)過(guò)程中各種材料的最佳投放點(diǎn),建立崗位分離及監(jiān)督機(jī)制,成本控制措施、質(zhì)量監(jiān)督準(zhǔn)則等;并利用成本管理的方法避免各環(huán)節(jié)的多余費(fèi)用開(kāi)支,盡可能的降低成本。

3.銷售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度

企業(yè)的該項(xiàng)業(yè)務(wù)包括銷售訂單的訂立、貨物的發(fā)送以及收款等幾個(gè)環(huán)節(jié),主要由供應(yīng)銷售部負(fù)責(zé),具體控制制度設(shè)計(jì)如下。

第一,銷售定單環(huán)節(jié)控制。接受客戶訂單是企業(yè)銷售的開(kāi)始,沒(méi)有訂單企業(yè)將無(wú)以為繼,但訂單并不是一概接受,接受的訂單如果與企業(yè)的實(shí)際需求不符那將很可能拖垮企業(yè),因此要實(shí)行嚴(yán)格的控制。首先,收到訂單后,企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身能力、制定的銷售策略、庫(kù)存的情況以及客戶的信譽(yù)等因素,審核是否可以接受訂單。其次,確立嚴(yán)格的授權(quán)審批制度,明確審批人員對(duì)銷售業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、程序、權(quán)限、責(zé)任等,不得越權(quán)審批,同時(shí),經(jīng)辦人的責(zé)任及權(quán)力也應(yīng)事先明確。最后,審批通過(guò)后,及時(shí)訂立合同保障企業(yè)的合法權(quán)利、商業(yè)利益;所訂的合同嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)合同法》的規(guī)定,金額重大的合同訂立應(yīng)咨詢專家意見(jiàn)。該環(huán)節(jié)內(nèi)部控制要點(diǎn)如下:其環(huán)節(jié)重點(diǎn)是確保接受訂單的合理性,同時(shí)通過(guò)嚴(yán)格的審批程序保障銷售的順利進(jìn)行。監(jiān)督銷售過(guò)程、明確客戶信息,以防止出現(xiàn)貨物不明原因的減少,通過(guò)制約保障貨物安全。

第二,貨物發(fā)送環(huán)節(jié)控制。首先,銷售部門依據(jù)審核后的合同及銷售訂單,開(kāi)具與合同所列一致的銷售通知單,交往倉(cāng)儲(chǔ)管理人員通知發(fā)貨。單據(jù)基本信息應(yīng)包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等。其次,倉(cāng)儲(chǔ)人員按照通知單列明的信息及時(shí)備貨,建立好出庫(kù)、計(jì)量、運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)的對(duì)應(yīng)控制,并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)發(fā)貨,向運(yùn)輸人員傳遞單據(jù)。再次,運(yùn)輸人員要如實(shí)填寫裝車憑據(jù),依據(jù)合同所列的時(shí)間地點(diǎn)完成運(yùn)輸任務(wù),及時(shí)保質(zhì)地將貨物運(yùn)達(dá),對(duì)于需要客戶自取的貨物,因做好協(xié)助與檢驗(yàn)工作,避免運(yùn)輸途中出現(xiàn)問(wèn)題后責(zé)任劃分不清等問(wèn)題。客戶收到貨物后應(yīng)及時(shí)驗(yàn)收,若貨物數(shù)量不符合事先約定,對(duì)方告知銷售人員后,應(yīng)立即將有關(guān)情況制作文字說(shuō)明告知分管經(jīng)理。最后,若驗(yàn)收后出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題,根據(jù)對(duì)方要求做出給予銷售折扣或重新發(fā)貨的處理。對(duì)于退回貨物的情況,銷售人員應(yīng)用紅字填制銷售及發(fā)貨清單,沖減相關(guān)賬目。該環(huán)節(jié)內(nèi)部控制要點(diǎn):通過(guò)各方制約,確保貨物保質(zhì)保量發(fā)送;銷售人員對(duì)各單據(jù)的完整真實(shí)性負(fù)責(zé);會(huì)計(jì)人員及時(shí)登賬;貨物驗(yàn)收出現(xiàn)問(wèn)題時(shí),能及時(shí)找出責(zé)任方,并妥善解決,提高對(duì)客戶的服務(wù)質(zhì)量。

第三,收款環(huán)節(jié)控制。首先,企業(yè)內(nèi)控或內(nèi)審人員應(yīng)當(dāng)建立針對(duì)主要客戶定期的訪問(wèn)制度,掌握信息,及時(shí)發(fā)現(xiàn)客戶的付款風(fēng)險(xiǎn)。其次,實(shí)施銷售回款政策,避免銷售人員直接收取現(xiàn)金,盡可能采用票據(jù)或轉(zhuǎn)賬結(jié)算方式,若客戶用現(xiàn)金或承兌匯票方式付款的,要做好記錄,經(jīng)辦人員要提前報(bào)告,避免坐支現(xiàn)金等現(xiàn)象。再次,及時(shí)開(kāi)具銷售發(fā)票,依據(jù)已經(jīng)批準(zhǔn)的商品價(jià)目表編制;全面核查填制的正確性;將裝運(yùn)憑證與發(fā)票記錄進(jìn)行核對(duì);發(fā)票開(kāi)具制定轉(zhuǎn)專人負(fù)責(zé),避免開(kāi)具虛假發(fā)票。[8]最后,對(duì)于長(zhǎng)時(shí)間未收回的賬款,該款項(xiàng)要及時(shí)催收,并要求客戶提供抵押擔(dān)保等條件,需要法律解決的要及時(shí)收集相關(guān)證據(jù),若確實(shí)無(wú)法收回的,要查清原因,待分管經(jīng)理審批后注銷,并做好會(huì)計(jì)調(diào)整。該環(huán)節(jié)內(nèi)部控制要點(diǎn):內(nèi)控重點(diǎn)是保證應(yīng)收賬款及時(shí)記錄,各方共同留存原始單據(jù);定期催繳,盡最大可能防止壞賬的發(fā)生,并盡可能對(duì)已發(fā)生的壞賬實(shí)施催收。

四、優(yōu)化公司內(nèi)部控制制度的建議

該公司作為國(guó)內(nèi)一家專業(yè)的生產(chǎn)合金的企業(yè),在管理上經(jīng)過(guò)多年的完善已經(jīng)趨于成熟,為企業(yè)獲得了一定的經(jīng)營(yíng)成果。在內(nèi)控制度的設(shè)計(jì)上,大體的框架已經(jīng)構(gòu)建出,但在一些精細(xì)化控制方面,仍有諸多需要改進(jìn)的地方。

第一,合理分工,明確管理權(quán)責(zé)。企業(yè)內(nèi)控的有效發(fā)揮,除了制度的完善外,同樣取決于分工的合理性與職權(quán)劃分的有效性。只有各部門的實(shí)際作用相互無(wú)重疊,也不存在疏漏的情況下,才能真正對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施有效監(jiān)控。

第二,有效地發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的作用。從公司治理的角度講,內(nèi)部審計(jì)除了對(duì)日常賬目處理的監(jiān)督外,還包括稽查、內(nèi)控制度運(yùn)作效果的評(píng)價(jià)等,應(yīng)及時(shí)形成意見(jiàn)上報(bào)管理層,適時(shí)提出改進(jìn)措施,從而確保內(nèi)控制度的有效發(fā)揮,避免流于形式。

第三,重視企業(yè)信息的傳遞與溝通。內(nèi)控制度的發(fā)揮離不開(kāi)企業(yè)的各類信息傳遞,良好的信息傳遞渠道可以加強(qiáng)內(nèi)控的效果。企業(yè)應(yīng)該努力構(gòu)建或改進(jìn)多種溝通方式,包括內(nèi)外部渠道、上下渠道以及橫向渠道等,努力構(gòu)建全方位的信息網(wǎng)絡(luò)傳遞方式以滿足對(duì)經(jīng)營(yíng)管理及內(nèi)控效果的發(fā)揮。

第四,內(nèi)控制度要與我國(guó)現(xiàn)行的法律法規(guī)協(xié)調(diào)統(tǒng)一。企業(yè)有效內(nèi)控制度的設(shè)計(jì),離不開(kāi)國(guó)家法律的保障,合理遵循法律規(guī)范才能真正發(fā)揮內(nèi)控的作用。如在《公司法》、《會(huì)計(jì)法》、《證券法》等相關(guān)法律中,對(duì)相關(guān)概念、方法、要求等要力求規(guī)范化、一致化。從而避免不同法律要求上的重疊及沖突等。

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責(zé)任編輯 胡號(hào)寰 E-mail:huhaohuan2@126.com

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1673-1395(2016)10-0054-05

2016-06-21

福建省社科創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新項(xiàng)目(2014fjcy156)

周宜生(1982-),男,江西宜春人,講師,碩士,主要從事會(huì)計(jì)學(xué)研究。