秦 臻

鄒城市就業(yè)服務局 山東濟寧 273500

事業(yè)單位文書檔案的信息化管理

秦 臻

鄒城市就業(yè)服務局 山東濟寧 273500

隨著社會的不斷進步，事業(yè)單位的文書檔案管理工作還存在一些問題，需要不斷地改革創(chuàng)新。如今已是信息化社會，數字化、信息化已經是事業(yè)單位文書檔案管理的必然要求。對此，本文分析了事業(yè)單位文書檔案信息化管理存在的問題，提出了推動事業(yè)單位文書檔案信息化管理的有效策略。

事業(yè)單位；文書檔案；信息化管理

在新的歷史條件下，文書檔案管理工作對事業(yè)單位的發(fā)展至關重要。文書檔案管理人員要更新觀念，采用有效措施，積極探索文書檔案現代化管理的模式。為實現檔案管理工作的健康發(fā)展，我們必須要抓住當前有利時機，不斷改革創(chuàng)新，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應事業(yè)單位文書檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實現文書檔案管理的科學化、規(guī)范化、現代化作出應有的貢獻。

一、事業(yè)單位文書檔案信息化管理存在的問題

（一）對事業(yè)單位文書檔案信息化管理重視程度不夠。文書檔案在很多事業(yè)單位中不受重視，很多領導都意識不到文書檔案的重要性，等用到文書檔案的時候才發(fā)現，很多該歸檔的沒有歸檔，需要查找的文檔不齊全。還有很多人只重視人事檔案或者業(yè)務檔案，忽視了文書檔案的重要性。因為這項工作投入大，利用率卻不高，這直接影響了檔案管理的質量和檔案工作人員的工作積極性。除此之外，現在的檔案還存在著一定的安全隱患?，F如今雖然多數事業(yè)單位都實現了文書檔案管理信息化，但是卻忽視了檔案的安全問題。檔案中涉及到了很多的個人私密信息，但是很多事業(yè)單位中對于查看檔案信息等環(huán)節(jié)并沒有嚴格的把關。這樣就會容易造成信息的泄漏。

（二）事業(yè)單位中的文書檔案管理人員的專業(yè)素質還有待提高。隨著時代的發(fā)展，信息化的普及，文書檔案管理工作的方式與內容也發(fā)生了很大的變化，但是在這個工作崗位上的工作人員還延續(xù)著以前落后的工作方式和方法，他們對待新的管理方式并不是很熟悉，沒有及時更新知識結構，很少參加檔案工作的繼續(xù)培訓。甚至很多檔案工作人員沒有經過專業(yè)的學習和培訓，對檔案的分類、歸檔等工作也是一知半解。之所以會這樣，最重要的原因就是因為他們對文書檔案管理重視程度不夠，對檔案信息化還并不是特別的了解，在缺乏理論知識做支撐的同時也缺乏一定的實操經驗。理論知識與實操能力對于文書檔案管理人員來講同樣重要，缺一不可。文書檔案管理人員技術與知識的缺乏就會導致文書檔案管理信息化的進程受阻?，F在多數事業(yè)單位中文書檔案管理信息化的進程發(fā)展還比較緩慢，很大程度上都是與文書檔案管理人員的素質有關的。

（三）檔案管理和實際業(yè)務工作脫節(jié)。文書檔案來源于各部門各科室形成的文書，檔案管理則是文書工作的繼續(xù)和延伸，兩者密不可分。但是在現實工作中，各部門和科室形成的文書工作人員沒有檔案管理意識，不注重檔案的歸檔和包村。檔案工作人員又不了解各部門和科室都形成了哪些文書，需要進行檔案管理。這樣就導致了檔案管理和實際業(yè)務工作的脫節(jié)，造成很多文書檔案的流失。

二、推動事業(yè)單位文書檔案信息化管理的有效策略

（一）提高事業(yè)單位文書檔案管理工作人員的綜合素質。對于文書檔案管理工作而言，其對工作人員具有很高的要求：過硬的理論知識、扎實的專業(yè)技能、優(yōu)秀的業(yè)務能力等。為更好地開展文書檔案管理工作，事業(yè)單位可通過采取座談會、報告會、參觀學習、開設計算機培訓課程等方式以加強管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。此外，還需要固定專職人員，并且做好專職人員更替的銜接工作。如此，事業(yè)單位文書檔案管理工作人員才能做到與時俱進，對提升其的工作質量、效率、滿足社會發(fā)展需求等頗有益處。

（二）增強事業(yè)單位文書檔案管理工作人員的信息化意識。當前，社會、信息化技術等取得了長足的進步，對國民經濟、生活等產生了巨大的影響。以往的文書檔案管理模式已不符合時代發(fā)展的潮流，嚴重影響著檔案管理工作的效率。信息化背景下，文書檔案管理工作人員應積極轉變理念，并樹立正確的現代化意識，以各更好地開展工作。在管理檔案時，工作人員須充分利用計算機網絡資源，打破、創(chuàng)新以往的資料保存方式，以促使文書檔案管理更具安全性、完整性、可靠性等，從而實現事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設的跨越式發(fā)展。與此同時，檔案人員應最大程度利用現存的文書檔案資料，以確保自身檔案管理思路適應社會發(fā)展要求，從而構建出更多科學、高效的管理策略。

（三）制定事業(yè)單位文書檔案管理標準規(guī)范。1、規(guī)范文書檔案資料的錄入。由于計算機和網絡技術在工作中的普遍應用，工作中出現大量的電子文檔，這些文檔需要以一種規(guī)范的格式和編碼進行保存和錄入。2、規(guī)范文書檔案資料的儲存。規(guī)范文書檔案資料的儲存是實現檔案管理全面信息化建設的必要條件。因此，文書檔案管理工作人員在儲存資料時應統(tǒng)一、規(guī)范儲存方式，同時明晰儲存載體的容量、特點，進而加強資料存儲的標準性。3、規(guī)范文書檔案資料軟件的開發(fā)技術。此種規(guī)范，有利于達成計算機管理規(guī)范化建設目標、提高計算機系統(tǒng)應用能力，以推動事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設的進程。

（四）完善事業(yè)單位文書檔案管理。事業(yè)單位應加大對文書檔案管理制度體系的重視、完善力度，以確保檔案管理工作平穩(wěn)、有序進行。文書檔案的工作人員需要經常主動了解業(yè)務部門新開展了哪些工作，形成哪些重要的文書信息。各部門、科室也需要及時將業(yè)務文書交給檔案工作人員進行保存、歸檔。加強各部門之間的溝通和協(xié)作，保證檔案信息收集渠道的暢通。在收集、保管檔案資料時，管理制度體系對其具有很高的約束力，在順利開展、發(fā)展文書檔案管理工作中發(fā)揮著不可替代的作用。此外，事業(yè)單位領導應注重文書檔案管理工作的法治化，使其有法可依。

綜上所述，隨著計算機應用技術的不斷發(fā)展和成熟，事業(yè)單位文書檔案管理信息化是其未來發(fā)展的大趨勢。因此，要加強檔案管理信息化在實際工作中的運用，使事業(yè)單位內部的文書檔案管理工作日趨規(guī)范、合理，從而建立一個健康的文書檔案管理體系，最終使事業(yè)單位的檔案資源得以最大限度地利用和保護。

[1]王華．對人事檔案信息化管理的探析[J]．中國管理信息化,2016(21)．

[2]梁靜．事業(yè)單位檔案信息化管理的推動思路及舉措分析[J]．黑龍江科技信息,2015(15)．